В проектной документации используется

Опытные менеджеры проектов отлично умеют создавать стандартные шаблоны для своих проектных документов и следовать им. Они повторно используют успешные планы проектов, бизнес-кейсы, листы требований и отчеты о состоянии проекта, чтобы помочь им сосредоточиться на своей основной компетенции по управлению проектом, а не на балансировании неуправляемой документации.

Управление проектом обычно следует за основными этапами: инициирование, планирование, контроль и закрытие.

Детали этапов проектной документации

ТЭО

Целью технико-экономического обоснования является исследование и демонстрация требований к задаче, а также определение целесообразности и выполнимости проекта. Выполнимость подтверждается пятью основными факторами: технологией и системой, экономическим, юридическим, операционным и графиком. Вторичные факторы осуществимости включают рыночные, ресурсные, культурные и финансовые факторы.

Устав проекта

Устав проекта иногда также называют обзором проекта.Устав проекта включает высокоуровневые компоненты планирования проекта, закладывающие основу для проекта. Он действует как якорь, удерживая вас на пути к целям проекта и направляя вас как навигатора по вехам. Это официальное одобрение проекта.

Технические условия

Документ со спецификацией требований — это полное описание разрабатываемой системы. Он содержит все виды взаимодействия пользователей с системой, а также нефункциональные требования.

Сертификационный учебный курс PMP

Проектный документ

Проектный документ демонстрирует компоненты проекта верхнего или нижнего уровня системы. Проектный документ, используемый для высокоуровневого проектирования, постепенно развивается, чтобы включать детали низкоуровневого проектирования. Этот документ описывает архитектурные стратегии системы.

Рабочий план / смета

План работы определяет фазы, действия и задачи, необходимые для реализации проекта.Сроки, необходимые для реализации проекта, а также ресурсы и основные этапы также показаны в плане работы. На рабочий план постоянно ссылаются на протяжении всего проекта. Фактический прогресс ежедневно проверяется на соответствие заявленному плану и, следовательно, является наиболее важным документом для успешного выполнения проектов.

Матрица прослеживаемости

Матрица прослеживаемости — это таблица, в которой прослеживается требование к тестам, которые необходимы для проверки того, что требование выполнено. Полезная матрица прослеживаемости обеспечит прямую и обратную прослеживаемость: требование можно отследить до теста, а от теста — до требования.

Средство отслеживания проблем управляет и поддерживает список проблем. Он помогает добавлять проблемы, назначать их людям и отслеживать статус и текущие обязанности. Это также помогает создать базу знаний, содержащую информацию о решениях общих проблем.

Вот 200+ шаблонов и документов для управления проектами.

Документ об управлении изменениями

Документ управления изменениями используется для отслеживания прогресса и записи всех изменений, внесенных в систему.Это помогает связать непредвиденные неблагоприятные последствия изменения.

Тестовый документ

Тестовый документ включает план тестирования и тестовые примеры. Тестовый пример — это подробная процедура, которая тщательно тестирует функцию или аспект функции. В то время как план тестирования описывает, что тестировать, тестовый пример описывает, как выполнить конкретный тест.

Технический документ

Технический документ включает определение и спецификацию продукта, дизайн, производство / разработку, обеспечение качества, ответственность за продукт / систему, презентацию продукта, описание функций, функций и интерфейсов, безопасное и правильное использование, обслуживание и ремонт технического продукта. как его безопасное удаление.

Функциональный документ

Функциональные спецификации определяют внутреннюю работу предлагаемой системы.Они не включают описание того, как будет реализована функция системы. Вместо этого в этой проектной документации основное внимание уделяется тому, что различные другие агенты (например, люди или компьютер) могут наблюдать при взаимодействии с системой.

Руководство пользователя

— это стандартная рабочая процедура для системы.

План развертывания включает подробные инструкции по внедрению системы в организации. Он состоит из схематического планирования этапов и фаз развертывания.Здесь также описывается план обучения системы.

Передаточный документ

Документ о передаче — это краткое изложение системы со списком всех результатов работы системы.

Закрытие контракта

Закрытие контракта относится к процессу выполнения всех задач и условий, которые упоминаются как ожидаемые и невыполненные при первоначальном составлении контракта. Это применимо только в случае проектов, переданных на аутсорсинг.

Извлеченные уроки

Уроки, извлеченные из проектной документации, используются в середине проекта и по завершении проекта для каталогизации значительных новых знаний, которые были получены в результате проекта. Они используются для создания базы знаний для организации и создания истории лучших и худших практик в реализации проектов и отношениях с клиентами.

Надлежащая проектная документация, несомненно, является обязательным элементом в управлении проектами, но она также чрезвычайно полезна для обеспечения быстрого продвижения проектов, обеспечения максимальной информированности всех заинтересованных сторон и помощи организации в улучшении будущих проектов. Мы надеемся, что эта информация была для вас полезной, и желаем удачи на пути к сертификации PMP.

Вы хотите добиться успеха в области управления проектами? Если да, зарегистрируйтесь в Фундаментальной программе управления проектами сейчас и станьте на шаг ближе к своей карьерной цели!

PMP® и PMI® являются зарегистрированными товарными знаками Project Management Institute, Inc.

Знаете ли вы 7 ключей к правильному использованию?

Когда я обучаю менеджеров проектов, одна из основных проблем, которые я слышу, касается проектной документации. Чувство бюрократии никому не нравится.Но мы знаем, что необходим некоторый учет.

Итак, вот тема, которая заставит сердце каждого менеджера проекта забиться… Проектная документация. Вы знаете, что вам это нужно, но вряд ли это любимый!

Опасность, конечно же, заключается в том, что вашей проектной документации не уделяется должного внимания. Но подготовка основных документов жизненно важна. Итак, вам нужно сделать это одним из своих главных приоритетов.

Вот почему в этой статье мы рассмотрим все, о чем вам нужно подумать.И каждому большому документу нужно оглавление…

Содержание: 7 ключей к хорошей проектной документации

1. Поймите, почему проектная документация важна
2. Признайте роль проектной документации в управлении проектом
3. Знайте, какую проектную документацию использовать
4. Примените основы для правильного составления проектной документации
5. Хорошо отформатируйте проектную документацию
6. Управляйте строгим контролем версий
7. План хорошего управления документами

Итак, приступим!

Приблизительное время прочтения: 24 минуты

1.

Поскольку это никому не нравится, первый вопрос, который нам нужно решить, — это

«Почему следует отдавать приоритет проектной документации?»

И простой ответ таков:

Итак, давайте разберемся немного и перечислим причины, по которым хорошая проектная документация имеет значение. И поэтому, почему вам нужно расставить приоритеты по времени, необходимому для их правильного создания и поддержки.

1. Все об управлении

Многие из наших проектных документов будут подсказывать или направлять ваши действия по проекту. Примеры подсказок к действию:

• контрольные списки
• реестры рисков
• тестовые документы

Примеры руководств к действию:

2. Надлежащее управление требует тщательного аудита

Часть роли вашей проектной документации состоит в том, чтобы фиксировать то, что вы делаете, и причины ваших решений. Это позволяет объективным экспертам оценить соответствие и извлечь уроки из ваших решений и опыта.

3. Общение — это хорошо

Ценная роль некоторых ваших документов будет заключаться в том, чтобы информировать членов команды, заинтересованные стороны и уровни управления вашего проекта о том, что вы делаете.

Каждая из этих групп будет ценить информацию по разным причинам. Но никто не может принимать информированные решения или действовать эффективно, если у них нет доступа к важным знаниям.

4. Подготовка проектной документации стимулирует творческое мышление

Иногда лучший способ продумать проблему или решение новаторски — это научить себя создавать документ. Структура, которую этот процесс может придать вашему мышлению, часто открывает новые идеи.

