Правила внесения изменений в проектную документацию по ГОСТ Р 21.1101-2013

Изменения проекта – это любые исправления, исключения или добавления данных  в переданный заказчику документ  без изменения его обозначения.  При этом изменять что-либо в расчетах не разрешается – если это необходимо, выпускается новый проект с новым обозначением. Исправления вносятся в подлинник проектной документации.

Изменения в проектной документации выполняются после составления разрешения на внесение изменений, форма которого приведена в ГОСТ Р 21.1101-2013. Разрешение утверждается руководителем или другим уполномоченным лицом организации, разработавшей проект. Для каждого документа, подлежащего исправлению, оформляется отдельное разрешение (за исключением случаев, когда в несколько документов вносятся однотипные изменения).

Где указывается информация о внесении изменений в проектную документацию?

• в бумажных проектах — в основной надписи  и в таблицах для регистрации изменений;
• в электронных проектах — в реквизитной части;
• в ведомостях и документах для регистрации  проектов – в графе «Примечание».

Как вносятся изменения в проектную документацию?

• Изменения нумеруются по порядку (1, 2, 3 и т. д.).
• В электронных документах любое изменение индексируется, как новая версия документа.
• В бумажных документах для внесения изменений используют зачеркивание, подчистку, закрашивание белым цветом, вписывание новых данных,  замену,  исключение или добавление листов.
• Внесение изменений в электронные документы выполняется путем выпуска их новых версий.
• Для внесения изменений используются как ручной, так и автоматизированный способы.
• Изменения должны сохранять возможность изготовления читаемых копий документов.
• При внесении изменений в изображения их обводят сплошной тонкой линией и перечеркивают крест-накрест. Новое изображение выполняют на свободной части листа или на новом листе.
• При замене листов новые нумеруют так же, как замененные. При добавлении листов новые нумеруют, как предыдущие с добавлением буквы (1а, 1б и т. д.).
• Все внесенные в документ изменения фиксируют в таблице изменений.

Полный правила внесения изменений в проектную документацию на бумажных и цифровых носителях приводятся в ГОСТ Р 21.1101-2013.

Нужно или не нужно вносить изменения в проектную документацию, покажет негосударственная экспертиза. Закажите ее в «Национальном Центре Экспертиз», оформив заявку на этой странице: http://ng-expertiza.ru/uslugi.php.

13 октября 2016

Остались вопросы? Звоните прямо сейчас!

+7 495 912-68-32

О порядке внесения изменений в проектную документацию

25 сентября 2020

Заказчиками в проектную организацию даётся задание на внесение изменений. При этом ставится условие, что изменения должны быть внесены в проектную документацию стадии «рабочий проект» для того, чтобы проектную документацию не отправлять на повторную экспертизу.

Во время проверки зачастую возникает ситуация, когда инспектор пишет нарушения по проектной документации стадии «Проект», а у заказчика есть проектная документация стадии «Рабочий проект» с внесенными изменениями.

Напоминаем, что предметом государственного строительного надзора является проверка соответствия выполнения работ и применяемых строительных материалов в процессе строительства, реконструкции объекта капитального строительства, а также результатов таких работ требованиям утвержденной в соответствии с частями 15, 15.2 и 15.3 статьи 48 настоящего Кодекса проектной документации (с учетом изменений, внесенных в проектную документацию в соответствии с частями 3.8 и 3.9 статьи 49 настоящего Кодекса) и (или) информационной модели (в случае, если формирование и ведение информационной модели являются обязательными в соответствии с требованиями настоящего Кодекса), в том числе требованиям энергетической эффективности (за исключением объектов капитального строительства, на которые требования энергетической эффективности не распространяются) и требованиям оснащенности объекта капитального строительства приборами учета используемых энергетических ресурсов.

(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

Департамент государственного строительного надзора рекомендует следующий порядок действий:

1. По заданию заказчика проектная организация вносит изменения в стадию «Проект»;

2. Данную проектную документацию проектная организация передаёт заказчику для утверждения в работу. В случае, если внесенные изменения соответствуют требованиям части 3.8 статьи 49 Градостроительного кодекса РФ, то проектная организация к проектной документации прилагает Подтверждение соответствия изменений, внесенных в проектную документацию за подписью главного инженера проекта по форме, приложенной к письму Министерства строительства и жилищно-коммунального хозяйства РФ от 14.09.2019 № 34072-ДВ/08;

3. Заказчик принимает решение об утверждении проектной документации или о направлении её на повторную экспертизу/экспертное сопровождение;

4. Направление измененной проектной документации в Департамент сопроводительным письмом с приложением к нему Подтверждения соответствия изменений, внесенных в проектную документацию за подписью главного инженера проекта или положительного заключения экспертизы/экспертного сопровождения. 

Можно ли вносить изменения в текущий проект и как это сделать

– Я хочу другой ламинат, а не тот, который в смете!

– Можно. Но тогда сроки переезда сдвинутся на месяц.

В моей практике регулярно встречаются ситуации, когда заказчик хочет внести изменения в проект по ходу работы. Это могут быть серьезные коррективы или, на первый взгляд, простые пожелания. Можно ли вносить изменения в проект, который уже находится в стадии реализации, и как снизить возможные риски таких неожиданных решений?

Изменения в проекте могут повлечь за собой серьезные последствия

Как правильно вносить изменения в проект?

Опишу ситуацию, которая реальна для любого проекта: мы провели предпроектную подготовку, разработали план, написали устав и приступили к реализации. Заказчик вдруг сообщает, что хочет внести изменения в проект. Что делать в этом случае – послушно исполнять запрос клиента или настаивать на существующих проектных условиях?

Истина, как всегда, посередине.

Заказчик имеет полное право на внесение изменений в проект, в конце концов, «клиент всегда прав». Наша задача – спрогнозировать, как повлияют изменения на ход реализации проекта, какие риски они за собой повлекут, и предложить способы для минимизации рисков.

У нас есть четкий и эффективный алгоритм для работы с идеями, пожеланиями и изменениями заказчика, которые он намерен внести в уже запущенный проект.

• Мы знакомимся с видением заказчика, анализируем пожелания, изучаем и прогнозируем риски, которые могут возникнуть при внесении желаемых изменений.
• Разрабатываем несколько возможных решений, чтобы выполнить задачу с минимальными рисками и затратами.
• Представляем заказчику прогнозы и решения.
• Согласовываем изменения с заказчиком. Он уже предупрежден о возможных последствиях, об оптимальных способах достижения желаемого, поэтому ему остается решить – вносить ли изменения в проект или отказаться от них.

С таким подходом заказчик получает полное представление, насколько реальны и безопасны для проекта предполагаемые изменения.

Решение об изменении проекта принимает заказчик на основании экспертного анализа

Сложности, риски, последствия изменений на этапах поиска помещения и проектирования

На каждом из этапов проекта могут возникать изменения, и в большинстве случаев они повлекут за собой коррекцию первоначальных планов, сроков и бюджетов.

Изменения на этапе поиска помещения

Простой пример: мы провели предпроектную подготовку и теперь ищем помещение для заказчика. Он получает выгодное ценовое предложение по личным каналам, например от одноклассника, ставшего владельцем коммерческой недвижимости. Правда, нужно подождать некоторое время, пока на объекте идут отделочные работы. Зато заказчику предоставляют отличные условия аренды.

В этом случае риск минимальный, но нужно договориться в текущем офисе о продлении аренды на 2–3 месяца, пока завершается ремонт. Отсрочка и все связанные с ней неудобства оправданы финансовой выгодой от размещения в новом офисе.

Мы берем его в работу и корректируем график проекта, бюджеты, условия, технические задания. Риски в таком изменении – сдвоенная аренда, но она впоследствии компенсируется за счет экономии на аренде нового помещения.

Еще один типичный пример изменения в проекте на этапе поиска – корректировка условий задания. Мы ищем варианты по одному запросу, а затем заказчик изменяет его, чтобы расширить зону поиска. К примеру, поднимает планку арендной ставки. В таком случае он рискует лишь своими деньгами, и это его выбор. Мы просто меняем условия поиска и ищем другой объект.

Изменения на этапе проектирования

Какие изменения могут возникнуть на этапе разработки проекта?

Еще один пример из практики. Архитектор подготовил и разработал концепцию помещения. У заказчика за это время произошло слияние, и ему прежняя концепция абсолютно не подходит. Новое проектирование нужно делать по новому техзаданию. Потребуется дополнительное финансирование и время на выполнение. Сроки проекта сдвигаются, увеличиваются расходы: на новое проектирование и сдвоенную аренду, которую придется платить из-за смещения сроков переезда.

Чем могут обернуться изменения в проекте на этапе строительства

Во время строительства заказчики также частенько стремятся внести изменения. Им кажется, что заменить выбранные материалы очень легко. Самый простой пример из практики: мы разработали проектную документацию, провели тендеры, составили спецификацию. Но заказчику разонравился выбранный и внесенный в смету ковролин. Казалось бы, что сложного в замене одного покрытия на другое?

