Управление государственной экспертизы проектной документации
Перечень документов на экспертизу
Заявление о проведении государственной экспертизы, в котором указываются:
- Идентификационные сведения об исполнителях работ — лицах, осуществивших подготовку проектной документации и выполнивших инженерные изыскания (фамилия, имя, отчество, реквизиты документов, удостоверяющих личность, почтовый адрес места жительства индивидуального предпринимателя, полное наименование, место нахождения юридического лица).
- Идентификационные сведения об объекте капитального строительства, проектная документация и (или) результаты инженерных изысканий, в отношении, которого представлены на государственную экспертизу (наименование объекта (объектов) предполагаемого строительства (реконструкции, капитального ремонта), почтовый (строительный) адрес объекта (объектов) капитального строительства, основные технико-экономические характеристики объекта (объектов) капитального строительства (площадь, объем, протяженность, количество этажей, производственная мощность и тому подобное)).
- Идентификационные сведения о заявителе (фамилия, имя, отчество, реквизиты документов, удостоверяющих личность, почтовый адрес места жительства застройщика (заказчика) — физического лица, полное наименование юридического лица, место нахождения застройщика — юридического лица, а в случае, если застройщик (заказчик) и заявитель не одно и то лее лицо, — указанные сведения также в отношении заявителя).
Состав разделов проектной документации в зависимости от объекта строительства:
Разделы «Проект организации строительства» и «Смета на строительство» разрабатываются в полном объеме для объектов капитального строительства, финансируемых полностью или частично за счет средств соответствующих бюджетов. Во всех остальных случаях необходимость и объем разработки указанных разделов определяются заказчиком и указываются в задании на проектирование.
Проектная документация предоставляется в электронном виде
Основаниями для отказа в принятии проектной документации и (или) результатов инженерных изысканий, представленных на государственную экспертизу, являются:
- Отсутствие в проектной документации разделов, предусмотренных частями 12 и 13 статьи 48 Градостроительного кодекса Российской Федерации.
- Несоответствие разделов проектной документации требованиям к содержанию разделов проектной документации, установленным в соответствии с частью 13 статьи 48 Градостроительного кодекса Российской Федерации.
- Несоответствие результатов инженерных изысканий составу и форме, установленным в соответствии с частью 6 статьи 47 Градостроительного кодекса Российской Федерации.
- Положение об организации и проведении государственной экспертизы проектной документации и результатов инженерных изысканий, утвержденное постановлением Правительства РФ, от 5 марта 2007г. №145.
- Постановление Правительства РФ о составе разделов проектной документации и требований к их содержанию, от 16 февраля 2008г. №87.
- Градостроительный кодекс РФ.
Состав проектной документации — Конструкторское бюро «ПроектСистем»
Состав проектной документации на сегодняшний день регламентируется Постановлением правительства РФ № 87 от 16 февраля 2008 г. «О составе разделов проектной документации и требованиях к их содержанию».Проектирование любого здания – жилого, общественного или промышленного, любого сооружения – вышки связи, мостового перехода или эстакады всегда начинается с технического задания, которое предоставляется заказчиком проектной организации или составляется совместно с проектировщиком. В техническом задании указываются основные параметры и характеристики будущего здания или сооружения.
Эскизный проект здания включает в себя, как правило, следующие чертежи:
- Общие данные с указанием основных технико-экономических параметров, условий эксплуатации, расположения объекта,
- План земельного участка с расположением объекта,
- Планы этажей,
- Фасады здания.
- Пояснительная записка,
- Схема планировочной организации земельного участка,
- Архитектурные решения,
- Конструктивные и объемно-планировочные решения,
- Перечень мероприятий по охране окружающей среды.
- Сведения об инженерном оборудовании, о сетях инженерно-технического обеспечения, перечень инженерно-технических мероприятий, содержание технологических решений:
- Система электроснабжения;
- Система водоснабжения;
- Система водоотведения;
- Отопление, вентиляция и кондиционирование воздуха, тепловые сети;
- Сети связи;
- Система газоснабжения;
- Технологические решения;
- Проект организации строительства;
- Мероприятия по обеспечению пожарной безопасности;
- Смета на строительство объектов капитального строительства.
- Мероприятия по обеспечению доступа инвалидов;
- Проект организации работ по сносу или демонтажу объектов капитального строительства;
- Мероприятия по обеспечению соблюдения требований энергетической эффективности и требований оснащенности зданий, строений и сооружений приборами учета используемых энергетических ресурсов;
- Иная документация в случаях, предусмотренных федеральными законами.
Уточнен перечень случаев, в которых не требуется проведение государственной экспертизы проектной документации
Постановление Правительства РФ от 03.06.2013 N 470 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства РФ»
Ранее Положением об организации и проведении государственной экспертизы проектной документации и результатов инженерных изысканий (Постановление Правительства РФ от 05.03.2007 N 145) вслед за Градостроительным кодексом РФ было установлено, что государственная экспертиза проектной документации не проводится в отношении проектной документации объектов капитального строительства, ранее получившей положительное заключение государственной экспертизы проектной документации и применяемой повторно (типовая проектная документация), или модификации такой проектной документации, не затрагивающей конструктивных и других характеристик надежности и безопасности объектов капитального строительства.
В связи с изменениями, внесенными в Градостроительный кодекс РФ, в Положение также внесены изменения, дополнившие перечень случаев, в которых экспертиза проектной документации (теперь допускается и негосударственная экспертиза проектной документации) не проводится: экспертиза не проводится, если для строительства или реконструкции не требуется получение разрешения на строительство; не требуется также экспертиза разделов проектной документации, подготовленных для проведения капитального ремонта объектов капитального строительства, за исключением проектной документации, подготовленной для проведения капитального ремонта автомобильных дорог общего пользования.
Кроме этого Правительство РФ уточнило, что экспертиза проектной документации не проводится, если при строительстве или реконструкции объекта капитального строительства применяется модификация проектной документации, в том числе в отношении отдельных разделов проектной документации, ранее получившей положительное заключение государственной экспертизы, «не снижающая» конструктивные и другие характеристики надежности и безопасности объектов. При этом в отношении объектов, строительство которых финансируется с привлечением средств федерального бюджета, не проводится и проверка достоверности определения сметной стоимости строительства, если указанная модификация проектной документации не приводит к ее увеличению.
Постановление Правительства РФ от 05.03.2007 №145 (ред. от 26.10.2020) «О порядке организации и проведения государственной экспертизы проектной документации и результатов инженерных изысканий»
Постановление Правительства РФ от 18.05.2009 №427 (ред. от 22.10.2018) «О порядке проведения проверки достоверности определения сметной стоимости объектов капитального строительства, строительство которых финансируется с привлечением средств федерального бюджета» (вместе с «Положением о проведении проверки достоверности определения сметной стоимости объектов капитального строительства, строительство которых финансируется с привлечением средств федерального бюджета»)»
Вопрос от 23.03.2018:
В случае выявления незначительных отклонения от проектной документации, получившей положительное заключение государственной экспертизы, при осуществлении государственного строительного надзора для получения заключения о соответствии построенного, реконструированного объекта капитального строительства требованиям технических регламентов и проектной документации, необходимо ли вносить изменения в проектную документацию и заново проходить государственную экспертизу? Регламентировано ли нормативно-правовым актом значительность отступлений построенных объектов капитального строительства от проектной документации?
Ответ: Порядок осуществления государственного строительного надзора установлен постановлением Правительства Российской Федерации от 01.02.2006 № 54 «О государственном строительном надзоре в Российской Федерации» (далее — Постановление № 54).
В соответствии с пунктом 17 Постановления № 54 орган государственного строительного надзора выдает заключение о соответствии, если при строительстве, реконструкции объекта капитального строительства не были допущены нарушения соответствия выполняемых работ требованиям технических регламентов (норм и правил), иных нормативных правовых актов и проектной документации, в том числе требованиям в отношении энергетической эффективности и требованиям в отношении оснащенности объекта капитального строительства приборами учета используемых энергетических ресурсов, либо такие нарушения были устранены до даты выдачи заключения о соответствии.
При этом частью 6 статьи 52 Кодекса установлена обязанность лица, осуществляющего строительство, осуществлять строительство, реконструкцию, капитальный ремонт объекта капитального строительства в соответствии с проектной документацией. Вместе с тем, в соответствии с частью 7 статьи 52 Градостроительного кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) отклонение параметров объекта капитального строительства от проектной документации, если такая необходимость выявилась в процессе строительства, допускается только на основании вновь утвержденной застройщиком или заказчиком проектной документации после внесения в нее соответствующих изменений.
Внесение изменений в проектную документацию в процессе строительства, реконструкции, капитального ремонта объекта капитального строительства может осуществляться физическими или юридическими лицами, ранее осуществившими подготовку проектной документации объекта капитального строительства.
Дополнительно сообщаем, что в соответствии с требованиями части 3.5 статьи 49 «Градостроительного кодекса Российской Федерацию) от 29 декабря 2004 г. № 190-ФЗ, подтверждением того, что изменения, внесенное в проектную документацию после получения положительного заключения экспертизы проектной документации, не затрагивают конструктивные и другие характеристики безопасности объекта капитального строительства, является заключение органа исполнительной власти или организации, проводивших экспертизу проектной документации, в которую внесены изменения. При этом подготовка указанного заключения осуществляется в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере, строительства, архитектуры, градостроительства.
Минстроем России подготовлен Приказ «О подготовке заключения о признании проектной документации модифицированной проектной документацией» (далее — Приказ), который до настоящего времени не прошел государственную регистрацию в Министерстве юстиции Российской Федерации
Таким образом, до вступления в законную силу Приказа, орган исполнительной власти или организации, проводившие экспертизу проектной документации, в которую внесены изменения, выдать заключение подтверждающее, что изменения, внесенные в проектную документацию после получения положительного заключения экспертизы проектной документации, не затрагивают конструктивные и другие характеристики безопасности объекта капитального строительства, не имеет правовых оснований.
Иными словами до вступления в силу Приказа застройщик (заказчик) может внести в проектную документацию изменения, при этом решение о том, что внесенные в проектную документацию изменения не затрагивают конструктивные и другие характеристики надежности и безопасности объекта капитального строительства, принимает застройщик (заказчик) по согласованию с лицом, осуществляющим внесение изменений в проектную документацию, которые в соответствии со статьей 60 Градостроительного кодекса Российской Федерации несут ответственность по возмещению вреда, причинённого вследствие недостатков работ по подготовке проектной документации.
Вопрос:
Предусматривается ли действующими правовыми актами обязательное проведение проверки достоверности определения сметной стоимости технического перевооружения производства (мощностей), финансируемого с привлечением средств федерального бюджета, если такое перевооружение не связано со строительством (с созданием зданий, строений, сооружений) или их реконструкцией?
Если проведение проверки предусматривается, то каким правовым актом и в каком порядке?
Ответ: Пунктом 1 Положения о проведении проверки достоверности определения сметной стоимости объектов капитального строительства, строительство которых финансируется с привлечением средств федерального бюджета, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 18.05.2009 г. № 427, регламентирован порядок проведения проверки достоверности определения сметной стоимости объектов капитального строительства, финансирование строительства, реконструкции или технического перевооружения (если такое перевооружение связано со строительством или реконструкцией объекта капитального строительства) которых планируется осуществлять полностью или частично за счет средств федерального бюджета.