5. Хороший документ помогает структурировать аргумент

Точно так же структурирование хорошего документа заставляет вас тщательно продумать дело, которое вам нужно представить. Адвокация — это часть вашей роли.Иногда вам нужно будет убедить заинтересованные стороны, группы управления проектом и даже членов команды. Созданный вами документ может оказаться ценным подспорьем. Но часто настоящая ценность заключается в его приготовлении.

Вы менеджер проекта или обезьяна проекта?

Все это правда и ценно. Но это не отменяет того мучительного сомнения, что слишком много проектов становятся бюрократическими. Кажется, что они могут легко превратиться в постоянный цикл заполнения форм и написания отчетов.

Итак, у меня есть простое руководство, которое напомнит вам о том, что вам нужно быть менеджером проекта, и поможет избежать риска стать Project Monkey.

Project Monkey
«Обезьяна видит: обезьяна делает» — это идиома, которая предполагает, что обезьяны не думают, прежде чем действовать.

Обезьяна проекта увидит шаблон и завершит его. Менеджер проекта спросит, помогут ли документы:

• эффективно выполнить проект в соответствии со спецификациями, бюджетом и графиком, или
• сделать это прозрачно и подотчетно

Если этого не произойдет, менеджер проекта передаст документы и займется чем-то полезным .

2. Признать роль проектной документации в управлении проектом

Как менеджер проекта, вы знаете ценность планов проектов и средств управления проектами.

• Планы проектов сообщают нам, как мы собираемся что-то делать
• Средства управления проектами сообщаем нам, как мы будем придерживаться плана, вернуться к плану, если мы отступим, и поддерживать отчетность

Управление документами и контроль версий — это два основных элемента управления проектом.

Инвестируйте время на раннем этапе своего проекта

Как и все элементы управления проектом, это хорошее вложение, позволяющее выделить время и ресурсы, необходимые для подготовки хорошей проектной документации. Большая часть этой работы должна выполняться в начале вашего проекта:

• Некоторые из них начнутся на этапе определения , но
• Вы создадите большую часть своей документации на этапе планирования .

Создание многоразового набора хорошо продуманной проектной документации

Если хорошая документация — это разумное вложение, почему бы не подумать о супер-калибровке?

Не просто создавайте нужные документы, а проектируйте их так, чтобы вы могли использовать их в следующий раз.

Многие из документов, которые вы будете использовать в проекте, будут полезны в будущих проектах после небольшой адаптации. Поэтому я рекомендую вам приложить незначительные дополнительные усилия к подготовке документов, которые можно будет легко адаптировать в будущем.

Получите свою собственную библиотеку шаблонов управления проектами

Если у вас нет PMO, и у вас нет времени создавать шаблоны для всей документации по управлению проектами, которая вам понадобится, взгляните на наш.

Роль PMO

Одна из ролей PMO (Project, Programme or Portfolio Management Office) заключается в создании и поддержке набора базовой документации по управлению проектами, которую менеджеры проектов могут использовать. Действительно, многие PMO рассматривают проектную документацию как основную часть своей деятельности. Они будут:

• Создание и поддержка библиотеки шаблонов и стандартов документации
• Играйте роль в проверке и авторизации проектных документов
• Поддерживайте файловую структуру и архив документов
• Установите процедуры для таких вещей, как контроль версий, архивирование, удаление

Не знаете, что такое PMO?

Посмотрите это короткое видео…

3.Знайте, какую проектную документацию использовать

Никому не нравится ощущение нагруженности бюрократии. Но все мы знаем, что важно вести записи. Так какой же объем проектной документации нужен? И в чем секрет избежать ненужных отчетов и заполнения форм?

Я предлагаю:

1. Пять жизненно важных форм документации проекта
2. И пять наиболее ценных, из другой документации вы могли бы рассмотреть

Видео или текст?

Если вы читаете эту статью, вы, вероятно, предпочитаете читать, но я также снял видео, в котором обсуждаются «Ключевые результаты управления проектами» …

Получение правильной проектной документации — это все дело баланса

Прежде чем мы рассмотрим мои предложения, давайте подумаем, как я их разработал.Баланс, который вам нужно достичь, составляет:

• С одной стороны…
  Надлежащее управление, прозрачность, подотчетность и контрольный журнал
• И, с другой стороны…
  Скорость выполнения, сокращение усилий, сосредоточенность на действиях и эффективность

У меня есть простой подход, который стал бы хорошим дополнением к моему списку правил управления проектами.

Добавляйте документацию только в том случае, если она поддерживает хорошее управление или облегчает вашу работу в качестве менеджера проекта.

Это основной. Как руководитель проекта вы несете одну основную ответственность:

Реализуйте свой проект в соответствии с правилами, установленными вашей организацией.

Значит, ваша документация по проекту должна это поддерживать. Если это не помогает, значит, это просто мешает вам!

В конце концов, ваша работа проста: реализовать свой проект. Таким образом, вы захотите сделать все, чтобы улучшить результаты управления проектами.

Большой вопрос:

Вкратце, это вопрос, на который вы хотите получить ответ. Так что позвольте мне ответить…

Предполагая, что вы выполняете проект для кого-то другого (вашей организации или клиента), я думаю, вы должны предоставить эти пять документов, в том или ином виде:

1. Определение проекта
2. Бюджет или экономическое обоснование
3. План
4. Реестр рисков
5. Документ передачи / утверждения

Они довольно равномерно распределены по восьми важным этапам управления проектом.

Обратите внимание на предписания

Это то, что позволяет вам масштабировать и настраивать ваши документы в соответствии с потребностями вашего проекта. Я очень стараюсь не диктовать, какая форма проектной документации вам понадобится, потому что каждый проект индивидуален.

Итак, что я подразумеваю под «некоторая форма…» для каждого из этих проектных документов. И как мне оправдать свою позицию? Давайте рассмотрим каждый по очереди.

Определение проекта / Устав

Первый документ, который вы создаете, должен описать, чем является ваш проект, а чем нет.Также необходимо установить широкую причину, по которой стоит делать проект.

Без этого документа спонсор не имеет оснований сказать да или нет для дальнейшего подробного исследования. И после запуска это документ, который сообщает вам, вашей команде и заинтересованным сторонам, что вы собираетесь делать, а не делать.

Подробнее об определении проекта / Уставе

Бизнес-кейс / Бюджет

Если ваша организация или ваш клиент собираются вкладывать свои деньги, время и репутацию, они должны быть уверены, что это принесет достаточное вознаграждение.Экономическое обоснование устанавливает баланс затрат и рисков по сравнению с выгодами и стоимостью.

Никто не должен принимать решение, сопряженное с каким-либо риском, без анализа затрат и потенциальной прибыли. Это может быть что угодно: от наброска бюджета плюс прогнозируемая окупаемость до сложной оценки инвестиций. Многие организации устанавливают для этого стандарты. Если у вас нет, то поработайте со своим спонсором, чтобы добиться оптимального уровня детализации и формы презентации.

Подробнее о бизнес-модели / бюджете

План / программа проекта

Для некоторых план проекта — это проектная документация.Старая пословица «Неудача в плане — это план на провал» часто верна. Итак, если у вас есть план, почему бы не задокументировать его?

В то время как в больших проектах могут использоваться сложные инструменты планирования, для простых проектов может потребоваться только таблица ключевых этапов. Ваш план покажет вашей команде и заинтересованным сторонам, чего они могут ожидать. Он действует как руководство к действию, а также как основа для мониторинга.

Подробнее о планировании проекта

Реестр рисков

Вы тратите чужие деньги.И вы ставите под угрозу их репутацию. Следовательно, вам необходимо продемонстрировать, что вы управляете соответствующими рисками.