В принципе, ничего, если подрядчик еще не успел заказать ковролин. В таком случае сложностей возникнуть не должно.

А если подрядчик добросовестно заказал все нужные материалы и ковролин уже в пути? Есть несколько вариантов решения ситуации.

Вариант первый

У поставщика есть тот ковролин, который хочет клиент. Правда, выбранный вариант на 30 % дороже, чем первоначальный, заложенный в смете. В этом случае можно изменить заказ, оплатить дополнительные транспортные расходы и разницу в цене, не слишком проиграв в сроках.

Вариант второй

У поставщика нужного ковролина нет. Тогда придется заказывать в другом месте. За отказ от товара поставщики обычно удерживают 30 % от стоимости. Затраты сверх сметы:

• дополнительные транспортные расходы;
• разница в цене;
• удержанные поставщиком 30 % за отказ от заказа.

Вариант третий

У поставщика нужный ковролин будет через месяц, еще месяц требуется на доставку. В итоге срок реализации проекта увеличится и может привести к удвоению аренды. При таком варианте в затраты войдут:

• разница в цене ковролина;
• дополнительные транспортные расходы;
• сдвоенная аренда.

Наша задача в этом случае – учесть все риски, описать их заказчику и предоставить решения возникающих проблем. Мы обязательно ищем вариант, который уменьшает риски изменений. В описанном примере мы нашли ковролин дешевле выбранного заказчиком на 20 %. Он был у поставщика в наличии, так что сдвигать сроки не пришлось. В итоге дополнительные расходы составили уже не 30, а 10 %, удержанных поставщиком, плюс дополнительные транспортные расходы.

Любое изменение в проекте, которое кажется простым и незначительным, может привести к дополнительным расходам.

Прежде чем решиться на изменения, нужно все взвесить. Дороги назад может и не быть.

Свою экспертную задачу я вижу в том, чтобы заказчик:

• четко представлял себе последствия и риски предполагаемых изменений;
• имел в распоряжении альтернативные варианты достижения желаемой цели.

Отвечая на вопрос в заголовке статьи, я могу сказать: вносить изменения в проект можно, если просчитаны риски и последствия, найдены правильные решения, а дополнительные расходы находятся в пределах допустимой погрешности.

Внесение изменений в проектную документацию прошедшую экспертизу

Внесение измерений в проектную документацию после экспертизы может потребовать проведения повторной проверки той части проекта, которая подверглась изменения. Нормативные акты, регулирующие безопасность строительства, предусматривают обязательную необходимость повторной экспертной работы, если в документацию внесены существенные изменения, они влияют на характеристики здания или безопасность его эксплуатации.

Рассмотрим подробнее случаи и причины, которые требуют проведения повторной проверки и получения нового заключения эксперта.

Когда вносятся экспертизы в проект

Изменения проектной документации не являются исключением из правил. Градостроительный кодекс нашей страны требует изменения документации в случае, если в процессе выполнения работ по возведению объекта были выявлены ее недостатки либо несоответствие указанных данных фактическим. Это требование отражено в ст. 52.

Тот же градостроительный кодекс указывает, что после внесения корректив в проект они должны быть проверены в процессе проведения экспертизы. Исключения из этого правила допускаются в двух случаях:

• Если после внесения изменений уже проводилась экспертиза и специалист вынес положительное заключение;
• Если вносимые изменения не касаются конструктивных характеристик объекта, которые влияют на его надежность и безопасность.

Внесение изменений в проект после прохождения первоначальной экспертизы требует повторной проверки и согласно Постановлению Правительства №145, принятому в 2008 году. Этот документ требует назначения экспертного исследования в случае, если ранее проверенный проект был изменен и правки коснулись технических решений, влияющих на надежность и безопасность.

Когда необходима экспертиза изменений

Задача экспертизы проектной документации – проверка правильности составления документов и соблюдения действующих строительных правил. Экспертное заключение является обязательным документом для того, чтобы застройщик мог начать работы по возведению здания или иного сложного объекта.

Экспертиза после изменения проекта необходима в следующих случаях:

• Если изменения в проект были вызваны отрицательным результатом предыдущей проверки, после чего документация была направлена на доработку;
• Если в проект были добавлены новые разделы;
• Если в существующие разделы были внесены значительные корректировки или существенные изменения.

Под значительными понимаются такие изменения в проекте, которые оказывают влияние на основные характеристики здания, отдельные несущие элементы. Также проверка может проводиться по причине изменения сметной стоимости проекта.

Перечень изменений, связанных с безопасностью

При принятии решения об экспертной проверке внесенных изменений заказчику необходимо определить, влияют ли внесенные правки и корректировки на безопасность объекта капитального строительства.

Перечень работ, которые влияют на безопасность, четко закреплено приказом К624, принятым 30 декабря 2009 года. В этом документе приведен исчерпывающий список, который можно условно разделить на три группы:

• Инженерные изыскания;
• Подготовка проектных документов;
• Строительство новых, реконструкция и ремонт старых объектов.

Например, к работам, которые требуют экспертной проверки в связи с влиянием на безопасность здания относится разборка и демонтаж зданий или их конструктивных элементов, строительство дорог, площадок, инженерных соединений, обустройство рельсовых путей и фундаментов для кранов, другие подобные работы.

Для определения влияния работ на безопасность можно обратиться к экспертной организации. Специалисты компании изучат внесенные изменения и сообщат о необходимости проведения повторной экспертизы.

Порядок проведения исследования

Внесение изменений в проект, как и последующая проверка этих изменений экспертом, может проводиться любое количество раз. Независимо от количества проверок порядок их проведения не меняется.

В отличие от полного первичного исследования после внесения изменений экспертами оценивается:

• Та часть проекта, которая подвергалась правке;
• Совместимость внесенных изменений с остальными частями проекта, которые анализировались специалистом ранее.

Как заказать экспертизу

Проверка внесенных в проект изменений может проводиться той же компанией, которая выполняла первичную экспертизу. Для этого исполнитель должен иметь необходимые разрешения и лицензии.

Для начала исследования необходимо предоставить в адрес экспертной организации:

1. Заявление о проведении исследования.
2. Предыдущую версию проектной документации.
3. Копию предыдущего заключения эксперта.
4. Задание на изменение проекта.
5. Документ, в котором указан весь перечень изменений в документации.

Заказать изменения в типовой проект дома

Внесение изменений в понравившийся типовой проект самый быстрый и экономичный путь к дому своей мечты! Мы вносим любые возможные изменения в наши проекты:

• Изменения цветовых решений фасада и кровли;
• Увеличение, добавление и изменения дверных и оконных проемов;
• Замена материалов фасада, кровли и несущих конструкций;
• Пересчет фундамента под различные геологические условия;
• Добавление цокольного или мансардного этажей;
• Добавление гаража или замена гаража жилым или хозяйственным помещением;
• Перенос стен и перегородок;
• Добавление эркеров, террас, козырьков и навесов;
• ….., и это мы тоже можем.

Два шага до заветной цели

Шаг 1.

Позвоните нам и расскажите о своих пожеланиях, менеджер рассчитает стоимость внесения изменений в проект, согласует с вами техническое задание. Список необходимого для того, чтобы начать внесение изменений как можно быстрее:

• Максимально точно сформулировать свои пожелания по изменениям в проекте.
• Предоставить отчет по инженерно-геологическим изысканиям для пересчета типового фундамента под ваш участок и топографическую съемку участка (если этого нет — мы поможем выполнить изыскания с помощью наших партнеров).
• Предоставить координаты участка (x, y) из межевого дела или кадастрового паспорта для правильной посадки дома на участок (не обязательно, можете выполнить самостоятельно).
• Выберите удобный способ общения с нами — Телефон, E-mail, ICQ, Skype, онлайн консультант на нашем сайте или предложите свой.;

Шаг 2.

Подписание договора и проектирование.

Оплата по договору

Вы оплачиваете стоимость типового проекта (цена указана на странице проекта) и процент от стоимости изменений, прописанных в техническом задании. Остальные оплаты производятся после выполнения этапов работ согласно договору, вы всегда видите результат проделанной работы и все следующие оплаты производите после согласования вами проектной документации.

Согласование этапов проекта и обмен информацией

Все согласования осуществляются с помощью электронной почты (E-mail), вы получаете документы на согласование в формате PDF или в удобном вам формате (по запросу). Распечатайте и подпишите (ФИО / дата / подпись), отправьте нам скан или фотографию подписанного документа.;

Состав проектной документации и этапы проектирования дома

Состав проектной документации и этапы проектирования подробно изложены в разделе — Индивидуальный проект дома

Доставка готового проекта

Доставка проекта по России осуществляется за счет нашей компании. На данный момент доступны следующие способы доставки — самовывоз, курьерская доставка, доставка «Почтой России»

• Cамовывоз осуществляется из офиса по адресу: г. Екатеринбург, ул. Сурикова, 31б, оф. 302.
• «Почта России»: получение отправления осуществляется покупателем лично в ближайшем почтовом отделении. Почтовый идентификатор высылается на вашу электронную почту. Сервис отслеживания почтовых отправлений
• Курьерская доставка: вручение отправления осуществляется курьером лично в руки покупателю. Время и место доставки дополнительно согласовывается с покупателем. Города действия курьерской доставки.