Учитывая изложенное сообщаем, что если техническое перевооружение не связано со строительством или реконструкцией объекта, проверка на достоверность определения сметной стоимости объекта капитального строительства не обязательна.
Одновременно доводим до сведения, что в случае невозможности одновременного проведения государственной экспертизы проектной документации и оценки достоверности ее сметной стоимости, оценка достоверности сметной стоимости объектов капитального строительства, строительство которых финансируется с привлечением средств федерального бюджета может быть осуществлена только ФГУ «Главгосэкспертиза России» (приказ Минрегиона России от 13.10.2009 № 474 «О подведомственном федеральном государственном учреждении, уполномоченным на проведение проверки достоверности определения сметной стоимости объектов капитального строительства, строительство которых финансируется с привлечением средств федерального бюджета»).
На основании изложенного сообщается, что решение о необходимости проверки сметной документации на техническое перевооружение объектов капитального строительства, не связанное со строительством или реконструкцией, принимается заказчиком, и она может быть проведена организацией, выполняющей негосударственную экспертизу.
Отдельный Перечень материалов и конструкций в конкурсной документации больше не нужен
1 июля 2019 года вступают в действие поправки в закон о контрактной системе (44-ФЗ), которые существенно меняют требования к конкурсной документации в строительной отрасли. Президент Союза инженеров-сметчиков Павел Горячкин представил разъяснения на этот счет.
РАЗЪЯСНЕНИЕ
Об отдельных вопросах размещения проектной документации в составе документации о закупке и соблюдении требований к описанию объекта закупки, в связи с принятием Федерального закона от 01.05.2019 № 71-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»
С учетом вступающих с 1 июля 2019 года положений Федерального закона от 01.05.2019 № 71-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» при наличии проектной документации (включении проектной документации в документацию о закупке) отпадает необходимость в формировании Перечня строительных материалов, изделий и конструкций в конкурсной документации — Техническом задании и Инструкции (Требованиям к содержанию и составу заявки на участие в электронном аукционе) по заполнению формы (технической части заявки) «Сведения о качестве, технических характеристиках товара, его безопасности, функциональных характеристиках товара» первой части заявки для участия в электронном аукционе на выполнение строительных (ремонтно-строительных) работ.
Состав проектной документации регламентируется Постановлением № 87 «О составе разделов проектной документации и требованиях к их содержанию» (в редакции ПП от 17.09.2018 г. №1096). Описание общих требований к параметрам и качественным характеристикам материалов, изделий, конструкций, оборудования устанавливается заказчиком и указывается в Задании на проектирование в п 21.1. «Порядок выбора и применения материалов, изделий, конструкций, оборудования и их согласования застройщиком (техническим заказчиком)», п. 21.2. «Требования к строительным конструкциям» и др. (в соответствии с приказом Минстроя России от 1 марта 2018 года N 125/пр «Об утверждении типовой формы задания на проектирование объекта капитального строительства и требований к его подготовке»).
Требования к материалам, изделиям и конструкциям, оборудованию в составе проектной документации определяются Спецификациями оборудования, изделий и материалов в составе рабочей документации для строительства объектов различного назначения в соответствие с требованиями ГОСТ 21.110-2013 «Система проектной документации для строительства (СПДС). Спецификация оборудования, изделий и материалов» (ранее ГОСТ 21.110-95 взамен ГОСТ 21.109-80, ГОСТ 21.110-82 и ГОСТ 21.111-84), ГОСТ Р 21.1101-2013 «Система проектной документации для строительства. Основные требования к проектной и рабочей документации» Приложение К и ГОСТ 21.501-2011 «Система проектной документации для строительства. Правила выполнения рабочей документации архитектурных и конструктивных решений» Раздела 7.
В состав проектной документации включается смета. Смета вместе с технической документацией, определяющей объем, содержание работ и другие, предъявляемые к ним требования, образует проектно-сметную документацию, являющуюся неотъемлемой частью государственного (муниципального) контракта (договора строительного подряда). Предполагается, что технической (проектно-сметной) документацией учтен весь комплекс работ, а в смете учтены все затраты по предстоящим работам. Частью 3 Статьи 7. 44-ФЗ определено, что информация, размещенная в Единой информационной системе (ЕИС), в том числе и проектно-сметная документация, должна быть полной и достоверной. Подтверждением достоверности сметной стоимости в установленном законом случаях является Заключение о проверке достоверности определения сметной стоимости (в порядке, предусмотренном постановлением Правительства Российской Федерации от 18.05.2009 N 427). Само Заключение о проверке достоверности по нашему мнению также подлежит включению в состав документации о закупке и размещается в Единой информационной системе в сфере закупок (ЕИС). При этом в соответствии с положениями Закона о контрактной системе любой участник вправе направить запрос о даче разъяснений положений документации о закупке.
Президент Союза
П.В. Горячкин
ДЛЯ СПРАВКИ:
Извлечение из 71-ФЗ:
18) в статье 33:
а) часть 1 дополнить пунктом 8 следующего содержания:
«8) документация о закупке при осуществлении закупки работ по строительству, реконструкции, капитальному ремонту, сносу объекта капитального строительства должна содержать проектную документацию, утвержденную в порядке, установленном законодательством о градостроительной деятельности, за исключением случая, если подготовка проектной документации в соответствии с указанным законодательством не требуется, а также случаев осуществления закупки в соответствии с частями 16 и 16.1 статьи 34 настоящего Федерального закона, при которых предметом контракта является в том числе проектирование объекта капитального строительства. Включение проектной документации в документацию о закупке в соответствии с настоящим пунктом является надлежащим исполнением требований пунктов 1 — 3 настоящей части.»;
40) в статье 66:
в) дополнить частью 3.1 следующего содержания:
«3.1. Первая часть заявки на участие в электронном аукционе в случае включения в документацию о закупке в соответствии с пунктом 8 части 1 статьи 33 настоящего Федерального закона проектной документации должна содержать исключительно согласие участника закупки на выполнение работ на условиях, предусмотренных документацией об электронном аукционе (такое согласие дается с использованием программно-аппаратных средств электронной площадки).»;
з) дополнить частями 8.1 и 8.2 следующего содержания:
«8.1. Заявка на участие в электронном аукционе, в описание объекта закупки которого в соответствии с пунктом 8 части 1 статьи 33 настоящего Федерального закона включается проектная документация, направляется участником такого аукциона оператору электронной площадки в форме двух электронных документов, содержащих части заявки, предусмотренные частями 3.1 и 5 настоящей статьи. Указанные электронные документы подаются одновременно.
Правила размещения застройщиками проектной документации в ЕИСЖС детализированы
На портале правовой информации опубликовано Постановление Правительства РФ от 28.08.2019 №1170 о внесении изменений в правила размещения информации в единой информационной системе жилищного строительства (ЕИСЖС).
Фото: www.vsedlyastroiki.ru
Напомним, ч. 8 ст. 8 федерального закона 478-ФЗ введена обязанность застройщика по размещению в ЕИСЖС проектной документации и результатов инженерных изысканий, если заключение экспертизы в отношении такой проектной документации и инженерных изысканий получено до 01.07.2018.
По заключениям экспертизы, полученным после указанной даты, все материалы, приложенные к такому заключению, включая проектную документацию, должны быть направлены в ЕИСЖС оператором Единого государственного реестра заключений экспертизы (ЕГРЗ) (ч.10 ст.8 478-ФЗ).
При этом указанные нормы имеют отлагательные сроки: для застройщиков — не позднее шести месяцев с момента объявления оператором ЕИСЖС о технической возможности, для оператора ЕГРЗ — не позднее 28 декабря 2019 года.
Опубликованный на официальном портале акт Правительства конкретизирует детали размещения в ЕИСЖС проектной документации и инженерных изысканий, обязанность по размещению которых возложена на застройщиков. Последние должны будут разместить указанные документы в составе текстовой и графической частей, а также приложений к ним с использованием личных кабинетов.
Документация будет размещаться в формате pdf, при этом размещение графической части допустимо в виде электронных файлов исходных форматов. Если документация была изготовлена только в виде документов на бумажном носителе, ее размещение в системе будет возможно в виде электронных образов сканированных документов.
Помимо форматов размещения проектной документации и результатов инженерных изысканий Постановлением Правительства РФ урегулирован и объем документации, необходимой для размещения. Согласно п. 10.3 Правил размещения субъектами информации документация размещается застройщиком в системе в полном объеме, в котором она прошла экспертизу.
Фото: www.itd3.mycdn.me
Указанный акт Правительства предусмотрел аналогичные отлагательные сроки относительно наступления обязанности застройщиков по размещению проектной документации в ЕИСЖС.
Так, до истечения шести месяцев с момента объявления оператором ЕИСЖС о наличии технической возможности застройщики обязаны разместить в системе проектную документацию и результаты инженерных изысканий, в отношении которых до 01.07.2019 было получено заключение экспертизы.
Ненаправление указанных документов в установленные сроки может стать основанием для вынесения контролирующим органом предписания и проведения им внеплановой проверки деятельности застройщика (ч. 9 ст. 8 478-ФЗ).
Фото: www.dpo-ilm.ru
Другие публикации по теме:
Минстрой: самые полные сведения в ЕИСЖС вносят в Сибири и на Юге России
С 28 мая застройщики размещают в ЕИСЖС новый перечень информации
Минстрой изменил порядок ведения ЕГРЗ: комментарии экспертов
В каком случае проектная документация, получившая положительное заключение экспертов, повторно направляется на экспертизу
Состав проектной документации предлагают изменить
Перечень документов, необходимых для сдачи проектной документации на экспертизу — Негосударственная экспертиза — Экспертиза
1. Заявление (скачать бланк заявления по жилым, нежилым или линейным объектам)
2. Анкета (Приложение 1 к Заявлению) (скачать анкету)
3. Проектная документация должна быть выполнена согласно Постановлению Правительства РФ от 16.02.2008 № 87 «О составе разделов проектной документации и требованиях к их содержанию».
4. Отчет о результатах инженерных изысканий сроком давности не более 3-х лет.
5. Оригинал положительного заключения экспертизы на инженерные изыскания (при наличии).
6. Акт обследования объекта (при необходимости).
7. Заверенная копия задания на проектирование (с подписью и печатью).
8. Заверенная копия задания на выполнение инженерных изысканий (с подписью и печатью).
9. Заверенная копия программы на инженерные изыскания (с подписью и печатью).
10. Копия градостроительного плана земельного участка (иные документы на земельный участок).
11. Оригиналы документов, подтверждающие полномочия Заявителя действовать от имени застройщика, технического Заказчика (Доверенность, оформленная в соответствии с п. 13и Постановления Правительства РФ № 145 от 05.03.2007г.).
12. Выписка из реестра членов саморегулируемой организации в области архитектурно-строительного проектирования и (или) инженерных изысканий, членом которой является исполнитель работ по подготовке проектной документации и (или) выполнению инженерных изысканий, действительная на дату передачи проектной документации и (или) результатов инженерных изысканий застройщику (техническому заказчику).
13. Копия документа, подтверждающего передачу проектной документации и (или) результатов инженерных изысканий застройщику (техническому заказчику).
14. Специальные технические условия (при необходимости).
