оптимизация требований к составу и содержанию разделов

Проектная документация: оптимизация требований к составу и содержанию разделов

Одним из ключевых элементов в жизненном цикле строительного объекта является разработка проектной документации (проектирование). Этап проектирования – важная стадия инвестиционно-строительного процесса, в ходе которой закладывается эффективность как строительства, реконструкции, реставрации, приспособления или технического перевооружения, так и последующей эксплуатации зданий и сооружений. От требований, предъявляемых к составу и содержанию разделов проектной документации, зависят временные и экономические затраты как на проектирование, так и на реализацию объекта капитального строительства в целом.

Правила и принципы

Состав проектной документации объектов капитального строительства определен Градостроительным кодексом Российской Федерации, который предусматривает необходимость разработки не менее 14 разделов. При этом определение состава и требований к содержанию разделов проектной документации отнесено к полномочиям Правительства Российской Федерации.

В настоящий момент все требования к проектной документации собраны в «Положении о составе разделов проектной документации и требованиях к их содержанию», утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации от 16 февраля 2008 года № 87 (далее – Положение). Оно устанавливает состав и требования к содержанию разделов проектной документации применительно к различным видам объектов капитального строительства, в том числе к линейным объектам, объектам производственного и непроизводственного назначения, к отдельным этапам строительства объектов капитального строительства, а также при проведении капитального ремонта или реконструкции объектов капитального строительства, включая линейные объекты.

До принятия Положения регламентация состава и содержания проектной документации осуществлялась ведомственными актами различных министерств. Переход от ведомственного регулирования правил подготовки проектной документации, регулируемых строительными нормами и правилами (далее – СНиП), к нормативному правовому акту, принимаемому на правительственном уровне, характеризовал существенное повышение значимости проектной документации, но не решил ряд проблем в сфере проектирования.

Так, например, Положение не предусматривает стадийность проектирования и изменение требований к содержанию текстовой и графической частей разделов проектной документации применительно к конкретным видам объектов капитального строительства различного функционального назначения. В нем не приведены требования к содержанию разделов в части мероприятий по гражданской обороне и мероприятий по предупреждению чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера, обеспечения промышленной безопасности, безопасной эксплуатации объекта капитального строительства. Также не приведены требования к проектной документации повторного применения. Профессиональное сообщество неоднократно поднимало вопрос необходимости внесения изменений в Положение, указывая на то, что требования, предъявленные в нем, приводят к увеличению сроков реализации инвестиционных проектов, удорожанию стоимости проектирования и строительства в целом, создают препятствия для внедрения инновационных технологий, новых строительных материалов и оборудования.

По мнению экспертного сообщества, для определения направления оптимизации требований к составу и содержанию разделов проектной документации необходима глубокая проработка данного вопроса с проведением сравнительного анализа требований к составу и содержанию проектной документации как в отечественных строительных нормах, регулировавших данный вопрос на более ранних этапах становления строительной отрасли, так и с современным альтернативным подходом к данному вопросу в технически раз- витых государствах. Нормативные технические документы Госстроя СССР, такие, например, как СН 202-62 «Инструкция по разработке проектов и смет для промышленного строительства», СН 202-69 «Инструкция по разработке проектов и смет для промышленного строительства», СН 202-76 «Инструкция по разработке проектов и смет для промышленного строительства», СН 202-81 «Инструкция о со- ставе, порядке разработки, согласования и утверждения проектов и смет на строительство предприятий, зданий и сооружений», СНиП 1.02.01-85 «Инструкция о составе, порядке разработки, согласования и утверждения проектно-сметной документации на строительство предприятий, зданий и сооружений», СНиП 11-01-95 «Инструкция о порядке разработки, согласования, утверждения и составе проектной документации на строительство пред- приятий, зданий и сооружений» последовательно сменяли друг друга на протяжении длительного времени. Их изучение позволяет провести сравнительный анализ действовавших норм. По мнению отдельных специалистов, нормативная база того времени не соответствовала современным потребностям и сдерживала развитие экономики Российской Федерации, что и стало одним из стимулов для проведения реформы технического регулирования в строительной отрасли. Тем не менее анализ СН 202-81 «Инструкции о составе, порядке разработки, согласования и утверждения проектов и смет на строительство предприятий, зданий и сооружений» наглядно показывает актуальность и соответствие этих норм современным требованиям в сфере технического регулирования.

Уникальность, предшествующих Положению строительных норм, заключалась в принципах подхода к подготовке проектной документации, которые не нашли своего места в современных требованиях к составу разделов проектной документации и их содержанию. Рассмотрим основные принципы, положенные в основу строительных норм СССР и востребованные строительным сообществом на современном этапе развития строительной отрасли.

Принцип 1

Министерства и ведомства СССР, органы государственного надзора и общественные организации в соответствии с предоставленными им правами могли разрабатывать нормативные документы по проектированию и инженерным изысканиям, отражающие специфику отдельных отраслей народного хозяйства, отраслей промышленности и видов строительства, и утверждать их по согласованию с Госстроем СССР. Допускалось строительство объектов по иностранным лицензиям на базе комплектного импортного оборудования на основе компенсационных соглашений и контрактов с компаниями других стран. Данный принцип реализуется сейчас в гармонизации и стремлении к взаимному признанию механизмов оценки и подтверждении объектов капитального строительства установленным (или декларируемым) нормам, стандартам и иным аспектам оценки в рамках Евразийского экономического союза (ЕАЭС) и Европейского союза (ЕС).

Принцип 2

Проектные и изыскательские организации при проектировании предприятий, зданий и сооружений должны обеспечивать реализацию достижений науки, техники и передового отечественного и зарубежного опыта с тем, чтобы построенные или реконструированные предприятия ко времени их ввода в действие были технически передовыми и обеспечивали выпуск продукции высокого качества в соответствии с научно обоснованными нормативами по затратам труда, сырья, материалов и топливно-энергетических ресурсов, утвержденными по отраслям народного хозяйства и отраслям промышленности. Не допускается строительство по устаревшим проектам и рабочим проектам. Основы данного принципа в настоящее время зало- жены в сфере технического регулирования и выражаются в стремлении отечественной строительной отрасли соответствовать уровню материально-технической базы и научно-технического развития европейских стран

Принцип 3

Проекты и материалы проектов, представляемые на экспертизу и утверждение, должны разрабатываться без лишней детализации, в минимальном объеме и составе, достаточном для обоснования принимаемых проектных решений и определения объема основных работ. Данный принцип реализуется сейчас посредством проведения работы, направленной на оптимизацию требований к проектной документации.

Принцип 4

При разработке проектно-сметной документации необходимо руководствоваться законами СССР, указами Президиума Верховного Совета СССР и решениями Правительства СССР, нормативными актами по капитальному строительству, государственными стандартами, документами по основным направлениям в проектировании объектов соответствующих отраслей, нормами технологического проектирования, общесоюзными строительными каталогами, в том числе территориальными и ведомственными. Решение данного принципа на современном этапе предусмотрено путем внедрения обязательности для государственных заказчиков применения экономически эффективных проектов повторного использования.

Принцип 5

Организации, осуществляющие экспертизу и утверждение проектно-сметной документации, не должны предъявлять требования, приводящие к неоправданному увеличению ее объема и излишней детализации. Данный принцип не потерял свою актуальность на современном этапе. Исключение завышенных требований при проведении экспертизы проектной документации является одним из самых обсуждаемых вопросов в проектном и экспертном сообществах.

Принцип 6

Одним из наиболее острых вопросов, регулярно поднимаемых сообществом проектировщиков, являются избыточные требования к проектной документации. Предъявляемые в настоящее время требования к проектной документации способствуют появлению административных барьеров и увеличению расходов, как временных, так и финансовых, на разработку проектной документации и проведение ее экспертизы. Документация, выполненная с обоснованными отступлениями от действующих норм, правил и инструкций, подлежит согласованию в части этих отступлений с органами государственного надзора и заинтересованными организациями, утвердившими их. Данный принцип в подавляющем большинстве случаев позволял обходиться без разработки и согласования Специальных технических условий (далее – СТУ). В выделенных выше принципах заложена необходимость применения и активного внедрения в сфере строительства современных эффективных технических решений, технологий, материалов, конструкций и оборудования, а также возможность использования при проектировании как национальных стандартов и строительных норм, так и соответствующих передовому техническому уровню европейских стандартов

Сравнительный анализ

В начале восьмидесятых годов ХХ века проектная документация состояла из пяти разделов. К 2016 году количество разделов увеличилось до семнадцати. Для получения адекватной оценки сопоставим требования к составу и содержанию проектной документации на 2017 год и к началу восьмидесятых годов ХХ века. Как уже отмечалось, строительные нормы 1981 года предусматривали в составе проектной документации пять разделов: общая пояснительная записка, технологические решения, строительные решения, организация строительства и сметная документация. К примеру, раздел «Строительные решения» должен был содержать:

● в текстовой части – краткое описание и обоснование основных архитектурно-строительных решений, мероприятий по освещенности, бытовому и санитарному обслуживанию работающих, по электро-, взрыво- и пожаробезопасности, защите строительных конструкций от коррозии. Также там должны были быть приведены основные решения по водоснабжению, канализации, отоплению, вентиляции и кондиционированию воздуха и решения по объектам гражданской обороны;
● в графической части – планы, разрезы, фасады зданий и сооружений, а также схемы трасс внешних и внутриплощадочных инженерных сетей и коммуникаций. По производственным зданиям со сложными системами отопления, вентиляции и кондиционирования воздуха, со сложными системами водоснабжения и канализации допускалась разработка планов и разрезов этих зданий с нанесением указанных систем

Сегодня данные сведения и решения, входящие ранее в один раздел, разнесены по нескольким обособленным разделам проектной документации. Сопоставив требования к содержанию разделов проектной документации начала восьмидесятых годов с требованиями Положения получаем объем информации, который уже сопоставим с различной степенью проработки проектных решений. По оценкам многих представителей проектно-экспертного сообщества, именно «устаревшие» строительные нормы содержат минимальные и достаточные требования к количеству разделов проектной документации в объеме, который позволяет проходить экспертизу и получать разрешение на строительство.

Большое количество разделов и подразделов проектной документации усложняет и удорожает процессы проектирования и экспертизы. Необходимость готовить такое большое количество разделов и подразделов приводит к привлечению множества субподрядных проектных организаций, что отрицательным образом сказывается на качестве проектной документации в целом, так как действия субподрядчиков нередко недостаточно скоординированы генеральной проектной организацией. В СССР проектно-сметная документация, разработанная субподрядными проектными организациями, использовалась генеральной проектной организацией при составлении общей пояснительной записки и других разделов проекта, представляемого на экспертизу и утверждение. Сегодня зачастую вместо монолитного проекта имеется набор слабо увязанных между собой разделов проектной документации, разработанных субподрядными организациями. Появлению в смежных разделах проектной документации проектных решений, не увязанных между собой, способствуют многочисленные дублирующие требования к содержанию разделов проектной документации, установленные Положением. Субподрядные организации, разрабатывая свой раздел, а зачастую отдельную инженерную систему, технологическое или конструктивное решение, не имеют представления об общей концепции развития объекта капитального строительства и о проектных решениях, разрабатываемых иными субподрядными организациями по смежным разделам. Генеральный проектировщик, не обладая достаточным количеством времени, что особенно проявляется при устранении замечаний при прохождении экспертизы, не имеет возможности обработать большое количество разделов и проектных решений, отданных на откуп субподрядным организациям. Своевременность внесения изменений в проект постановления Правительства Российской Федерации «О внесении изменений в постановление Правительства Российской Федерации от 16 февраля 2008 г. № 87» в соответствии с пунктом 15 плана мероприятий («дорожная карта») «Оптимизация требований к составу и содержанию разделов проектной документации объектов капитального строительства», утвержденного распоряжением Правительства Российской Федерации от 29 июня 2013 г. № 1336-р, обусловлена необходимостью корректировки состава разделов проектной документации. Какими могут быть иные возможности оптимизации требований к проектной документации, которые могли бы способствовать совершенствованию правового регулирования градостроительной деятельности и улучшению предпринимательского климата в сфере строительства?

Способы оптимизации

До принятия Положения регламентация осуществлялась ведомственными актами различных министерств. Министерства и ведомства СССР, органы государственного надзора и общественные организации в соответствии с предоставленными им правами разрабатывали нормативные документы по проектированию и инженерным изысканиям, отражающие специфику отдельных отраслей народного хозяйства, отраслей промышленности и видов строительства, и утверждали их по согласованию с Госстроем СССР.

Ведомственные инструкции о составе, порядке разработки, согласовании и утверждении проектной и сметной документации на строительство учитывали специфику объектов капитального строительства, включая линейные объекты, что исключало излишние требования к составу и содержанию проектной документации. Например, ведомственные строительные нормы ВСН 39-86 «Инструкция о составе, порядке разработки, согласования и утверждения проектно-сметной документации на строительство скважин на нефть и газ» регламентировали требования к составу и содержанию проектной документации на строительство скважин на нефть и газ, на суше и на море, но в отличие от СН 202-81 предъявляли требования с учетом специфики проектируемых объектов, минимизируя состав и содержание разделов проектной документации. Ведомственные строительные нормы облегчали работу проектировщика и экономили время, исключали из состава и содержания разделов излишние требования к разрабатываемой проектной документации. Для еще большей оптимизации требований к проектной документации в развитие строительных норм разрабатывались приложения, которые содержали как примерный состав рабочего проекта, например, жилого дома, общественного здания или сооружения, так и примерный состав материалов определенных мероприятий, разрабатываемых в рабочем проекте, например, по охране окружающей среды. В настоящее время Положением не предусмотрены уточняющие требования к составу и содержанию разделов проектной документации, отражающих специфику отдельных объектов капитального строительства. Проектным сообществом были бы востребованы соответствующие материалы, определяющие минимально необходимый и достаточный набор мероприятий, обосновывающих выполнение требований по гражданской обороне, предупреждению чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера, обеспечению промышленной безопасности и безопасной эксплуатации объектов капитального строительства для проектной документации повторного использования, модифицированной проектной документации, а также для объектов метрополитена, автомобильных дорог, железных дорог, линий связи, магистральных трубопроводов, по добыче полезных ископаемых.