Ваш реестр рисков, вероятно, является вашим самым важным проектным документом. Он действует как документ и, прежде всего, как инструмент управления. В простейшем случае это может быть список в записной книжке, но для большинства проектов вы, вероятно, выберете электронную таблицу.

Подробнее о реестре рисков

Передача / передача

Наконец, как только ваш проект будет завершен, вам необходимо передать его продукты их новым владельцам или менеджерам. Итак, вам понадобится простая проектная документация, которая фиксирует и формализует это. Это будет вашим доказательством того, что вы выполнили основную часть своей работы (до закрытия проекта) должным образом.

Подробнее о передаче проекта

Если это минимум, что еще важно?

Наши различные курсы поставляются с широким спектром шаблонов проектной документации, чтобы помочь нашим студентам быстро начать работу.

Пока что я перечислил проектную документацию, которая наиболее актуальна для всех проектов.В дополнение к этому у вас есть обширное меню других инструментов, которые могут помочь вам как в реализации вашего проекта, так и в полной ответственности.

Какими будут мои следующие приоритеты, когда у меня будут первые пять пунктов? Почти наверняка это будут эти пятеро…

План взаимодействия с заинтересованными сторонами

Простой документ, в котором указывается, кто мои заинтересованные стороны, и как я планирую взаимодействовать с ними в позитивном ключе.

Подробнее о взаимодействии с заинтересованными сторонами

План снабжения

Это будет больше, чем просто план развертывания.В нем будет описано, какие ресурсы вам нужны, их необходимые качества (или характеристики) и как вы планируете их приобретать.

Подробнее о плане обеспечения ресурсов

Список результатов

Лично для меня это, наверное, моя любимая часть проектной документации. Список результатов позволяет мне отмечать каждый из них по мере его создания командой. Вы также можете использовать это, чтобы связать стандарты качества, спецификации, сроки доставки, ответственных людей, владельцев и десяток других вещей.Список результатов может стать основой вашего плана проекта, приведенного выше.

Узнайте больше о результатах проекта

Отчеты о состоянии

Когда ваш проект запущен, люди должны знать, как у вас дела. Это важно для хорошего управления — надзора и принятия решений. Это также ключевая часть обеспечения прозрачности и контрольного следа.

И, наконец, это средство общения с членами команды и заинтересованными сторонами.

Подробнее об отчетах о статусе

Обзор извлеченных уроков

Как менеджер проекта, вы несете ответственность перед членами своей команды.И одна часть этого — помочь им учиться и развиваться как профессионалы.

Следовательно, найдите время, чтобы проанализировать, что команда изучила вместе, и задокументировать это. Это идет не столько на пользу организации, сколько для самих членов команды. Часто это последняя часть проектной документации, которую вы создаете для конкретного проекта.

Но, конечно, если вы сможете сделать документ об извлеченных уроках ценным для вашей организации … Тем лучше!

Что вы думаете?

Какие формы проектной документации вы считаете наиболее важными? Дайте нам знать в комментариях ниже.

4.

Остальная часть этой статьи содержит важные детали. Но если вы нетерпеливый читатель, которому просто нужны абсолютные основы, вот они, в три этапа.

Шаг 1: Проектная документация — промежуточные результаты

Проектная документация — это промежуточные результаты. А результаты, говоря прямо, — это то, за что вам платят. Итак, вам необходимо:

• указать,
• расписание и
• план их производства

Это означает выделение времени и ресурсов, которые вам понадобятся.А это означает, что вам нужно будет договориться о том времени и этих ресурсах, когда вы оцениваете объем своего проекта.

Убедитесь, что вы поместили задачи по созданию проектной документации в исходное описание объема работ. Затем встроите его в структуру декомпозиции работы позже.

Также поможет, если учесть, какие проектные документы будут:

• Предварительно
  Вы будете продолжать анализировать и развивать их на протяжении всего проекта (например, планы заинтересованных сторон)
• Фиксированные
  Или в основном исправленные. Вы разработаете их один раз и доработаете их, если события сделают их неадекватными (например, процедура контроля изменений)

Шаг 2. Используйте документы вашего проекта

Это должно быть очевидно. Но я видел несколько грубых грехов против приоритета полезности.

иногда говорят, создавая все необходимые документы для своих проектов. Но потом они забывают о них и выполняют проект «Инстинкт кишки» . Или, точнее говоря, они придумывают (опять же) по мере продвижения.

Это не только серьезная угроза надлежащему управлению, но и подрывает уверенность команды и заинтересованных сторон в том, что происходит.

Но хуже того, это просто неэффективно. Это приводит к потере усилий и ошибок.

Шаг 3. Сделайте вашу документацию доступной

Если ваша команда собирается использовать документацию, которую она создает, она должна иметь к ней доступ. И добиться этого легко и быстро.

Итак, убедитесь, что все ваши документы полностью доступны для членов команды проекта. Но в то же время вы также должны убедиться, что они в безопасности, охраняя:

• конфиденциальность
• защита данных
• несанкционированное редактирование.

5. Хорошо отформатируйте проектную документацию

Возможно, самая важная характеристика хорошей проектной документации — последовательность.

Да, это хорошо (даже очень желательно), чтобы документы имели единообразный внешний вид. Но здесь важно то, как последовательность может ускорить поиск информации людьми, поскольку они знают и распознают формат.

Это в равной степени относится к макету документов — где можно найти важную информацию — и к форматам файлов, которые вы используете для электронных версий.

Читаемость очень важна

Мы пишем документы для общения с другими людьми. Так что никогда не недооценивайте ценность четкого письма.

Мои главные советы (из моего живого курса: «Убедительные, убедительные и мощные отчеты» ) заключаются в том, чтобы создавать ваши документы:

1. Принуждение к чтению
   Сделайте это, создав простую структуру и предлагая вашим читателям частые указатели, чтобы они могли легко следовать вашей логике.
2. Легко читать , используя простой, прямой язык.
   Если вам необходимо использовать жаргон или аббревиатуры, всегда объясняйте их, если только вы не уверены на 100% , что каждый читатель поймет, что они означают. Даже тогда, когда вы впервые используете аббревиатуры, пишите аббревиатуры полностью
3. Приятно читать
   Используйте аккуратное форматирование и много пустого пространства
4. Как можно проще для понимания
   Вы можете добиться этого с помощью иллюстраций, диаграммы, графики и таблицы, чтобы дополнить ваш текст
5. Убедительно
   Сделайте это, отделив факты от мнения и признав необходимость создания доверия и достоверности p front
6. Memorable
   Сделайте ключевую информацию легко запоминающейся, подчеркивая ключевые сообщения несколько раз и по-разному
7. Мощный
   Дайте вашим документам возможность побуждать к действиям, четко указав решения или действия, которые должен предпринять ваш читатель

Презентация также важна

Подумайте о макете и форматировании ваших документов. Хорошей отправной точкой является руководство по корпоративному стилю, если оно у вас есть. В противном случае ищите самые лучшие и ясные внутренние документы и адаптируйте стиль, который они используют.

Титульный или титульный лист является важной частью каждого проектного документа. На нем должно быть:

• Название проекта
• Имена менеджера проекта и спонсора
• Название документа
• Версия и дата
• Автор документа

Отличный способ убедиться, что люди каждый раз понимают это правильно, — это установить последовательный набор шаблонов для людей использовать.

Получите свою собственную библиотеку шаблонов управления проектами

Если у вас нет PMO, и у вас нет времени создавать шаблоны для всей документации по управлению проектами, которая вам понадобится, взгляните на наш.

6. Управление строгим контролем версий

Проекты постоянно меняются. Иногда так поступают и люди. Несмотря на весь контроль, который вы стремитесь установить, они могут быть заняты, спешат и временами даже хаотичны. И, конечно, ваши документы тоже будут меняться — иногда часто.