Продавец оставляет за собой право выбора способа доставки проекта покупателю, если не согласовано иное. Срок доставки отправления зависит от выбора способа доставки, удаленности покупателя и правил действия перевозчиков. Возможен любой другой вид доставки – по согласованию с покупателем и за его счет.

Про внесение изменений в проектную документацию

Давно хотел затронуть и обсудить данную тему. Внесение изменений в проектную документацию – не самое интересное занятие. Лично я не люблю этим заниматься, но, по замечаниям экспертизы и по авторскому надзору приходится выполнять и эту работу.

Если хотите узнать, какие существуют требования и правила по внесению изменений в проектную документацию, то следует  изучить данные документы:

• СТБ 2255—2012 (Система проектной документации для строительства. Основные требования к документации строительного проекта) (РБ).
• ГОСТ 21.1101—2013 (Система проектной документации для строительства. Основные требования к проектной и рабочей документации) (РФ).
• ГОСТ 2.503-90 (Правила внесения изменений) (РФ).

Но, сегодня тема не о правилах оформления изменений, а о том, когда это следует делать.

Многие проекты проходят экспертизу. Очень часто это выглядит таким образом. Выполняются все разделы проектной документации и передаются в экспертизу на проверку. Эксперты рассматривают документацию и выдают замечания, которые проектная организация должна устранить либо обосновать свои проектные решения в установленные сроки.

После устранения всех замечаний, выдается положительное заключение экспертизы. Имея положительное заключение, документация передается заказчику.

Согласитесь, нет смысла перед экспертизой печатать 5 экземпляров и передавать заказчику.

Не знаю, везде ли так, но наши эксперты требуют оформлять изменения на проектную документацию, по которой выдаются замечания.

С одной стороны вроде и логично, чтобы эксперт видел изменения, а с другой стороны – документацию заказчик еще не получил, а изменения уже вносятся.

Давайте откроем СТБ 2255—2012 и обратим внимание, как называется раздел с правилами внесения изменений.

7 Правила внесения изменений в документацию строительного проекта, выданную заказчику.

Получается, изменения вносятся в документацию, выданную заказчику. Какой смысл передавать заказчику ПСД с изменениями? Одно дело, когда лист идет с заменой и совсем другое, когда весь лист в изменениях. Зачем заказчику видеть эти изменения, если он эту документацию видит впервые?

Могу предположить, что в каких-то ситуациях это будет полезно, т.к. эксперты, порой, дают неадекватные замечания и заказчик наглядно сможет увидеть, почему сделано именно так.

Я считаю, что если документация еще не передана заказчику, то проектировщики не должны вносить в нее изменения в процессе прохождения экспертизы. Правильнее было бы просто для экспертизы обозначить все изменения и дать ответы по всем замечаниям, что в принципе и делается.

А как вы считаете, нужно оформлять изменения, если документация не передана заказчику? Как обстоят дела в вашем регионе?

Советую почитать:

Вы можете пролистать до конца и оставить комментарий. Уведомления сейчас отключены.

Управление изменениями в «водопадных» проектах

В ходе реализации проекта почти всегда что-то меняется. Либо проясняется исходное видение, либо изменения связаны с переосмыслением изначальных предпосылок. Внесение в уже запущенный проект изменений в любом случае требует некого бизнес-процесса.

Откуда вообще берутся изменения в «водопадных» проектах и почему это может быть проблемой?

«Водопадная» модель разработки в принципе не предназначена для реализации проектов в стиле «ввяжемся в бой, а там война план покажет». Водопадная методология «заточена» под хорошо прогнозируемые проекты с понятными изначально ожиданиями, а на проектах с высокой долей неопределенности она часто даёт сбои.

Реалии рынка разработки ПО, однако, диктуют свои требования: Заказчкам нужны чётко зафиксированные бюджеты и сроки разработки даже тогда, когда требования к проекту не могут быть сформулированы. Поэтому большая часть проектов в нашей сфере реализуется именно в рамках каскадной модели разработки, а непроработанность целей и задач приводит к необходимости внесения изменений в план работ уже в процессе непосредственной реализации.

Основные проблемы — это необходимость возвращаться к предшествующим этапам в рамках новых задач, а также пересматривать грядущие этапы на предмет их соответствия новым задачам.

Можно привести аналогию из строительства: вначале принимается решение строить двухэтажный дом с мансардой, а затем, когда первый этаж уже построен, выясняется, что этажа надо минимум три, а крыша должна быть плоской и с площадкой для вертолёта. Данные изменения повлекут за собой необходимость укрепления фундамента, добавят работ по строительству дополнительного этажа, а также изменят состав работ по строительству крыши. Разумеется, что это повлияет на сроки и бюджет. В разработке ПО ситуация похожая: существенные изменения задач проекта вызывают необходимость переделки уже выполненных ранее работ и перепланирования грядущих.

Методики работы с изменениями

Если изменения глобальны, то тут потребуется остановка выполнения работ, переосмысление проекта, прохождение всех предшествующих этапов по всем изменениям и перепланирование будущих.

По опыту можно сказать, что это достаточно конфликтный путь. Проект гарантированно выходит за рамки сроков и бюджета, что приводит к разногласиям. С другой стороны, спор о том, что больше работ может быть выполнено в рамках выделенных изначально ресурсов, напоминает несогласие с гравитацией — её существование тоже можно теоретически отрицать, но на практике, во избежании излишнего травматизма, лучше всё же её учитывать.

Если изменения не очень значительны и носят характер дополнений, то подойдёт запуск мини-проекта по пересогласованию текущих задач и выполнению новых. Способ подходит, если изменения не очень критичны и следование прежнему плану не приведёт к выполнению заведомо ненужных работ.

В этом случае проект продолжает выполняться по прежнему плану (или незначительно измененному), а новые задачи прорабатываются (а часто и реализуются) параллельно с прежними. Превышение бюджета тут тоже крайне вероятно, но в сроки проект имеет все шансы уложиться.

Мелкие изменения, которые выходят за рамки проекта, чаще всего рациональнее выполнять уже после завершения основных работ. Непрерывный поток «небольших» изменений часто просто парализует выполнение работ, так как производственные ресурсы уходят на обработку входящей информации. Или изменения приводят к проблемам, если фаза анализа пропускается и полученные изменения сразу идут «в работу».

Еще можно имитировать «водопад» в рамках итеративной разработки — тут поможет чёткий общий план работ (roadmap), который, по сути, является ТЗ «водопадного» проекта, но может вполне успешно использоваться в рамках фактической итеративной разработки. При этом надо понимать, что такой подход не очень рационален, так как он в конечном счёте может иметь все минусы и той, и другой методологии.

Резюме

В принципе, вносить кардинальные изменения в «водопадный» проект стоит лишь в том случае, когда следование изначальному плану приведёт совсем не туда, куда надо. И тут нужна готовность к временной остановке проекта и переосмыслению изначальных договоренностей. Вообще изменений при работе по «водопаду» лучше избегать и страховаться от их появления — на сбор требований, на их анализ и на проектирование стоит выделять существенные ресурсы (как временные, так и материальные).

Если же цели и задачи проекта не могут быть достаточно чётко определены на старте, то лучше смотреть в сторону итеративной разработки, так как водопадная модель в этом случае не подходит и реализация проекта в её рамках ни к чему хорошему приведёт.

Как внести изменения в проект

Кеннет Дартер | минута чтения

Вносить изменения никогда не бывает весело, особенно среди большого проекта, но иногда изменения необходимы. Могут быть сотрудники, которые не работают, или объем может быть неправильным или нечетко определенным, или, возможно, необходимо пересмотреть график; все эти и другие вещи могут вызвать изменения в проекте. Всегда есть шанс, что изменение будет разрушительным для проекта и проектной команды, поэтому изменение чего-либо в проекте только ради изменения никогда не является хорошей идеей.Руководители должны рассмотреть вопрос со всех сторон и запросить мнение всех заинтересованных сторон, прежде чем они даже смогут решить, оправдано ли изменение. Если изменение действительно необходимо для проекта, следующий контрольный список поможет убедиться, что все основы будут охвачены по мере того, как менеджер проекта реализует изменение (я).