Не менее значительным является вопрос о требованиях, предъявляемых к содержанию разделов, проработке и детализации принимаемых проектных решений. Крайне важно определить, что следует разрабатывать и представлять на экспертизу в объеме проектной документации. Отсутствие однозначных требований к содержанию разделов проектной документации приводит к разногласиям между экспертами, проектировщиками на этапах проектирования и экспертизы. Градостроительным кодексом и иными законодательными и нормативными правовыми актами Российской Федерации предусмотрено одностадийное проектирование в виде «рабочего проекта». Поэтому остро стоит проблема определения степени детализации проектных решений и соответственно глубины экспертизы. Объем и степень детализации проектных решений, представляемых сегодня на экспертизу, зачастую завышены, что приводит к необоснованному усложнению и удорожанию проектирования, препятствует внедрению инновационных технологий и современного оборудования. Для прохождения экспертизы проектировщикам приходится максимально задействовать свои ресурсы для детальной проработки проектных решений и подбора оборудования. В значительной мере время, отведенное на реализацию инвестиционного проекта, тратится на подготовку проектной документации для прохождения экспертизы и получения разрешения на строительство. С момента получения разрешения на строительство и выхода рабочих на объект до ввода объекта в эксплуатацию проходит значительный временной промежуток – от нескольких месяцев до нескольких лет в зависимости от сложности и технико-экономических показателей объекта капитального строительства. В период строительства, до ввода объекта в эксплуатацию, возможно появление новых строительных материалов, инновационных технологий и архитектурно- строительных решений. Внедрение новых строительных материалов, инновационных технологий и архитектурно-строительных решений на объекте, проектные решения которого прошли согласование в экспертизе, связано с переработкой проектной документации и, возможно, повторным прохождением экспертизы. Все это приводит к необоснованным расходам и увеличению сроков реализации инвестиционного проекта. Зачастую инвесторам и проектировщикам приходится отказываться от внедрения на объекте новых технологий, оборудования и инженерных систем в пользу устаревших из-за отсутствия времени на переработку проектной документации и согласование новых проектных решений.

Какой объем проработанной в проектной документации информации необходим для получения разрешения на строительство?

В настоящее время в рейтинге Doing Business Всемирного банка по показателю получения разрешения на строительство Российская Федерация находится на 115-м месте. В этой связи на совещании с членами Правительства Российской Федерации, состоявшемся 31 октября 2017 года и посвященном, в том числе вопросам улучшения делового климата, Президент России В.В. Путин особо обратил внимание на необходимость активизации соответствующей работы в сфере строительства. 2 Разрешение на строительство представляет собой документ, который подтверждает соответствие проектной документации требованиям, установленным градостроительным регламентом, проектом планировки территории и проектом межевания территории. Градостроительный регламент устанавливает вид разрешенного использования земельных участков, предельные параметры разрешенного строительства, реконструкции объектов капитального строительства. Градостроительный план земельного участка содержит информацию о разрешенном использовании земельного участка, требованиях к назначению, параметрам и размещению объекта капитального строительства на указанном участке, информацию о технических условиях подключения (технологического присоединения) объектов капитального строительства к сетям инженерно-технического обеспечения. Таким образом, на момент прохождения экспертизы и получения разрешения на строительство должны быть определены назначение и предельные параметры объектов капитального строительства, а также необходимые сведения в целях обеспечения защиты жизни и здоровья граждан и охраны окружающей среды. Полный объем информации и проектных решений (рабочий проект) об объекте капитального строительства необходим только к моменту ввода его в эксплуатацию, поскольку разрешение на ввод объекта в эксплуатацию представляет собой документ, подтверждающий:

● выполнение строительства, реконструкции объекта капитального строительства в полном объеме в соответствии с разрешением на строительство и проектной документацией;
● соответствие построенного, реконструированного объекта капитального строительства требованиям технических регламентов, соответствие параметров построенного, реконструированного объекта капитального строительства проектной документации, в том числе требованиям энергетической эффективности и требованиям оснащенности объекта капитального строительства приборами учета используемых энергетических ресурсов;
● соответствие построенного, реконструированного объекта капитального строительства техническим условиям.

По мнению профессионального сообщества, данное положение предоставляет возможность изыскания иных мероприятий, способствующих дальнейшей минимизации требований к составу и содержанию разделов проектной документации на строительство, реконструкцию, капитальный ремонт объектов капитального строительства, финансируемых за счет средств частных инвесторов без привлечения средств бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, средств юридических лиц, созданных Российской Федерацией, субъектами Российской Федерации, муниципальными образованиями, юридических лиц, доля Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных образований в уставных капиталах которых составляет более 50%, и не являющихся уникальными и технически сложными. Содержание проектной документации на такие объекты на момент предоставления в экспертизу возможно должно ограничиваться основными архитектурно-планировочными и конструктивными решениями, основными решениями по инженерному и технологическому оборудованию, отделке зданий, обоснованием предельных параметров объектов капитального строительства, необходимыми сведениями, направленными на обеспечение защиты жизни и здоровья граждан, охраны окружающей среды. Дальнейшая детальная проработка и увязка на объекте проектных решений должна осуществляться на последующих стадиях проектирования и завершаться до момента получения разрешения на ввод объекта в эксплуатацию.

Представляется целесообразным для определения возможности внедрения стадийности процесса проектирования воспользоваться апробированными решениями нормативных технических документов Советского Союза, европейских стандартов и стандартов сопредельных стран таможенного союза ЕАЭС. Проектирование предприятий, зданий и сооружений в СССР могло осуществляться:

● в одну стадию – рабочий проект со сводным сметным расчетом стоимости – для предприятий, зданий и сооружений, строительство которых будет осуществляться по типовым и повторно применяемым проектам, а также для технически несложных объектов;
● в две стадии – проект со сводным сметным расчетом стоимости и рабочая документация со сметами – для других объектов строительства, в том числе крупных и сложных.

Определение стадийности проектирования также включено в большинство международных и национальных нормативных документов по строительству. Европейские нормативные документы предполагают более глубокую дифференциацию процесса проектирования. На анализе основных международных и ряда национальных нормативных документов европейских стран были определены наиболее типичные стадии разработки проектной документации строительного объекта.

Стадия 0.

Предпроектные материалы – проектное задание (задание на проектирование).

Стадия 1.

Технико-экономическое обоснование (Design Concept) – набор основных положений, касающихся проекта, учитываемых на всех этапах проектирования и принимающих во внимание все существующие ограничения.

Стадия 2.

 Эскизный проект (Schematic design) – начальный проект, представленный на второй стадии процесса проектирования и основанный на концепции проекта.

Стадия 3.

Проект (Detail design) – документация, разработанная в период третьего этапа процесса проектирования, основанного на утвержденной стадии принципиальных решений (схематического проектирования).

Стадия 4.

Рабочая документация (Final design) – финальный этап проектирования, выполняемый после одобрительной оценки детального проектирования.

Стадия 5. Утвержденная рабочая документация

В нормативных документах стран таможенного союза ЕАЭС, таких как Беларусь и Казахстан, также сделан акцент на многостадийность процесса проектирования объектов капитального строительства. Но европейские нормативные документы предполагают более глубокую дифференциацию процесса проектирования, чем стандарты стран таможенного союза ЕАЭС. К тому же Европейский комитет по стандартизации (CEN) не остановился на достигнутом результате и продолжает работу в части структурирования стадийности проектных работ в области капитального строительства. Из национальных стандартов Российской Федерации только ГОСТ Р 55654-2013 (ИСО 16813:2006), являющийся модифицированным по отношению к международному стандарту ISO 16813:2006 «Building environment design – Indoor environment – General principles» с учетом потребностей национальной экономики Российской Федерации и особенностей российской национальной стандартизации, предусматривает выделение четырех стадий процесса проектирования объектов капитального строительства. Положительный опыт использования в европейских стандартах многостадийного проектирования позволяет рассмотреть возможность исключения излишней детализации проектных решений и сокращения разделов проектной документации на момент прохождения экспертизы до количества, достаточного для последующего качественного проектирования и строительства зданий и сооружений с надлежащими параметрами безопасности, надежности и эффективности.

Выводы

Представленный выше анализ Положения приводит к выводу о необходимости оптимизации требований к составу и содержанию разделов проектной документации объектов капитального строительства, предоставляемой на государственную экспертизу.

В целях дальнейшего совершенствования правового регулирования градостроительной деятельности и улучшения делового климата в сфере строительства представляется целесообразным рассмотреть также возможность внедрения на законодательном уровне многостадийности процесса проектирования. При проведении оптимизации содержания разделов проектной документации особое внимание следует уделить исключению:

● возможного дублирования требований к содержанию в смежных разделах проектной документации;
● избыточного наполнения разделов информацией и решениями, не затрагивающими конструктивные и иные характеристики обеспечения безопасности объекта капитального строительства;
● требований, приводящих к излишней детализации проектных решений.

Требования к проектной и рабочей документации: ГОСТ 2021

Проектная и рабочая документация для закупок — это объединенные в общий документ схемы и текстовые материалы, необходимые для осуществления заказов в области строительства и капитального ремонта. Рассказываем, каковы основные требования к проектной и рабочей документации.

Что такое проектная документация

Под проектной документацией (ПД) понимаются документы, оформленные в виде текстовой и схематичной частей в соответствии с базовой основой архитектурно-строительного проектирования и Градостроительным кодексом (п. 2 ст. 48 ГрК РФ). Такие документы определяют ключевой набор решений, необходимых для осуществления процесса строительства, капитального ремонта или реконструкции капитальных объектов:

• архитектурные;
• технологические;
• функциональные;
• конструктивные;
• инженерные.

Нормативный акт, закрепляющий порядок разработки и состав ПД — ГОСТ «Требования к проектной и рабочей документации» Р 21.1101-2013 «Система проектной документации для строительства», или СПДС.

При строительных работах (реконструкции, капитальном ремонте) индивидуальных жилищных объектов разработка проектной документации не требуется и является самостоятельным правом застройщика.

С 01.07.2017 повысились требования к организациям, занимающимся подготовкой таких проектов. В настоящий момент ПД могут разрабатывать только те лица, которые являются членами СРО в сфере архитектурно-строительного проектирования.

С 01.07.2017 субъектами оформления ПД выступают:

• сами застройщики при наличии членства в СРО;
• привлеченные третьи лица по договору подряда — юрлица или индивидуальные предприниматели с обязательным членством в СРО или же организации, включенные в ч. 4.1 ст. 48 ГрК РФ.

Что такое рабочая документация

Рабочая документация (РД) — это регистр, который оформляется для дальнейшей реализации инженерных и технологических решений, приведенных в проектных документах (п. 4 ПП РФ № 87 от 16.02.2008). РД также состоит из текстовых разделов и графических схем и чертежей, иллюстрирующих принятые для строительства распоряжения.

Регулирует требования к рабочей документации ГОСТ Р 21.1101-2013 – СПДС.

В ПД должны включаться условия, установленные рабочим проектом.

Объем, состав и содержательная часть РД определяются застройщиком самостоятельно, исходя из детализированных технологических решений проектных документов.

Как разработать проектную документацию

Застройщик ведет учет документов в соответствии с требованиями СПДС. Разработка ПД производится в строгом соответствии с техническими условиями и регламентом, а также законодательным порядком, закрепленным для строящегося объекта, и согласно:

• заданию на проектирование, составленному на основании условий застройщика или технического заказчика;
• результатам инженерно-изыскательских работ;
• сведениям из градостроительного плана земельного участка.

При подготовке ПД в обязательном порядке нужно применять действующие законодательные нормативы и национальные стандарты, закрепленные ПП РФ № 1521 от 26.12.2014. Устанавливает требования к проектной документации ГОСТ Р 21.1101-2013.Использование такого нормирования — основа соблюдения правил ФЗ № 384 (п. 1 ст. 6 384-ФЗ).

384-ФЗ устанавливает порядок, необходимый при строительных и ремонтных работах в зданиях и сооружениях. К примеру, в данном законе определяются требования к механической и пожарной безопасности, безопасности для пользователей зданий и сооружений, доступности пользования объектами строительства для инвалидов, энергетической эффективности и проч.

ПП РФ № 1521 утверждает состав ПД и регламентирует содержание разделов проектов, используемых для объектов капитального строительства и ремонта (в т. ч. и для линейных объектов), их реконструкции, а также к отдельным строительным этапам.

Содержание ПД будет различным для конкретных видов строительных работ, однако, согласно п. 12 ст. 48 ГрК РФ и ПП РФ № 87, в состав проектных документов надлежит включать следующие разделы:

1. Пояснительная записка.
2. План-схема организации земельного участка (информация из градостроительного плана земельного участка).
3. Архитектурные решения.
4. Конструктивные решения и решения по объемам и планировкам.
5. Сведения об инженерном оборудовании.
6. Организация капитального строительства.
7. Организация работ по сносу, демонтажу объектов капитального строительства или же их составляющих.
8. Мероприятия по охране окружающей среды.
9. Мероприятия по охране пожарной безопасности.
10. Мероприятия по обеспечению доступа инвалидов.
11. Обеспечение энергетической эффективности и оснащенности приборами учета энергетических ресурсов.
12. Смета на строительство.
13. Прочие документы по необходимости: декларации по безопасности, мероприятия по гражданской обороне и предупреждению чрезвычайных ситуаций, порядок обеспечения безопасной эксплуатации капитальных объектов.

С 30.12.2018 в ПД нужно будет включать раздел об организации дорожного движения в соответствии с 443-ФЗ от 29.12.2017.

В ПД необходимо вносить сведения о нормативной периодичности выполнения работ по капитальному ремонту многоквартирного дома, а также об объемах и содержании указанных работ (пп. 10.1, 11.2, п. 12 ст. 48 ГрК РФ).

Утверждает разработанный проект сам застройщик, а также технический заказчик и лицо, ответственное за эксплуатацию здания или сооружения. При отсутствии такого лица ПД подписывает региональный оператор.

Для ПД, разработанной для объектов капитального строительства, по общему правилу должна проводиться экспертиза.

Таким образом, утвердить проект строительства, обязательный для проведения экспертизы, можно только при условии положительного заключения эксперта.

Образец

Задорожнева Александра

В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.

Другие статьи автора

Разработка проектной документации (Разработка ПД)

Разработка проектной документации выступает начальным этапом строительства любого объекта. Этот процесс подразумевает составление подробного плана, отражающего все технические нюансы строительства или реконструкции. Назначением проектной документации является расчет объема работ, определение спецификации и количества единиц требуемого оборудования, объема необходимых материалов. Проектная документация необходима и для определения объема средств, требуемых на возведение здания. Согласно законодательству, вводимый в эксплуатацию объект должен быть оценен с точки зрения соответствия ПД.

Для разработки данного вида документации необходимо наличие специальных знаний и опыта. Ввиду этого многие застройщики и подрядчики предпочитают обращаться к специализированным компаниям, занятым в этой сфере. Мы оказываем квалифицированные услуги в области разработки ПД и располагаем штатом квалифицированных специалистов со стажем, ориентированных на качественную работу. Высокий уровень подготовки проектной документации, разработанной в нашей компании, позволит оценить уровень рентабельности проектируемого объекта и предоставляет целый ряд других преимуществ.

Наша компания ООО «АБВ-Проект» выполняет разработку проектной и рабочей документации по следующим разделам:

• разработка раздела проектной документации «Архитектурно-строительные решения» АС, АР, КР, КМ, КЖ, КМД, ОДИ).
• разработка раздела «Архитектурные решения» АР;
• разработка раздела «Конструктивные решения» КР;
• разработка раздела «Конструкции металлические» КМ;
• разработка раздела «Конструкции железобетонные» КЖ;
• разработка раздела «Обеспечение доступа инвалидов» ОДИ (Разработка проектных решений для МГН)
• разработки раздела «Конструкции металлические деталировочные» КМД.