Поэтому важно, чтобы люди знали, что они работают, исходя из правильных документов.

Если член проектной группы обновит документ, не сообщая об этом людям, могут возникнуть катастрофы. Два человека могут работать с разными версиями одного и того же документа и выполнять разную и непоследовательную работу. В лучшем случае — неэффективность и потраченные впустую усилия. В худшем случае, как в случае с Mars Climate Orbiter НАСА, это фатальная ошибка, которая приведет к полному провалу проекта.

Что такое система контроля версий

Контроль версий — это дисциплина, которая обеспечивает три вещи:

1. Существует центральный реестр, который позволяет любому пользователю узнать статус любого документа.Важно отметить, что пользователи могут установить, какая версия является текущей и что они, следовательно, могут полагаться на
2. Каждый документ содержит однозначную информацию, которая позволяет пользователям узнать его статус
3. Пользователи могут отслеживать изменения от одной версии к другой и так быстро понимать различия что новая версия представляет

Как заставить работать контроль версий

Степень и строгость вашего контроля версий будут зависеть от:

1. Культура вашей организации
2. Масштаб, риск и чувствительность вашего проекта

Но важными элементами являются:

• Уникальные номера версий
  В каждом документе четко указаны дата и номер версии (или редакции). Я предпочитаю, чтобы это отображалось на каждой странице — обычно в нижнем колонтитуле или верхнем колонтитуле
• Простая система нумерации версий
  Система нумерации версий должна быть простой, но понятной
  В случае сомнений используйте упрощенную форму управления версиями программного обеспечения:

• В каждом документе должна быть таблица управления версиями.
  В ней будут записываться записи версий, основные изменения, вносимые каждым из них, и дата авторизации.
  В идеале, в нем также будут записываться авторы и авторизаторы обновлений.
• Обзор версий и Авторизация
  Разработайте процедуру просмотра и авторизации новых версий.Вы адаптируете процедуры подписания к потребностям вашего корпоративного управления.
• Центральный реестр документов и версий
  Это позволяет пользователям легко проверять, какая версия того или иного документа является последней.
• Автоматизировано, если возможно
  Существует программное обеспечение, которое может автоматизировать хранение, запись и маркировку версий документов. Но, как минимум, вы должны заложить основы в свои шаблоны документов.

7. План хорошего управления документами

Ваша проектная документация ценна.Итак, вы должны относиться к своим документам как к активам, о которых вам нужно позаботиться. Мы посмотрим на это с двух сторон:

1. Хранение… а не
2. Надежное хранение

1. Доступность, хранение, архивирование, удаление

Первое, что нужно учитывать — хранить документы, чтобы пользователи могли легко находить их и получать к ним доступ, когда им нужно. Как только документы устареют и пользователям не потребуется к ним доступ, вам нужно подумать об их архивировании.Наконец, для каждого документа требуется дата уничтожения, чтобы избежать неконтролируемых затрат на хранение.

Примечание: Исключением являются некоторые государственные проекты в некоторых юрисдикциях. Там в публичном архиве хранятся некоторые записи бессрочно. Это также может относиться к другим учреждениям, поэтому уточняйте процедуры у сотрудников вашей организации, например, у секретаря компании.

Вам нужен контроллер документов?

Это просто мысль. Если у вас есть администратор проекта, это поможет вам добиться успеха.Если вы этого не сделаете, рассмотрите возможность передачи роли контролера документов одному из членов вашей команды.

Доступное хранилище

Доступное хранилище — это не только то, что люди могут получить доступ к документам. Им также необходимо иметь возможность быстро находить те, которые им нужны, когда они им нужны. Это означает, что необходимо обратить внимание на хорошую структуру вашей файловой системы и удобную структуру именования.

Для наименования я предлагаю имя документа из трех частей:

1. Одно или два слова, обозначающие классификацию документа — возможно, перед ними стоит структурная декомпозиция работ (код WBS).
2. Длинное имя, которое дает четкое представление о том, что это за документ.
3. Номер версии

Вот пример:

09-Testing — Пользовательские протоколы приемочных испытаний — v01.03

Разрозненные документы

Все мы знакомы с принципами работы крупных корпораций и государственных органов. Вы узнаете это:

• Контракты хранятся в Legal
• Соглашения об уровне обслуживания подрядчиков и тендерная документация хранятся в Закупках
• Утверждения бюджета хранятся в Финансах
• Сетевые диаграммы хранятся в IT
• … и так далее.

Есть некоторые организации, которые, я не думаю, скоро решат эту проблему!

Как менеджеру проекта, вам нужен реестр документов, связанных с проектом, которые хранятся вне прямого контроля вашей проектной группы.В идеале у каждого из них должно быть имя и текущий постодержатель, чтобы пользователи могли получить документы как можно быстрее.

Что архивировать

При архивировании документов следует рассмотреть один вопрос: архивировать ли все версии, все основные версии или просто окончательную версию. Я не могу вам предложить универсального правильного ответа. Считайте:

• Характер и продолжительность вашего проекта
• Политика вашей организации
• Характер документов, которые вы рассматриваете

Когда архивировать

Кому потребуется доступ к проектной документации после завершения вашего проекта? И как долго? Подумайте, будут ли продолжаться процессы управления — возможно, в форме обзоров реализации долгосрочных выгод.А как насчет будущих менеджеров проектов, которым, возможно, потребуется поучиться на вашем проекте?

Когда выбрасывать вещи

Я упоминал об этом выше. Начните со стандартной политики вашей организации. Затем оцените, есть ли основания для другой запланированной даты уничтожения любого из ваших документов.

2. Защита документов

Последний набор соображений относится к безопасности документов и данных.

У вас может быть конфиденциальная информация, касающаяся:

1. Что вы будете делать, чтобы обеспечить целостность версии?
2. Как вы обеспечите физическую безопасность документов?
3. Каковы ваши процедуры защиты данных?
4. Как вы ограничите доступ к конфиденциальной документации?

Подробнее об управлении проектной документацией…

Взгляните на нашу статью «Управление документами проекта: как организовать и управлять информацией о проекте» .

Что вы посоветуете по управлению проектной документацией?

Приходилось ли вам вести проектную документацию? Если да, расскажите, какой совет вы бы дали нашему сообществу. И если вам еще не приходилось этого делать, какие у вас есть вопросы, на которые мы не ответили в этой статье?

Как это:

Нравится Загрузка . ..

6 необходимых документов для успешного управления проектом

Вот шесть ключевых документов, на которые полагаются руководители проектов и их команды для успешного руководства и выполнения проектов.

Изображение: iStock / NicoElNino

Тщательное планирование и выполнение проекта зависит от наличия талантливых менеджеров проектов и правильных методов и инструментов. Есть также несколько ключевых документов, которые позволяют спонсорам, менеджерам проектов, командам и заинтересованным сторонам тщательно и точно управлять необходимыми действиями по проекту.Ниже приводится список этих документов, их роль и причины, по которым каждый из них необходим для управления деятельностью проекта и обеспечения необходимых результатов.