Связь (вверх и вниз)

Первый шаг — сообщить проекту о предстоящих изменениях. Это общение должно идти вверх и вниз по цепочке. Команда, работающая над проектом, должна полностью осознавать изменение и причину его возникновения, чтобы они не работали в темноте или не были ошеломлены чем-то в середине проекта.Заинтересованные стороны и руководство, отвечающее за проект, также должны понимать, что происходит. Как лица, принимающие решения, они должны знать обо всех изменениях, чтобы эффективно выполнять свою работу. Может потребоваться, а может и не потребоваться разрешение на каждое изменение, вносимое в проект, но важно, чтобы заинтересованные стороны были проинформированы.

Документ (везде)

После сообщения о том, что происходит в проекте, пора задокументировать это. План персонала может быть обновлен, если произошли изменения в структуре команды, или обновлены планы снижения рисков, если вы изменяете аспекты проекта, чтобы снизить вероятность возникновения определенных рисков.Документация по проекту должна оставаться актуальной, чтобы все участники проекта и за его пределами продолжали работать с текущей документацией. Если документация не обновляется правильно, тогда предположения и решения по проекту могут быть ошибочными, что может привести только к большему количеству проблем и проблем в будущем.

Расписание обновлений

Последним шагом в обновлении проектной документации должно быть обновление расписания. Хотя некоторые изменения могут вообще не повлиять на график, вполне вероятно, что что-то, что изменилось в проекте, повлияет на график.Были ли добавлены новые ресурсы, которые изменяют нагрузку на ресурсы в плане проекта, или объем был ограничен, что удаляет задачи, или были ли смягчены риски, которые добавляли задачи; график должен быть полностью пересмотрен с учетом изменений, чтобы можно было внести обновления и, при необходимости, опубликовать новый базовый график для проекта.

Размышляйте об извлеченных уроках

Последний шаг — подумать о том, какие уроки были извлечены из изменений в проекте. Можно ли определить причины, которые привели к принятию решения об изменении, и факторы, которые повлияли на это решение.Кроме того, как это повлияло на проект после внесения изменений. Если были какие-либо отрицательные результаты, сейчас самое время быть честным и задокументировать это для будущих проектов. Надеюсь, изменение было положительным и может помочь будущим проектам начинать с правильной ноги, вместо того, чтобы вносить изменения в середине.

Сводка

Когда дело доходит до внесения изменений в проект, убедитесь, что обо всех изменениях полностью доводится до членов команды и заинтересованных сторон. Документируйте изменения, чтобы поддерживать актуальность проектной документации и предотвращать принятие неверных решений на основе неточных данных.Затем обновите график проекта, чтобы отразить влияние изменений. Наконец, подумайте обо всех извлеченных уроках, которые можно было бы с пользой применить в будущих проектах.

Большинство проектов претерпевают изменения в течение своего жизненного цикла; именно то, как обрабатываются эти изменения, определяет разницу между положительным и отрицательным опытом для всех, кто участвует в проекте.

Управление изменениями в рабочих проектах

Руководители проектов тратят много времени на разработку планов и постановку целей команды.Затем спонсоры, заинтересованные стороны и команды тратят много времени на внесение изменений в объем работы и процесс развертывания. Наличие четкого и легкого процесса управления изменениями и пристального взгляда на общую картину, даже если некоторые детали меняются, имеет большое значение для продолжения проекта и позволяет сохранять хладнокровие.

Примите, что изменение произойдет

Изменения происходят практически на каждом этапе жизненного цикла управления проектом. Признание того, что изменения являются неизбежными — а зачастую и полезными — частями процесса, позволяет лучшим менеджерам проектов применять более гибкие подходы к планированию и исполнению.Наличие стратегий, позволяющих эффективно справляться с изменениями по мере их возникновения, — это самый быстрый способ следить за призом, даже несмотря на то, что иногда может показаться постоянным изменением направления.

Определенный, структурированный процесс управления изменениями — это ваш сценарий выполнения; ваша стратегия «библия». Он определит для вас, как лучше всего реагировать как лидер на предложения — даже требования — об изменениях в процессе разработки. Это поможет вам изящно и уверенно ориентироваться в иногда спорных совместных ландшафтах для достижения конечных целей всех сторон.

Процесс управления изменениями

Процесс управления изменениями выглядит так:

• Получение запроса / запроса на изменение в процессе по проекту
• Оценка запроса / спроса на изменение с акцентом на бюджет проекта в отношении:
  • материалы
  • любые соответствующие разрешительные требования
  • человеко-часов
  • потерянное / приобретенное время
• Подготовьте и представьте акционерам / представителю проекта свои рекомендации относительно дальнейших действий в связи с запросом (запросами)
• Получить одобрение решения акционера или отказ в продолжении

Давайте рассмотрим каждый из этих шагов по очереди:

Получение запроса / запроса на изменение в процессе реализации проекта

Вы получите запрос на изменение проекта сотнями различных способов: на встрече, по электронной почте, по телефону, в коридоре, когда вы выбегаете из офиса вечером.В идеале вы получите информацию в форме запроса на изменение, но вы должны знать, что в реальной жизни многие важные заинтересованные стороны думают, что заполнение такого рода документов — это работа менеджера проекта — а в вашей компании это может быть.

Шаблон запроса на изменение проекта (подробнее об этом через минуту) должен точно и лаконично отражать все детали запроса, какими бы неофициальными они ни были. Как только вы почувствуете, что все детали точно записаны, пропустите форму мимо инициатора, чтобы убедиться, что все пункты были учтены полностью.

Помните, что изменения также могут касаться тренировок. Не всегда предполагайте, что изменения будут касаться выполнения работы. Процесс остается неизменным независимо от того, увеличиваете вы или уменьшаете объем проекта.

Провести оценку изменений

Подробно ознакомьтесь с запросом на изменение. Вы будете оценивать влияние на:

• График
• Документация
• Работа выполнена на сегодняшний день и еще предстоит сделать
• Бюджет
• Меры качества
• Область применения
• Доступность ресурсов

Например, изменение программного обеспечения может быть оценено в пять дней.Это не просто добавит пять дней к расписанию, потому что это вытолкнет другую задачу и переместит ее во временные рамки, когда ключевой ресурс находится в отпуске. Эту задачу также необходимо переместить, поэтому в целом это изменение добавит к расписанию восемь дней. Это будет стоить 5 тысяч долларов, а дополнительные восемь дней подталкивают нас к еще одному месяцу с контрактом с поставщиком, так что здесь тоже есть расходы. Качество остается прежним, но объем меняется, чтобы включить новое изменение. Необходимо обновить всю соответствующую документацию, включая план проекта и учебные пособия, которые уже были начаты.

Так что в целом простое пятидневное изменение имеет потрясающий эффект. Перед принятием решения о внедрении важно рассмотреть все соответствующие факторы, поскольку полная картина может изменить результат.

Подготовить и представить рекомендации

Вооружившись пониманием полного воздействия запрошенного изменения или изменений, представьте свои рекомендации относительно жизнеспособности перехода.

В некоторых случаях изменения не будут реализованы, потому что предполагаемая выгода будет меньше затрат.В других случаях можно найти достаточно выгод, чтобы компенсировать затраты на выполнение дополнительной работы. Тем не менее, в других случаях изменения будут неизбежны и неподвластны вам, независимо от негативных последствий, связанных с нормативными требованиями или проблемами соответствия, или внутренними проблемами, такими как организационная реструктуризация.

Решение

Для небольших изменений, которые попадают в пределы вашего лимита авторизации, решение о принятии или отклонении изменений остается за вами (с правильным вкладом от команды).Все, что больше, должно быть одобрено спонсором проекта или советом проекта. Условия того, что подпадает под какую категорию, обычно четко формулируются в начале любого проекта.

Независимо от результата важно держать в курсе всех участников процесса. Отчуждение членов команды на любом этапе разработки может стоить целостности всего проекта, а также любого будущего сотрудничества.

Инструменты управления изменениями

Был разработан ряд инструментов управления изменениями, чтобы упростить и упростить этот процесс.Центральным элементом каждого набора инструментов управления изменениями должны быть:

• Контрольный список или карта процесса, показывающая заинтересованным сторонам необходимые шаги для внесения изменений в объем проекта
• Форма запроса на изменение шаблона ( Примечание : если ваши проекты работают в сети с помощью автоматизированного рабочего процесса, неплохо было бы включить эту форму в ваш список документов)

Разработка формы запроса на изменение проекта

Форма запроса на изменение проекта должна включать:

• Имя лица, запрашивающего изменение («отправитель запроса»).
• Уникальный идентификатор, например номер изменения (вы можете добавить его позже, поскольку маловероятно, что кто-либо из людей, отправляющих запрос и использующих форму, будет знать, что здесь вводить).
• Описание предлагаемого изменения с максимально подробным описанием.
• Категория изменения. В идеале отправители запросов должны иметь возможность выбирать из заранее заданной категории для этого раздела, поэтому им нужно только установить флажок. Это хорошее место, чтобы отметить, относится ли запрос на изменение к регулированию или внутреннему соответствию — если это так (действительно), вы можете обойти многие этапы планирования и оценки и просто продолжить.
• «Почему» изменения. Какое обоснование его внедрения? Зачем это нужно запрашивающей стороне?
• Возможное влияние предлагаемого изменения на различные элементы проекта, включая время, стоимость, качество и объем. У отправителя запроса может не быть всех данных, поэтому может потребоваться ваша помощь в заполнении этих полей на этапе оценки изменений. Минимум, который вы ищете на этом этапе, — это разъяснение того, может ли он увеличивать, уменьшать или изменять существующие параметры проекта.