Также вы можете ознакомиться с некоторыми нашими работами, перейдя по ссылке

виды и объекты, проведение в «ПромМаш Тест»

Для того чтобы проводить практически любые строительные работы, требуется предварительно разработать проект. Поскольку выбранные проектные решения определяют порядок возведения несущих конструкций и могут оказать влияние на безопасность здания, его устойчивость или прочность, проект должен пройти экспертизу.

Экспертизе, согласно ст. 49 ГрК РФ, подлежат:

1. Проектная документация на строительство/реконструкцию капитальных объектов
2. Результаты выполненных для разработки этой документации инженерных изысканий

Предмет экспертизы

Проектную документацию проверяют на соответствие:

1. Требованиям, установленным техническими регламентами (в том числе санитарным требованиям)
2. Требованиям, существующим в области:

• Экологии и защиты окружающей среды
• Госохраны объектов культурного наследия
• Пожарной и промышленной безопасности
• Ядерной и радиационной безопасности
• Требованиям в иных областях

Результатам инженерных изысканий.

ГрК РФ не предусматривает в рамках экспертизы проверку проектной документации на соответствие требованиям градостроительного регламента. Результаты инженерных изысканий проверяются только на соответствие требованиям техрегламентов.

Виды экспертизы проектной документации

Экспертиза может быть:

1. В зависимости от обязательности:
   • Обязательная: требуется вне зависимости от желания застройщика
   • Необязательная: непроведение экспертизы не препятствует строительству, при этом застройщик вправе направить документацию на экспертизу по собственной инициативе
2. В зависимости от лиц, которые ее проводят:

• Государственная: проводится уполномоченными государственными органами или созданными ими бюджетными/автономными учреждениями;
  Порядок ее проведения регулируется Постановлением Правительства № 145 от 05.03.2007
• Негосударственная: проводится специально аккредитованными частными организациями
Порядок ее проведения регулируется Постановлением Правительства № 272 от 31.03.2012

Случаи, когда экспертиза не требуется

Проектная документация не всегда должна проходить экспертизу. Случаи, когда ее проводить не нужно, перечислены в п. 2 и п. 3 ст. 49 ГрК РФ. Однако п. 2.1 и п. 2.2 ст. 49 ГрК РФ устанавливают исключение: экспертиза обязательна, если определенные объекты, указанные в п. 2:

1. Предполагается разместить в пределах охранных зон трубопроводов
2. Относятся к объектам массового пребывания людей

О том, требуется ли экспертиза в вашем случае, можно проконсультироваться у специалистов «ПромМаш Теста».

Результаты инженерных изысканий не требуют экспертизы во всех случаях, когда ее не проходит проектная документация либо когда не требуется получать разрешение на строительство. Проектная документация, указанная в ч. 2 и 3 ст. 49, и результаты проведенных для ее разработки инженерных изысканий:

1. Должны пройти государственную экспертизу в случаях, когда ГрК РФ требует проверить, насколько достоверно была определена сметная стоимость строительства/реконструкции/капитального ремонта таких объектов
2. В остальных случаях могут быть направлены на государственную/негосударственную экспертизу по решению застройщика/технического заказчика

Если в проектную документацию, которая уже получила положительное заключение, вносятся измерения, застройщик вправе отказаться от их экспертизы, если эти изменения (условия должны выполняться одновременно):

1. Не касаются несущих строительных конструкций (кроме случаев, когда отдельные конструктивные элементы меняют на аналогичные или элементы с улучшенными показателями)
2. Не приводят к изменению их класса/категории и (или) первоначальных показателей работы (если речь идет о линейных объектах)
3. Не приводят к нарушению требований, которым должна соответствовать проектная документация
4. Не противоречат заданию на проектирование, которое было дано застройщиком или техническим заказчиком, а также результатам инженерных изысканий
5. Соответствуют изначально установленной стоимости (если речь идет об объекте государственной/муниципальной собственности, строительство/реконструкция которого осуществляется за счет бюджетных средств)

Оценить, соответствуют ли внесенные изменения существующим требованиям, можно в форме экспертного сопровождения. Его осуществляет орган исполнительной власти или организация, которые провели экспертизу и вынесли по ее результатам положительное заключение.

Объекты государственной экспертизы

Есть объекты капитального строительства, проектная документация на которые подлежит исключительно государственной экспертизе. Такие объекты выделяются на основании источника финансирования (проект реализуется с привлечением бюджетных средств) либо на основании особого статуса объекта/территории (требуется дополнительный контроль со стороны государства).

К таким объектам относятся:

1. Объекты, указанные в п. 5.1 ч.1 ст. 6 ГрК РФ
2. Объекты, достоверность расчета сметной стоимости которых требуется проверить согласно требованиями ГрК РФ (кроме линейных объектов, а также сооружений на них, предназначенных для подключения объектов к газораспределительным сетям)
3. Объекты, включенные в культурное наследие (если работы по их сохранению затрагивают конструктивные и иные характеристики, влияющие на надежность и безопасность)
4. Объекты, строительство/реконструкцию которых планируется проводить в пределах особо охраняемых природных территорий
5. Объекты размещения отходов/обезвреживания отходов

Результаты инженерных изысканий, выполняемых для разработки проектной документации этих объектов, также должны пройти государственную экспертизу.

Негосударственная экспертиза

Негосударственная экспертиза проводится на основании договора, заключенного между заявителем и экспертной организацией.

В договоре определяются:

• Порядок представления документов для проведения экспертизы
• Порядок устранения замечаний, выявленных в представленных документах
• Срок проведения экспертизы
• Цена услуги

Результаты инженерных изысканий заказчик может представить на экспертизу раньше проектной документации или одновременно с ней.

Процедура негосударственной экспертизы определена Постановлением № 272 от 31.03.2012. Правила ее проведения практически совпадают с правилами проведения государственной.

Негосударственная экспертная организация, в которую обращается заявитель:

• Должна быть аккредитована в установленном порядке
• Может иметь аккредитацию на экспертизу только инженерных изысканий/проектной документации, или по обоим направлениям одновременно
• Не имеет права проводить экспертизу, если сама занималась изысканиями и проектированием

Свидетельство об аккредитации компании «ПромМаш Тест»

Согласование проектной документации на строительство

Экспертиза разработанной проектной документации , а также результатов технических изысканий, обязательная для получения необходимого разрешения на строительство объекта промышленной или коммерческой недвижимости, осуществляется в форме государственной или же негосударственной экспертизы. Технический заказчик СЕВЕРИН ДЕВЕЛОПМЕНТ вправе направлять предпроектные материалы на ту и другую форму строительной экспертизы.

Для определенного ряда объектов организация и, соответственно, проведение экспертизы проекта не предусматриваются. В соответствии с п. 5.1. ст. 6 гл. 2 Градостроительного кодекса РФ от 29.12.2004 г. N 190-ФЗ, такими объектами являются: оборонные объекты и объекты безопасности; различные объекты-носители сведений, касающихся гостайны; любые объекты культурного наследия, имеющие федеральное значение; федеральные автомобильные дороги; уникальные и сложные с технической точки зрения объекты. Для выше перечисленных объектов экспертиза проекта проводится на муниципальном или федеральном уровне в органах Главгосэкспертизы.

По завершению экспертизы проекта (проектных материалов) выдается заключение. В нем содержатся выводы о том, соответствуют ли или не соответствуют принятые решения (архитектурные, конструктивные, инженерные и технологические) строительным нормам и правилам, действующим на территории страны. В случае, если полный комплект документации отвечает требованиям технических регламентов, выдается положительное заключение.

Порядок проведения строительной экспертизы подразумевает осуществление проверки соответствия проектных решений различным требованиям, в частности требованиям строительных, санитарно-экологических норм и правил, пожарной безопасности и др.

Государственную экспертизу проектных материалов проводит орган госвласти субъекта РФ по месту расположения конкретного объекта строительства.

Экспертиза типовых проектов

Проведение экспертизы предпроектных материалов не требуются, если типовые проекты применяется повторно или подлежали модификации (при этом не затрагиваются конструктивные и др. характеристики надежности объекта) и ранее уже получено положительное заключение строительной экспертизы. (п.3 ст.49 ГК РФ, п.8 Положения, утвержденного Постановление Правительства РФ 05 марта 2007 года №145)

В случае наличия типового проекта или его допустимой модификации в обязательном порядке требуется получить положительное заключение экспертизы этого проекта (в том числе положительное заключение экспертизы инженерно-технических изысканий).

Срок проведения экспертизы

Срок проведения строительной экспертизы устанавливается законодательно. Исчисляется он с даты заключения договора, согласно которому будет осуществляться экспертиза.

Проведение строительной экспертизы предпроектных материалов не может осуществляться в предельный срок, превышающий 60 дней. (п.29 Положения, утвержденного Постановление Правительства РФ 05 марта 2007 года №145)

Отрицательное заключение строительной экспертизы

В случае неполучения положительного заключения государственной/негосударственной строительной экспертизы заказчик не может выдать проектную документацию и принятые решения в производство работ.

Технический заказчик, проводивший согласование и утверждение предпроектных материалов, может обратиться в суд для оспаривания отрицательного заключения экспертизы, полученной по проекту, в течение 3 лет со дня утверждения такого заключения. ( п.38 Положения, утвержденного Постановление Правительства РФ от 06 марта 2007 года № 145)

Повторная экспертиза проектно-сметной документации

В отдельных случаях для уже имеющих положительное заключение государственной/ негосударственной экспертизы объектов строительства требуется проведение повторной проверки проекта (проектных материалов). Такими случаями являются:

• корректировка проектной документации, имеющей заключение государственной экспертизы;
• изменение проектно-сметной документации по требованиям предыдущей государственной экспертизы;
• строительство объекта с серьезными отклонениями от проекта, ранее прошедшего экспертизу;
• окончание предельно допустимых сроков действия заключения государственной экспертизы.

Экспертиза проектной документации и результатов инженерных изысканий

Свидетельство об аккредитации на право проведения негосударственной экспертизы проектной документации и экспертизы результатов инженерных изысканий № RA.RU.611081 от 16.05.2017 г.

Проектно-сметная документация — комплекс документов, раскрывающих сущность проекта и содержащих обоснование его целесообразности и реализуемости; документация, содержащая текстовые и графические материалы и определяющая архитектурные, функционально- технологические, конструктивные и инженерно-технические решения для обеспечения строительства, реконструкции и/или технического перевооружения объектов капитального строительства и инженерных коммуникаций.

Негосударственная экспертиза проектно-сметной документации – это комплекс мероприятий по оценке соответствия проектной документации требованиям технических регламентов (строительным нормам и правилам, государственным стандартам, градостроительным нормам и т.д.), в том числе санитарно-эпидемиологическим, экологическим требованиям, требованиям пожарной безопасности, а также результатам инженерных изысканий, и оценка соответствия результатов инженерных изысканий требованиям технических регламентов.

Также экспертиза проекта — важный этап для обеспечения безопасности будущего возводимого объекта. Экспертиза позволяет обеспечить в проектной документации эксплуатационную безопасность, конструктивную надежность и устойчивость создаваемых зданий и сооружений, высокого качества архитектурных и проектных решений, рационального использования строительных материалов, материальных, финансовых и энергетических ресурсов.

На подготовку проектной документации нужно обращать тщательное внимание, а разработка проектной документации должна осуществляться строго с требованиями нормативной документации, потому что ошибки, допущенные и не выявленные на стадии проекта, могут привести как минимум к финансовым затратам и как максимум к человеческим жертвам. Статистика показывает, что более четверти аварий, происходящих в современном строительстве, происходит именно из-за неправильных расчетов проектировщиков. Авария может произойти как после завершения строительства, так и через определенный промежуток времени. В любом случае такой объект становится потенциально опасным. Для предотвращения этого и служит экспертиза проекта.

Состав и содержание проектной документации

Содержание и объём проектно-сметной документации для отдельных объектов строительства определяются нормативными документами, инструкциями по разработке проектов и смет.

Градостроительный кодекс РФ устанавливает обязательность разработки проектной и сметной документации для планируемого строительства, реконструкции, капитального ремонта (если при проведении ремонта изменяются конструктивные и несущие элементы, а также объемные характеристики и безопасность здания) объектов коммерческой и промышленной недвижимости, в границах земельного участка, на который должным образом оформлены имущественные права инвестора или застройщика.

Комплект проектно-сметной документации включает текстовую часть и графическую часть. Комплектность и содержание проектной документации устанавливается Постановлением Правительства РФ от 16 февраля 2008 г. N 87 «О составе разделов проектной документации и требования к их содержанию».

Проектная документация содержит все сведения, необходимые для строительства будущего объекта (основные механизмы и инструменты, строительные материалы, количество необходимых рабочих и т.д.), а также отображает на бумаге будущий архитектурный и технический облик здания. От уровня подготовки проектной документации зависят надежность и прочность будущего строительного объекта, срок его нормальной эксплуатации, правильность функционирования и работы строительных конструкций, инженерных систем и коммуникаций.

Текстовые проектные материалы должны содержать сведения об объекте строительства, перечень принятых инженерно-технических решений, пояснительную записку, ссылки на нормативно-технические документы, регламентирующие подготовку проектной документации, а также проектные расчеты, обосновывающие принятые решения. Графическая часть содержит чертежи, на которых отображаются принятые проектно-технические решения в виде схем, планов и других документов в графической форме.

Графический материал (чертежи) отражает архитектурно-планировочные, конструктивно- компоновочные и технологические решения. Расчётно-пояснительная записка содержит сведения, обосновывающие техническую возможность строительства, надёжность и безопасность работы в конкретных условиях. Сметно-экономическая часть определяет стоимость строительства, обосновывает целесообразность затрат финансовых, материально-технических и трудовых ресурсов.

Экспертиза проектной документации необходима:

• для определения соответствия проектной документации техническому заданию, российскому законодательству, техническим регламентам, строительным нормам и правилам, государственным стандартам и т.д.;
• для оптимизации будущего строительного производства и планирования грамотного расхода ресурсов;
• для проверки необходимости и целесообразности проведения дополнительных проектных работ, которые не были учтены в первоначальном варианте проекта.

На основании Градостроительного Кодекса Российской Федерации проектная документация объектов капитального строительства и результаты инженерных изысканий, выполненных для подготовки такой проектной документации, подлежат обязательной экспертизе. Экспертиза проектной документации и (или) экспертиза результатов инженерных изысканий проводятся в форме государственной экспертизы или негосударственной экспертизы. Изменения и поправки, вносимые в Градостроительный кодекс ранее Федеральным законом от 28.11.2011 г. №337-ФЗ «О внесении изменений в Градостроительный кодекс РФ и отдельные законодательные акты РФ» вступили в силу 1 апреля 2012 г. Поправки фактически установили юридическое и правовое «равноправие» между экспертными заключениями государственной и негосударственной экспертизы проектной документации, следовательно застройщик или технический заказчик по своему выбору вправе направить проектную документацию и (или) результаты инженерных изысканий на государственную экспертизу или негосударственную экспертизу.

Положительное заключение по результатам проведения негосударственной экспертизы проектной документации необходимо для получения разрешения на строительство объекта капитального строительства в органах местного самоуправления.