15. Технические условия на подключение объекта к сетям инженерно-технического обеспечения.
16. Технические условия на пересечения (параллельное следование) объекта с коммуникациями и элементами инфраструктуры, на размещение, подключение и т.п.
17. Иные данные при необходимости.
18. Опись всей переданной проектной документации и результатов инженерных изысканий (скачать бланк описи).
Отправить документы на экспертизу
Необходимые документы для экспертизы проектной документации
- Документы, предоставляемые на экспертизу
- Перечень разделов проектной документации для прохождения экспертизы
Прохождение экспертизы разработанных проектов строительства в большинстве случаев является обязательным этапом получения необходимого разрешения на выполнение работ. Такой порядок установлен актуальной редакцией Градостроительного кодекса РФ. Данный документ содержит общие требования к процедуре анализа проектов. Методика ее проведения определена в постановлении Правительства № 145.
Документы, предоставляемые на экспертизу
Прохождение экспертизы проектов носит заявительный характер. Вместе с заявлением о ее проведении инициатор проекта предоставляет комплект документов, предусмотренный разделом II постановления № 145. Его состав зависит от характера экспертизы. В случае, если делается заявка на проведение экспертизы самого проекта, состав такого комплекта, прилагаемого к заявлению, должен включать:
- документацию проекта строительства запланированного объекта;
- техническое задание, использованное при разработке документации;
- документы, свидетельствующие о наличии у заявителя права обращаться от имени инициатора проекта;
- выписка, включающая сведения из реестра саморегулируемых организаций. Она должна демонстрировать, что исполнитель проектных работ состоит в таком объединении, если такое условие применяется в данной ситуации;
- документация, свидетельствующая о передаче разработанного проекта застройщику;
- другие документы в соответствии со спецификой проекта. Например, если строительство запланировано в особой природной зоне, необходимо будет предоставить положительное заключение выполненной экологической экспертизы.
Приведенный список подлежит дополнению в случае, если одновременно с анализом проекта проводится экспертиза инженерных исследований.
Перечень разделов проектной документации для прохождения экспертизы
В процессе анализа документации проверяется не только соответствие проекта действующим требованиям законодательства в области безопасности и надежности конструкций. Кроме этого исполнитель работ по экспертизе проводит о соблюдения условий в части структуры документации. Перечень необходимых разделов определяется постановлением Правительства от 16 февраля 2008 года N 87. Оно устанавливает список информационных блоков проекта и требования к их содержанию.
9 основных проектных документов (с шаблонами) • Руководство для девочек по управлению проектами
Не так давно я взял проект у кого-то еще и три месяца руководил им, прежде чем понял, что устава проекта не существует.
Было много других документов, которые все частично совпадали с уставом, но не действительным уставом. Это означало, что некоторые ключевые вещи отсутствовали в документации по проекту, и самое важное — это , которые собирались заплатить за это .
Ой.
Разобраться с этим было немного головной болью.
Управление проектами может потребовать много бумажной работы, и это не всегда то, что вам нужно или нужно. В этой статье мы определим, что вам действительно нужно и как это использовать.
Итак, о какой документации мы на самом деле говорим? Давайте определимся.
Документы по управлению проектом: определение
Мы можем определить проектные документы как:
Документация, созданная менеджером проекта для адекватного управления, контроля и реализации проекта.
Какие проектные документы вам нужны?
Если вы посмотрите стандарты и методы управления проектами , вы найдете множество упомянутой документации, но действительно ли вам все это нужно? Честно говоря, для большинства проектов нет.
Если вы строите огромный олимпийский парк или военный линкор, то существуют более высокие стандарты документации, но для большинства проектов, выполняемых в офисной среде малыми, средними и даже крупными фирмами, ваше время будет лучше всего потрачено на получение правильных основ.
Итак, давайте поговорим о самом главном.
Вот девять документов, без которых не должен обходиться ни один уважающий себя проект при попытке управлять проектом. Я организовал документы по управлению проектами по этапам, чтобы вы могли видеть порядок, в котором они обычно создаются.
Получите копии всех этих шаблонов документов проекта в одном удобном пакете с примечаниями и инструкциями. Этот набор шаблонов документов проекта, созданный менеджерами проектов для руководителей проектов, поможет вам успешно управлять своими проектами.
1. Бизнес-пример
На этапе «Концепция» или «Идея» кому-то приходит в голову яркая идея. Это записывается в официальное проектное предложение или бизнес-модель.
Бизнес-модель проекта — это документ, с которого начинается весь проект. Он написан, чтобы объяснить, почему проект должен быть реализован, и резюмирует проблему, которую проект собирается решить.
Но вот где мое определение проектной документации терпит неудачу: бизнес-модель обычно пишется кем-то, кроме менеджера проекта.
Итак, кто пишет экономическое обоснование?
По моему опыту, бизнес-кейсы собирает владелец бизнеса, который хочет изменений — человек, который в конечном итоге становится спонсором проекта.
Однако гораздо проще управлять проектом, если вы принимали участие на этапе бизнес-обоснования, потому что вы лучше понимаете движущие силы и цели.
Экономическое обоснование должно быть исчерпывающим и убедительным с достаточной детализацией, чтобы оправдать инвестиции, необходимые для проекта.
Сказав это, экономическое обоснование может быть таким же простым, как электронное письмо руководителю с просьбой разрешить продвигаться вперед с инициативой. Если бы вы строили олимпийский стадион, такого уровня неформальности было бы недостаточно.
Будьте разумны и прагматичны — на этом этапе нет смысла создавать избыточную документацию. Это просто заставит людей опасаться того, какой админ придет.
После утверждения бизнес-модели вы можете перейти к фазе инициации проекта.
2. Устав проекта
Самым важным документом на этапе инициирования проекта является устав проекта.
Вам это нужно: это дает вам право действовать в качестве менеджера проекта. Ваш мандат — запустить проект, и это документ, который превращает проект из идеи в реальную программу работы с назначенными владельцами (и соглашением о финансировании).
Без устава проекта ваш проект не существует формально!
Наш выбор
Шаблоны электронной почты для начала проекта Шаблоны, которые помогут вам установить ожидания, получить информацию, запросить обновления и решить проблемы.Предназначен для бизнес-аналитиков, но легко настраивается для всех ролей в проекте.
Узнать больше Узнать большеМы получаем комиссию, если вы переходите по этой ссылке и совершаете покупку без каких-либо дополнительных затрат с вашей стороны #ad
Устав проекта может быть кратким или содержательным. Я предпочитаю использовать полностью завершенную версию, которую в нашей терминологии мы называем «Документом инициации проекта ». Включает в себя все, что вам нужно знать о том, с чего вы начинаете.
Как только вы получите ясность в отношении того, что будет делать проект, и контекста, в котором он будет работать, пора переходить к этапу планирования.
3. План управления проектом
На этапе планирования создаются два документа планирования проекта. Первый — это план управления проектом.
Это огромный документ. Фактически, это, вероятно, не один документ (хотя я собрал его вместе в шаблоне плана управления проектом, который вы можете найти здесь).
Раньше я всегда обрабатывал его как отдельные документы, но вместе они составляют «План».
Совсем недавно мои проекты работали в рамках формальной структуры PMO, и большая часть того, что входит в план управления проектом, в основном повторяет формальные процессы.
Примечание: создавайте плановый документ, только если он вам нужен
Нет смысла создавать документ с планом просто для того, чтобы сказать: «Мы делаем это так, как требует PMO, как и любой другой проект в этой компании.«В этом случае у меня есть один всеобъемлющий документ с планом управления проектом, в котором содержатся ссылки на корпоративные стандарты.
План охватывает все, что вам нужно знать и делать для управления проектом, включая такие вещи, как управление допусками проекта, отклонениями, подходом к управлению изменениями, способами оценки качества и т. Д.
4. График проекта
Второй документ планирования проекта, который важен на этапе планирования, — это график проекта.
Откровенно говоря, большинство людей говорят «план проекта», когда имеют в виду «график проекта».
В расписании проекта указаны все задачи, кто их будет выполнять и когда они будут выполнены. Он также отслеживает зависимости между задачами.
Вы можете использовать программное обеспечение, чтобы организовать график проекта за вас. Существуют сотни различных инструментов для планирования проектов — у большинства организаций что-то есть. Проблема в том, что он может не подходить для того, для чего вы хотите его использовать.
Я создаю расписания проектов в Microsoft Project, Teamwork и Excel, потому что использую их для разных целей.
Для передачи вех верхнего уровня я создаю версию расписания в Microsoft PowerPoint с помощью подключаемого модуля Office Timeline.
Как бы вы ни выбрали документирование графика проекта, важно поддерживать его в актуальном состоянии.
5. Журнал Project RAID
Сейчас мы переходим к четвертому этапу проекта, этапу выполнения. На данный момент у вас есть ряд важных проектных документов. Первое, что мы рассмотрим на этом этапе, — это журнал RAID.
RAID означает:
- Риски
- Действия (и / или предположения)
- Проблемы
- Зависимости (и / или решения).
Я использую термин «журнал RAID» для обозначения всех различных журналов, относящихся к проекту. Это включает в себя все элементы в списке выше, а также изменения. А вот RAAIDDC сказать сложнее.
Имеется реестр всех этих предметов. Журнал RAID вашего проекта — важный документ, который позволяет вам отслеживать все.
Читать далее: все, что вам нужно знать о RAID в управлении проектами.
Создать проще, чем вы ожидаете, поскольку вам действительно нужно всего несколько важных полей:
- Идентификатор предмета, чтобы вы знали, о какой строке вы говорите, когда обсуждаете контент со своей командой
- Название предмета
- Описание предмета
- Требуется действие
- Владелец: не забывайте об этом, иначе никто не возьмет на себя ответственность для того, чтобы что-то сделать с этим
- Дата последнего обновления.
Вы можете в значительной степени использовать этот формат для всех различных листов и трекеров в вашем журнале RAID.
Журнал RAID может быть частью вашего программного обеспечения для управления проектами, или вы можете делать то, что я делаю, и вести электронную таблицу рабочей книги проекта, которая включает RAID и многое другое.
6. Отчеты о статусе проекта
Отчеты о статусе проекта — еще один важный документ на этапе выполнения. Вы заняты работой, поэтому вам нужно рассказать людям, что вы делаете.Они также помогают отслеживать, что происходит.
Отчеты о состоянии проекта охватывают ряд различных сценариев. У вас:
- Официальные отчеты правления проекта
- Еженедельные обновления информационных групп
- Официальные отчеты PMO
- Специальные отчеты всякий раз, когда заинтересованная сторона о чем-то просит.
И так далее. Руководители проектов тратят много времени на отчеты.
Хорошо, это набор документов, а не один документ.Но они действительно важны, потому что это механизм, который вы используете для регулярного предоставления информации заинтересованным сторонам.
Это официальный письменный отчет о проделанной работе. И если они хороши, ваши заинтересованные стороны должны принять меры, прочитав их.
Если вам нужна помощь в создании более качественных отчетов о статусе проектов, получите мою электронную книгу и курс по отчетности по проектам здесь.
7. Счетчик бюджета проекта
Наконец, для этапа «Выполнение» у вас есть средство отслеживания бюджета проекта, еще один важный документ для планирования и контроля проекта.
Бюджет вашего проекта — это другой документ — он включает меньше текста и намного больше цифр.