1. Устав проекта

В начале проекта инициатор или спонсор проекта разрабатывает документ, называемый уставом проекта. Это документ, который определяет потребность в проекте, формально предоставляет авторизацию для проекта и дает полномочия менеджеру проекта запрашивать ресурсы и проводить мероприятия по проекту.Устав проекта содержит:

• Техническое задание по проекту, в котором упоминаются бизнес-потребности, объем продукта / услуги и стратегический план
• Экономическое обоснование проекта с подробным описанием спроса, запросов клиентов, технологий, юридических и социальных требований
• Любые необходимые соглашения, определяющие цели или намерения проекта
• Факторы среды предприятия
• Активы организационного процесса

На этапе планирования план управления проектом разрабатывается менеджером проекта в сотрудничестве со спонсором или инициатором проекта на основе информации, предоставленной в уставе проекта. Этот важный документ направляет весь проект и детализирует планы управления, которые включают следующее:

• коммуникация
• затраты
• человеческие ресурсы
• закупки
• улучшения процессов
• качество результатов
• бизнес-требования
• риски
• графики
• Объем проекта
• заинтересованных сторон
• Обновления проекта

3.Иерархическая структура работ (WBS)

Этот важный документ представляет собой декомпозицию всего проекта, которая определяет всю работу, которая должна быть выполнена командой проекта для достижения целей проекта и успешного предоставления продукта или услуги клиенту. В WBS все результаты (продукт или услуга) разбиты на самые мелкие единицы. Информация, которая попадает в WBS, поступает из плана управления содержанием, описания содержания проекта, любой документации с требованиями, а также из выявленных факторов среды предприятия и активов организационных процессов.

ПОСМОТРЕТЬ: Как поддерживать мотивацию и заинтересованность ваших сотрудников (бесплатный PDF) (TechRepublic)

4. План управления рисками

Как эффективно бороться с потенциальными рисками всегда является серьезной проблемой для любого руководителя проекта и его команды. План управления рисками определяет любые потенциальные риски для успеха проекта и документирует, как эти риски будут устранены. Входные данные для этого плана будут поступать из плана управления проектом и устава проекта, реестра заинтересованных сторон, факторов окружающей среды предприятия и активов организации.

5. Журнал запросов на изменение

Этот важный документ может избавить организации, менеджеров проектов и их команды, спонсоров и заинтересованных лиц от серьезных проблем. Он идентифицирует все запрошенные изменения, в том числе, кто сделал запрос и кто санкционировал его принятие. Этот документ имеет решающее значение, поскольку на весь объем проекта может негативно повлиять то, что может показаться небольшим изменением.

SEE: Калькулятор затрат / выгод ИТ-проекта (Tech Pro Research)

6.Отчеты о ходе реализации

Отчеты о ходе выполнения также имеют жизненно важное значение для того, чтобы все заинтересованные стороны были в курсе того, как продвигается проект, и идет ли он вовремя, в рамках бюджета, соответствия необходимым спецификациям качества и, прежде всего, соблюдению запланированных цели и ожидаемые результаты.

В дополнение к этим шести жизненно важным документам по управлению проектами, конечно же, есть другие документы, необходимые для успешного выполнения проекта. Эти шесть документов помогут вам более точно и эффективно определять, планировать, отслеживать, контролировать, выполнять и направлять ваши проекты.

Информационный бюллетень для руководителей

Раскройте секреты успеха ИТ-лидерства с помощью этих советов по управлению проектами, бюджетам и решению повседневных задач. Доставка по вторникам и четвергам

Зарегистрироваться Сегодня
См. Также:

Секреты большой проектной документации

Руководители проектов осознают важность наличия проектной документации.Они должны быть точными и постоянно обновляться, чтобы не отставать от проекта. Это может быть сложной задачей для руководителей проектов, независимо от того, работают они в гибкой или плоской организации. Документы часто считаются преградой на пути эффективно выполненных проектов. Но для некоторых организаций существуют юридические требования, несоблюдение которых ставит под угрозу не только проект. Здесь опять же решающее значение имеет документация.

Вот в чем проблема. Большинство людей ненавидят делать документацию.Это отнимает много времени, утомительно и часто недооценивается или игнорируется людьми, для которых он предназначен, или даже людьми, которые его просили! Если вы один из тех менеджеров проектов, которые ненавидят документацию, нижеследующее может помочь вам скорректировать свою точку зрения и добраться до точки наслаждения (ладно, это может быть натяжкой), но, по крайней мере, терпеть нужное количество документов.

Однако изобретать велосипед не нужно. Просмотрите десять лучших шаблонов Девина Дина, которые можно использовать при настройке и управлении своим проектом, и найдите несколько удобных бесплатных шаблонов, готовых для использования в нашем разделе ресурсов.

Что стоит документировать

Независимо от структуры вашей организации, возможность записывать и документировать все аспекты проекта жизненно важна для успешного руководителя проекта. На протяжении всего жизненного цикла проекта необходимо поддерживать несколько отчетов, диаграмм, графиков, документов, запросов на изменение и обновлений статуса. А документация помогает объединить все разрозненные части проекта и довести его до успешного завершения.

Однако ваше время ограничено, как и терпение в большинстве организаций из-за бесполезной бумажной работы.Как сохранить эффективность и эффективно документировать проект? Рассмотрим следующее, чтобы определить, что стоит задокументировать:

• Все, что связано с клиентом — Представьте себе такой сценарий: клиент внезапно ставит под сомнение решение, которое было принято пару месяцев назад. Клиент говорит, что они выбрали одно направление, но ваша компания при внедрении решила пойти другим путем. Четкая документация о встречах с клиентами, включая заметки с датами, временем и участниками, поможет всем вспомнить о принятом решении и устранить любые недоразумения.
• Правовые нормы — Для некоторых проектов юридические группы должны проверять документацию в ходе проекта. Для общественных проектов могут существовать процессы надзора и проверки, которые анализируют проект после его завершения. Знайте требования к документации, которые должны быть у вашей юридической группы до начала вашего проекта. В такой среде играть в догонялки рискованно.
• Правильный объем процесса — Хотя вы не хотите заблудиться, документируя так много плана и процесса, который вы на самом деле не обрабатываете, вы все же хотите дать некоторое определение плана и целей проекта и как это будет достигнуто.Пусть ваша организационная структура определяет, какой процесс вы должны документировать. Настаивать на многоуровневой структуре вашего плана ресурсов в гибкой компании не имеет большого смысла. Точно так же попытка работать без процесса над проектом, требующим юридической документации, только навредит вашему проекту. В случае сомнений лучше всего задокументировать.
• Изменения в проекте — Текущие обновления проекта важны для документирования, особенно когда цели проекта меняются из-за внутренних факторов, таких как изменения продукта или внешних воздействий, таких как кадровые изменения или изменения бюджета. В идеале у вас должен быть онлайн-инструмент управления проектами в реальном времени, чтобы изменения ваших ресурсов и задач планировались в реальном времени, а проблемы фиксировались по мере их возникновения. Тем не менее, более значительные воздействия на общий план проекта должны быть добавлены в проектную документацию с контролем версий.

Передовые методы работы с документацией

Итак, какие наилучшие стратегии вы должны использовать, чтобы ваша документация была эффективной, действенной и своевременной? Чтобы привести документацию в соответствие с лучшими практиками, вам необходимо:

• Не торопитесь — Вот трюк, когда дело доходит до разработки надежной документации: используйте свой календарь.Многие думают, что ваш календарь предназначен только для планирования встреч. Это не. Используйте его, чтобы запланировать двух-трехчасовые блоки непрерывного времени на обдумывание и составление важного документа. Вам нужно найти время, чтобы начать писать, а этого часто не бывает, когда вы принимаете звонки, разговариваете с коллегой по работе или выполняете несколько задач одновременно. Вам следует забронировать комнату в своем офисе, если она есть, закрыть дверь и не забудьте указать в календаре статус «Занято». Сосредоточив время и внимание, вы сможете добиться значительного прогресса.Точно так же планируйте 10-15-минутные блоки в своем календаре каждую неделю, чтобы просматривать и обновлять документацию.
• Обеспечьте правильный уровень детализации — Составление документации для инженеров очень отличается от документов, которые вы представляете руководству. Инженерам нужна вся подробная информация, которую вы можете предоставить, и этого все равно будет недостаточно! У руководителей, с другой стороны, нет времени на то, чтобы увязнуть в деталях. Им просто нужно несколько пунктов, итоговая строка и следующие шаги. Вам решать, как правильно определить уровень документации для нужной аудитории, чтобы добиться желаемого эффекта.
• Используйте Smart Storage — документацию необходимо легко найти и легко найти. Документация бесполезна, если ее закопать под камнем, где ее никто не найдет. Это включает в себя обеспечение наличия инфраструктуры для доступа к документации в Интернете, а также простоту и интуитивность понимания структуры и иерархии папок.
• Поделиться с другими — Большинство людей ненавидят собирать документацию, но любят , когда все для них собрано.Вы также будете приятно удивлены, что люди действительно читают эти материалы! Используйте свое онлайн-программное обеспечение для управления проектами, чтобы хранить свои документы онлайн вместе с проектом, в идеале в безопасной, но безопасной среде для совместной работы.
• Контроль версий и актуальность — Поддерживать актуальность и актуальность проектной документации — сложнее всего. Легко добраться до сути начальной версии, но болезненно возвращаться и обновлять документацию и поддерживать контроль версий. Опять же, самым большим подспорьем здесь будет имеющаяся у вас инфраструктура репозитория документов.Автоматический контроль версий позволит вам упростить управление этим процессом, а потребители вашей документации всегда будут доверять своей последней версии.

Конечно, документация может быть бичом вашего проекта, но она вам нужна, и есть инструменты, которые помогут вам сделать это проще, лучше и быстрее. Онлайн-пакет программного обеспечения от ProjectManager.com — отличный инструмент для совместной работы, позволяющий создавать и хранить документацию по проекту для облегчения доступа и обмена документами с вашей командой.

Полное руководство по планированию проекта

Условия планирования проекта

Прежде чем мы погрузимся в процесс планирования проекта, полезно ознакомиться с некоторыми терминами, с которыми вы столкнетесь. Вот список общих терминов, с которыми вы встретитесь в этом руководстве.

• Результат: Результаты проекта, такие как продукт, услуга, отчет и т. Д.
• Заинтересованное лицо: Любой человек, имеющий личную заинтересованность в проекте — руководитель проекта, спонсор проекта, члены команды, клиенты, и Т. Д.
• Задачи: Небольшие задания, которые приводят к окончательному результату.
• Этап: Конец одного этапа проекта и начало следующего.
• Ресурсы: Все, что вам нужно для завершения проекта, например персонал, расходные материалы, материалы, инструменты, люди и многое другое.
• Бюджет: Оценка общих затрат, связанных с завершением проекта.
• Отслеживание и мониторинг: Сбор данных по проекту и обеспечение того, чтобы они отражали запланированные вами результаты.

Этапы планирования проекта

Теперь мы собираемся провести вас через основных этапов планирования проекта :

1. Обрисовать бизнес-модель
2. Определить объем проекта
3. Установить цели и задачи
4. Краткое описание результатов
5. Составьте график проекта
6. Назначьте задачи своей команде
7. Оцените риски
8. Сообщите о своем прогрессе

Выполнив эти шаги по планированию проекта, вы проясните, чего вам нужно достичь, и проработаете процессы, которые вам нужны для этого и разработайте план действий относительно того, как вы собираетесь продвигаться вперед.

1. Краткое изложение экономического обоснования

Если у вас есть проект, для него есть причина — это ваше экономическое обоснование. В бизнес-модели излагаются причины, по которым запускается проект, его преимущества и окупаемость инвестиций. Если есть проблема, которую решают, то эта проблема описана здесь. Бизнес-модель будет представлена ​​тем, кто принимает решения в вашей организации, с объяснением, что и как нужно делать. В случае одобрения у вас есть проект.

2. Встречи с заинтересованными сторонами

У каждого проекта есть заинтересованные стороны, те, кто кровно заинтересован в проекте.От тех, кто получает от этого прибыль, до тех, кто несет ответственность за его успех. Следовательно, при планировании любого проекта необходимо определить, кто эти заинтересованные стороны, от клиентов до регулирующих органов. Встреча с ними имеет решающее значение для получения лучшего представления о том, что представляет собой проект и чего ожидается от конечного результата.

3. Определите объем проекта

Это относится к работе, необходимой для достижения целей проекта и создания необходимых результатов. Объем проекта должен быть определен и организован с помощью иерархической структуры работ (WBS).Таким образом, объем проекта включает в себя то, что вы должны сделать в проекте (конечные результаты, промежуточные результаты, рабочие пакеты, действия, задачи), но также и то, что несущественно. Последнее важно, потому что знание того, что не является приоритетным, помогает избежать сползания прицела; то есть использовать ценные ресурсы для чего-то, что не является ключом к успеху вашего проекта.

4. Установите цели и задачи

Цели и задачи — это разные вещи, когда дело доходит до планирования проекта. Цели — это результаты, которых вы хотите достичь, и обычно они широкие.С другой стороны, цели более конкретны; измеримые действия, которые необходимо предпринять для достижения вашей цели. При планировании проекта цели и задачи, естественно, вытекают из экономического обоснования, но на этом этапе вы углубляетесь в детали. В некотором смысле вы настраиваете цели, сформулированные в бизнес-кейсе, и создаете четко определенные задачи. Эти цели и задачи собраны в уставе проекта, который вы будете использовать на протяжении всего жизненного цикла проекта.

5. Краткое описание результатов

У проекта может быть множество результатов.Результатом может быть товар, услуга или результат, необходимые для выполнения задачи, процесса, фазы, подпроекта или проекта. Например, конечный результат является причиной проекта, и как только этот результат создается, проект завершается. Как определено в объеме проекта, проект состоит из подпроектов, фаз, рабочих пакетов, действий и задач, и каждый из этих компонентов может иметь результат. Первое, что нужно сделать, — это определить, каков будет окончательный результат и как вы узнаете, что качество соответствует ожиданиям ваших заинтересованных сторон.Что касается других результатов проекта, они также должны быть идентифицированы, и кто-то из команды должен нести ответственность за их успешное выполнение.

6. Создайте расписание проекта

Расписание проекта — это то, на чем все держится. От ваших задач до бюджета — все зависит от времени. Графики составляются путем сбора всех задач, необходимых для достижения вашего окончательного результата, и установления их на временной шкале, которая заканчивается к вашему крайнему сроку. Это может привести к неуправляемой работе впереди, поэтому графики разбиты на фазы, обозначенные вехами, которые отмечают конец одной фазы проекта и начало следующей.

7. Назначьте задачи

План установлен, но он все еще существует в абстрактном виде, пока вы не возьмете задачи из своего расписания и не начнете назначать их своей команде. Следовательно, вам необходимо собрать команду, обладающую навыками и опытом, необходимыми для выполнения проекта. Их роли и обязанности должны быть четко определены, чтобы они знали, что делать. Затем, когда вы назначаете им задачи из своего плана, они должны быть четкими, с указаниями и любой сопутствующей документацией, которая потребуется им для выполнения задач.

8. Оценка риска

Каждый проект имеет определенный уровень риска. Существует несколько типов рисков, таких как, среди прочего, риск объема работ, технические риски и риск графика. Даже если ваш план проекта тщательный, внутренние и внешние факторы могут повлиять на время, стоимость и масштаб вашего проекта (тройное ограничение). Следовательно, вы должны рассматривать свое планирование как гибкое. Есть много способов подготовиться к риску, например, разработать план управления изменениями, но на данный момент самое важное, что нужно сделать, — это отслеживать ваш прогресс на всем этапе выполнения с помощью отчетов о статусе проекта и / или программного обеспечения для планирования проекта для отслеживания рисков. .