Формы запроса на изменение должны быть закруглены, оставляя место для деталей, которые вы должны заполнить, поскольку изменение будет обсуждаться далее. В шаблоне также должно быть место для:

• Изменить решение: принять, отклонить или отложить
• Имя лица, принявшего решение (или группы), плюс дата принятия решения и любые дополнительные комментарии.

Управление изменениями и содержанием проекта

Управление содержанием проекта — это процесс, который фильтрует и уточняет различия между тем, что необходимо для успешного выполнения проекта, а что нет.Когда поступают запросы на изменение проекта, необходимо учитывать, как эти изменения могут повлиять на проект в целом. Ваш процесс управления изменениями помогает вам уточнить и определить в контексте, почему изменение является или нецелесообразным или необходимым.

Руководство к своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK) — стоит упомянуть об управлении изменениями проекта в шестом издании, потому что оно не так интуитивно понятно, как вы думаете. «Руководство PMBOK» включает отличные руководящие принципы для начала в форме процесса, называемого «Объем управления» в разделе «Управление содержанием проекта».Однако процесс управления изменениями в проектах требует более комплексного подхода, и это отражено в тексте. Пользователи «Руководства PMBOK» также должны ссылаться на процесс «Выполнение интегрированного управления изменениями», поскольку в нем четко указано, как все взаимосвязано в более широком ландшафте.

Чтобы стать PMP, важно понимать, как «Руководство PMBOK» охватывает управление изменениями, поскольку оно будет частью вашего экзамена. Но имейте в виду, что процесс управления изменениями, который вы фактически будете использовать в проектах, должен быть интегрированным, простым в использовании и практичным.

Руководство вашей командой в процессе изменений

Команда проекта имеет решающее значение для успеха любого проекта, поэтому помогает их активное участие в управлении изменениями в процессе.

Вот пять способов, с помощью которых вы можете помочь своей команде быстро освоить процесс управления изменениями проекта:

1. Будьте открыты в отношении изменений. Сообщите вашей команде, что в проектах ожидаются изменения.

2. Говорите открыто о процессе. Обсуждаемый здесь процесс управления изменениями не всем дается естественным путем. Большинство членов команды не знают, чего от них ждут, пока им не сообщат. Организуйте брифинг, чтобы обсудить с ними процесс, и пусть каждый знает, какова их роль в его выполнении.

3. Сделайте это легко. Изменение проекта — это в лучшем случае управляемый хаос. Шаги, которые вы предпринимаете для успешной навигации, определяют ваш характер как руководителя проекта. Ваша команда может найти изменения, вызывающие беспокойство — особенно большие или те, которые отменяют решения, которые давно считались решенными, а препятствия — давно устраненными.График неправильный, бюджет может быть другой, требования конечно разные.

Ваша команда ждет от вас руководства и стабилизации. Сделайте для них процесс максимально простым.

4. Будьте рядом, чтобы помочь. Для успешной интеграции нового способа работы требуется время. Если вы ранее управляли изменением проекта неформальным образом (или вообще не управляли), то переход к формальному процессу может занять некоторое время, чтобы он стал «таким, как мы здесь делаем».Сообщите команде, что вы здесь, чтобы помочь им, если им нужно что-то пропустить мимо вас.

5. Не бойтесь сказать «нет». Не все изменения являются разумными предложениями. Сообщите своей команде, что если они твердо убеждены в том, что изменение не подходит для проекта в настоящее время, вы поддержите их в этом разговоре с отправителем запроса на изменение.

Неспособность эффективно управлять изменениями — главный из способов, по которым проект может быть полностью сорван, так что будьте осторожны.Вооружившись правильной информацией и процессами, можно управлять изменениями проекта контролируемым, разумным и выгодным для всех участников способом.

Как составить план управления изменениями

План управления изменениями может быть разницей между успехом и неудачей проекта. Дженнифер Бриджес, PMP, покажет вам, как создать правильный план управления изменениями для вашего проекта.

Вот скриншот доски для справки!

В обзоре — Как составить план управления изменениями

Дженнифер начала с того, что сказала, насколько важен план управления изменениями для успешного проекта.Это потому, что план управления изменениями определяет действия и роли для управления и контроля изменений при выполнении проекта.

В проекте пять этапов: инициирование, планирование, выполнение, мониторинг и контроль, а также закрытие. В течение жизненного цикла проекта изменения могут происходить на этапах выполнения, мониторинга и контроля.

Изменение измеряется относительно базового плана проекта, который представляет собой подробное описание времени, стоимости, объема и качества проекта, которые вы определили при планировании.Таким образом, план управления изменениями будет брать эту базовую линию и спрашивать, как, что, когда, где, почему и как выяснить изменения и как ими управлять.

Что составляет план управления изменениями?

Определите следующие элементы ниже, чтобы создать эффективный план управления изменениями для вашего проекта.

• Роли управления изменениями: Во-первых, кто и что будет делать в вашем плане управления изменениями? Кто имеет право подавать запросы на изменение, кто их проверяет и кто их разрешает? Некоторые из этих ролей будут выполняться на панели управления изменениями.
• Совет по контролю за изменениями: Укомплектуйте свой совет по управлению изменениями людьми, которые будут получать запросы на изменение и наделены полномочиями утверждать их или налагать вето.
• Разработка процесса: Вам нужен процесс, чтобы эффективно отправлять, оценивать, авторизовывать, управлять и контролировать запросы на изменение. Без процесса управление изменениями невозможно.
• Форма запроса на изменение: Однако у вас не будет процесса, если вы сначала не создадите форму запроса на изменение для сбора данных.Важно, чтобы информация, которую вы собираете, была единообразной на протяжении всего проекта.
• Журнал изменений: По сути, это место для сбора и последующего отслеживания всех заказов на изменение. Без централизованного местоположения, где можно идентифицировать изменения, утверждать запросы и задокументировать задания, невозможно узнать, есть ли какой-либо прогресс.
• Используйте инструмент: Программное обеспечение для управления проектами может помочь вам отслеживать изменения на всех этапах проекта, пока они не будут окончательно решены.

Pro-Tip: Существуют разные типы управления изменениями, и лучший способ получить целостное представление об этом — использовать тройное ограничение. Существуют процессы, которые помогают в процессе управления изменениями, и очень важно их знать. Кроме того, имейте в виду, что процедуры управления изменениями различаются в зависимости от отрасли, в которой вы работаете. Например, формы заказов на изменение используются в основном в строительстве для изменения объема проектов.

Далее: Иногда, когда в процессе исполнения происходят серьезные изменения, может начисляться технический долг.Узнайте все об этом и о том, как его минимизировать.

Спасибо за просмотр!

Транскрипция

Сегодня мы поговорим о том, как составить план управления изменениями. По моему опыту, использование плана управления изменениями может означать разницу между успешным или провальным проектом, и вот почему.

План управления изменениями определяет действия и роли для управления и контроля изменений на этапах выполнения и контроля проекта.

Итак, если вы посмотрите на проект, жизненный цикл, вы инициируете проект, вы его планируете, вот где вы выполняете, отслеживаете, контролируете, а затем закрываете его.Так что просто так случается, что к тому времени, когда вы определяете, что на самом деле представляет собой проект, затем вы начинаете выполнять действия, это естественно, что изменения произойдут. Поэтому очень важно уметь управлять и отслеживать это.

Таким образом, происходящие изменения измеряются относительно базовой линии проекта, которая представляет собой подробное описание времени, стоимости, объема и качества, согласованные заинтересованными сторонами.

Итак, когда мы говорим о плане управления изменениями, на самом деле мы говорим об ответах на следующие вопросы: Кто? Какие? Когда? Где? Почему? И как? Итак, давайте посмотрим, как мы составляем план управления изменениями.

Ну, во-первых, мы определяем роли управления изменениями. Мы хотим знать, кто участвует, на каком уровне, у кого есть возможность отправлять запросы на изменение, просматривать их и разрешать. Итак, мы хотим определить эти роли.

Номер два, мы хотим установить вашу панель управления изменениями. Совет по управлению изменениями — это те члены, которые имеют возможность разрешить или отклонить запрос на изменение.

Затем мы хотим разработать процесс для отправки, оценки, авторизации, управления и контроля этих запросов на изменение.А затем мы также хотим создать форму запроса на изменение, чтобы все отправленные или отправленные изменения были согласованными.