Тем не менее, полезно иметь текстовый документ для расчетов, в котором содержится информация о контрактах, закупках и финансовых процессах, которым вы должны следовать. Вы можете включить это в свой план управления проектом.
Счетчик бюджета должен показать вам, что вы прогнозируете потратить, то есть «бюджет», и то, что вы фактически потратили.Затем вы можете заставить электронную таблицу сделать тяжелую работу и вычислить отклонение.
Разница — это разница между тем, что вы прогнозировали, и вашими фактическими расходами.
Если вы перерасходовали, вы можете определить позиции, по которым это произошло. Если вы соответствуете своему прогнозу, у вас может быть некоторая гибкость, чтобы добавить больше элементов в область действия.
Или вам придется вернуть деньги — разные финансовые отделы и спонсоры проектов будут иметь разные приоритеты!
8.Обзор извлеченных уроков
По мере того, как мы продолжаем анализ документов по управлению проектом по этапам, мы подходим к заключительной фазе вашего проекта: закрытие. На данном этапе важны два документа о закрытии проекта; первая — это документация по извлеченным урокам.
Документы об извлеченных уроках на самом деле могут не быть документами. Вы можете сохранить полученные уроки в базе данных, такой как CornerThought или wiki, или в каком-либо другом доступном для поиска формате.
Читать далее: Все, что вам нужно знать об уроках, извлеченных из управления проектами.
Тем не менее, я все еще составляю официальные документы об извлеченных уроках по завершении проекта, а затем копирую ключевые уроки в любую другую систему, которая требует их.
Документы об извлеченных уроках являются частью работы по закрытию вашего проекта. Он станет полезным справочником только в том случае, если вы поделитесь им с людьми в этой команде, чтобы у них было что-то, что систематизирует уроки, которые они извлекли во время работы с вами.
Точно так же его следует передать другим менеджерам проектов, иначе они не получат выгоды от того, что сработало, а что не сработало.
9. Документ о закрытии проекта
Наконец, на этапе закрытия вы должны подготовить официальный документ закрытия проекта.
В этом документе резюмируется:
- Что принес проект
- Каким образом проект выполнялся с учетом сроков, затрат, качества и объема, т.е. были ли вы опаздывающими, превышали бюджет или изо всех сил пытались получить качественный результат?
- Любые неурегулированные риски, проблемы и действия на момент закрытия
- Местоположение файлов проекта
- Все остальное, что необходимо знать лицу, принимающему передачу.
Из всех документов это самый важный, который нужно официально подписать и утвердить. Без согласия спонсора проекта на закрытие, проект не закрывается.
В конечном итоге вам придется месяцами заниматься разовой работой и поддержкой. (Не спрашивайте, откуда я знаю.)
Выберите документы, которые подходят для вашего проекта
Самое важное, что нужно помнить, это то, что это руководство. Адаптируйте необходимую проектную документацию, чтобы вы могли наилучшим образом управлять своим проектом.
Вам нужен подробный план закупок? Сделать один. Вам не нужен счетчик бюджета, так как нет внешних расходов? Не создавайте его и оставляйте пустым; это пустая трата времени.
Не зацикливайтесь на том, что вам нужно — просто используйте приведенное выше как руководство к тому, что есть в большинстве проектов, ориентированных на большие, маленькие, но не гигантские.
Меньше времени администратора, затрачиваемого на создание документов, не приносящих пользы, означает, что вы можете высвободить больше времени для руководства своей командой. Более важно, чтобы вы выполняли работу над проектом.Обременительная бумажная работа никому не доставляет удовольствия.
Возьмите шаблоны документов для этих девяти проектных документов, и вы сможете управлять своим проектом без излишней бюрократии.
PIN-код для последующего чтения:Перечень документации по управлению проектом
0Неотъемлемой частью любого проекта является письменная документация, лежащая в основе его утверждения, обмена информацией и управления.Этот список документации по управлению проектами содержит все бесплатные шаблоны, необходимые для управления вашим проектом от начала до завершения. Важно, чтобы идеи и действия были точно объяснены всем участникам на каждом этапе проекта. Это гарантирует, что все участники знают, чего от них ждут, что произошло, какое влияние или риск существует, а также желаемый результат.
Это означает, что ваши письменные коммуникативные навыки имеют решающее значение на каждом этапе вашего проекта, потому что успех зависит от вашего бизнес-кейса, четко выражающего, насколько ваш проект соответствует ожиданиям заинтересованных сторон.Наши шаблоны управления проектами и контрольные списки помогут вам подготовить качественную документацию на каждом этапе вашего проекта.
Список документации по управлению проектом
Атрибут деятельности
Оценка заинтересованности заинтересованных сторон
Журнал допущений
План управления изменениями
Форма запроса на изменение
Реестр запросов на изменение
План управления коммуникациями
План управления конфигурацией
План управления стоимостью
Отчет о затратах
План управления человеческими ресурсами
Анализ воздействия
Журнал проблем
Контрольный отчет
Организационная структура
Анализ после внедрения
План управления закупками
Отчет об аудите проекта
Бизнес-модель проекта
Устав проекта
Технико-экономическое обоснование проекта
План управления проектом
Процесс управления проектом
Отчет PIR проекта
План качества проекта
Реестр рисков проекта
Отчет о статусе проекта
План управления требованиями
Матрица распределения ответственности
Иерархическая структура рисков
Журнал рисков
План управления рисками
Анализ основных причин
План управления расписанием
Управление объемом План
План управления объемом
План управления заинтересованными сторонами
Реестр заинтересованных сторон
Отчет о работе
Отчет об испытаниях
Словарь WBS
Отчет WBS
Иерархическая структура работ (WBS)
Существует четыре простых шага, которые позволят вам создавать и поддерживать четко определенную документацию по управлению проектом на протяжении всего проекта.
Четкая верстка и формат
Упрощение поиска важной информации в любом письменном документе значительно улучшено за счет использования четкого макета. Использование пробелов, маркеров и полужирного или подчеркнутого текста позволяет представить ваше сообщение в понятной форме. Любой, кто читает ваше сообщение, может быстро найти или увидеть все важные аспекты вашего сообщения.
Будьте осторожны, чтобы не злоупотреблять доступными вам параметрами форматирования, например жирный текст, подчеркнутый текст, цветной текст, размер текста, потому что слишком большое количество вариантов приведет к путанице.Используйте параметры макета и текста, чтобы улучшить свое сообщение, чтобы важность и приоритет его содержания были легко различимы.
Он также дает вам возможность установить стиль и формат всех ваших сообщений по проекту, указав, что все письменные сообщения во время проекта должны соответствовать этому формату. Возможно, вы захотите использовать некоторые из бесплатных шаблонов управления проектами, которые мы предлагаем для вашей отчетности, такие как отчет о статусе проекта , чтобы каждый, кто участвует в этом типе отчета, представлял свою информацию в общем формате.
Сохраняйте простоту
Важно, чтобы язык, используемый в вашем письменном общении, полностью понимал любой, кто его читает. Этого можно добиться, оставив язык «простым». Это означает, что необходимо объяснять любой жаргон, аббревиатуры или отраслевую терминологию, чтобы ваш смысл был полностью понятен. Объем таких объяснений будет зависеть от вашей аудитории и их глубины знаний в области проекта.
Например, если вы выполняете национальный проект в области здравоохранения, вам нужно четко определить использование аббревиатуры «МРТ», потому что это может означать «Магнитно-резонансная томография» или «Институт психических исследований».Без четкого объяснения использование МРТ может означать разные вещи для разных членов вашей аудитории.
Недоразумений можно избежать, например, разными способами; следуя термину с определением в скобках или создавая глоссарий терминов, который сопровождает каждое письменное сообщение. Это особенно важно, когда вы вместе разрабатываете экономическое обоснование своего проекта, поскольку оно, вероятно, будет рассмотрено людьми, не имеющими специальных знаний или знакомых с вашим сектором рынка.
Будьте позитивными
Сохранение мотивации команды людей на протяжении всего проекта — сложная задача для любого руководителя проекта. Любая подготовленная письменная документация играет важную роль в поддержании энтузиазма и приверженности команды.
Использование позитивного языка позволяет вам представить пример того, что может быть достигнуто, а не заявить о том, чего сделать нельзя. Вы можете использовать пассивный голос, чтобы сказать «возникла проблема, которая имеет последствия…» вместо того, чтобы активно называть человека или отдел в качестве причины проблемы «проблема возникла из-за сбоя администратора…» .
Возможно, вам будет выгоднее использовать активный голос для личного общения », так как вы сможете различать истинный ответ получателя. Это также позволяет убедиться, что ваше сообщение было правильно получено и понято.
Во всех проектах случаются заминки и непредвиденные события. Ваш успех или неудача будут определяться тем, насколько хорошо вы управляете такими коммуникациями. Очень важно, чтобы команда была сосредоточена на достижении конечного результата и была мотивирована на достижение этого результата, и ваше письменное общение играет важную роль в достижении этого.
Последовательность
Последний шаг к хорошо написанной документации — последовательность. Ваша роль как менеджера — обеспечить соответствие формата и языка потребностям проекта. Вы с самого начала определите стиль и тон общения в своих проектах, а это значит, что вам нужно решить, насколько формальным или случайным будет письменное общение.
Важным аспектом «согласованности» является то, что вы должны обеспечить, чтобы обоснование каждого решения и доказательства, подтверждающие каждое решение, сохранялись как часть общей проектной документации.Его не нужно распространять среди всех членов команды, но он должен быть доступен лицам, принимающим решения, чтобы помочь им в этом процессе.
Документация — не самая любимая часть проекта. Часто бывает утомительно делать заметки и записывать каждый этап процесса, но, ведя точный письменный учет, вы сможете перенести любые извлеченные уроки в будущие проекты.
Ключевые точки
- Этот список документации по управлению проектами содержит все бесплатные шаблоны, необходимые для управления проектом от начала до завершения.
- Навыки письменного общения имеют решающее значение на каждом этапе вашего проекта, потому что успех зависит от вашего бизнес-кейса, четко выражающего, насколько ваш проект соответствует ожиданиям заинтересованных сторон.
- Использование позитивного языка позволяет вам представить пример того, что может быть достигнуто, а не заявить о том, чего сделать нельзя.
- Вы должны убедиться, что обоснование каждого решения и доказательства, подтверждающие его, полностью задокументированы.
Типы документации в управлении проектами — бизнес-класс (видео)
Инструменты документации
Многие организации устанавливают шаблоны проектов и программное обеспечение проектов, чтобы помочь менеджерам проектов в выполнении их административных задач.PMI предлагает более 1000 шаблонов проектных документов в качестве преимущества членства. По общему признанию, выбор из 1000 шаблонов может быть ошеломляющим; однако цель состоит в том, чтобы предоставить ОУП большую коллекцию шаблонов документов проекта, чтобы выбрать лучшие шаблоны, подходящие для их организаций.
Обычно у PMO есть централизованные репозитории документов проекта, где вы можете выбирать и извлекать шаблоны документов проекта. Репозитории проектных документов обычно хранятся централизованно на веб-сайтах, в интрасетях и каталогах.Руководители проектов несут ответственность за рассмотрение руководящих принципов вашего PMO, чтобы определить тип документов, подходящих для вашего проекта.