Так же положительное заключение независимого эксперта по отдельным разделам проектной документации может использоваться для представления в судебный орган в качестве отстаивания и доказательства своей позиции. Эксперты, проводящие экспертизу, являются не заинтересованными лицами, они не зависимы в своем исследовании проекта, поэтому независимая экспертиза проектной документации носит справедливый характер. Эксперты согласно статьи 307 УК РФ под расписку предупреждаются о том, что дача ими в экспертном заключении заведомо ложных сведений преследуется по закону.

Центр строительной экспертизы ПГС предлагает Вам следующие услуги:

1. Бесплатная консультация перед экспертизой проектной документации;
2. Независимая экспертиза проекта без выдачи заключения в форме исследования, анализа и устных рекомендаций;
3. Негосударственная экспертиза проектной документации и результатов инженерных изысканий с выдачей заключения эксперта;
4. Судебная экспертиза проектной документации и результатов инженерных изысканий. В этом случае, экспертиза назначается по определению суда, а заключение эксперта по готовности передается напрямую в суд, где Вы можете с ним ознакомится. До проведения судебной экспертизы вы можете обратиться в наше экспертное учреждение и получить информационное письмо для суда о возможности проведения экспертизы, с указанием стоимости и сроков проведения экспертизы.

Что вы получите в результате проведения экспертизы проектной документации?

1. Консультацию квалифицированного эксперта перед проведением экспертизы и по дальнейшим действиям после ее проведения;
2. Заключение по результатам проведенной экспертизы.

В чем отличие государственной экспертизы от негосударственной?

В соответствии с российским законодательство экспертная организация, проводящая независимую экспертизу проектной документации, является полноправным участником отношений, проводимых в правовом поле. Эксперты имеют права давать свидетельские показания и разъяснять выводы своего заключения в суде в качестве эксперта-свидетеля.

По сравнению с государственной строительной экспертизой преимущество негосударственной в том, что срок проведения экспертизы меньше, а стоимость ниже. Однако в соответствии с новыми требованиями Градостроительного кодекса срок проведения экспертизы проекта ограничен двумя месяцами. Наши эксперты обладают огромным опытом проведения подобных экспертиз и оценки проектной документации, мы всегда рады помочь вам в решении вопросов, связанных со строительной экспертизой.

Результатом экспертизы проектной документации является заключение о соответствии (положительное заключение) или несоответствии (отрицательное заключение) проектной документации требованиям технических регламентов и результатам инженерных изысканий, требованиям к содержанию разделов проектной документации, предусмотренным в соответствии с частью 13 статьи 48 настоящего Кодекса, а также о соответствии результатов инженерных изысканий требованиям технических регламентов (в случае, если результаты инженерных изысканий были направлены на экспертизу одновременно с проектной документацией). В случае, если результаты инженерных изысканий были направлены на экспертизу до направления проектной документации на экспертизу, результатом экспертизы является заключение о соответствии (положительное заключение) или несоответствии (отрицательное заключение) результатов инженерных изысканий требованиям технических регламентов.

Для проведения экспертизы проектной документации нашим экспертам понадобятся:

• проектная документация на объект в полном объеме;
• задание на проектирование объекта;
• отчет о результатах инженерных изысканий на участке под строительство;
• задания на проведение и выполнение инженерных изысканий;
• документ, позволяющий заявителю экспертизы действовать от имени инвестора, застройщика, технического заказчика.

Сколько стоит негосударственная экспертиза проектной документации?

В государственных учреждениях стоимость экспертизы определяется по единой методике определения стоимости экспертной оценки проекта (см.: часть VIII Постановление Правительства РФ от 5 марта 2007 г. N 145 «О порядке организации и проведения государственной экспертизы проектной документации и результатов инженерных изысканий»).

При расчете стоимости в нашей компании мы действуем по той же методике что и в государственных учреждениях, и итоговую стоимость умножаем на коэффициент 0,6-0,7 в зависимости от сложности проекта. Данное снижение позволяет Заказчику значительно сэкономить свои средства, выделенные на проведение экспертизы.

Обращайтесь к нам, присылайте запросы на экспертизу, наши эксперты в сжатые сроки готовы рассмотреть Вашу заявку и выполнить расчет по стоимости работы, тем самым сделав прозрачными наши финансовые взаимоотношения.

Экспертное сопровождение проектной документации

Экспертное сопровождение проектной документации – это оценка соответствия изменений, внесенных в проектную документацию, получившую положительное заключение экспертизы, требованиям технических регламентов, заданию застройщика или технического заказчика, результатам инженерных изысканий по решению застройщика или технического заказчика, включая оценку совместимости изменений с частью ПД, в которую изменения не вносились. 

Экспертное сопровождение – одна из форм государственной экспертизы проектной документации.

Экспертное сопровождение осуществляется по решению застройщика или технического заказчика и проводится органом исполнительной власти или организацией, проводившими экспертизу проектной документации, которые подтверждают соответствие внесенных в проектную документацию изменений установленным требованиям.

В ходе экспертного сопровождения осуществляется оценка соответствия изменений, внесенных в проектную документацию требованиям технических регламентов, санитарно-эпидемиологическим требованиям, требованиям в области охраны окружающей среды, требованиям государственной охраны объектов культурного наследия, требованиям к безопасному использованию атомной энергии, требованиям промышленной безопасности, требованиям к обеспечению надежности и безопасности электроэнергетических систем и объектов электроэнергетики, требованиям антитеррористической защищенности объекта, заданию застройщика или технического заказчика на проектирование, результатам инженерных изысканий.

Экспертное сопровождение проводится в порядке, установленном разделом VI Положения о порядке организации и проведения государственной экспертизы проектной документации и результатов инженерных изысканий, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 05.03.2007 № 145 (в редакции постановления Правительства Российской Федерации от 31.12.2019 № 1948).

Документация по проекту: примеры и шаблоны

Документация по проекту является важной частью управления проектом. Это также наименее любимая задача каждого менеджера проекта.

«У нас сейчас нет на это времени».

«Мы делаем Agile».

«Никто это не читает».

Это может показаться утомительным, но исчерпывающая документация — это то, что может определить разницу между успехом и провалом вашего проекта. Давайте углубимся в то, что на самом деле представляет собой проектная документация и почему она стоит вашего времени.

Что такое проектная документация?

Проектная документация — это процесс записи основных деталей проекта и подготовки документов, необходимых для его успешной реализации. Проще говоря, это общий термин, который включает в себя все документы, созданные в ходе проекта.

Проектная документация бывает разных форм — от проектных предложений и бизнес-кейсов до планов проектов и отчетов о статусе проектов.

Примеры проектной документации

Трудно четко определить, что следует документировать в ходе проекта, поскольку это сильно зависит от типа проекта, которым вы управляете.Крупный проект на большом предприятии обычно требует гораздо больше документов, чем небольшой проект на ранней стадии стартапа.

Но некоторые базовые документы необходимы в большинстве случаев. Вот пять примеров проектных документов, которые, вероятно, потребуются вашему проекту.

Проектное предложение

Проектное предложение написано для инициирования проекта — это первый шаг в процессе управления проектом. Цель этого документа — убедить лиц, принимающих решения, и заинтересованных сторон в том, что идея, лежащая в основе проекта, заслуживает дальнейшего развития.В предложении по проекту должно быть изложено основное ценностное предложение проекта, что часто делается в форме бизнес-обоснования.

Устав проекта

Устав проекта — еще один ключевой пример проектной документации. Этот документ закладывает основу проекта, охватывая высокоуровневое планирование проекта. Он должен обрисовать в общих чертах, как будут достигнуты бизнес-цели проекта, объяснив ключевые требования, бюджет, задачи, роли и обязанности проекта. Это первый документ, который вы пишете после официального утверждения вашего проектного предложения.

План проекта

После завершения высокоуровневого планирования менеджер проекта создает более подробный план проекта. Он служит дорожной картой для проекта, определяя ключевые этапы проекта и помещая их на временную шкалу. Этот документ развивается вместе с проектом, фиксируя все изменения и решения и облегчая общение между заинтересованными сторонами проекта.

Отчет о статусе проекта

В зависимости от масштаба вашего проекта и размера нашей команды держать всех в курсе событий может быть сложно.Отчеты о состоянии проекта составляются таким образом, чтобы все заинтересованные стороны проекта — как внутренние, так и внешние — находились на одной странице. Эти документы обычно содержат обзор достигнутого вами прогресса и следующих шагов, которые вы планируете предпринять.

Ретроспектива проекта

Каждый проект — это возможность обучения. Что прошло хорошо? Что можно улучшить в следующий раз? После завершения проекта сядьте вместе со своей командой и проведите ретроспективу проекта. Задокументируйте извлеченные уроки в отдельном документе и используйте его в качестве справочника для своего следующего проекта.

Примеры других проектных документов

Это далеко не исчерпывающий список. Для некоторых крупномасштабных проектов требуются сотни отдельных документов и форм, в то время как более мелкие проекты, как правило, упрощают и объединяют их.

В зависимости от типа проекта, который вы планируете предпринять, вы можете дополнительно создать некоторые из следующих проектных документов:

Ценность проектной документации

Первая и, возможно, самая важная причина, по которой вам следует задокументировать свой проект просто — запись заставляет вас обдумать свою идею и проверить, действительно ли она имеет смысл.Это также значительно упрощает управление вашим проектом, помогая вашей команде:

• Разъяснить ожидания и цели проекта

• Разбить работу на управляемые блоки

• Планировать и назначать ресурсы

• Убедитесь, что все заинтересованные стороны проинформированы о ходе работы

Но это также может принести долгосрочные выгоды для вашей организации даже после завершения проекта:

• Более быстрый набор новых сотрудников .Хорошая проектная документация дает новым членам команды доступ ко всем знаниям, которые были собраны в ходе ваших проектов, как прошлых, так и текущих. Новые члены команды могут сразу понимать решения, принятые в прошлом, и находить нужную информацию, не задавая вопросов другим членам команды в течение многих недель.

• Лучшее согласование между командами . Тщательная документация вносит ясность и прозрачность в то, над чем все работают. В результате решения и обсуждения не распределяются по чату и электронной почте, меньше времени тратится на собрания и уменьшается вероятность дублирования работы.

• Более эффективное управление знаниями . Идеи и уроки, извлеченные из одного проекта, могут быть перенесены в новые проекты. Получение этих знаний и обмен ими могут помочь вам разработать новые передовые методы, предотвратить повторяющиеся ошибки и постоянно улучшать общую производительность вашей команды.

Но для достижения этих целей ваша внутренняя документация должна быть хорошо написанной, точной и актуальной. В этом руководстве мы расскажем об инструментах и ​​передовых методах, которые вы можете использовать для улучшения качества проектной документации.

Выбор подходящего программного обеспечения для документации

Существует множество различных инструментов, которые вы можете использовать для документирования проекта — Google Docs, Confluence (и различные альтернативы Confluence), различные типы внутренних вики-сайтов и баз знаний и многое другое.

В зависимости от размера вашей команды и вашего подхода к управлению проектами ваши требования могут отличаться. Некоторым командам нужны комплексные решения с расширенными функциями, такими как встроенные рабочие процессы утверждения и автоматизированные задачи, в то время как другие предпочитают более простые и легкие инструменты, не требующие обучения.Какой бы инструмент вы ни выбрали, убедитесь, что все участники проекта знают, как им пользоваться.

В любом случае идеальный инструмент проектной документации должен:

• Быть легко редактируемым даже нетехническими пользователями, в идеале в реальном времени .

• Обеспечивает мгновенный и надежный поиск .

• Имеют интуитивную навигацию .

• Упростите организацию содержимого .

• Интегрируйте с другими инструментами , чтобы синхронизировать все активы вашего проекта.

Одним из таких инструментов документирования является Nuclino — создайте учетную запись и попробуйте:

Как задокументировать проект

Часть того, что делает проектную документацию такой разочаровывающей — и даже бесполезной, — это то, что готовые документы часто никем не читается. Документация создается только потому, что это то, что вы должны делать, а затем сразу же забывается и отбрасывается.

Есть несколько способов гарантировать, что время, которое вы вкладываете в документирование своего проекта, не будет потрачено зря:

Организуйте всю проектную документацию в одном месте

Связь, связанная с проектом, как правило, разбросана по собраниям, чату, электронной почте и общим дискам , оставив вашу команду без единого источника правды. Вместо этого соберите все связанные с проектом документы в одном месте и не тратьте время на поиски устаревших страниц Confluence или устаревших электронных писем.

Упростите доступ и поиск

Чем проще вы сделаете людям поиск нужной информации, тем с большей вероятностью они будут читать документацию.Убедитесь, что ваш инструмент документации оснащен надежной и быстрой функцией поиска.

Держите его легким

Несмотря на то, что документация по проекту должна быть тщательной, она также должна быть краткой. Никто не будет утруждать себя чтением страниц и страниц текста — записывайте то, что вам нужно, и только то, что вам нужно, с четкой целью и целевой аудиторией. Соблюдайте правила Agile-документации.

Поддерживайте его вместе

Не торопитесь ламинировать документы вашего проекта.По мере развития и развития вашего проекта многие ключевые детали могут изменяться, и ваша документация должна не отставать. Создавайте живую документацию и дайте заинтересованным сторонам доступ для обмена отзывами, вопросов и обновлений по мере необходимости.

Шаблон проектной документации

Каждый проект индивидуален, и не существует универсальной проектной документации. Но этот простой одностраничный шаблон документации по проекту может стать хорошей отправной точкой.

По мере того, как ваш проект развивается и ваша документация становится более подробной, вы можете разделить ее на отдельные документы, чтобы упорядочить вещи.

Почему это важно для успеха проекта?

Какие документы по управлению проектами вам нужны?

Теперь, когда преимущества очевидны, не нужно отчаиваться.

Документов, которые нужно отслеживать, действительно не так много, и они могут значительно улучшить вашу работу над проектами.

Вот документы, которые вам понадобятся:

1. Документ об инициировании проекта или устав проекта

В вашей документации о запуске проекта должно быть подробно указано:

• Схема проекта, ожидания и детали
• Цели проекта
• Масштаб проекта
• Результаты проекта
• Организация проекта
• Экономическое обоснование проекта (Как он будет соответствовать бизнес-целям?)
• Ограничения проекта (Что невозможно сделать?)
• Заинтересованные стороны проекта
• Риски проекта
• Средства управления проектом
• Основы отчетности.

Источник: PRINCE2

Типичные документы инициации проекта чрезвычайно подробны, поэтому менеджеры проектов иногда используют вместо них Уставы проектов.

Ваш Устав проекта должен включать :

• Причины для начала проекта
• Цели и ограничения проекта
• Направления работы проекта
• Результаты проекта
• Заинтересованные стороны проекта
• Риски проекта
• Целевые выгоды проекта
• Бюджет и расходные полномочия.

Источник: Six Sigma

Документация по инициированию вашего проекта имеет решающее значение.

Вы будете ссылаться на него на протяжении всего проекта, а также после его завершения, поэтому убедитесь, что он включает все важные детали.

Документ о содержании проекта

Второй по важности документ — это ваш объем работ.