Мы также хотим создать журнал изменений, в котором регистрируются все запросы на изменение и они отслеживаются, а также отслеживаются все важные решения, которые принимаются в отношении конкретного запроса на изменение.

И затем мы хотим иметь возможность использовать инструмент, чтобы все участники могли просматривать одну и ту же информацию в Интернете и в режиме реального времени и могли совместно работать над определенными проблемами, связанными с запросом на изменение.

Итак, если вам нужен инструмент, который может помочь вам с планом управления изменениями, подпишитесь на наше программное обеспечение прямо сейчас на ProjectManager.com.

Что такое контроль изменений в управлении проектами?

Утверждать, что ничто не является постоянным, кроме изменений, является клише, но эта пословица, безусловно, применима ко всем, кто когда-либо руководил проектом. Иногда заинтересованные стороны хотят чего-то отличного от того, что они просили во время инициации. Команды заболевают. Погода мешает. Цепочки поставок разрываются.Возможности столь же ужасны, сколь и безграничны.

Но не все изменения в проекте одинаковы. Некоторые изменения случаются с вами, а другие требуются. Какими бы ни были изменения, они должны быть обработаны и проанализированы, а затем приняты или отклонены. Если изменение принято, то есть на него нужно отреагировать, что открывает совершенно новый набор процедур, чтобы вы не сбились с пути и не выходили за рамки бюджета.

Контроль изменений — это процесс, используемый для управления всеми этими переменными. Если происходят изменения (что происходит всегда), важно, чтобы у вас был механизм для управления этим процессом.Но что такое контроль изменений в управлении проектами и какие шаги необходимо предпринять для его реализации?

Что такое контроль изменений?

Управление изменениями — это методология, используемая для управления любыми запросами на изменения, которые влияют на базовый план вашего проекта. Это способ зафиксировать это изменение с момента его выявления на каждом этапе проектного цикла. Это включает в себя оценку запроса, а затем его утверждение, отклонение или отсрочку.

Цель этого процесса — убедиться, что вы не меняете в проекте то, что не нужно менять.Меньше всего вам захочется сорвать проект без уважительной причины, тратя драгоценное время и ресурсы. Любые одобренные изменения затем документируются. Процесс управления изменениями является частью более крупного плана управления изменениями.

Запрос на изменение обычно является триггером, запускающим процесс управления изменениями. Запрос на изменение может исходить от заинтересованных сторон, которые запрашивают новые функции, необходимость исправить что-то, что обнаруживает неисправность на этапе выполнения, обновления или любое количество других причин.Независимо от того, откуда и откуда пришло изменение, контроль изменений определяет его ценность и то, как его осуществимо реализовать.

Процедуры управления изменениями могут отличаться в зависимости от отрасли. Например, формы заказа на изменение используются строительными компаниями для внесения изменений в объем строительного проекта.

Каковы преимущества хорошо выполненного контроля изменений?

Если вы знаете, что в вашем проекте наступит момент (или много моментов), который потребует решения о каком-то большом или маленьком изменении, то можно с уверенностью сказать, что как менеджер проекта вы захотите иметь связанный процесс в этой ситуации, чтобы убедиться, что изменение стоит затраченных усилий.Затем вам понадобится способ управлять изменениями, чтобы убедиться, что они не окажут негативного влияния на график и затраты вашего проекта.

Эффективное управление изменениями имеет решающее значение для выполнения вашего проекта вовремя и в рамках бюджета. Но есть и неожиданные преимущества, которые дает контроль изменений. Во-первых, это улучшает командную работу. Изменение — это возможность для вашей команды поработать вместе, чтобы выяснить, как отреагировать на запрос на изменение. Командная работа, связанная с управлением изменениями, может быть благом для продуктивности всего проекта.

Контроль за изменениями не только усиливает способность вашей команды работать вместе, но и положительный эффект сказывается на общей эффективности. Конечно, это работает рука об руку с командной работой. Но чем больше вы привлекаете свою команду к управлению изменениями, тем более искусными они становятся в быстром решении проблем. Это, естественно, поможет с изменениями, но также сделает вашу команду более эффективной в выполнении всех своих обязанностей.

Команда — не единственный получатель положительных результатов, связанных с хорошим контролем изменений; менеджерам тоже помогают.Управление изменениями информирует руководителя проекта на этапе планирования проекта. Они начнут думать об изменениях и о том, как лучше на них реагировать, и извлекать уроки из своего опыта управления изменениями, чтобы заранее предусмотреть дополнительные меры безопасности при планировании будущих проектов.

Каковы недостатки плохо выполняемого контроля изменений?

Очевидная проблема отсутствия эффективного контроля изменений заключается в том, что это негативно повлияет на ваш проект. Вы потратите больше денег и потеряете драгоценное время.Наличие хорошего контроля над изменениями на самом деле является частью более крупного процесса сокращения затрат и снижения проектного риска.

Следовательно, первая серьезная ошибка плохо выполненного контроля изменений заключается в том, что не достигаются цели вашего проекта. Проект выйдет за рамки бюджета и не в срок. Может пострадать качество — и это только на уровне проекта. Воздействие также может распространяться на организационный уровень.

На уровне проекта, помимо затрат и рисков, могут возникнуть проблемы с используемыми инструментами и технологиями, прерывание процессов, вводящие в заблуждение отчеты и т. Д.Невыполнение изменений может привести к задержкам, пропущенным этапам, необходимости переделывать дизайн и выгорать вашу команду.

Возможно, проект придется приостановить или закрыть, что является большим ударом для любой организации. У вас нет ресурсов, чтобы справиться с изменением, потому что вы никогда не планировали неизбежность каких-либо изменений. На вашем пути могут встать препятствия, и ваш план не был достаточно тщательным, чтобы их предвидеть.

Что касается более крупных организационных недостатков, они могут отражать то, что происходит с проектом, только в большем масштабе.Производительность сильно страдает, и вы можете начать терять членов команды. Те, что остались, уже не работают на прежнем уровне с точки зрения качества. Это падение морального духа затем сказывается на клиентах и ​​поставщиках. Это создает стресс и усталость, что приводит к застою. Не лучший сценарий.

5 шагов к процессу управления изменениями

Зная пять этапов управления изменениями и то, что они влекут за собой, вы можете быть уверены, что ваш проект и организация смогут извлечь выгоду и избежать ошибок, связанных с плохим процессом управления изменениями.Проходя этот процесс, помните об этих двух ключевых документах (которые мы предоставляем шаблоны!), Чтобы помочь вам в управлении вашим контролем изменений: ваш журнал изменений и формы запроса на изменение.

1. Предложить изменение

Первое, что нужно сделать, это определить изменение. Это может исходить от любого члена команды проекта, заинтересованного лица или даже клиента. Должен быть открыт канал для потока этих предложений. Предложение об изменении должно описывать изменение и то, как оно принесет пользу проекту или организации.Если есть другие причины для изменения, укажите их в форме запроса на изменение. Затем это будет добавлено в журнал изменений.

2. Обзор воздействия

После того, как изменение было предложено, руководитель проекта должен рассмотреть его в более широком контексте проекта. Как это изменение повлияет на ряд переменных? Некоторые из вещей, о которых следует подумать, — это расходы, а также необходимость экономии или больших денежных затрат. Каковы преимущества этих затрат? Есть ли какие-либо юридические или нормативные ограничения? Как изменение повлияет на ваше расписание? Вам нужно будет задействовать больше ресурсов? А как насчет других проектов и бизнеса в целом? Принесет ли это изменение новый риск или проблемы для проекта? После того, как менеджер проекта выполнил комплексную проверку, он рекомендует либо одобрить изменение, либо отклонить его.

3. Принятие решения

Менеджер проекта дает рекомендацию, но не всегда имеет право принимать окончательное решение об изменении. Кем бы ни был этот человек или эти люди, руководитель проекта представит им свои выводы. Затем лицо или лица, уполномоченные принимать решение, либо примут изменение; принять изменение, но с примечаниями и условиями; отклонить изменение; или отложить, что означает, что изменение не будет перенесено в настоящее время, но будет дополнительно обсуждено позднее.

4. Внесите изменения

Если изменение не одобрено, то это статус-кво в отношении управления проектом. Однако принятое изменение переходит на стадию планирования. Вы разработаете план действий, включая график с датами начала и окончания, которые должны получить одобрение заинтересованных сторон проекта. План должен включать регрессионный тест на случай, если изменение окажется слишком проблематичным, чтобы довести его до конца, и проект должен вернуться к своему первоначальному замыслу.После того, как план изменений завершен, обычно следует вскрытие, чтобы проанализировать все неудачи и успехи.