Например, PMO Восточного берега планирует реализовать два крупных проекта. Ожидается, что первый проект будет завершен в течение шести месяцев, и из-за небольшого размера проекта один менеджер проекта выбрал для использования семь из вышеупомянутых проектных документов. С другой стороны, менеджер по второму проекту решил использовать каждый из вышеупомянутых проектных документов.ОУП предоставят необходимые проектные документы вместо дополнительных документов. Используемые проектные документы обычно определяются размером и сложностью проекта.
Резюме урока
Ваши офисы управления проектами (PMO) передадут проектную документацию и направят вас в свой репозиторий проектной документации, который можно найти в централизованном месте, которое может находиться на веб-сайте PMO, в файловых каталогах или в интранете. . Десять наиболее распространенных проектных документов включают график проекта, управление рисками, журнал проблем, бюджет проекта, план коммуникации, отчет о статусе проекта, устав проекта, повестку дня и протокол собрания, план тестирования обеспечения качества (QA), и план управления проектом.
Однако вам необходимо выбрать типы проектной документации для использования в вашем проекте, как указано вашими PMO. Если вы не понимаете, как использовать некоторые из ваших проектных документов, обратитесь к своему PMO для обучения. Цель различных типов проектной документации — помочь вам успешно реализовать ваши проекты.
Список документов по управлению проектом
Управление документацией может включать создание и поддержание документации и обеспечение ее качества.
- Создание документации
- Документы по управлению проектом
- Устав проекта
- План проекта
- Отчет о статусе проекта
- График работы
- Иерархическая структура работ (WBS)
- Диаграмма Ганта
- Расписание 19 Управление обменом информацией План
- Форма запроса на изменение
- План управления заинтересованными сторонами
- План управления человеческими ресурсами
- План управления затратами
- План управления рисками
- Бюджет проекта
- Отчет о работе
- Отчет о завершении этапа
- Журнал встреч команды проекта
- Уроки Обучаемый журнал
- Ежедневный журнал
- Обзор после внедрения
- Документы закрытия проекта
- Документы по управлению проектом
Создание документации
В зависимости от проектов, организационных, юридических или структурных требований офису управления бизнес-проектами, ориентированными на ценность (BVOPM), может потребоваться другой набор документов.
Документы по управлению проектом
Для проекта могут потребоваться различные документы, отчеты, шаблоны, журналы, анализ и многие другие обширные подготовительные мероприятия, действия и инструменты. Вот некоторые из популярных традиционных документов по управлению проектами:
- Устав проекта
- План проекта
- Отчет о статусе проекта
- График работы
- Иерархическая структура работ
- Диаграмма Ганта
- Табель учета рабочего времени
- Коммуникационный план
- План управления изменениями
- Форма запроса на изменение
- План управления заинтересованными сторонами
- План управления человеческими ресурсами
- План управления затратами
- План управления рисками
- Бюджет проекта
- Описание работы
- Отчет о завершении этапа
- Протокол встреч команды проекта
- Журнал извлеченных уроков
- Ежедневный журнал
- Обзор после внедрения
- Документы закрытия проекта
Устав проекта
В общем, это краткое изложение объема, целей, потребностей бизнеса, бюджета высокого уровня, рисков высокого уровня и участников проекта.В этом документе заранее описаны роли, обязанности и цели проектов. Он также определяет ключевые заинтересованные стороны и определяет полномочия менеджера проекта.
План проекта
В плане проекта представлены предположения и решения при планировании, упрощается обмен информацией между заинтересованными сторонами проекта, документируются утвержденные объемы, затраты и графики.
Обычные темы в плане проекта могут включать управление:
- Область применения
- Требования
- График
- Финансы
- Качество
- ресурсов
- Заинтересованные стороны
- Связь
- Изменения проекта
- Риск
- Заготовка
Отчет о статусе проекта
Обычно используется для регулярного информирования проектной группы, спонсоров, заинтересованных сторон и клиентов о текущем статусе проекта.Он может содержать общую информацию, затраты, завершенные и незавершенные задачи, проблемы, решения, риски, дальнейшие планы и т. Д.
График работы
Может отображать стандартные рабочие дни, праздники, нестандартное рабочее время, задачи и назначенные ресурсы.
Иерархическая структура работ (WBS)
Иерархическая декомпозиция всего проекта на небольшие компоненты, задачи, цели, фазы и результаты. Обычно это древовидная структура, которая показывает подразделение усилий, необходимых для достижения цели.WBS — полезный инструмент для визуализации необходимой работы и может облегчить планирование бюджета, времени и ресурсов.
Диаграмма Ганта
Это тип столбчатой диаграммы, которая иллюстрирует график проекта и показывает зависимость между действиями. Диаграмма Ганта представляет задачи проекта на вертикальной оси, а время, необходимое для выполнения каждой задачи, отображается на горизонтальной оси.
Табель учета рабочего времени
Обычно содержит время, затраченное работником на выполнение каждой задачи.
Коммуникационный план
Может содержать информацию о каналах связи, участниках планируемого общения, общих темах для обсуждения и частоте проведения мероприятий. Может быть частью общего плана проекта.
План управления изменениями
Перечисляет действия или роли, которые потребуют дополнительного внимания на этапе реализации и контроля проекта. Он может содержать планы любых изменений, процедуры реагирования и интеграции изменений.
Форма запроса на изменение
Может содержать желаемые изменения в текущем объеме, процессе, продукте и вовлеченных в изменения ролях, ресурсах, потребностях, рисках и т. Д. Эта форма может быть заполнена внешними сторонами, внутренними командами или ролями управления проектом и передана другим для утверждения, проверки или планирования.
План управления заинтересованными сторонами
Описывает, как заинтересованные стороны будут вовлечены в проект. Он может включать их потребности, проблемы, ограничения, способность влиять на проект, контактную информацию, роль и другую конкретную информацию.Обычно в него входят только заинтересованные стороны, проявляющие большой интерес к проекту.
План управления человеческими ресурсами
План управления человеческими ресурсами обычно устанавливает, как человеческие ресурсы для проекта должны определяться, контролироваться и управляться.
План управления затратами
План управления затратами представляет собой схему оценки проекта, распределения и контроля затрат на требуемые ресурсы, поэтому все действия проекта в конечном итоге выполняются.
План управления рисками
Возможные риски, причины и последствия могут быть включены в этот план.Обычно предопределены различные реакции на разные риски.
Возможные реакции на риск могут быть:
Избегание — Руководство и команды меняют планы, чтобы избежать проблемы.
Mitigate — Руководство и команды стараются уменьшить воздействие угроз.
Accept — Принятие отрицательного воздействия.
Передача — Передача риска третьим лицам, которые могут управлять им.
Бюджет проекта
Он может включать разбивку всех затрат по проекту, потенциальных будущих затрат, приемлемых затрат и т. Д.
Техническое задание
Техническое задание — это документ, который может отражать правовые отношения и может служить договором между клиентом и поставщиком услуг. Он может содержать объем работ, период предоставления услуги, график результатов, применимые стандарты, критерии приемки и т. Д.
Отчет о завершении этапа
Он содержит информацию о текущем прогрессе проекта и темах, требующих обсуждения или утверждения, а также рекомендации для следующих шагов, которые также могут потребовать утверждения.Он также может включать анализ бизнес-обоснования, достигнутых выгод, ожидаемых будущих выгод, отклонений от планов и договоренностей, анализ эффективности команды и т. Д.
Протокол встреч проектной группы
Ключевые моменты встреч команды, решения и темы могут быть задокументированы для использования в будущем.
Журнал усвоенных уроков
В ходе работы над проектом команды обычно изучают важную информацию, которая может быть задокументирована и использована в будущих проектах.
Ежедневный журнал
Обычно это неформальный документ, содержащий важные события, проблемы, решения и другие темы текущего дня.
Обзор после внедрения
Описывает статус проекта и то, были ли достигнуты цели. Обычно он создается на заключительных этапах проекта и может включать отзывы независимых сторон.
Документы закрытия проекта
Сборник документов или единый документ, содержащий список пунктов, которые должны были быть выполнены. Спонсор проекта, менеджер проекта, менеджер по качеству и другие лица могут участвовать в заполнении и подписании документа.
BVOP рекомендует тщательно подходить к созданию и ведению документации всех видов, поскольку это могут быть тяжелые и трудоемкие процессы, которые могут привести к отходам. Офис BVOPM определяет, какие документы необходимо вести, а также их точное использование, формальности и детали.
Создание и поддержка индивидуализированной документации может быть гибким и целесообразным подходом к управлению документацией. Приверженность классическим и традиционным документам может иметь как преимущества, так и недостатки.BVOP предполагает, что создание и поддержание большого количества документов может привести к потерям, если они не используются или не добавляют бизнес-ценности проекту. Их содержание должно быть достаточно ясным и кратким и в то же время охватывать важные темы. Они должны быть понятны всем, кто может их запрашивать, читать, поддерживать и использовать.
В сертификационный экзамен включены следующие вопросы, относящиеся к главе «Управление документацией». Последовательность вопросов представлена в таблице.
Данные актуальны на 4 марта 2021 г., 13:26
| ID | Проблема | Время | Категория |
|---|---|---|---|
| 0 | Ежедневный журнал | 60 секунд | ПМ, ДПМ |
| 1 | График работы | 60 секунд | ПМ, ДПМ |
| 2 | Коммуникационный план | 60 секунд | ПМ, ДПМ |
| 3 | Отчет о завершении этапа | 60 секунд | ПМ, ДПМ |
| 4 | Отчет о статусе проекта | 60 секунд | ПМ, ДПМ |
| 5 | Документы по управлению проектами | 60 секунд | ПМ, ДПМ |
| 6 | План управления человеческими ресурсами | 60 секунд | ПМ, ДПМ |
| 7 | Протокол встреч проектной группы | 60 секунд | ПМ, ДПМ |
| 8 | Форма запроса на изменение | 60 секунд | ПМ, ДПМ |
| 9 | Документы закрытия проекта | 60 секунд | ПМ, ДПМ |
| 10 | Устав проекта | 60 секунд | ПМ, ДПМ |
| 11 | План управления затратами | 60 секунд | ПМ, ДПМ |
| 12 | Табель учета рабочего времени | 60 секунд | ПМ, ДПМ |
| 13 | Обзор после внедрения | 60 секунд | ПМ, ДПМ |
| 14 | Диаграмма Ганта | 60 секунд | ПМ, ДПМ |
| 15 | План управления рисками | 60 секунд | ПМ, ДПМ |
| 16 | План проекта | 60 секунд | ПМ, ДПМ |
| 17 | План управления заинтересованными сторонами | 60 секунд | ПМ, ДПМ |
| 18 | Техническое задание | 60 секунд | ПМ, ДПМ |
| 19 | Журнал извлеченных уроков | 60 секунд | ПМ, ДПМ |
| 20 | План управления изменениями | 60 секунд | ПМ, ДПМ |
| 21 | Бюджет проекта | 60 секунд | ПМ, ДПМ |
| 22 | Иерархическая структура работ (WBS) | 60 секунд | ПМ, ДПМ |
Управление документами проекта: методы и методы
Можно ли измерить ценность проекта и успех его весом? и объем подготовленных документов? Конечно нет, но документация имеет значение.По замыслу проекты производятся и зависят от несколько результатов, каждый из которых становится частью «проекта» запись «. Этой записью нужно управлять — как для текущий проект и для использования в будущем. Прочтите, чтобы узнать, как готово.