9. Сообщите о своем прогрессе

Ваша конечная цель — обеспечить успешный проект для заинтересованных сторон. Они вложили деньги и не будут удовлетворены, пока проект не завершится. Построив иерархическую структуру работ (WBS) на этапе планирования проекта, вы можете разбить проект для них, чтобы они понимали, как будет выполняться ваш план проекта. Информирование заинтересованных сторон важно для управления их ожиданиями и обеспечения их удовлетворения.Регулярные встречи, на которых вы представляете отчеты о проделанной работе, — отличный способ показать им, что все идет вперед, как запланировано, и обсудить любые вопросы или проблемы, которые могут у них возникнуть.

Как ProjectManager.com помогает с планами проектов

Программное обеспечение для планирования проектов — это инструмент, который помогает планировать, организовывать и управлять расписанием и ресурсами, необходимыми для завершения проекта. ProjectManager.com — это отмеченное наградами программное обеспечение для управления проектами, которое организует проекты от планирования до завершения.Подпишитесь на бесплатную 30-дневную пробную версию и следуйте инструкциям, чтобы составить подробный план проекта, охватывающий все детали.

1. Составьте список ваших задач для плана.

Задачи — это строительные блоки любого проекта, и начало любого плана — это определение всех задач, которые приводят к вашему окончательному результату.

Откройте инструмент, чтобы добавить свои задачи на диаграмму Ганта или в одно из других представлений проекта. Вы можете импортировать список задач из любой электронной таблицы или использовать один из наших шаблонов для начала.

2. Добавьте длительность и стоимость к задачам

У каждой задачи есть расчетная продолжительность, то есть время, необходимое для ее выполнения. Им также потребуется определенная сумма финансирования, которую необходимо собрать, чтобы сформулировать ваш план.

Добавьте даты начала и окончания для каждой задачи в диаграмме Ганта, и они заполнят временную шкалу проекта, чтобы вы могли видеть весь проект в одном месте. Также есть столбец для стоимости задачи.

3. Связанные задачи

Задачи не всегда отделены друг от друга.Часто один не может начать или остановиться, пока другой не начнется или не остановится. Это называется зависимостью задач и должно быть отмечено в вашем плане.

Свяжите зависимые задачи, перетащив одну на другую. Пунктирная линия указывает на то, что они связаны, чтобы вы знали об этом и могли избежать узких мест в дальнейшем в проекте.

4. Установите контрольные точки и базовый уровень

Контрольная точка указывает конец одной фазы и начало другой, что помогает отслеживать и поддерживать боевой дух. Базовый план определяет ваш план, чтобы вы могли сравнить его с фактическим прогрессом.

На диаграмме Ганта есть фильтр, который автоматически устанавливает базовый уровень, поэтому вы можете использовать его для отслеживания своего фактического прогресса в сравнении с планом. Базовую линию также можно заблокировать одним щелчком мыши.

5. Начать команду и назначить

Объединение команды и инструмента — это то, как план проекта становится актуальным. Чем проще и плавнее этот переход, тем быстрее вы приступите к работе над проектом.

Пригласите свою команду из программы, и она создаст электронное письмо со ссылкой.Перейдя по этой ссылке, они окажутся в системе и получат доступ к инструментам, необходимым для управления своими задачами.

6. Отслеживайте прогресс и сообщайте заинтересованным сторонам

Отслеживание вашего прогресса и последующее обновление информации заинтересованных сторон — это то, как вы не сбиваетесь с пути и управляете ожиданиями заинтересованных сторон.

Наблюдайте за прогрессом на нашей панели в реальном времени, которая вычисляет данные и отображает их по шести метрикам проекта. Отчеты можно фильтровать и публиковать для более глубокого изучения этих цифр.

7. Скорректировать план по мере необходимости

Ни один план не остается неизменным на протяжении всего проекта. Что-то случается, и требуются перемены. Таким образом, возможность легко редактировать свой план является ключом к планированию проекта.

Измените свой план на диаграмме Ганта простым перетаскиванием. Переместите старую дату на новую дату, и не только эта задача будет исправлена, но и все затронутые задачи также обновятся автоматически.

ProjectManager.com — это отмеченное наградами программное обеспечение, которое помогает менеджерам планировать и помогает группам организовываться. Диаграммы Ганта контролируют все аспекты вашего плана проекта от планирования до назначения задач и даже отслеживания прогресса. Несколько представлений проекта обеспечивают прозрачность рабочего процесса и предоставляют каждому инструменты, необходимые для достижения наилучших результатов.

Готовы составить свой план? Попробуйте ProjectManager.com сегодня с помощью этой бесплатной 30-дневной пробной версии.

Менеджер проекта отвечает за составление плана проекта, и, хотя вы не можете составить весь контент самостоятельно, вы будете тем, кто нажимает клавиши, чтобы напечатать все это.Используйте шаблоны, чтобы сэкономить время. Загрузите наш бесплатный шаблон плана проекта и напишите свой план в два раза быстрее!

Какова цель плана проекта?




Цель плана проекта — служить руководством для этапов выполнения и контроля. План проекта предоставляет всю информацию, необходимую для фазы выполнения, такую ​​как цели проекта, задачи, объем работ, этапы, риски и ресурсы. Затем эта информация помогает менеджерам проектов отслеживать и контролировать ход проекта.

Вначале мы планируем сэкономить время позже. Хороший план проекта означает, что вам не нужно беспокоиться о том, появятся ли участники проекта в нужные даты, потому что вы запланировали их присутствие. Вам не нужно беспокоиться о том, как оплачивать эти счета — вы спланировали свой финансовый процесс. Вам не нужно беспокоиться о том, все ли согласны с тем, как выглядит качественный результат — вы уже спланировали, какие меры качества вы собираетесь использовать.

Хороший план проекта определяет процессы, которым должны следовать все, чтобы избежать многих проблем в будущем.Например, если вы укажете, что оценки будут рассчитываться экспертами в предметной области на основе их суждений, и это будет одобрено, позже никто не сможет жаловаться на то, что они хотели, чтобы вы использовали другой метод оценки. Они знали о сделке с самого начала.

Планирование упрощает работу.

Планы проектов также очень полезны для отслеживания прогресса. Вы можете вернуться к ним и проверить, что вы сказали, что собираетесь сделать и как, сравнивая это с тем, что вы делаете на самом деле.Это дает вам хорошую проверку реальности и позволяет вам изменить курс, если вам нужно, возвращая проект в нужное русло.

Инструменты, такие как информационные панели, могут помочь вам убедиться, что ваш проект выполняется в соответствии с планом. ProjectManager.com имеет панель управления в реальном времени, которая автоматически обновляется при обновлении задач.

Элементы плана проекта

Уже рассмотренный процесс планирования проекта лишь поверхностно описывает то, что является глубоким колодцем практик, созданных для управления вашим проектом.Они начинаются с диалога — общения с заинтересованными сторонами, командами и др.

Результатом этапа планирования является документ, называемый планом проекта. Руководство к своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK) — пятое издание говорит, что план проекта состоит из множества вспомогательных планов. К ним относятся:

• План управления человеческими ресурсами в команде с точки зрения доступности и навыков
• План управления затратами и элементами бюджета проекта, включая любые закупки или взаимодействие с поставщиками, которые могут у вас быть
• Связь план с указанием того, кто, когда и в каком формате будет получать сообщения о проекте
• План работы с рисками проекта, включая процессы регистрации и отслеживания рисков
• План качества, определяющий целевые показатели качества для проекта

Это много документации.

На самом деле, вы редко будете представлять их как отдельные документы. Что вам нужно, так это план проекта, в котором говорится о важных элементах каждого из них. В любом случае нет смысла создавать большой документ, в котором точно описывается, как работает ваш бизнес. Если у вас уже есть структурированный процесс управления рисками, не теряйте время, записывая все это снова в план проекта.