5. Закрытие

Как и в любом другом проекте, заключительная фаза вашего плана управления изменениями — его закрытие. Это включает в себя то, что лицо, запросившее изменение, следит за конечным результатом и удостоверяется, что они согласны с ним. После того, как они подписали изменение, все оставшиеся документы, такие как журнал изменений, должны быть заполнены и сохранены для дальнейшего использования.

Как ProjectManager.com может помочь вам контролировать изменения?

ProjectManager.com — это отмеченный наградами инструмент для организации команд и проектов. Управление изменениями на самом деле является подпроектом более крупного проекта, которым вы управляете. Вам нужно программное обеспечение с функциями, позволяющими фиксировать, что может принести пользу изменение, планировать это изменение, а затем отслеживать его и составлять отчет о нем. Мы можем сделать все это и даже больше, и вам даже не придется покидать наш инструмент.

Гусеничный ход

Изменения происходят по многим причинам, но большинство из них инициированы внешними силами.Следить за своим проектом — это один из способов выявить проблемы и отреагировать на них, прежде чем они перерастут в проблемы. Наша панель мониторинга в реальном времени отслеживает несколько показателей проекта, автоматически рассчитывает данные и отображает результаты в виде красочных графиков и диаграмм. Правильное использование панели управления может дать вам первые сигналы о любых проблемах в вашем проекте.

Совместная работа и прикрепление документов

После того, как вы определили изменение, следующим шагом будет выполнение работы, чтобы определить, стоит ли это изменение проводить или нет.Пока руководитель проекта будет собирать данные и давать рекомендации, наша платформа для совместной работы может облегчить этот процесс. У каждого в команде есть место для комментариев и даже прикрепления документов и изображений, связанных с изменением. Когда у менеджера проекта есть рекомендация, он может поддержать ее для заинтересованных сторон.

Строить планы

Если ваше изменение одобрено, наступает время планирования. У нас есть интерактивная диаграмма Ганта, которая собирает все ваши задачи и помещает их на временную шкалу после того, как вы определили продолжительность каждой из них.Затем вы можете связать зависимые задачи, настроить этапы, чтобы разбить проект на фазы и даже назначить их с помощью диаграммы Ганта. Команды могут совместно работать над своими задачами, и прогресс отображается затенением на шкале продолжительности.

Создание рабочих процессов

Чтобы изменения произошли, у нас есть доски канбан, которые визуализируют рабочий процесс для команды и дают менеджерам прозрачность в процессе. Ваш план управления изменениями может быть представлен карточками, которые собирают задачи, которые складываются в столбцы, соответствующие каждому этапу вашего производства.Команды могут сотрудничать, чтобы работать более продуктивно, а менеджеры могут устранять препятствия, которые могут блокировать их или затруднять производство.

ProjectManager.com — это облачное программное обеспечение, которое управляет изменениями проекта с помощью функций, которые помогут вам на каждом этапе управления вашим проектом в целом. Определите, что нужно изменить, спланируйте изменения, а затем отслеживайте их прогресс с помощью того же инструмента, который у вас уже есть для управления большим проектом. Получите полный контроль над изменениями проекта, воспользовавшись этой бесплатной 30-дневной пробной версией.

7 эффективных советов по управлению изменениями в проекте — Портфолио мышления — Salkunhallinnan pilvipalvelu

Руководители проектов должны всегда быть наготове, когда дело доходит до управления проектом. С самого начала, когда планы еще составляются, и до конца проекта изменения неизбежны и происходят в течение жизненного цикла проекта. Главное — понять, как лучше приспособиться к этим изменениям.

Самым важным аспектом работы с изменениями в управлении проектами является постоянная подготовка к ним.Всегда помните, что проекты не всегда следуют планам, которые были разработаны изначально. Большое количество факторов, таких как распределение ресурсов, финансы и доступность, могут изменить жизненный цикл проекта.

Вот семь действенных советов, как справиться с изменениями в жизненном цикле проекта.

1. Будьте в курсе

Любые изменения в проекте будут инициированы с помощью формы запроса на изменение. В таких запросах на изменение важно быть в курсе всех подробностей.Запустите форму с человеком, который инициировал запрос, и убедитесь, что и вы, и инициатор находитесь на одной странице об изменениях, которые необходимо внедрить.

2. Оцените, нужно ли выполнять работу или нет

Не все изменения требуют внесения работы. Во многих случаях, возможно, придется прекратить работу. Тщательно оцените форму запроса на изменение, чтобы узнать, нужно ли выделять больше ресурсов и увеличивается или уменьшается объем проекта.

3. Оценить влияние на ключевые факторы

Ключевые факторы проекта включают время, документацию, качество, бюджет и доступность ресурсов. Инициировать изменение жизненного цикла проекта следует только после того, как правильно определены изменения этих факторов. Например, изменение выделенного программного обеспечения может увеличить продолжительность проекта на пять дней. В таком сценарии менеджеру проекта необходимо оценить, нужно ли расширить ресурсы и повлияет ли это на запланированный бюджет.

4. Оставить резервные фонды

Как мы уже говорили ранее, одним из наиболее важных шагов в управлении изменениями в проекте является подготовка к ним. С самого начала откладывайте средства на случай непредвиденных обстоятельств в ожидании возможных изменений. Таким образом, вы будете готовы к возможным изменениям, которые могут произойти, не беспокоясь о бюджете.

5. Не раздражать стейкхолдеров

Если решение о внесении изменения выходит за рамки вашей компетенции, лучше всего привлечь спонсоров проекта и заинтересованные стороны и узнать их мнение.Независимое решение, особенно крупное, может не устроить спонсоров, и есть вероятность, что изменение может быть отклонено.

6. Используйте инструменты управления изменениями

Доступен ряд инструментов для управления изменениями. Эти инструменты проведут вас через весь процесс создания и управления изменениями в жизненном цикле проекта. Эти инструменты предоставляют шаблоны форм запроса на изменение и помогают людям инициировать запрос на изменение в правильном и оптимизированном процессе.

7. Используйте инструменты управления затратами

Перед внесением изменений всегда лучше провести анализ затрат. Есть ряд инструментов управления затратами, которые могут помочь с этой задачей. Эти инструменты позволят оценить дополнительные затраты на внесение изменений в проект. Это, в свою очередь, дает четкое представление о том, продолжать или нет и следует ли подавать запрос на новые средства.

Форма и процесс запроса на изменение управления проектом

Изменения происходят в проектах.Если вы руководили проектом, вы видели его снова и снова.

Иногда изменение бывает значительным и требует корректировки вашего объема и плана. В других случаях он минимален и не слишком сильно влияет.

В любом случае, как руководитель проекта, вы должны быть в курсе изменений, чтобы убедиться, что они не повлияют отрицательно на ваш бюджет, сроки или команду. Возможно, вам не удастся предотвратить изменение проекта, но вы, , сможете управлять этим, .

Что такое управление изменениями?

В управлении проектами под управлением изменениями понимается процесс, используемый для идентификации, документирования и исправления изменений в проекте.Это изменение может повлиять на объем, бюджет, ресурсы и сроки проекта. Или это могло просто изменить существующее требование проекта и ничего больше.

Подобно проектам, изменения бывают разных форм и размеров. Так что вам, как менеджеру проекта, нужно следить за этим и предпринимать правильные шаги, чтобы избежать сгорания проекта.

В каждой организации управление изменениями осуществляется по-разному, но форма запроса на изменение — это простой инструмент, который можно использовать для документирования и отслеживания текущих изменений.

Как управлять запросами на изменение проекта

Независимо от того, есть ли у вас процесс управления изменениями или нет, важно продумать логические шаги, которые вы могли бы предпринять, чтобы принять и согласиться с изменением проекта.

1. Оцените влияние запроса на изменение

Когда заинтересованное лицо или член команды делает запрос на изменение, вам нужно проверить его, чтобы убедиться, что изменение необходимо, а затем оценить влияние.

Вот несколько простых вопросов, которые помогут вам и вашей команде определить, как поступить с изменением:

• Что такое изменение?
• Почему вносятся изменения?
• Способствует ли изменение достижению целей нашего проекта?
• Какие проблемы представляют собой изменения?

Обсудив эти вопросы со своей командой и заинтересованными сторонами, вы можете сосредоточиться на том, как изменение повлияет на ваши сроки и бюджет.Было бы неплохо собрать свою команду, чтобы обсудить уровень усилий, необходимых для предстоящих изменений.

Например, предположим, что вы настроены на установку подземного бассейна, и заказчик решает добавить джакузи после того, как бассейн уже вырыт. Вам нужно будет выяснить, как это повлияет на существующий план, трудозатраты и, в конечном итоге, затраты, прежде чем двигаться дальше. В конце концов, прекращение работ по перепроектированию бассейна, согласование нового дизайна с заказчиком и заказ надлежащих материалов — это, безусловно, звучит дорого и требует много времени.

В некоторых случаях заинтересованное лицо может не беспокоиться об изменении и связанных с ним расходах. Но часто это может быть для них таким же сюрпризом, как и исходный запрос на изменение для вас!