Проектная документация предоставляет средства, с помощью которых информация и идеи создаются и распространяются, и это основа, на которой принимаются решения сделаны и утверждены.Можно сказать, что «если это реально, то это задокументировано», и фактически все ключевые элементы проекта задокументированы как минимум в одном или более важные документы, начиная от технического задания и заканчивая к еженедельному отчету о статусе. Таким образом, управление проектной документацией может не быть особенно гламурным, но это ключевой фактор успеха проекта.
Практическое управление проектной документацией
Управление проектной документацией («doc-man») определяется практикой и процедурами. используется для создания, распространения и хранения различной проектной документации.На глобальном уровне практика управления документами предназначена для выполнить следующие цели и задачи:
- Обеспечить механизм производства и контроля документов без добавление существенных накладных расходов на процесс.
- Предоставлять стандартизированные форматы и шаблоны для производства документов.
- Для содействия сотрудничеству и достижению консенсуса посредством структурированной процесс проверки и утверждения документов.
- Для облегчения поиска и доступности документов.
- Чтобы свести к минимуму ошибки в документации за счет контроля версий и безопасный доступ.
- Для обеспечения актуальности всех документов и распространения своевременно.
В конце концов, возможность быстро и легко обработать и управлять всеми типами проектной документации необходим для обеспечения последовательный поток информации для всех участников проекта. Документы проекта представляют собой совокупность фактов, анализа, выводов. и решения, принимаемые на протяжении всего жизненного цикла проекта, в том числе проект Бизнес Дело, Заявление Работа, планы управления, Отчеты о состоянии, Профили проектных работ, и множество тематических документов (уникальных для данной проект). К этим документам нужно обращаться с уважением, управляется с помощью стандартов, касающихся производства, распространения и потребности в удержании.
Относитесь к проектной документации с уважением и осторожностью
Следующий список дает быстрый обзор простых руководящих принципов, которые необходимо установить для последовательной, стандартизированный подход к управлению проектной документацией.
- Создайте соответствующую организационную структуру для вашего документа папки / каталоги. (используя проект, команду, тип документа, версию, статус [черновой или окончательный] для формирования структуры).
- Установите значимые соглашения об именах с учетом проекта имя, тип документа, версия, автор и любые другие допустимые организационные критерии.Соглашения об именах должны обеспечивать легкий доступ и сортировка хранимых документов (т.е.для быстрой идентификации).
- Используйте права рабочей группы / папки / каталога, чтобы назначить реалистичный доступ правила, определяющие, кто может создавать, читать, обновлять и удалять документы хранится в репозитории.
- Создайте правила для хранения, очистки и резервного копирования документов, чтобы сохранить документы текущие и удалить ненужные документы из репозитория (я.е. промежуточные версии, не предлагающие контрольный журнал или справочную ценность).
- Соблюдайте стандарты подготовки документов охват форматов, сбор данных, черновик, обзор, редакция, утверждения и контроль версий.
Анализ потребностей и возможностей Doc-Man
Первый шаг к реализации всех преимуществ экономии времени стандартизированное управление проектной документацией призвано гарантировать, что принятые практики надлежащим образом «определены, согласованы и утверждены «в соответствии с потребностями и возможностями индивидуальные проекты.Это вопросы, которые необходимо учитывать в рамках этого планирования:
- Какие типы документов требуются для ваших проектов? (учитывая документы бизнес-кейсов, документы по инициированию проектов, планы проектов, контракты, программные документы, рабочие спецификации, технические документы, формы и отчеты).
- Какой цели будет служить каждый документ в рамках проекта и процесс управления проектом?
- Как и когда эти различные документы используются в проектный процесс?
- Кто будет вносить вклад в эти документы?
- Кому понадобится доступ к этим документам?
- Как эти потребности и требования применимы к проектам различных размеры, сложность и наглядность? (Также читайте: Общие сведения о размере проекта)
Научитесь ускоряться
Когда дело доходит до управления, вам нужен более чем один подход быть неизменно успешным.То, как вы справляетесь, когда окружающие условия хороши, — это не так. то, как вы справляетесь, когда время на исходе, ресурсы ограничены, а люди не работать вместе. Для этого нужно быстрое отслеживание — и мы можем научить вас, как это делать. Узнать больше
ПРОВЕРЬТЕ НАБОР ПРОЕКТОВ FAST TRACK.
Если вы ищете быстрый и простой способ добиться успеха в планировании проекта, вы найдете его внутри Fast Track Project Toolkit . Этот уникальный информативный онлайн-курс дает вам все необходимое, чтобы стать руководитель проекта и эксперт по быстрому отслеживанию. Вот что вы узнаете:
Как планировать и управлять проектами с помощью быстрого отслеживания стратегических проектов.
Как использовать быстрое отслеживание стратегических проектов, чтобы сэкономить время и максимально использовать доступные ресурсы.
Как использовать стратегическое быстрое отслеживание для преодоления ограничений и ограничений проекта.
Как использовать стратегическое быстрое отслеживание для переговоров с заинтересованными сторонами и формирования общих ожиданий.
Как использовать стратегическое быстрое отслеживание, чтобы стать более продуктивным менеджером проекта и членом команды.
Объем работ по проекту | Полное руководство для PM
Документ о содержании проекта
Давайте начнем с самого начала. Что такое документ о содержании проекта? Что ж, это документ, в котором подробно описана вся информация, которая может потребоваться кому-то о проекте, над которым вы работаете. Когда мы говорим о нем как о документе, мы не имеем в виду, что он короткий или одностраничный. Скорее, это может быть довольно длинный пакет документов, потому что он должен объяснять абсолютно все.Теперь вы хотите связать его как можно больше, чтобы никто не ходил с 20-страничным пакетом (в зависимости от того, над чем вы работаете, конечно), но вы все равно хотите, чтобы он был подробным.
Кто-то должен уметь прочитать этот документ и понять, какова ваша конечная цель, как вы ожидаете ее достичь, каковы конечные результаты и любые ключевые этапы, над которыми вы работаете на этом пути. Это будет всеобъемлющий документ, и, по крайней мере, члены вашей команды, ваши руководители и ваш клиент должны иметь возможность взглянуть на него, чтобы убедиться, что все делается правильно и в соответствии с планами. что вы устанавливаете в начале.Короче говоря, документ о содержании вашего проекта должен включать:
- Цели проекта
- Допущения
- Ограничения
- Основные результаты
- Требования
- Ключевые этапы
на исключение чего-либо еще. Ничто другое не имеет значения, если оно не приближает вас к целям, изложенным в этом документе. Итак, как вы собираетесь создавать этот документ?
Зачем вам нужен документ о содержании проекта
Может быть, вам интересно, зачем вам вообще нужен этот тип документа для вашего проекта.Если вы достаточно хорошо обходились без них, вы можете подумать, что это пустая трата времени и энергии. По правде говоря, документ с содержанием проекта или документ с объемом работ могут иметь большое значение для вашего общего успеха. Давайте посмотрим на некоторые из наиболее важных факторов, когда дело доходит до создания этого типа документа, и на то, что вам понадобится, чтобы добиться успеха. Таким образом, вы можете сразу приступить к работе.
Во-первых, вы и ваш клиент точно поймете, что вы делаете и что нужно сделать, чтобы проект увенчался успехом.Вы будете использовать этот документ, чтобы подробно описать каждый шаг процесса и убедиться, что вы оба четко понимаете, чего ожидает другой. Так вам будет проще правильно завершить проект и быть довольным. Никого не нужно останавливать, и никто не будет разочарован результатом, потому что все решено и объяснено с самого начала.
Далее у вас будет путь для всех задач и результатов, которые необходимо создать. Это будет важно для вас или ответственного руководителя, чтобы назначить каждую из задач.Вы сможете увидеть все, о чем договорились вы и клиент, что позволит вам увидеть, какие люди в вашей команде лучше всего подходят для каждой из этих задач. Прежде чем вы это узнаете, у вас будет гораздо больше шансов добиться наилучшего выполнения задач. Кроме того, вы можете составить более согласованный график задач и график их выполнения.
Точно зная, что нужно сделать, вы можете составить бюджет, определяющий, сколько будут стоить эти проекты. Вы также можете создать лучшую временную шкалу.Разрабатывая каждую из различных задач и подзадач, необходимых для достижения конечной цели, вы сможете взглянуть на каждый шаг и посмотреть, займет ли он несколько часов, несколько дней или несколько недель. Затем вы можете сложить все части вместе. Вы также знаете, какие материалы и часы потребуются, что позволяет вам рассчитать стоимость и учесть бюджет клиента для выполнения необходимых задач.
Далее вы увидите, как сосредоточить внимание людей на реальных целях, связанных с проектом.Вы будете использовать этот документ, чтобы изложить все детали, связанные с объемом проекта, а затем вы можете убедиться, что все понимают эти цели. Это также позволит каждому получить разъяснение целей и того, что они должны делать, когда работают над своими собственными задачами. Таким образом, никто не запутается в проблеме.
Наконец, вы сможете убедиться, что проект остается в пределах исходного диапазона, который он должен иметь. Нет причин беспокоиться о том, что кто-то уйдет по другому аспекту, не охватываемому проектом, потому что вы можете быстро и легко вернуться к этому документу, чтобы получить необходимую информацию.Все, что делается для проекта, можно связать с этим документом, чтобы никто не задавал слишком много вопросов или не выполнял работу, за которую вашей компании не платят, что может привести к потере времени.
Создание документа о содержании проекта
Хорошо, поэтому вам придется приложить некоторые усилия и подумать над этим процессом. Вам нужно будет углубиться в проект, который вы завершаете, и придумать подробное описание каждого аспекта. Имейте в виду, что этот первый этап не будет таким связным.На первом этапе процесса вы просто хотите, чтобы все было записано. Запишите несколько примечаний, связанных с каждым из вопросов или разделов, которые мы приводим ниже, и начните с этого. Вы можете уточнить вещи позже.
После того, как вы разберетесь, самое время сделать документ более профессиональным. Помните, что вы собираетесь показать этот документ своему руководителю, своей команде и клиенту. Вы должны быть уверены, что каждый сможет понять это и что они смогут увидеть, где что-то нужно изменить, скорректировать, улучшить или прояснить.Чем точнее вы сможете определить объем работы в этом документе, тем лучше будет для всех при выполнении окончательного проекта.
Что нужно знать
Во-первых, что вы должны добавить в этот документ? Есть несколько разных частей, которые вам нужно собрать вместе и убедиться, что вы пишете правильно, чтобы вы могли получить от своего утверждения максимальную пользу.
Общие цели проекта
У вас есть цель каждый раз, когда вы создаете проект, поэтому убедитесь, что вы начинаете с нее.Вероятно, это одна (или несколько) вещей, которые ваш клиент сказал вам, что они хотели, чтобы вы дали им, когда все будет закончено. Итак, вам нужно точно выразить, каковы эти цели. Затем убедитесь, что вы объяснили, откуда поступает финансирование и кто будет поддерживать саму цель. Это все, за чем нужно следить, когда кто-то (каждый) работает над самим проектом.