Ваш документ «Объем работ» должен включать :

• Результаты
• График проекта
• Основные этапы проекта
• Ограничения проекта.

Здесь цель состоит в том, чтобы выяснить, что будет сделано, что можно сделать в случае необходимости, а что нельзя сделать вообще.

Источник: Coach Carson

Например, вы можете создавать приложение для клиента.

Вы можете оговорить, что можете потратить 50 дополнительных часов на внесение изменений.

Однако вы не сможете проводить больше времени, чем это. Это ограничение.

Точно так же всегда полезно определять вехи проекта.

Они отлично подходят для отслеживания прогресса и общения с заинтересованными сторонами.

3. План проекта — один из наиболее важных документов по управлению проектом

Когда вы определили основы, пора фактически спланировать сам проект.

План проекта содержит все ваши планы относительно задач, этапов и сроков.

Считайте это своей дорожной картой к успеху проекта.

Ваш план проекта должен включать :

• Структурная декомпозиция работ
• Обязанности, приоритеты и сроки выполнения задач
• Желательно также ваш критический путь
• Управление ресурсами и бюджетом
• План / график взаимодействия с заинтересованными сторонами и отчетности и матрица RACI.
• План управления качеством и производительностью
• План управления изменениями проекта
• План управления рисками, изменениями и проблемами.

Короче говоря, план вашего проекта определяет, что вы будете делать для завершения проекта .

Это один из самых обширных документов в вашем проекте, но он стоит времени, потраченного на его сборку.

4. Другие документы по проекту, которые вам понадобятся

В дополнение к большим начальным документам, которые выделят проект в нужное место, вам также понадобятся:

• Отчет о закрытии проекта ( Что было достигнуто? Какие уроки были извлечены? Другая информация, которую должен знать получатель.)
• Журнал изменений и рисков (С какими изменениями и рисками вы столкнулись? Как вы их снизили?).

Работая над проектами, вы, скорее всего, будете добавлять в список свои собственные документы.

Вы объедините одни документы с другими (например, документ с требованиями к проекту может быть добавлен в ваш устав проекта).

Однако это самые важные документы по управлению проектом, с которых нужно начинать.

Советы по документированию вашего проекта на профессиональном уровне

1.Что вам нужно для документирования

Как правило, вы должны задокументировать все, что может создать потенциальную проблему в будущем , если не будет документировано:

• Юридические ограничения
• Изменения, проблемы и риски
• Требования и спецификации результатов
• Встречи с клиентами с предложенными изменениями.

2. Используйте программное обеспечение для совместной работы с документами

Коммуникация жизненно важна для успеха проекта.

Например, Project Central — это инструмент управления и отслеживания проектов, который легко интегрируется с Office 365 .

Вы можете легко отслеживать прогресс и сообщать о нем, общаться с членами команды и следить за тем, чтобы ваш проект продвигался в соответствии с планом.

Project Central также помогает совместно работать над документами, держать всех в курсе и расставлять приоритеты для важных задач. Это как устав вашего цифрового проекта!

3. Используйте иерархическую структуру работ и метод критического пути

Создавайте точные планы проекта с иерархической структурой работ (WBS).

С помощью WBS вы можете разбить работу над проектом на соответствующие задачи и подзадачи.

И как только вы это сделаете, пора наметить ваш критический путь.

Определив приоритеты, продолжительность и зависимости задач, вы сможете проложить самый быстрый путь к достижению всех целей проекта.

Затем вы можете использовать информацию, собранную из WBS и диаграмм критического пути, для создания высокоточных и эффективных планов проекта.

После этого документировать ваш проект будет проще простого!

Полное руководство по документации проекта (с бесплатным шаблоном)

Что такое проектная документация?

Проектная документация — это именно то, на что это похоже.По сути, он состоит из набора основных документов, составляющих проект. Звучит довольно просто, правда?

На первый взгляд проектная документация проста. Однако огромный объем документов, связанных с большинством проектов, часто пугает как руководителей проектов, так и членов команды. Совместите это с плохой организацией, и вы создали идеальный шторм. Такой проект будет сложно реализовать и практически невозможно добиться успеха.

Вот здесь и появляются шаблоны. Шаблон проектной документации напоминает вам, какие ключевые документы по управлению проектами необходимо собрать, упорядочивает их. и упрощают совместную работу. Вот почему команды управления проектами все чаще используют шаблоны проектной документации в процессе запуска проекта.

‍

‍

Кто составляет проектную документацию?

Проектная документация лучше всего разработана совместно .При этом последнее слово остается за менеджерами проектов. В конце концов, они — это , которые отвечают за систему управления проектом, процесс (и документацию процесса), конечные продукты и результаты.

Благодаря этому эффективная проектная документация обычно составляется менеджерами проектов или другими PMP (специалистами по управлению проектами) и их проектными группами. Иногда это делается в сотрудничестве с человеческими ресурсами, важными заинтересованными сторонами и другими заинтересованными сторонами на соответствующих этапах проектной документации.

‍

Почему проектная документация так важна?

Нельзя недооценивать важность проектной документации, включенной в инструменты управления проектами. Не совершайте ошибку новичка, уклоняясь от первоначального времени, когда документация инвестиционного проекта требует только для того, чтобы в конечном итоге выполнить дополнительную ( плохо организованный ) работу на вашей тарелке в будущем. Старые руководители проектов хвалят проектную документацию с крыш. Это связано с тем, что его использование поможет вам и вашей команде несколькими ключевыми способами:

• Держать всех в курсе : Документация по проекту повышает прозрачность и гарантирует, что все ключевые люди, работающие над проектом, будут в курсе.Это особенно важно по отношению к заинтересованным сторонам, которым нужны регулярные обновления относительно сроков, бюджета, результатов и этапов, но это также помогает командам работать вместе более эффективно. Попробуйте наш шаблон бюджета проекта здесь.
• Разрушение : Если рассматривать проекты в целом, они невероятно сложны. Документация по проекту позволяет вам и вашей команде разбить проект на ключевые этапы планирования, представленные ключевыми документами, и разобрать их, так сказать, небольшими кусками.
• Оставайтесь организованными : Эффективная проектная документация поможет вам отслеживать необходимые вам документы и отсеивать то, чего вам не нужно. Забудьте о потере важных документов, особенно если вы используете хорошо продуманный шаблон .
• Упрощение совместной работы : Когда вся ваша проектная группа имеет доступ, например, к одним и тем же ресурсам документации по программному обеспечению, легко работать совместно с точки зрения назначения задач, эффективной работы, отслеживания процессов и решения проблем по мере их появления вверх.

‍

Каковы основные элементы проектной документации?

Проектная документация может немного отличаться в зависимости от отрасли, компании и конкретного проекта. Однако вы можете найти некоторые варианты следующих ключевых элементов в подавляющем большинстве проектной документации.

Мы опишем каждый из ключевых документов ниже, но их также можно разделить на 5 этапов: Инициирование, Планирование, Выполнение, Контроль и Заключение .

‍

Фаза 1: Инициирование

Фаза инициации — это первая фаза в жизненном цикле проекта. Это когда конкретный проект официально утверждается и воплощается в жизнь.

Ключевые этапы в рамках Этапа 1 включают в себя назначение менеджера проекта и членов команды проекта, решение вопросов осуществимости и обоснования, определение ключевых целей проекта и описание содержания проекта. Эти темы также часто более подробно рассматриваются в Фазе 2.

‍

Проектное предложение

Проектное предложение, также известное как бизнес-модель , обычно является документом, с которого начинается разработка вашего проекта. Сделайте ваше проектное предложение кратким и понятным. Все, что вам нужно объяснить, это какова концепция вашего проекта и какую проблему он в конечном итоге решит.

Шаблоны проектных предложений обычно пишутся менеджером проекта и / или спонсором проекта.

‍

Устав проекта

Устав проекта иногда называют привязкой или планом проекта .Это первый документ, который составляется после официального утверждения вашего проектного предложения. Что наиболее важно, он формирует вашу проектную команду, а также ключевые действия, необходимые для воплощения вашего проекта в жизнь. Он также часто охватывает первоначальное выделение средств и авторизацию.

По сути, в уставе вашего проекта указано, с чего вы начинаете. Ознакомьтесь с нашим шаблоном Устава проекта здесь. В качестве альтернативы для более крупных проектов вы можете создать техническое задание (SoW), которое является более подробным, чем устав проекта.

‍

Планирование

Вы получили официальное одобрение вашего нового проекта… Что теперь? Итак, вы вступили во вторую фазу жизненного цикла вашего проекта. Фаза планирования! Этот этап абсолютно необходим для успешного проекта. Чем больше деталей вы соберете, тем легче будет окончательное выполнение вашего проекта.

Здесь все различные требования к проекту и действия, необходимые для воплощения вашего проекта в жизнь, изложены максимально подробно, но при этом сохранены лаконичность. Как вам такая задача?

‍

План управления проектом

Имея план управления проектом, вы действительно начинаете разбираться в мельчайших деталях того, как ваш проект будет реализован. План управления проектом может быть сколь угодно коротким или длинным, но, скорее всего, это будет один из ваших самых длинных документов .

По сути, вы спрашиваете себя и свою команду: «Какие шаги мы должны предпринять, чтобы успешно завершить этот проект от начала до конца?»

Есть также несколько документов, которые иногда включаются в планы проекта , но могут существовать сами по себе.К ним относятся такие документы, как иерархическая структура работ (WBS), планы управления человеческими ресурсами и планы обеспечения качества.

В целом, вы обычно можете рассчитывать на планы управления проектами, которые охватывают такие темы, как конечные результаты, сроки, бюджет, качество и контроль версий, заинтересованные стороны и персонал, политики коммуникации и управление рисками.

‍

График проекта

Этот документ не требует пояснений, но в нем излагается начальный график результатов, этапов и этапов вашего проекта.Ваш график, скорее всего, будет меняться на протяжении жизненного цикла вашего проекта, но думайте об этом графике как о своей отправной точке.

Pro Совет: Убедитесь, что составленный вами график реалистичен. Не соблюдайте сроки, которые, как вы знаете, ваша команда не сможет выполнить!

‍

Финансовый план

Это еще один документ, который не требует пояснений, но по сути он состоит из предполагаемого бюджета вашего проекта.Он часто охватывает такие темы, как закупка и распределение средств, контракты, финансовые процессы и даже прогнозируемая рентабельность инвестиций (ROI).

Поскольку этот документ находится на стадии планирования, обычно это первоначальный или прогнозируемый бюджет. Иногда на стадии исполнения или контроля находится другой финансовый документ в виде счетчика бюджета.

‍

Фаза 3: Выполнение

Фаза 3, которую иногда называют фазой реализации, — это когда все ваше планирование, наконец, претворяется в жизнь.Ваша команда перейдет из режима подготовки к фактическому , введя в действие конкретные действия .

Этап выполнения часто является самым длинным этапом, поскольку он связан с самыми высокими целями. Ваш готовый продукт, каким бы он ни был, будет сформирован на этом этапе. Как интересно!

‍

Журнал рисков и проблем

Журнал рисков и проблем является ключевым инструментом управления рисками. Он состоит из журнала, который помогает вам отслеживать возникающие проблемы проекта, а также потенциальные будущие риски на горизонте.Обычно включается следующая информация:

• Идентификационный номер
• Тип события (например, риск или проблема)
• Дата события
• Описание
• Требуется действие
• Владелец
• Статус
• Приоритет ( опционально )

Некоторые реестры рисков создаются в Excel, а другие представляют собой простые списки.

Журналы RAID также иногда используются вместо журналов рисков и проблем. RAID означает: Риски, предположения, проблемы, и Зависимости, .

‍

Отчет о статусе проекта

В зависимости от вашего коммуникационного плана вам необходимо будет регулярно предоставлять отчеты о статусе различным людям, работающим над вашим проектом. Они могут состоять из обновлений заинтересованных сторон, еженедельных обзоров или обновлений отдела.

Какой бы ни была цель, этот раздел состоит из набора документов, которые сообщают о ходе выполнения вашего проекта. Это особенно важно, потому что все участники остаются на одной странице на протяжении всего жизненного цикла проекта.Отчеты о состоянии проекта можно даже использовать для распределения задач и следующих шагов.

‍

План коммуникаций проекта

Подобно отчетам о статусе проекта, ваш план коммуникаций проекта устанавливает политики, касающиеся того, как вы и ваша проектная группа будете общаться во время совместной работы. Эффективная коммуникация жизненно важна для управления проектами.

Этот раздел отличается от отчетов о статусе проекта, потому что вместо определения хода выполнения проекта в вашем плане коммуникации указывается, как именно будет происходить коммуникация .Это включает в себя конкретные методы связи, частоту общения и контактную информацию.

Этот раздел часто посвящен общению с заинтересованными сторонами, но он важен и для вашей проектной команды. Если ваш проект имеет установленный рабочий процесс, например, на Slite , он должен быть указан здесь.

‍

Фаза 4: Управление

Фаза управления иногда считается частью фазы выполнения, но они также могут быть разделены.

Ключевое различие между ними заключается в том, что на этапе выполнения основное внимание уделяется приведению процессов проекта в действие, тогда как на этапе контроля основное внимание уделяется наблюдению за этими процессами и внесению изменений по мере их появления.

Естественно, обе фазы выигрывают от хорошей документации.

‍

Запросы на изменение и управление

Это наиболее важный раздел на этапе контроля любого проекта, который часто имеет форму журнала.Всякий раз, когда необходимо внести изменение в исходный план проекта, его следует запросить и записать в разделе управления изменениями.

Обычно предоставляется следующая информация:

• Идентификационный номер
• Предлагаемое изменение
• Причина предлагаемого изменения
• График
• Владелец

‍

Этап 5: Заключение

Наконец! Мы достигли финальной фазы жизненного цикла вашего проекта и уверены, что его результат будет огромным успехом.

На этом этапе основное внимание уделяется закрытию вашего текущего проекта, но он также ориентирован на будущие проекты. Самое главное, вы представляете все результаты и готовый продукт. Тем не менее, это также прекрасная возможность провести заключительные встречи с вашей проектной командой и заинтересованными сторонами, а также поразмышлять о том, что было хорошо во время проекта и что можно было бы улучшить в будущем.

Эффективная рефлексия еще больше упростит вашу проектную документацию и процессы управления и приведет к большему успеху в ваших будущих начинаниях.

‍

Документ обзора проекта

Также известный как документ закрытия проекта, документ обзора проекта формально завершает ваш проект. Ура! Как и проектное предложение, этот документ потребует рассмотрения и утверждения менеджером проекта, спонсором и соответствующими заинтересованными сторонами.

Этот тип технической документации обычно суммирует то, что было выполнено и / или произведено в рамках проекта, любые заметные большие победы или трудности и вопросы или задачи после завершения проекта, которые необходимо решить.

‍

Что еще я должен включить?

Как упоминалось ранее, вся проектная документация выглядит немного по-разному в зависимости от отрасли, компании и контекста проекта.