Будьте вдумчивы и подробно опишите все шаги, которые потребуются для изменения, обязательно уточняя потенциальный график проекта и влияние на бюджет. Таким образом, каждый может договориться о следующих шагах и любых дополнительных расходах до того, как вы приступите к работе.

2. Измените план проекта

Когда все согласны с дальнейшими шагами, пора обновить план.Наличие задокументированного плана упрощает управление изменениями до их завершения, поскольку обеспечивает единый источник достоверной информации для вашего проекта. Узнайте, как план приносит пользу вашим проектам.

Если изменение влияет на вашу временную шкалу, обязательно зафиксируйте базовый план вашего плана, прежде чем переносить задачи, чтобы вы могли отслеживать изменения в вашем плане с течением времени. Вы можете использовать эти знания для обоснования решений по проекту и улучшения будущего планирования.

Затем скорректируйте все затронутые задачи в своем плане, чтобы обеспечить его актуальность.Нужно перенести или переназначить сразу несколько задач? Вот как выбрать несколько задач в TeamGantt для быстрого и простого обновления:

3. Сообщите об изменении

Конечно, каждый раз, когда вы вносите изменения в свой план, вам нужно будет сообщить об этом своей команде и заинтересованным сторонам. Таким образом, все будут на одной странице в отношении продвижения вперед и смогут работать вместе, чтобы успешно реализовать проект.

Вот несколько простых способов сообщить об изменениях проекта:

• Включите обновления в следующий отчет о статусе проекта.
• Отметьте любые временные, объемные или кадровые изменения в комментариях к задачам в TeamGantt.
• Отправьте ссылку только для просмотра на ваш план руководителям и заинтересованным сторонам с кратким объяснением того, что изменилось.

Как (и почему) написать запрос на изменение

Лучший способ задокументировать и получить одобрение на изменение (и все, что с ним связано) — это написать запрос на изменение.

Не знаете, с чего начать? Загрузите копию нашего бесплатного шаблона формы запроса на изменение Документов Google.

Использование шаблона формы запроса на изменение

Документирование изменений и согласований вашего проекта становится намного проще, если вы используете наш шаблон. ‍

Чтобы отредактировать шаблон, вам нужно сначала сохранить копию на свой диск. Просто нажмите Файл > Сделайте копию (или Файл> Загрузить как) , и все готово!

Вот краткий обзор формы и ее полей, чтобы вы знали, как максимально использовать ее для запросов на изменение:

• Имя проекта: У каждого проекта есть имя, поэтому укажите, с каким проектом связано изменение. здесь.
• Запрошено: Кто запросил изменение? Включите сюда имя заинтересованного лица, чтобы он мог взять на себя ответственность за изменение и его последствия.
• Имя запроса: Это может быть сложно, но дайте запросу простое имя, указывающее, что влечет за собой изменение. Например, мы могли бы назвать наш предыдущий пример бассейна «Надстройка для гидромассажной ванны».
• Номер запроса: Помните, проекты могут сильно измениться, и вам может потребоваться выполнить более одного запроса на изменение.Присвойте номер, чтобы однозначно идентифицировать каждый запрос на изменение.
• Описание изменения: Это краткое описание запрошенного изменения.
• Причина изменения: Объясните, почему было запрошено изменение. Обсудите причину изменения с заинтересованными сторонами и задокументируйте их слова. Часто изменение необходимо обосновать конкретными терминами, чтобы другие согласились с ним.
• Влияние изменения: Это суть запроса на изменение! Обязательно четко представляйте, как изменение повлияет на все аспекты вашего проекта: объем, бюджет, сроки, ресурсы, коммуникации и т. Д.Иногда это будет коротко и просто. В других случаях вам нужно будет определить влияние для каждой категории. Этот раздел может быть длинным, и это нормально! Здесь важнее всего точные детали.
• Предлагаемое действие: Вот еще один раздел, в котором важны детали. Обозначьте шаги, необходимые для исправления этого изменения. Не стесняйтесь указывать приблизительные часы или дни, необходимые для выполнения работы, а также любые корректировки объема. На самом деле это просто любое действие, которое вы предпримете, чтобы добиться изменений.
• Сопутствующие расходы: Это поле может быть необязательным для вас, и это нормально.Но если вы имеете дело с бюджетами и контрактами, обязательно учитывайте любые возросшие расходы.
• Дата утверждения: Подпись часто может быть камнем преткновения, когда дело доходит до управления изменениями. Это потому, что человек, который запросил изменение, не всегда оказывается тем человеком, который фактически одобряет (или финансирует) это изменение. Опять же, если вы имеете дело с бюджетами и контрактами, это важно. Если вы этого не сделаете, вы все равно должны быть уверены, что руководитель вашего проекта согласен с подходом к изменениям и признает влияние, прежде чем продолжить.

Настройка шаблона формы запроса на изменение

Мы сохранили этот шаблон формы запроса на изменение кратким и понятным, потому что это основы, которые вам понадобятся для управления изменениями в нескольких проектах. В конце концов, шаблоны должны облегчить вашу работу!

Но не стесняйтесь адаптировать этот шаблон, чтобы он стал вашим. Вы можете добавить свой собственный логотип в заголовок или даже отформатировать свой запрос на изменение в виде письменного контракта, а не формы.

Что бы вы ни делали, обязательно включите форму письменного соглашения в свой процесс управления изменениями.

Упростите управление изменениями проекта с помощью TeamGantt

Возможно, вам не удастся избежать изменений, но вы можете удержать их от затягивания вашего проекта с помощью TeamGantt. Вот лишь некоторые из функций, которые вам понравятся:

• Простота перетаскивания: Переключайтесь между задачами и корректируйте сроки проекта за считанные минуты.
• Базовые планы: Сравните запланированные и фактические сроки и посмотрите, как изменения влияют на ход проекта с течением времени.
• Простота совместной работы: Делитесь обновлениями и важными файлами со своей командой и заинтересованными сторонами, чтобы все были в курсе изменений проекта.
• Управление ресурсами: Проверьте доступность команды, чтобы изменения проекта не перегрузили ее, прежде чем переназначить работу.

Оцените нашу онлайн-программу для управления проектами сегодня бесплатно!

5 способов контролировать изменения в проекте | Learnthat.com

Как профессиональный менеджер проектов, ваша цель — обеспечить успешное завершение любого из ваших проектов. Частью этого достижения является пристальное наблюдение за графиком и финансами проекта, что выражается в контроле запросов на изменение.Если объем проекта начинает существенно отличаться от первоначальных требований и плана, то клиент может быть удовлетворен конечным продуктом, но не будет удовлетворен перерасходом времени и бюджетом. Кроме того, частые изменения могут обречь проект на гибель. Следовательно, как менеджеру проекта вам необходимо иметь в наличии процедуру управления изменениями или контроля изменений, которая поможет вам ограничить изменения проекта и реализовать только те изменения, которые необходимы для успеха проекта. Ниже приведены 5 способов управления изменениями в проекте.

1. Запрос на изменение документа

С самого начала проекта важно убедиться, что каждый человек, участвующий в проекте, знает, что любой запрос на изменения должен быть задокументирован или записан в официальной форме запроса на изменение.

2. Просмотрите запросы на изменение

Запросы на изменение обычно возникают из-за реального прогресса проекта. После получения такого запроса важно сначала уточнить, что вас просят сделать.Это поможет вам гарантировать, что будут утверждены только те изменения, которые желательны или необходимы. Оцените потенциальное влияние запрошенного изменения на конечный продукт. Определите, действительно ли это необходимо. Те, которых нет, только задержат завершение проекта. Если изменения повлияют на других людей, важно вовлечь их в этот процесс.

Также оцените временные рамки, которые потребуются для реализации изменения. Определите его влияние на текущий график проекта.Оцените преимущества внедрения изменения и его недостатки. Убедитесь, что вся эта информация четко задокументирована.

3. Решите, вносить ли изменение

На основании приведенного выше обзора решите, будете ли вы внедрять запрошенное изменение. Если нет, сообщите об этом заявителю или клиенту, объяснив причины своего решения. Обсудите следующий шаг к действию. Если вы согласны с изменением, переходите к следующему шагу.

4. Обсудить с клиентом процесс внедрения.

Запишите шаги, необходимые для реализации изменения.Обсудите с клиентом последствия изменения уже сформулированного плана и бюджета. Скорее всего, может потребоваться продление срока завершения и увеличение бюджета. Если дополнительные средства или время не могут быть выделены для проекта, а запрашивающая сторона все еще хочет, чтобы изменение было реализовано, то это означает переговоры о компромиссе или компромиссе с другой задачей, имеющей меньшую важность или спрос.

5. Обновите свой текущий план

После того, как вы достигли соглашения с клиентом, пришло время обновить ваш текущий план проекта, чтобы он отражал новые корректировки бюджета, результатов и графика после изменения.