Теперь убедитесь, что вы отслеживаете исходные поставленные цели, и убедитесь, что все остальное, что вы делаете, соответствует этим целям.Если клиент хочет что-то добавить или член вашей команды хочет что-то добавить, вы хотите вернуться к этим целям и посмотреть, есть ли это в списке или поможет ли это достичь. Если нет, то это нужно отложить на другой раз. Вы хотите сосредоточиться на конкретных задачах, которые приведут вас к поставленной вами цели.
Описание проекта
Затем вы хотите объяснить, что именно вы собираетесь предоставить клиенту, когда проект будет полностью завершен.Каковы последние части головоломки? Вы можете доставить 2000 планировщиков в физическом формате, разработанных и упакованных для продажи. Возможно, вы доставляете 6-страничный сценарий короткого рекламного объявления, которое будет транслироваться на веб-сайте компании. Возможно, вы создаете версию клиентского веб-сайта в коде C ++ с видео- и аудиоклипами.
Убедитесь, что вы конкретно указываете каждый результат, который вам нужен на протяжении всего проекта (например, создание макета веб-сайта на третьей неделе и окончательного результата на шестой неделе).В целом, этот раздел должен объяснять каждую из различных вещей, которые вы отправляете клиенту, и он должен быть кратким и простым для понимания. Итак, если вы посмотрите на результат, вы сможете быстро понять, что именно он означает и как вы собираетесь передать его клиенту. Итак, убедитесь, что вы указали формат, длину, цвета или стили или что-то еще, что вам дали от клиента. Таким образом, результат будет принят.
Критерии приемки
Что необходимо предоставить заказчику для принятия проекта? Что они хотят получить? Убедитесь, что еще до того, как вы начнете работу над проектом, вы создаете документ, который точно описывает то, что ищет ваш клиент.Они хотят, чтобы текст был определенным шрифтом? Они ищут код в определенном формате? Нужен ли им документ определенной длины? Убедитесь, что вы получили все подробности о том, что ищет клиент, и включите это в свой рабочий документ.
Заполнив все эти данные, вы можете убедиться, что каждый этап процесса выполняется правильно. Если окончательный результат (или какие-либо промежуточные результаты) не соответствуют этим конкретным критериям, это означает, что он не будет принят.Изложив все с самого начала, вы будете знать это и сможете улучшить свой продукт и убедиться, что это именно то, что требовал клиент. Это повысит вероятность того, что его примут в первый раз.
Установление ограничений
Здесь вы собираетесь указать клиенту то, что вы не можете сделать. Помните о сроках, установленных клиентом (и вами), а также о доступном бюджете и конечном результате, который хочет клиент.Что вы можете делать, а что нет? Объясните это клиенту, чтобы он знал, чего он может ожидать и чего вы не собираетесь им обещать в рамках первоначального объема.
Если клиент ввел в действие определенные требования, которые ограничивают ваши возможности, убедитесь, что вы указали это. Если они хотят, чтобы что-то было написано на определенном языке, и вы знаете, что кодирование займет больше времени, вам нужно сообщить им, какие ограничения на то, что вы можете предоставить в рамках имеющихся сроков и бюджета.Вы должны быть уверены, что ваш клиент проинформирован обо всех этих вещах как можно раньше, чтобы не было недопонимания и никто не расстроился позже в процессе.
Допущения и исключения
Обязательно изложите в письменной форме любые предположения, которые вы делаете в отношении результата проекта. Если ваш клиент говорит вам, что он хочет слайд-шоу, но не указывает программу или тип программного обеспечения для использования, вы предполагаете, что будете использовать PowerPoint (или любой другой формат слайд-шоу, который вы предпочитаете).Если клиент не указывает формат или размер текста, укажите, что вы используете шрифт Times New Roman и 12 пунктов. Сразу же высказав свои предположения, вы убедитесь, что никто не запутается или не расстроится позже (и клиент может сразу же сообщить вам, если эти предположения неверны).
Затем убедитесь, что вы также указываете все, что не доставляется или не предоставляется. Если клиент платит за часть контента, написанного на C ++, убедитесь, что вы указали, что он будет написан только на этом языке.Если им нужен физический продукт, укажите, что вы не собираетесь создавать для них цифровой формат. Все, что не предоставляется, но может рассматриваться как имеющее отношение к окончательному результату, должно быть указано здесь, чтобы его можно было обсудить с клиентом по мере необходимости.
Затраты и бюджет
Обсудите, каковы конкретные этапы проекта и сколько они будут стоить. Это поможет четко обозначить, что вы делаете для клиента и на что расходует его бюджет.Убедитесь, что вы подробно описали все, что можете, в том числе, где затраты идут на заработную плату сотрудников и где они взимаются за конкретную выполняемую работу. Убедитесь, что вы связали каждую стоимость с задачей, за выполнение которой она платит, чтобы клиент знал, что он получает за свои деньги.
Окончательное соглашение
Убедитесь, что все необходимые подписывают документ, который вы создаете. Это означает, что вы, ваш руководитель (как минимум на один уровень выше) и клиент должны подписать документ.Если вы не работаете с индивидуальным предпринимателем, вы можете убедиться, что как минимум два человека из бизнеса клиента подписали документ, поскольку это дает вам подтверждение того, что соглашение поддерживается всеми силами компании. Это дает вам что-то, что можно сделать, если в будущем когда-нибудь возникнет проблема. Вы можете показать клиенту, что он подписал этот документ, содержащий всю информацию о проекте.
Держите это в уме
Разместите документ с объемом работы так, чтобы любой член команды мог его просмотреть.Это позволит им увидеть, что вы обещали и чего не обещали. Таким образом, если они предполагают, что задача соответствует их задаче, они могут посмотреть, включена ли она в результаты или предположения или в исключения. В любом случае никто не должен выполнять работу, за которую ему не заплатят или которую клиент не запрашивал.
Разбивка объема работ
Когда дело доходит до планирования работы вашей команды, вы можете захотеть разбить объем рабочего документа дальше.Даже если вы собираетесь объяснять задачи своему клиенту, вам захочется еще больше объяснить их своей команде, чтобы они знали, что они делают, кто отвечает за каждую задачу и когда ее нужно выполнить. Итак, начните с размещения этого документа где-нибудь, чтобы каждый, кому он нужен, мог получить к нему доступ (например, в вашей диаграмме Ганта), а затем начните разбирать его.
Создавайте индивидуальные задачи, которые необходимо выполнить, чтобы каждый знал, что должно происходить в процессе.Вы также можете указать, сколько времени будут занимать (или должны занять) задачи, и даже бюджет для них, если это необходимо. Имейте в виду, что определение ожиданий важно, равно как и поручение каждой задачи человеку или команде выполнить. Вы хотите убедиться, что все знают, что они делают, и что они могут общаться друг с другом о задачах, над которыми они работают.
Пригласите свою команду публиковать комментарии, вопросы или проблемы в документе, чтобы все могли их увидеть. Это также можно сделать непосредственно в диаграмме Ганта, которую вы создаете для документа о содержании проекта.Таким образом, каждый может видеть, что говорят все остальные. Они также смогут убедиться, что вопросы и проблемы решаются быстро и что все участники знают, были ли внесены изменения в объем работ или в конечные результаты, которые вы будете предоставлять своему клиенту. Поощряйте постоянное общение с другими членами команды.
Что вы доставляете
В конце концов, ваш документ о содержании потребует много времени и усилий. Вам придется серьезно поработать над этим, и вам нужно будет потратить некоторое время на то, чтобы обсудить это с клиентом и вашим руководителем.Запланируйте хотя бы одну встречу, чтобы просмотреть документ после того, как вы передадите его своему руководителю и клиенту. Отправьте его по почте или электронной почте и дайте им неделю (или около того), чтобы они самостоятельно ознакомились с документом. Запланируйте встречу, когда вы отправляете документ, чтобы они знали, когда им нужно будет его оценить.
Когда придет время встречи, сядьте вместе с обеими сторонами (или с ними по очереди, если хотите) и просмотрите документ. Это дает вам время убедиться, что все понимают, что обещано, а что нет.Это также гарантирует, что вы можете внести любые необходимые изменения, прежде чем приступить к реализации плана. Вы должны быть уверены, что все согласны с планом и что все подписывают его до начала работы. Как только вы сделаете все это, вы будете лучше подготовлены к окончательному результату.
PID — Документ инициации проекта
Возможно, PID — обязательный документ для успешного проекта. Без него
будет преследовать проект с первого дня, и превышение бюджета и времени будет чрезвычайно вероятным.
Прочтите это руководство, чтобы узнать цель и СОДЕРЖАНИЕ документа о начале проекта. В конце руководства мы предоставим ссылку, по которой вы сможете скачать БЕСПЛАТНЫЙ шаблон PID с подсказками, советами и примерами текста, которые вы можете использовать для своего проекта.
PID определяет проект и формирует основу для управления им и оценки его общего успеха. Основные цели PID:
для проекта и изменению не подлежит. На него будут ссылаться всякий раз, когда будет принято важное решение по проекту, и он будет использоваться при завершении проекта для измерения успеха.Например, он поможет ответить: был ли проект успешно управляем, принес ли он результаты и результаты, требуемые спонсором,
и заказчиком.
Несмотря на то, что PID не подлежит изменению, сопроводительная документация будет динамичной, изменяющейся в соответствии с потребностями проекта, анализами в конце этапа и любыми изменениями, утвержденными Советом проекта.
, и используется для определения ключевых элементов предлагаемого проекта.
отвечает за составление PID при активных и текущих консультациях с
.
Руководители проектов должны стремиться к выпуску относительно краткого и целенаправленного документа, подкрепленного более подробной документацией, которая может быть предоставлена в рамках Программы /
, если это необходимо.
Менеджер проекта несет ответственность за обеспечение соответствия документа согласованным стандартам качества для PID, включая правила оформления и форматирования организации.
Содержимое PID
Это типичное содержимое PID. Содержание будет варьироваться в зависимости от отрасли, методов управления проектами и организаций.ПРОЧИТАЙТЕ ССЫЛКУ НА БЕСПЛАТНЫЙ ШАБЛОН PID.Информация о документе
- Название — [Название проекта]
- Дата — [используйте соответствующий формат даты] Ссылка
- — уникальный идентификатор ссылки
- № версии — [например, 0.1, 0.2–1.0 утвержденная версия]
- Авторская и ревизионная запись
- Одобрения — запись проверок и согласований.
- Распространение — кто получил документ.
Краткое описание проекта
Этот раздел должен дать читателю краткий обзор проекта, чтобы он понял, к какой части бизнес-стратегии или плана программы он относится, какие отделы и технологические области задействованы, и каковы ключевые действия в проекте.Назначение
В этом разделе приводится обоснование проекта и рассматриваются некоторые из следующих вопросов.- Почему осуществляется этот проект?
- Он основан на предыдущих проектах? Какова значимая история проекта? Какие уроки были извлечены и каковы последствия?
- Это проект, который реализуется для поддержки другого существующего проекта?
- Это новый аспект работы по бизнес-стратегии?
- Каков запланированный ROI (высокий уровень)? Это может быть ссылка на экономическое обоснование.
- Каковы основные точки соприкосновения?