Вышеупомянутые элементы составляют основу общей проектной документации, но наш список не является исчерпывающим. Есть много других видов документов, которые вы можете интегрировать в зависимости от ваших потребностей, например:

• План управления персоналом: Этот документ иногда включается в план управления проектом.В плане управления персоналом излагаются руководящие принципы, касающиеся укомплектования персоналом, контрактов, обучения и других кадровых вопросов.
• План обеспечения качества: Также часто включаемый в объем плана управления проектом, план обеспечения качества или план обеспечения качества описывает протоколы и процессы, которые будут внедрены для обеспечения качества готового продукта.
• План тестирования: Документ с генеральным планом тестирования обычно является частью фазы контроля проекта и определяет протоколы и процессы того, как ваш продукт будет тестироваться.По сути, это план для всего тестирования продукта, которое будет проводиться на протяжении всего жизненного цикла вашего проекта, и особенно важно в сфере программного обеспечения и ИТ.
• Реестр извлеченных уроков: Реестр извлеченных уроков части завершающей фазы проекта. Он служит дополнительным документом закрытия проекта, который побуждает руководителей проектов и их команды задуматься об успехах и недостатках завершенного проекта. Цель этого документа — стремиться к улучшению управления проектами в будущем!

‍

Как оформить проектную документацию по образцу.| CrowdLog

Введение

Это первый шаг к созданию проектной документации для успеха проекта.

Возможно, вы знаете, насколько важна проектная документация, однако вы, вероятно, думаете, что

• Я хотел бы четко указать, как улучшить документацию по проекту.
• Состав проектной документации мне неизвестен.
• Не умею писать описания.

У вас такие мысли?

В этой статье, чтобы решить эти проблемы, мы объясним минимальный проектный документ для молодого менеджера проекта программного обеспечения.

Часто бывает, что объем документации по проекту превышает дюжину страниц из-за размера проектов. Но план проекта такого уровня может быть написан только ветераном, имеющим многолетний опыт. Молодым премьер-министрам будет сложно оформить такие документы.

Следовательно, важно, чтобы вы начали с простых вещей и постепенно улучшали свои навыки, а не внезапно становились взрослыми. Прочтите эту статью и сделайте первый шаг к успешному проекту.

Также доступны образцы материалов для планов проектов, поэтому мы надеемся, что вы сможете использовать их вместе со статьями.

Цель плана проекта

Какова в первую очередь цель построения плана проекта? Сделать проект успешным. Чтобы проект был успешным, необходимо установить цель, качество, стоимость, сроки и спланировать действия.

Однако для составления плана проекта требуются определенные усилия. Следовательно, проекты, скорее всего, начнутся без построения плана проекта, чтобы сэкономить время и усилия, и результат не удастся.Вот почему проекты следует тщательно планировать.

Нет правила относительно типа плана проекта. Многие планы проектов основаны на структуре PMBOK и адаптированы с учетом опыта компании и PM. В следующей главе будет объяснено конкретное содержание плана проекта.

Позиции для описания в плане проекта

Описание проекта (цель, цель)

Слайды обзора проекта описывают две основные цели и задачи. Количество слайдов сведено примерно к 1–3 слайдам.

<цель>

В части назначения напишите «Для чего нужен проект?» В несколько строк. Разработка программного обеспечения по существу привязана к бизнес-стратегиям. Если это план проекта, который нужно показать руководству, он должен быть написан так, чтобы его можно было связать с бизнес-стратегией.

<цель>

Цели: Q (качество), C (стоимость) и D (дата поставки). Ставьте цели как можно более количественно. После завершения проекта проект обычно рассматривается и оценивается с учетом этих целей.

・ Q (качество)

В случае программного обеспечения качество определяется заранее в «уровне обслуживания». Основное содержание — это качество самого программного обеспечения (ошибка и время отклика) и качество работы после операции (скорость работы, время восстановления после сбоя, операционная система, количество запросов сразу после операции и т. Д.). Содержание определяемого уровня обслуживания зависит от содержания проекта.

・ C (стоимость)

Цели затрат часто устанавливают целевые нормы затрат и прибыли.Планирование затрат само по себе является целью затрат.

・ D (срок поставки)

Цели доставки являются важными вехами и датами запуска. Если этого не добиться, это также повлияет на целевые затраты.

Область применения

Слайды содержания определяют объем целевой системы и результаты. Прежде всего, уточните объем системы и создайте WBS, структурную декомпозицию работ и определите необходимые работы. WBS также становится исходным материалом для основного графика. WBS будет приложен как документ с планом проекта.

В проекте много раз, когда есть несколько заинтересованных сторон. Если объем работы различается в зависимости от заинтересованных сторон, опишите, какие задачи отвечают за какие заинтересованные стороны. В крупномасштабных проектах может быть создан отдельный документ с определением содержания, и его краткое изложение может быть описано в документе плана проекта.

Область применения целевой системы

Системный диапазон этого проекта можно легко понять, используя схему конфигурации системы, показанную на рисунке ниже.

Если вы используете только диаграмму конфигурации системы, информации недостаточно (я не знаю, является ли межсистемная связь также целевой или также необходимы закупки, связанные с инфраструктурой), поэтому обязательно укажите дополнительную информацию. Выдержка из WBS в порядке.

Товар

Стоимость

На слайде затрат показана общая стоимость проекта и разбивка.

Детализация разбивки включает программное обеспечение (затраты на разработку и затраты на лицензии), аппаратное обеспечение (затраты на организацию и затраты на лицензии), сетевые затраты (при необходимости), затраты на рабочую силу (внутренний и внешний персонал), другие затраты на аутсорсинг и затраты на оборудование. уровень и т. д.Подготовьте подробную разбивку уровня оценки в приложении b. На стартовом собрании, в котором участвуют все заинтересованные стороны, слайд затрат снимается. Используйте только для внутреннего пользования.

График

На слайде расписания создайте основное расписание, состоящее примерно из 1–3 слайдов. Важные этапы и критические пути также указаны в основном расписании.

Подробные расписания управляются WBS, но WBS слишком хорош, чтобы объяснять их руководству и т. Д.Таким образом, в плане проекта будет размещено основное расписание и приложен WBS.

Система проектов

На слайде структуры проекта обязательно укажите всех персонажей проекта, включая внутренних и внешних, местонахождение ответственного лица и роль каждого человека. Систему проекта можно легко понять, написав ее в следующих двух системах письма.

<Организационная структура проекта>

Организационная диаграмма проекта в формате организационной диаграммы отличается отличной наглядностью и простотой для понимания.Минус в том, что роль писать сложно. Роль будет описана на другом слайде в виде таблицы или под организационной схемой проекта.

<Таблица ролей>

В таблице ролей названия компаний, должности и роли перечислены в табличном формате.

Сделав этот слайд, вы проясните структуру проекта и ответственность.

Управление качеством

Слайды качества определяют критерии, которым должны соответствовать система и операции.В зависимости от размера проекта «Определения уровня обслуживания» будут созданы отдельно для определения подробных критериев. Мы заберем и отправим особо важные предметы, так как определения уровня обслуживания слишком подробны для офицеров.

Связь

На слайде для общения описаны правила встреч и общения (протоколы, электронная почта, инструмент управления проектами). Качество связи имеет большое влияние на качество проекта. Есть много проектов, о которых вы забыли о планах общения, но не забудьте включить их в свои планы.

<Правила создания протоколов>

Протокол должен быть подготовлен путем назначения ответственного лица в компании А и составления протоколов всех собраний.

Протокол будет отправлен всем заинтересованным сторонам по электронной почте в течение 3 дней после окончания встречи.

После получения компания A и компания B утверждают его. Когда есть вопрос, требующий подтверждения, PM обмениваются по мере необходимости и корректируются.

<Правило почты>

Электронная почта должна работать в соответствии со следующими правилами.

・ Адрес электронной почты (TO): Кому вы хотите общаться

・ Электронный адрес (CC): Все ЛС и участники

-Тема: [Название проекта] [Название подкомитета] [Требования к электронной почте]

<Инструмент управления проектами>

Управление проектом осуществляется с помощью «Redmine». Все проектные документы будут объединены и управляться на Redmine. Правила работы Redmine — это операции, определенные на отдельном листе «Правила работы Redmine».

Риски и меры

Слайд «Риски и меры» определяет максимально возможные риски, которые могут возникнуть в ходе проекта, и описывает меры для каждого риска. Выявление рисков и контрмеры также часто забываются во многих проектах. Это хорошо, когда у вас все хорошо, но может быть большая разница в скорости реакции в зависимости от того, есть ли контрмера или нет, когда есть проблема.

Сводка

В этой статье для молодых менеджеров по программному обеспечению, которые впервые составляют планы проектов, мы только что описали, как писать простые планы проектов, которые должны быть составлены как минимум.

Существуют различные схемы планирования проектов, такие как PMBOK, но правильного ответа не существует.

На основе такой структуры, как PMBOK, давайте составим лучший план проекта, исходя из опыта каждой компании и менеджера проекта. Накопленные навыки улучшат ваши навыки руководителя проекта.

На этот раз мы подготовили примерный план проекта, поэтому давайте составим план проекта со ссылкой на эту статью.

Secrets to Great Project Documentation

Руководители проектов осознают важность наличия проектной документации.Они должны быть точными и постоянно обновляться, чтобы не отставать от проекта. Это может быть сложной задачей для руководителей проектов, независимо от того, работают ли они в гибкой или плоской организации. Документы часто считаются преградой на пути к эффективно выполненным проектам. Но для некоторых организаций существуют юридические требования, несоблюдение которых ставит под угрозу не только проект. Здесь опять же решающее значение имеет документация.

Вот в чем проблема. Большинство людей ненавидят делать документацию.Это отнимает много времени, утомительно и часто недооценивается или игнорируется людьми, для которых он предназначен, или даже людьми, которые его просили! Если вы один из тех менеджеров проектов, которые ненавидят документацию, нижеследующее может помочь вам скорректировать свою точку зрения и добраться до точки удовольствия (ладно, это может быть натяжкой), но, по крайней мере, терпеть нужное количество документов.

Однако изобретать велосипед не нужно. Посмотрите десять лучших шаблонов Девина Дина, которые можно использовать при настройке и управлении своим проектом, и найдите несколько удобных бесплатных шаблонов, готовых для использования в нашем разделе ресурсов.

Что стоит документировать

Независимо от структуры вашей организации, возможность записывать и документировать все аспекты проекта жизненно важна для успешного руководителя проекта. На протяжении всего жизненного цикла проекта необходимо поддерживать несколько отчетов, диаграмм, графиков, документов, запросов на изменение и обновлений статуса. А документация помогает объединить все разрозненные части проекта и довести его до успешного завершения.

Однако ваше время ограничено, как и терпение в большинстве организаций из-за бесполезной бумажной работы.Как сохранить эффективность и эффективно документировать проект? Примите во внимание следующее, чтобы определить, что стоит задокументировать:

• Все, что связано с клиентом — Представьте себе такой сценарий: клиент внезапно ставит под сомнение решение, которое было принято несколько месяцев назад. Клиент говорит, что они выбрали одно направление, но ваша компания при внедрении решила пойти другим путем. Четкая документация о встречах с клиентами, включая заметки с датами, временем и участниками, поможет каждому вспомнить о принятом решении и устранить любые недоразумения.
• Юридический диктат — Для некоторых проектов юридические группы должны проверять документацию в ходе проекта. Для общественных проектов могут существовать процессы надзора и проверки, которые анализируют проект после его завершения. Знайте требования к документации, которые должны быть у вашей юридической группы до начала вашего проекта. В такой среде играть в догонялки рискованно.
• Правильный объем процесса — Хотя вы не хотите заблудиться, документируя так много плана и процесса, который вы на самом деле не обрабатываете, вы все же хотите дать некоторое определение плану и целям проекта и как это будет достигнуто.Пусть ваша организационная структура определяет, какой процесс вы должны документировать. Настаивать на многоуровневой структуре вашего плана ресурсов в гибкой компании не имеет большого смысла. Точно так же попытка работать без процессов над проектом, требующим юридической документации, только навредит вашему проекту. В случае сомнений лучше всего задокументировать.
• Изменения в проекте — Текущие обновления проекта важны для документирования, особенно когда цели проекта меняются из-за внутренних факторов, таких как изменения продукта или внешних воздействий, таких как кадровые изменения или изменения бюджета.В идеале у вас должен быть онлайн-инструмент управления проектами в реальном времени, чтобы изменения ваших ресурсов и задач планировались в реальном времени, а проблемы фиксировались по мере их возникновения. Тем не менее, более значительные воздействия на общий план проекта должны быть добавлены в проектную документацию с контролем версий.

Передовой опыт документации

Итак, какие лучшие стратегии вы должны использовать, чтобы ваша документация была эффективной, действенной и своевременной? Чтобы привести вашу документацию в соответствие с лучшими практиками, вам необходимо:

• Не торопитесь — Вот трюк, когда дело доходит до разработки надежной документации: используйте свой календарь.Многие думают, что ваш календарь предназначен только для планирования встреч. Это не. Используйте его, чтобы запланировать двух-трехчасовые блоки непрерывного времени на обдумывание и составление важного документа. Вам нужно найти время, чтобы начать писать, а этого часто не происходит, когда вы принимаете звонки, разговариваете с коллегой по работе или выполняете несколько задач одновременно. Вам следует забронировать комнату в своем офисе, если она есть, закрыть дверь и не забудьте указать в календаре статус «Занят». Сосредоточив время и внимание, вы сможете добиться значительного прогресса.Точно так же планируйте 10-15-минутные блоки в своем календаре каждую неделю, чтобы просматривать и обновлять документацию.
• Имейте правильный уровень детализации — Составление документации для инженеров сильно отличается от документов, которые вы представляете руководству. Инженерам нужна вся подробная информация, которую вы можете предоставить, и этого все равно будет недостаточно! У руководителей, с другой стороны, нет времени на то, чтобы увязнуть в деталях. Им просто нужно несколько пунктов, подвести итоги и следующие шаги.Вам решать, как правильно определить уровень документации для нужной аудитории, чтобы добиться желаемого эффекта.
• Используйте Smart Storage — документацию нужно легко найти и легко получить к ней доступ. Документация не годится, если ее закопают под камнем, где ее никто не найдет. Это включает в себя обеспечение наличия инфраструктуры для доступа к документации в Интернете, а также простоту и интуитивность понимания структуры и иерархии папок.
• Поделиться с другими — Большинство людей ненавидят собирать документацию, но нравится , когда все готово для них.Вы также будете приятно удивлены, узнав, что люди действительно читают эти материалы! Используйте свое онлайн-программное обеспечение для управления проектами, чтобы хранить свои документы в сети вместе с проектом, в идеале — в безопасной, но безопасной среде для совместной работы.
• Контроль версий и актуальность — Поддерживать актуальность и актуальность проектной документации — самое сложное. Легко добраться до сути начальной версии, но болезненно возвращаться и обновлять документацию и поддерживать контроль версий. Опять же, самым большим подспорьем здесь будет имеющаяся у вас инфраструктура репозитория документов.Автоматический контроль версий позволит вам легче управлять этим процессом, и потребители вашей документации всегда будут доверять своей последней версии.