План вашего проекта должен включать достаточно информации, чтобы быть уверенным, что вы точно знаете, какие процессы и процедуры необходимо соблюдать, и кто должен участвовать. Утвердите план вашего проекта заинтересованными сторонами, спонсором проекта и вашей командой, чтобы не было никаких сюрпризов.

Сколько времени занимает фаза планирования проекта?

Сложно ответить. Планирование высадки на Луну займет больше времени, чем новое приложение для знакомств.

Лучший способ оценить, сколько времени займет фаза планирования вашего проекта, — это посмотреть на аналогичные проекты, которые выполнялись раньше, и посмотреть, сколько времени потребовалось для их планирования. Также поговорите с менеджером проекта, если сможете, потому что он поймет, хватило ли этого времени или нет!

Легко увидеть, сколько времени заняли другие проекты, если у вас есть инструмент управления проектами, который архивирует ваши старые расписания проектов и делает данные доступными для всех, кто в них нуждается.Затем вы можете искать похожие проекты и подробно изучать их графики.

Методы разработки планов проектов

План проекта — это все, что нужно делать и как это делать, поэтому вам нужно привлечь много людей. Есть несколько хороших инструментов и методов для получения информации от других людей, включая:

• Семинары
• Индивидуальные встречи или интервью
• Опросы или фокус-группы клиентов для сбора и проверки требований.

Вам также следует вооружиться инструментом управления задачами, например списком или доской канбан. Они невероятно полезны для записи важных вещей, которые должны быть в вашем плане проекта. Программное обеспечение для канбан-доски может помочь структурировать ваш план, записав ключевые заголовки и затем перемещая их по мере необходимости, пока не получите последовательность, которая выглядит правильно.

Наконец, вам понадобится онлайн-система управления проектами для хранения вашего плана. Убедитесь, что у всех в команде есть доступ к последней версии плана проекта.

Как управлять планом вашего проекта

План вашего проекта — это не высеченный на камне документ. Вы должны возвращаться к нему и вносить в него изменения так часто, как вам нужно. Его части, такие как расписание вашего проекта, будут меняться почти ежедневно. Другие части, такие как планы закупок и процессы управления затратами, вообще не изменятся в течение всего срока реализации проекта.

Важно помнить, что если ваш план не работает для вас, подумайте, что вы можете сделать, чтобы его изменить.Оно предназначено для руководства вашим проектом, а не для ограничения ваших поступков. Если вам нужно проверить, как вы управляете ресурсами проекта, вернитесь и просмотрите его. Внесите необходимые изменения, снова утвердите план и поделитесь им с командой.

Как планировать, когда у вас нет ответов на все вопросы

Да, такое случается — в большинстве случаев! Редко иметь всю информацию в начале проекта. Большинство менеджеров хотят, чтобы вы погрузились в процесс и приступили к работе, но, возможно, вы не сможете позволить себе роскошь знать все детали.

Ничего страшного; у нас есть методы, которые помогут справиться с неопределенностью.

Во-первых, предположение проекта. Вы используете их, чтобы сделать оговорки в своем плане и задокументировать то, что вы считаете правдой на данный момент. Например:

• Мы предполагаем, что ресурсы будут доступны.
• Мы предполагаем, что необходимое финансирование имеется.
• Мы предполагаем, что запрошенные цвета будут соответствовать бренду компании, и что маркетинговое подтверждение не требуется.

Вы понимаете. Затем, если команда дизайнеров вернется и скажет, что они хотят, чтобы продукт был полностью новой палитры цветов и что Маркетинг должен это одобрить, вы вправе сказать, что вам придется изменить временные рамки в расписании, чтобы сделать это возможно.

Вы планировали, основываясь на предположении (с которым все согласились, потому что документ утвержден), и это предположение оказалось неверным.

Следующие шаги по планированию проекта

Самое важное, что нужно помнить, — это то, что вы не должны торопиться с планированием проекта. При правильном выполнении планирование проекта требует времени. И стоит делать это правильно, потому что, если вы этого не сделаете, мы гарантируем, что вы столкнетесь с проблемами позже, поскольку люди не поймут, что они должны делать и почему.

Хорошее планирование ведет к успеху. Это дает вам уверенность в том, что у вас есть все процессы, инструменты и системы, необходимые для достижения идеального результата.

Теперь, когда вы узнали все о планировании проектов, пора действовать. Подпишитесь на бесплатную 30-дневную пробную версию ProjectManager.com и начните планировать свой проект уже сегодня!

Начать бесплатную пробную версию

Рекомендации по документации по проекту | Отдел информационных технологий

Проектная документация с низким уровнем риска
Цель состоит в том, чтобы сообщить и задокументировать суть проекта, в первую очередь в информационных целях, как внутри Университета, так и для внешних заинтересованных сторон. Форма проекта с низким уровнем риска представляет собой шаблон для предоставления этой информации. Проект с низким уровнем риска обычно описывается одним или двумя предложениями текста в каждом из разделов формы. Уровень детализации в этой документации должен быть согласован совместно менеджером проекта и спонсором проекта с дополнительным вкладом и руководством, при необходимости, от основных заинтересованных сторон проекта.
Проектная документация со средней степенью риска
Документация для проектов со средней степенью риска должна быть более подробной, чем для проектов с низким уровнем риска, и в любом случае уровень детализации должен быть соизмерим со сложностью проекта. Приветствуется использование программного обеспечения для планирования проекта, например Microsoft Project, JIRA и т. Д., Для составления плана и графика проекта. План проекта должен включать план содержания, который включает цели проекта и результаты проекта, и который включает, по крайней мере, простую иерархическую структуру работ. План ресурсов и укомплектования персоналом должен четко указывать ресурсы, которые будут использоваться, и должен указывать ключевой или необходимый персонал. Коммуникационная стратегия должна четко обозначать масштабы и характер коммуникаций, задействованных в проекте. Бюджетный план должен соответствовать потребностям спонсора проекта. План обеспечения безопасности должен определять ожидаемые проблемы безопасности и указывать, как они будут решаться. План тестирования должен соответствовать сложности проекта и связанным с ним рискам. В плане обучения, если необходимо, должны быть изложены планы обучения всех предполагаемых и предполагаемых пользователей.
Проектная документация высокого риска
Документация для проектов с высоким риском должна содержать всю информацию, необходимую для инициирования, планирования, выполнения, мониторинга и завершения проекта своевременно и с минимальными затратами. Документация должна соответствовать рекомендациям Свода знаний по управлению проектами (PMBOK) Института управления проектами. Приветствуется использование программного обеспечения для планирования проекта, например Microsoft Project, JIRA и т. Д., Для составления плана и графика проекта. Должен быть включен подробный документ о содержании, который четко описывает цели проекта и результаты проекта. Должны быть предоставлены планы по управлению содержанием и процедуры по управлению изменениями. План ресурсов и укомплектования персоналом должен объяснять, какие ресурсы (люди, оборудование, материалы) и какое количество каждого из них следует использовать для выполнения деятельности по проекту, а также должен содержать полный отчет о ключевом или необходимом персонале. Коммуникационный план должен описывать процессы, необходимые для обеспечения своевременного и надлежащего формирования, сбора, распространения, хранения и окончательного удаления информации о проекте. Бюджетный план должен соответствовать потребностям спонсора проекта и обеспечивать полный учет затрат на персонал, оборудование, программное обеспечение, расходные материалы, консультации и другие затраты.Необходимо включить стоимость жизненного цикла или общую стоимость владения, прогнозируемую как минимум на 5 лет. План обеспечения безопасности должен определять ожидаемые проблемы безопасности и указывать, как они будут решаться. План тестирования должен соответствовать сложности проекта и связанным с ним рискам. В плане обучения, если необходимо, должны быть изложены планы обучения всех предполагаемых и предполагаемых пользователей.

.

No related posts.