Цели проекта
В этом разделе определены ключевые цели проекта — чего конкретно он будет достигать? Он должен четко указывать на цели программы. Скорее всего, он будет включать активные глаголы, такие как replace, revise, provide, secure, create и т. Д.В нем будет ссылка на экономическое обоснование, которое обычно представляет собой отдельный документ.Область применения и исключения
Опишите основные области, результаты, функции и процессы, которые необходимо решить в ходе проекта. Этот раздел может включать в себя иерархическую структуру работ высокого уровня (WBS).Пример WBS:
Получите шаблон для графической иерархической структуры работПолучить шаблон иерархической структуры работ в Excel
Результаты проекта
Предоставьте полный список необходимых результатов / продуктов / результатов, которые проект должен создать или получить.Для большого проекта или программы может быть предоставлен ряд результатов, которые могут быть указаны в этом разделе. Этот раздел может также включать ссылки или ссылки на Описание каждого продукта.
Пример формата таблицы:
| ID поставки | Получение титула | Описание поставки |
|---|---|---|
| 1.1.3.2.1 | Пакет делегата и путеводитель | 250 г / м2, 20 страниц, 2-х цветный, буклет со скрепками, 4-х цветная обложка. |
| 1.1.3.2.2 | Дизайн обложки пакета делегата | 4-х цветная обложка, логотип с изображением библиотеки HT-027-12-TIFF и название тренировки. |
Интерфейсы
Определите другие группы или проекты, которые естественным образом связаны с этой группой и которые необходимо рассмотреть и проконсультироваться. В этом разделе также должны быть указаны любые зависимости между аспектами этого проекта и другими видами деятельности внутри или вне проекта.| ID поставки | Получение титула | Описание поставки |
|---|---|---|
| 1.1.3.2.1 | Пакет делегата и путеводитель | 250 г / м2, 20 страниц, 2-х цветный, буклет со скрепками, 4-х цветная обложка. |
| 1.1.3.2.2 | Дизайн обложки пакета делегата | 4-х цветная обложка, логотип с изображением библиотеки HT-027-12-TIFF и название тренировки. |
Допущения
Обрисовать в общих чертах сделанные допущения, если проект должен быть выполнен вовремя и качественно в рамках согласованных ресурсов.Перечислите все, что вы предполагали при написании PID, даже если у вас нет доказательств для подтверждения. Это должно включать предположения, такие как любые ожидаемые законы, другие проекты, выполняемые вовремя и качественно, или ожидаемые назначения на ключевые должности.Критерии приемки
Опишите в измеримых терминах критерии, которые Спонсор проекта будет использовать для оценки и принятия или отклонения результатов и результатов проекта. Сюда могут входить условия, не связанные с продуктами, например доставка к определенной дате.Мониторинг и оценка
В этом разделе следует задокументировать, как проект будет контролироваться и оцениваться. Например:- Как будут собираться отзывы пользователей продуктов о ценности этого проекта.
- Методы мониторинга и оценки, которые Спонсор проекта будет использовать для определения того, что проект был выполнен в соответствии со спецификациями и оказал ожидаемое влияние
- Временные рамки и ключевые даты для сбора вышеуказанной информации
- Как, когда и кому будут сообщены отзывы, а также результаты мониторинга и оценки.
Первоначальный журнал рисков
Включите ключевые риски для успешной реализации проекта. Они должны быть специфичными для данного проекта, а не просто повторением рисков, общих для всех проектов. Этот раздел может включать таблицу и иметь типичные заголовки реестра рисков, например: Идентификационный номер, описание риска, воздействие, вероятность, близость, смягчающие действия, владелец и т. Д.| Описание | Вероятность | Удар | Смягчающие действия |
|---|---|---|---|
| Невозможность найма квалифицированных специалистов по закупкам | Низкая | Очень высокий | Привлечь нанятого консультанта по подбору персонала к членам исходной группы.Рассмотрите возможность использования консультантов по срочным контрактам. |
| Технологическое решение не может обеспечить требуемых результатов | Средний | Высокая | Завершите пилотный проект в соответствии с наиболее важными бизнес-требованиями. Рассмотрите возможность использования гибких методов для доставки рабочего продукта в Sprints. |
| Могут потребоваться дополнительные капитальные затраты в дополнение к утвержденным | Средний | Средний | Отслеживайте расходы по проекту в соответствии с методологией проекта.Отчеты о расходах раз в две недели перед Советом проекта. Назначьте директора PMO для поддержки менеджера проекта в контроле затрат. |
Структура организации проекта
Этот раздел должен включать организационную структуру проекта, желательно в виде типовой организационной схемы. Также укажите ключевые роли и обязанности. Некоторые PID могут включать RACI в отдельный раздел. Коммуникационный план В рамках проекта могут быть два аспекта коммуникации: первый сфокусирован на внутренней коммуникации и отчетности в отношении реализации проекта, а второй сфокусирован на коммуникации как внутренней, так и внешней о характере проекта, его целях и результатах. .Внутренняя коммуникация по проекту
Определите процесс, сроки и руководство для внутренней коммуникации проекта. Примером может быть:
В рамках проекта будет разработана серия регулярных отчетов о ходе работ, чтобы удовлетворить потребности всех получателей и включить информацию о прогрессе, рисках, проблемах и расходах бюджета.
Приведенная ниже таблица также может оказаться полезной:| Описание связи | Время напр. ежемесячно | Аудитория | Создатель / автор | Разрешение на выдачу документов |
| Отчеты о ходе реализации проекта | Еженедельно | Спонсор проекта, Риск-менеджер, Менеджер по изменениям, команда проекта | Менеджер проекта | Менеджер программы |
| Основные отчеты | Ежемесячно | Совет проекта | Менеджер проекта | Менеджер программы |
| План обучения | 3 месяца до запуска | Пользователи и руководители отделов | Менеджер по изменениям и менеджер по обучению | Спонсор проекта |
Внешняя коммуникация по проекту
Этот раздел не обязательно будет применяться ко всем проектам, но все проекты предназначены для внесения изменений (чего-то, чего раньше не было) по бизнес-причинам.Для реализации преимуществ для бизнеса потребуется стратегия коммуникации, будь то для внутреннего персонала, на которого повлияли изменения, или для внешних сторон.План может включать: (при необходимости изменить)
- Коммуникационные цели
- Аудитории — внутренние и внешние
- Ключевые сообщения, которые должны быть доведены до каждой аудитории
- Каналы связи
- График активности
- Медиаплан
- Метод оценки
| Описание связи | Сроки e.грамм. ежемесячно | Аудитория | Создатель / автор | Разрешение на выдачу документов |
| Маркетинговый бюллетень для существующих клиентов | За 2 месяца до начала эксплуатации и сразу после запуска | Существующие клиенты и их менеджеры по работе с клиентами | Менеджер по маркетингу | Спонсор проекта, директор по маркетингу |
| Страницы новых товаров на сайте | При запуске | Все пользователи сайта | Веб-контент менеджера по маркетингу | Спонсор проекта, директор по маркетингу |
Управление качеством проекта
Для некоторых проектов качество реализации проекта может быть обеспечено за счет уже существующего управления, обеспечиваемого программой, управлением портфелем или офисом управления проектом. В этих случаях в этом разделе может просто потребоваться ссылка на уже существующие политики и процедуры.Пример текста:
Ответственность за проверку правильности выполнения всех процедур при подготовке этого PID лежит на: [Вставить имя] Старший менеджер проектаОтветственность за проверку и подписание этого PID, а также за обеспечение его соответствия указаниям PID лежит на: [Insert Name] Program Manager
Ответственность за постоянный мониторинг и надзор для обеспечения того, чтобы текущее управление проектом соответствовало согласованным процедурам и процессам, возлагается на [укажите название] из Программного офиса
Управление качеством результатов
В этом разделе описываются стандарты качества, процесс обеспечения качества и проверка качества для каждого результата проекта.Пример текста:
Обеспечение качества результатов является общей обязанностью всей команды проекта и осуществляется на протяжении всего жизненного цикла проекта. Общая ответственность за обеспечение соответствия результатов согласованным стандартам качества возлагается на: [указать имя] Спонсора проекта. Для каждого результата укажите:- Результат поставки : Название и идентификатор результата поставки.
- Стандарты качества : Стандарты, по которым будет измеряться результат.
- Обеспечение качества : Процессы, необходимые для обеспечения высокого качества результатов.
- Проверка качества : Проверки качества, которые будут проводиться для обеспечения соответствия конечных результатов ожидаемым стандартам.
| Идентификатор результата и титул | Стандарты качества | Гарантия качества | Контроль качества |
| 0034 Веб-страницы | Следуйте существующей спецификации брендинга. Соответствует требованиям соответствия требованиям специальных возможностей. Соответствует политике совместимости браузеров. | Следуйте процессу проверки публикации. Только предварительно утвержденные поставщики. | Консультационный совет по веб-изменениям через модульное тестирование, приемочное тестирование пользователей и тестирование в реальном времени. |
Вехи проекта
Перечислите вехи проекта (ключевые моменты жизненного цикла проекта).Это могут быть целевые даты, которые необходимо соблюдать, или выполнение важных пакетов работ, или индикаторы прогресса. Этот раздел, скорее всего, будет содержать таблицу с двумя столбцами, один для описания вехи, а другой для даты вехи. Также может быть третий столбец для ссылки на веху или уникального идентификатора.| Веха | Контрольный срок |
| Начало проекта | дд / мм / гггг |
| Стадия проектирования | дд / мм / гггг TO дд / мм / гггг |
| Начало сборки | дд / мм / гггг |
| Начать приемочное тестирование пользователем | дд / мм / гггг |
Ресурсный план
В этом разделе описаны ресурсы — человеческие и машинные, которые требуются для проекта.Описание всех ролей и обязанностей будет включено вместе с названными необходимыми ресурсами, их набором навыков, когда они необходимы, как долго и с соответствующими затратами. Получите шаблон планирования ресурсов.В идеале этот раздел должен содержать гистограмму ресурсов. Гистограмма ресурсов — это гистограмма, показывающая количество времени, на которое запланирован конкретный ресурс в течение всего проекта. Это очень полезно для планирования ресурсов, и в большинстве программ для планирования проектов есть отчеты или представления, в которых отображается гистограмма для каждого ресурса.
Процесс допуска и исключения проекта
Рекомендуемая терпимость проекта и краткое подтверждение процедуры исключения, которой необходимо следовать в случае отклонения от утвержденного плана, которое, согласно прогнозам, превысит допуск (проект и стадия). См. Также процесс управления изменениями, который будет применяться в этом проекте. См. Пример допусков по стоимости и времени. ПриложенияЗапись изменений в PID
Записывайте изменения, внесенные в каждую версию PID.Этот раздел может быть частью заголовка / информационной страницы документа или, если он длинный, может больше подходить для приложения.Характеристики пакета поставки / работ
Включите спецификации для рабочих пакетов и результатов проекта. Например, уникальная ссылка для каждого результата, заголовка, цели, состава, формата, владельца, критериев качества, местоположения / хранилища. Пример таблицы спецификации рабочего пакета:
| Идентификатор результата и название | Назначение | Состав | Формат и расположение | Владелец | Критерии качества |
| 0035 Интернет-хранилище документов | Хранение документации проекта. | Область проекта в Sharepoint | // sharepoint / проекта / [название проекта] / | Менеджер проекта | Папки для каждой фазы. |