Конечно, документация может быть бичом вашего проекта, но она вам нужна, и есть инструменты, которые помогут вам сделать это проще, лучше и быстрее. Онлайн-пакет программного обеспечения от ProjectManager.com — отличный инструмент для совместной работы, позволяющий создавать и хранить документацию по проекту для облегчения доступа и обмена документами с вашей командой.

Знаете ли вы, как все сделать правильно?

Когда я обучаю менеджеров проектов, я слышу, что больше всего беспокоит проектная документация. Чувство бюрократии никому не нравится. Но мы знаем, что необходим некоторый учет.

Итак, вот тема, которая заставит сердце каждого менеджера проекта биться быстрее… Документация по проекту. Вы знаете, что вам это нужно, но вряд ли это любимый!

Опасность, конечно же, заключается в том, что вашей проектной документации не уделяется должного внимания.Но подготовка необходимых документов жизненно важна. Итак, вам нужно сделать это одним из своих главных приоритетов.

Вот почему в этой статье мы рассмотрим все, о чем вам нужно подумать. И каждому большому документу нужно оглавление…

Содержание: 7 ключей к хорошей проектной документации

1. Поймите, почему проектная документация важна
2. Признайте роль проектной документации в управлении проектом
3. Знайте, какую проектную документацию использовать
4. Примените основы для правильного составления проектной документации
5. Хорошо отформатируйте проектную документацию
6. Управляйте строгим контролем версий
7. План хорошего управления документами

Итак, приступим!

Приблизительное время прочтения: 24 минуты

1.Понять, почему проектная документация важна

Поскольку это никому не нравится, первый вопрос, который нам нужно решить, — это

.

«Почему следует отдавать приоритет проектной документации?»

И простой ответ таков:

Документация по проекту важна, потому что она помогает вам управлять своим проектом и делать это подотчетно. Нажмите, чтобы твитнуть

Итак, давайте разберемся немного и перечислим причины, по которым хорошая проектная документация имеет значение. И поэтому, почему вам нужно расставить приоритеты по времени, необходимому для их правильного создания и поддержки.

1. Все об управлении

Многие из наших проектных документов будут подсказывать или направлять ваши действия по проекту. Примеры подсказок к действию:

• контрольные списки
• реестры рисков
• тестовые документы

Примеры руководств к действию включают

2. Надлежащее управление требует тщательного аудита

Часть роли вашей проектной документации состоит в том, чтобы фиксировать то, что вы делаете, и причины ваших решений.Это позволяет объективным экспертам оценить соответствие и извлечь уроки из ваших решений и опыта.

3. Общение — это хорошо

Ценная роль некоторых ваших документов будет заключаться в том, чтобы информировать членов команды, заинтересованные стороны и уровни управления вашим проектом о том, что вы делаете.

Каждая из этих групп будет ценить информацию по разным причинам. Но никто не может принимать осознанные решения или действовать эффективно, если у них нет доступа к важным знаниям.

4. Подготовка проектной документации стимулирует творческое мышление

Иногда лучший способ продумать проблему или решение новаторски — это научить себя создавать документ. Структура, которую этот процесс может придать вашему мышлению, часто открывает новые идеи.

5. Хороший документ помогает структурировать аргумент

Точно так же структурирование хорошего документа заставляет вас тщательно продумать дело, которое вам нужно представить. Адвокация — это часть вашей роли.Иногда вам нужно будет убедить заинтересованные стороны, группы управления проектом и даже членов команды. Созданный вами документ может оказаться ценным подспорьем. Но зачастую настоящая ценность заключается в его приготовлении.

Вы менеджер проекта или обезьяна проекта?

Все это правда и ценно. Но это не отменяет того мучительного сомнения, что слишком много проектов становятся бюрократическими. Кажется, что они могут легко превратиться в постоянный цикл заполнения форм и написания отчетов.

Итак, у меня есть простое руководство, которое напомнит вам о том, что нужно быть менеджером проекта, и поможет избежать риска стать Project Monkey.

Project Monkey
«Обезьяна видит: обезьяна делает» — это идиома, которая предполагает, что обезьяны не думают, прежде чем действовать.

Обезьяна проекта увидит шаблон и завершит его. Менеджер проекта спросит, помогут ли документы:

• эффективно выполнить проект в соответствии со спецификациями, бюджетом и графиком, или
• сделать это прозрачно и подотчетно

Если этого не произойдет, менеджер проекта передаст документы и займется чем-то полезным .

Не будь Project Monkey

2. Признать роль проектной документации в управлении проектом

Единственное, чего жаждет руководитель проекта, — это контроль. Нажмите, чтобы твитнуть

Как менеджер проекта, вы знаете ценность планов проектов и средств управления проектами.

• Планы проектов сообщают нам, как мы собираемся что-то делать
• Средства управления проектами сообщаем нам, как мы будем придерживаться плана, вернуться к плану, если мы отступим, и поддерживать подотчетность

Управление документами и контроль версий — это два основных элемента управления проектом.

Инвестируйте время на раннем этапе вашего проекта

Как и все средства управления проектом, это хорошее вложение, позволяющее выделить время и ресурсы, необходимые для подготовки хорошей проектной документации. Большая часть этой работы должна выполняться на ранних этапах вашего проекта:

• Некоторые из них начнутся на этапе определения , но
• Вы создадите большую часть своей документации на этапе планирования .

Создание многоразового набора хорошо продуманной проектной документации

Если хорошая документация — это разумное вложение, почему бы не подумать о супер-калибровке?

Не просто создавайте нужные документы, а проектируйте их так, чтобы вы могли использовать их в следующий раз.

Многие документы, которые вы будете использовать в проекте, будут полезны в будущих проектах после небольшой адаптации. Поэтому я рекомендую вам приложить незначительные дополнительные усилия к подготовке документов, которые можно будет легко адаптировать в будущем.

Получите собственную библиотеку шаблонов управления проектами

Если у вас нет PMO, и у вас нет времени на создание шаблонов для всей документации по управлению проектами, которая вам понадобится, взгляните на наш.

Роль PMO

Одна из ролей PMO (Project, Programme or Portfolio Management Office) — создавать и поддерживать набор базовой документации по управлению проектами, которую менеджеры проектов могут использовать.Действительно, многие PMO рассматривают проектную документацию как основную часть своей деятельности. Они будут:

• Создание и поддержка библиотеки шаблонов и стандартов документации
• Сыграйте роль в проверке и авторизации проектных документов
• Поддерживайте файловую структуру и архив документов
• Установите процедуры для таких вещей, как контроль версий, архивирование, удаление

Не знаете, что такое PMO?

Посмотрите это короткое видео…

3.Знайте, какую проектную документацию использовать

Никому не нравится ощущение нагруженности бюрократии. Но все мы знаем, что важно вести записи. Итак, какой объем проектной документации нужен? И в чем секрет избавления от лишних отчетов и заполнения форм?

Я предлагаю:

1. Пять жизненно важных форм документации проекта
2. И пять наиболее ценных, из другой документации вы могли бы рассмотреть

Видео или текст?

Если вы читаете эту статью, вы, вероятно, предпочитаете читать, но я также снял видео, в котором обсуждается «Ключевые результаты управления проектами» …

Правильная подготовка проектной документации — это все дело баланса

Прежде чем мы рассмотрим мои предложения, давайте подумаем, как я их разработал.Баланс, который вам нужно достичь, находится в диапазоне:

• С одной стороны…
  Надлежащее управление, прозрачность, подотчетность и контрольный журнал
• А с другой стороны…
  Скорость выполнения, сокращение усилий, сосредоточенность на действиях и эффективность

У меня есть простой подход, который стал бы хорошим дополнением к моему списку правил управления проектами.

Добавляйте документацию только в том случае, если она поддерживает хорошее управление или облегчает вашу работу в качестве менеджера проекта.

Это базовый. Как руководитель проекта, вы несете одну основную ответственность:

.

Реализуйте свой проект в соответствии с правилами, установленными вашей организацией.

Значит, ваша документация по проекту должна это поддерживать. Если это не помогает, значит, это просто мешает вам!

В конце концов, ваша работа проста: реализовать свой проект. Следовательно, вы захотите сделать все, что поможет вам улучшить результаты управления проектами.

Большой вопрос:

Каков абсолютный минимум документации по проекту, с которым можно обойтись?

Вкратце, это вопрос, на который вы хотите получить ответ. Так что позвольте мне ответить…

Предполагая, что вы выполняете проект для кого-то другого (вашей организации или клиента), я думаю, вы должны предоставить эти пять документов, в том или ином виде:

1. Определение проекта
2. Бюджет или экономическое обоснование
3. План
4. Реестр рисков
5. Документ передачи / утверждения

Они довольно равномерно распределены по восьми важным этапам управления проектом.

Обратите внимание на предписания

«некоторая форма…»

Это то, что позволяет вам масштабировать и настраивать ваши документы в соответствии с потребностями вашего проекта. Я очень стараюсь не диктовать, какая форма проектной документации вам понадобится, потому что каждый проект индивидуален.

Итак, что я подразумеваю под «некоторая форма…» для каждого из этих проектных документов. И как мне оправдать свою позицию? Давайте рассмотрим каждый по очереди.

Определение проекта / Устав

Первый документ, который вы создаете, должен описать, чем является ваш проект, а что нет.Также необходимо установить широкую причину, по которой нужно делать проект.

Без этого документа у спонсора нет оснований сказать да или нет для дальнейшего подробного исследования. И после запуска это документ, который сообщает вам, вашей команде и заинтересованным сторонам, что вы собираетесь делать, а не делать.

Подробнее об определении / хартии проекта

Бизнес-кейс / Бюджет

Если ваша организация или ваш клиент собираются инвестировать свои деньги, время и свою репутацию, они должны быть уверены, что это принесет достаточное вознаграждение.Бизнес-модель устанавливает баланс затрат и рисков по сравнению с выгодами и стоимостью.

Никто не должен принимать решения, сопряженные с каким-либо риском, без анализа стоимости и потенциальной прибыли. Это может быть что угодно: от набросков бюджета плюс прогнозируемая окупаемость до сложной оценки инвестиций. Многие организации устанавливают для этого стандарты. Если у вас нет, то поработайте со своим спонсором, чтобы добиться нужного уровня детализации и формы презентации.

Подробнее о бизнес-модели / бюджете

План / программа проекта

Для некоторых план проекта — это проектная документация.Старая поговорка о том, что «Неудача в плане — значит планирование провалиться», часто остается верной. Итак, если у вас есть план, почему бы не задокументировать его?

В то время как в крупных проектах могут использоваться сложные инструменты планирования, для простых проектов может потребоваться только таблица ключевых этапов. Ваш план покажет вашей команде и заинтересованным сторонам, чего они могут ожидать. Он действует как руководство к действию, а также как основа для мониторинга.

Подробнее о планировании проекта

Реестр рисков

Вы тратите чужие деньги.И вы ставите под угрозу их репутацию. Следовательно, вам необходимо продемонстрировать, что вы управляете соответствующими рисками.

Ваш реестр рисков, вероятно, является вашим самым важным проектным документом. Он действует как документ и, прежде всего, как инструмент управления. В простейшем случае это может быть список в записной книжке, но для большинства проектов вы, вероятно, выберете электронную таблицу.

Подробнее о реестре рисков

Передача / вывод

Наконец, как только ваш проект будет завершен, вам необходимо передать его продукты их новым владельцам или менеджерам.Итак, вам понадобится простая проектная документация, которая фиксирует и формализует это. Это будет вашим доказательством того, что вы выполнили основную часть своей работы (до закрытия проекта) должным образом.

Подробнее о передаче проекта

Если это минимум, что еще важно?

Наши различные курсы поставляются с широким набором шаблонов проектной документации, чтобы помочь нашим студентам быстро приступить к работе.

Пока что я перечислил проектную документацию, которая наиболее актуальна для всех проектов.В дополнение к этому у вас есть обширное меню других инструментов, которые могут помочь вам как в реализации вашего проекта, так и в полной ответственности.

Какими будут мои следующие приоритеты, когда у меня будут первые пять пунктов? Почти наверняка это будут эти пятеро…

План взаимодействия с заинтересованными сторонами

Простой документ, в котором указывается, кто мои заинтересованные стороны и как я планирую взаимодействовать с ними в позитивном ключе.

Подробнее о взаимодействии с заинтересованными сторонами

Ресурсный план

Это будет больше, чем просто план развертывания.В нем будет описано, какие ресурсы вам нужны, их необходимые качества (или характеристики) и как вы планируете их приобретать.

Подробнее о плане обеспечения ресурсов

Список результатов

Лично для меня это, наверное, моя любимая часть проектной документации. Список результатов позволяет мне отмечать каждый из них по мере его создания командой. Вы также можете использовать это, чтобы связать стандарты качества, спецификации, сроки доставки, ответственных людей, владельцев и еще десяток вещей.Список результатов может стать основой вашего плана проекта, приведенного выше.

Подробнее о результатах проекта

Отчеты о состоянии

Когда ваш проект уже запущен, люди должны знать, как у вас дела. Это важно для хорошего управления — надзора и принятия решений. Это также ключевая часть обеспечения прозрачности и контрольного следа.

И, наконец, это средство общения с членами команды и заинтересованными сторонами.

Подробнее об отчетах о статусе

Обзор извлеченных уроков

Как менеджер проекта, вы несете ответственность перед членами своей команды.И одна часть этого — помочь им учиться и развиваться как профессионалы.

Следовательно, найдите время, чтобы проанализировать, чему команда научилась вместе, и задокументировать это. Это идет не столько на пользу организации, сколько для самих членов команды. Часто это будет последняя часть проектной документации, которую вы создадите для конкретного проекта.

Но, конечно, если вы сможете сделать документ об извлеченных уроках ценным для вашей организации… Тем лучше!

Что вы думаете?

Какие формы проектной документации вы считаете наиболее важными? Дайте нам знать в комментариях ниже.

4. Основные принципы подготовки проектной документации

Остальная часть статьи содержит важные детали. Но если вы нетерпеливый читатель, которому просто нужны абсолютные основы, вот они, в три этапа.

Шаг 1: Проектная документация — это промежуточные результаты

Проектная документация — это промежуточные результаты. Говоря прямо, результаты — это то, за что вам платят. Итак, вам необходимо:

• указать,
• график и
• план их производства

Это означает выделение времени и ресурсов, которые вам понадобятся.А это означает, что вам нужно будет договориться о том времени и этих ресурсах, когда вы оцениваете объем своего проекта.

Убедитесь, что вы поместили задачи по созданию проектной документации в исходное описание объема работ. Затем встроите его в структуру декомпозиции работы позже.

Также поможет, если учесть, какие проектные документы будут:

• Предварительно
  Вы будете продолжать анализировать и развивать их на протяжении всего проекта (как планы заинтересованных сторон)
• Фиксированные
  Или в основном исправленные.Вы разработаете их один раз и доработаете, если события сделают их неадекватными (например, процедура контроля изменений).

Шаг 2. Используйте документы вашего проекта

Это должно быть очевидно. Но я видел несколько грубых грехов против приоритета полезности.

Менеджеры проектов

иногда говорят о себе, создавая все необходимые документы для своих проектов. Но потом они забывают о них и работают над проектом «Инстинкт кишки» . Или, точнее говоря, они придумывают это (снова) по мере продвижения.

Это не только серьезная угроза надлежащему управлению, но и подрывает уверенность команды и заинтересованных сторон в том, что происходит.

Но хуже того, это просто неэффективно. Это создает бесполезные усилия и ошибки.

Шаг 3. Сделайте вашу документацию доступной

Если ваша команда собирается использовать документацию, которую она создает, она должна иметь к ней доступ. И добиться этого легко и быстро.

Итак, убедитесь, что все ваши документы полностью доступны для членов проектной группы.Но в то же время вам также необходимо убедиться, что они в безопасности, охраняя:

• конфиденциальность
• защита данных
• несанкционированное редактирование.

5. Хорошо отформатируйте проектную документацию

Возможно, самая важная характеристика хорошей проектной документации — последовательность.

Да, это приятно (даже очень желательно), чтобы документы имели единообразный внешний вид. Но здесь важно то, как последовательность может ускорить поиск информации людьми, поскольку они знают и распознают формат.

Это в равной степени относится к макету документов — где можно найти важную информацию — и к форматам файлов, которые вы используете для электронных версий.

Читаемость очень важна

Мы пишем документы для общения с другими людьми. Так что никогда не недооценивайте ценность четкого письма.

Мои главные советы (из моего живого курса: «Убедительные, убедительные и мощные отчеты» ) заключаются в том, чтобы создавать ваши документы:

1. Принуждение к чтению
   Сделайте это, создав простую структуру и предлагая вашим читателям частые указатели, чтобы они могли легко следовать вашей логике.
2. легко читать, используя простой, прямой язык.
   Если вам необходимо использовать жаргон или аббревиатуры, всегда объясняйте их, если только вы не уверены на 100% , что каждый читатель поймет, что они означают. Даже тогда, когда вы впервые используете аббревиатуры, пишите акронимы полностью. диаграммы, графики и таблицы, чтобы дополнить ваш текст
3. Убедительно
   Сделайте это, отделив факты от мнения и признав необходимость установления доверия и достоверности на передней стороне
4. Запоминающийся
   Сделайте ключевую информацию легко запоминающейся, подчеркивая ключевые сообщения несколько раз и по-разному
5. Мощный
   Дайте вашим документам возможность побуждать к действиям, четко обозначив решения или действия, которые должен предпринять ваш читатель

Презентация также важна

Подумайте о макете и форматировании ваших документов.Хорошей отправной точкой является руководство по корпоративному стилю, если оно у вас есть. В противном случае ищите самые лучшие и четкие внутренние документы и адаптируйте стиль, который они используют.

Первая страница или титульный лист — важная часть каждого проектного документа. На нем должно быть:

• Название проекта
• Имена менеджера проекта и спонсора
• Название документа
• Версия и дата
• Автор документа

Отличный способ убедиться, что люди каждый раз понимают это правильно, — это создать единый набор шаблонов для людей. использовать.

Получите собственную библиотеку шаблонов управления проектами

Если у вас нет PMO, и у вас нет времени на создание шаблонов для всей документации по управлению проектами, которая вам понадобится, взгляните на наш.

6. Управление строгим контролем версий

Проекты постоянно меняются. Иногда так поступают и люди. Несмотря на весь контроль, который вы стремитесь установить, они могут быть заняты, спешат и временами даже хаотичны. И, конечно, ваши документы тоже будут меняться — иногда часто.

Поэтому важно, чтобы люди знали, что они работают, исходя из правильных документов.

Если член команды проекта обновит документ, не сообщая об этом людям, могут возникнуть катастрофы. Два человека могут работать с разными версиями одного и того же документа и выполнять разную и непоследовательную работу. В лучшем случае — неэффективность и потраченные впустую усилия. В худшем случае, как в случае с Mars Climate Orbiter НАСА, это фатальная ошибка, которая приведет к полному провалу проекта.

Что такое система контроля версий

Контроль версий — это дисциплина, которая обеспечивает три вещи:

1. Существует центральный реестр, который позволяет любому пользователю узнать статус любого документа.Важно отметить, что пользователи могут установить, какая версия является текущей и что они, следовательно, могут полагаться на
2. Каждый документ содержит однозначную информацию, которая позволяет пользователям узнать его статус
3. Пользователи могут отслеживать изменения от одной версии к другой и так быстро понимать различия что новая версия представляет

Как заставить работать контроль версий

Степень и строгость вашего контроля версий будут зависеть от:

1. Культура вашей организации
2. Масштаб, риск и чувствительность вашего проекта

Но существенными элементами являются:

• Уникальные номера версий
  У каждого документа четко указаны дата и номер версии (или редакции).Я предпочитаю, чтобы это отображалось на каждой странице — обычно в нижнем колонтитуле или заголовке
• Простая система нумерации версий
  Система нумерации версий должна быть простой, но понятной
  В случае сомнений используйте упрощенную форму управления версиями программного обеспечения:

• Каждый документ должен иметь таблицу управления версиями.
  В ней будут записываться записи версий, основные изменения, вносимые каждым из них, и дата авторизации. Авторизация
  Разработайте процедуру проверки и авторизации новых версий.Вы адаптируете процедуры подписания к потребностям вашего корпоративного управления.
• Центральный реестр документов и версий
  Это позволяет пользователям легко проверять, какая версия того или иного документа является последней.
• Автоматизировано, если возможно
  Существует программное обеспечение, которое может автоматизировать хранение, запись и маркировку версий документов. Но, как минимум, вы должны заложить основы в свои шаблоны документов.

7. План хорошего управления документами

Ваша проектная документация ценна.Итак, вы должны относиться к своим документам как к активам, о которых вам нужно позаботиться. Мы посмотрим на это с двух сторон:

1. Хранение… а не
2. Надежное хранение

1. Доступность, хранение, архивирование, удаление

Первое, что нужно учитывать — это хранить документы, чтобы пользователи могли легко их находить и получать к ним доступ, когда им нужно. Как только документы устареют и пользователям не потребуется к ним доступ, вам нужно подумать об их архивировании.Наконец, каждому документу нужна дата уничтожения, чтобы избежать неконтролируемых затрат на хранение.

Примечание: Исключением являются некоторые государственные проекты в некоторых юрисдикциях. Там в публичном архиве хранятся некоторые записи бессрочно. Это также может относиться к другим учреждениям, поэтому уточняйте процедуры у сотрудников вашей организации, например, у секретаря компании.

Вам нужен контроллер документов?

Это просто мысль. Если у вас есть администратор проекта, это поможет вам добиться успеха.Если вы этого не сделаете, подумайте о том, чтобы передать роль контролера документов одному из членов вашей команды.

Доступное хранилище

Доступное хранилище — это не только то, что люди могут получить доступ к документам. Им также необходимо иметь возможность быстро находить те, которые им нужны, и тогда, когда они им нужны. Это означает, что необходимо обратить внимание на хорошую структуру вашей файловой системы и удобную структуру именования.

Для наименования я предлагаю имя документа, состоящее из трех частей:

1. Одно или два слова, обозначающие классификацию документа — возможно, перед ним стоит структурная декомпозиция (код WBS).
2. Длинное имя, которое дает четкое представление о том, что это за документ.
3. Номер версии

Вот пример:

09-Testing — Пользовательские протоколы приемочных испытаний — v01.03

Разрозненные документы

Все мы знакомы с принципами работы крупных корпораций и государственных органов. Вы узнаете это:

• Контракты хранятся в Legal
• Соглашения об уровне обслуживания подрядчиков и тендерная документация хранятся в Закупках
• Утверждения бюджета хранятся в Финансах
• Сетевые диаграммы хранятся в IT
• … и так далее.

Есть некоторые организации, которые, я не думаю, скоро решат эту проблему!

Как менеджеру проекта, вам необходим реестр связанных с проектом документов, которые хранятся вне прямого контроля вашей проектной группы.В идеале для каждого из них должно быть указано название сообщения и текущий постодержатель, чтобы пользователи могли получить документы как можно быстрее.

Что архивировать

При архивировании документов следует рассмотреть один вопрос: архивировать ли все версии, все основные версии или просто окончательную версию. Я не могу вам предложить универсального правильного ответа. Рассмотрим:

• Характер и продолжительность вашего проекта
• Политика вашей организации
• Характер документов, которые вы рассматриваете

Когда архивировать

Кому потребуется доступ к проектной документации после завершения вашего проекта? И как долго? Подумайте, будут ли продолжаться процессы управления — возможно, в форме обзоров реализации долгосрочных выгод.А как насчет будущих менеджеров проектов, которым, возможно, потребуется извлечь уроки из вашего проекта?

Когда бросать вещи

Я упоминал об этом выше. Начните со стандартной политики вашей организации. Затем оцените, есть ли основания для другой запланированной даты уничтожения любого из ваших документов.

2. Безопасность документов

Последний набор соображений относится к безопасности документов и данных.

У вас может быть конфиденциальная информация, касающаяся:

• сотрудников и их производительность
• подрядчиков и консультантов и их коммерческие условия
• поставщиков и их цены
• стратегические планы вашей организации

Итак, вам необходимо задать четыре важных вопроса и ответить на них:

1. Что вы будете делать, чтобы обеспечить целостность версии?
2. Как вы обеспечите физическую безопасность документов?
3. Каковы ваши процедуры защиты данных?
4. Как вы ограничите доступ к конфиденциальной документации?

Подробнее об управлении проектной документацией…

Взгляните на нашу статью «Управление документацией проекта: как организовать и управлять информацией о проекте» .

https://onlinepmcourses.com/project-document-management-organize-and-manage-project-information/

Что вы посоветуете по управлению проектной документацией?

Приходилось ли вам вести проектную документацию? Если да, расскажите, какой совет вы могли бы дать нашему сообществу. И если вам еще не приходилось этого делать, какие у вас есть вопросы, на которые мы не ответили в этой статье?

Нравится:

Нравится Загрузка …

Управление документами проекта: методы и методы

Можно ли измерить ценность проекта и успех его весом? а объем подготовленных документов? Конечно нет, но документация имеет значение.По замыслу проекты производятся и зависят от несколько результатов, каждый из которых становится частью «проекта» запись «. Этой записью нужно управлять — как для текущий проект и для использования в будущем. Прочтите, чтобы узнать, как это сделано.

Проектная документация предоставляет средства, с помощью которых информация и идеи создаются и распространяются, и это основа, на которой принимаются решения сделаны и утверждены.Можно сказать, что «если это реально, то это задокументировано», и фактически все ключевые элементы проекта задокументированы как минимум в одном или более важные документы, начиная от технического задания и заканчивая к еженедельному отчету о статусе. Таким образом, управление проектной документацией может не быть особенно гламурным, но это ключевой фактор успеха проекта.

Практическое управление проектной документацией

Управление проектной документацией («doc-man») определяется практикой и процедурами. используется для создания, распространения и хранения различной проектной документации.На глобальном уровне практика управления документами предназначена для выполнить следующие цели и задачи:

• Обеспечить механизм производства и контроля документов без добавление существенных накладных расходов на процесс.
• Предоставлять стандартизированные форматы и шаблоны для производства документов.
• Для содействия сотрудничеству и достижению консенсуса посредством структурированной процесс проверки и утверждения документов.
• Для облегчения поиска и доступности документов.
• Чтобы свести к минимуму ошибки в документации за счет контроля версий и безопасный доступ.
• Для обеспечения актуальности всех документов и распространения своевременно.

В конечном итоге, возможность быстро и легко обработать и управлять всеми типами проектной документации необходим для обеспечения последовательный поток информации для всех участников проекта. Документы проекта представляют собой совокупность фактов, анализа, выводов. и решения, принимаемые на протяжении всего жизненного цикла проекта, в том числе проект Бизнес Дело, Заявление Работа, планы управления, Отчеты о состоянии, Профили проектных работ, и множество тематических документов (уникальных для данной проект). С этими документами нужно обращаться с уважением, управляется с помощью стандартов, касающихся производства, распространения и потребности в удержании.

Относитесь к проектной документации с уважением и вниманием

Следующий список дает быстрый обзор простых руководящих принципов, которые необходимо установить для последовательной, стандартизированный подход к управлению проектной документацией.

• Создайте соответствующую организационную структуру для вашего документа папки / каталоги. (используя проект, команду, тип документа, версию, статус [черновой или окончательный] для формирования структуры).
• Установите значимые соглашения об именах с учетом проекта имя, тип документа, версия, автор и любые другие допустимые организационные критерии.Соглашения об именах должны обеспечивать легкий доступ и сортировка хранимых документов (т.е.для быстрой идентификации).
• Используйте права рабочей группы / папки / каталога, чтобы назначить реалистичный доступ правила, определяющие, кто может создавать, читать, обновлять и удалять документы хранится в репозитории.
• Создайте правила для хранения, очистки и резервного копирования документов, чтобы сохранить документы текущие и удалить ненужные документы из репозитория (я.е. промежуточные версии, не предлагающие контрольный журнал или справочную ценность).
• Соблюдайте стандарты подготовки документов охват форматов, сбор данных, черновик, обзор, редакция, утверждения и контроль версий.

Анализ потребностей и возможностей Doc-Man

Первый шаг к реализации всех преимуществ экономии времени стандартизованный менеджмент проектной документации призван гарантировать, что принятые практики надлежащим образом «определены, согласованы и утверждены «в соответствии с потребностями и возможностями индивидуальные проекты.Это вопросы, которые необходимо учитывать в рамках этого планирования:

1. Какие типы документов требуются для ваших проектов? (учитывая документы бизнес-кейсов, документы по инициированию проектов, планы проектов, контракты, программные документы, рабочие спецификации, технические документы, формы и отчеты).
2. Какой цели будет служить каждый документ в рамках проекта и процесс управления проектом?
3. Как и когда эти различные документы используются в проектный процесс?
4. Кто будет вносить вклад в эти документы?
5. Кому понадобится доступ к этим документам?
6. Как эти потребности и требования относятся к проектам различных размеры, сложность и наглядность? (Также читайте: Общие сведения о размере проекта)

---

Научитесь ускоряться

Когда дело доходит до управления, вам нужен более чем один подход быть неизменно успешным.То, как вы справляетесь в хороших окружающих условиях, — это не так. то, как вы справляетесь, когда время на исходе, ресурсы ограничены, а люди не работать вместе. Для этого нужно быстрое отслеживание — и мы можем научить вас, как это делать. Узнать больше

---

---

ПРОВЕРЬТЕ НАБОР ПРОЕКТОВ FAST TRACK.

Если вы ищете быстрый и простой способ добиться успеха в планировании проекта, вы найдете его внутри набор инструментов Fast Track Project Toolkit . Этот уникальный информативный онлайн-курс дает вам все необходимое, чтобы стать руководитель проекта и эксперт по быстрому отслеживанию. Вот что вы узнаете:

• Как планировать и управлять проектами с помощью быстрого отслеживания стратегических проектов.

• Как использовать быстрое отслеживание стратегических проектов, чтобы сэкономить время и максимально использовать доступные ресурсы.

  No related posts.