Согласно Руководству по Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK) Института управления проектами (PMI), проект определяется как «временная попытка, предпринятая для создания уникального продукта, услуги или результата».1

Проекты осуществляются на всех уровнях организации и могут включать несколько отделов, отделов или бизнес-подразделений. Проекты могут выполняться индивидуально, группой или командой.

Давайте разобьем это определение проекта на его части и добавим несколько других характеристик, чтобы прояснить, что такое проект. Это упражнение поможет вам лучше применить эти знания в реальном мире.

1. Временный

2. Уникальный продукт, услуга или результат

3. Замена привода

4. Разрешить создание оценки бизнеса

5. Другие характеристики проекта

Временная попытка

Временная попытка означает, что у проекта есть конкретные даты начала и окончания. Этот конкретный период времени может составлять один месяц, а может быть много месяцев или лет, но он не длится бесконечно. Например, строительство пирамид Гизы, проведение Олимпийских игр, разработка нового полностью электрического коммерческого самолета, создание нового программного обеспечения или мобильного приложения, планирование и проведение свадьбы, строительство многоквартирного дома и пристройка к дому — все это временные усилия. Однако сборочная линия, производящая картофельные чипсы 24 часа в сутки, семь дней в неделю, — это производство, а не временное предприятие.

Временный не означает, что проект имеет короткую продолжительность; некоторые проекты могут длиться годами. Согласно Руководству PMBOK, завершение проекта достигается при достижении одного или нескольких из следующих критериев:

• Цели проекта достигнуты

• Цели не будут или не могут быть достигнуты

• Финансирование проекта исчерпано или больше недоступно

• Потребность в проекте больше не существует

• Человеческие или физические ресурсы больше не доступны

• Проект прекращен по законным причинам или для удобства

Уникальный продукт, услуга или результат

Уникальный продукт, услуга и результат относятся к результату (поставке) или исходу (результату) проекта. Если продукт или результат не уникален и не повторяем, например пакеты с картофельными чипсами, которые скатываются с конвейера, или приложения, которые вы загружаете на свое мобильное устройство, его создание не квалифицируется как проект. Как определено в Руководстве PMBOK,

Проекты осуществляются для достижения целей путем получения результатов. Цель определяется как результат, на достижение которого направлена ​​работа, стратегическое положение, которое необходимо достичь, цель, которую необходимо достичь, результат, который необходимо получить, продукт, который необходимо произвести, или услуга, которую необходимо выполнить. Результат определяется как любой уникальный и поддающийся проверке продукт, результат или возможность предоставления услуги, которая требуется для завершения процесса, этапа или проекта2.

Результаты могут быть материальными, такими как новый потребительский продукт новый производственный процесс или нематериальные активы, такие как патент или маркетинговая кампания. Согласно Руководству PMBOK, результаты, которые соответствуют стратегической цели организации, включают следующее:

• Уникальный продукт — это артефакт, который производится и поддается количественной оценке. Уникальный продукт может быть либо компонентом другого продукта, либо улучшением или исправлением продукта, либо отдельным продуктом.

  Новый электродвигатель, который будет устанавливаться на автомобили Tesla, является примером компонента другого предмета — автомобиля. Новая версия программного обеспечения для автономного вождения для автомобилей Tesla, которая предлагает дополнительные функции и исправляет известные проблемы с предыдущей версией, является примером улучшения или исправления элемента. Tesla Model 3 была проектом, который сам по себе произвел новый конечный продукт, самую доступную Tesla.

• Уникальная услуга — это конкретная опция или возможность выполнения услуги. Google, Apple и другие предлагают услуги облачного хранения и услуги потоковой передачи музыки. Разработка этих услуг представляет собой уникальный результат.

• Уникальный результат — это вывод, результат или документ. Например, публично торгуемая компания, которая только что была уличена и публично опозорена в этическом скандале, может инициировать программу по изменению своей корпоративной культуры на такую, которая ценит этические действия, такие как прозрачность и устойчивость. Программа улучшения может включать в себя несколько проектов, направленных на изменение поведения руководства и сотрудников, а также их восприятия организации, а также может включать проекты, направленные на улучшение взглядов общественности на организацию. Другой пример уникального результата для организации может появиться после нескольких лет междисциплинарных исследований с публикацией документа, который опровергает существующие нормы, устанавливает новые выводы и лучшие практики и позволяет обществу совершенствоваться.

• Уникальная комбинация одного или нескольких продуктов, услуг или результатов также может быть результатом, который выполняет стратегическую цель. Примером этого является патент на полезную модель, который Uber подал для улучшения бизнес-процесса, который проверяет личность водителей и пассажиров, тем самым повышая безопасность и подотчетность. Патент — это осязаемый документ, идея неосязаема и описывает способ выполнения чего-либо, а результатом является услуга через осязаемое мобильное устройство, приносящее пользу водителям и пассажирам.3

  Другим примером этого может быть новая инициатива системы планирования ресурсов предприятия (ERP) и интегрированного планирования ресурсов клиентов (CRM), которую руководство одобрило, профинансировало и расставило приоритеты. Эта системная инициатива будет использоваться всеми в компании и, по прогнозам, сэкономит время и деньги, улучшит качество обслуживания клиентов и увеличит доход от продаж. Конфигурация и установка этой системы являются конечными результатами продукта, программы обучения для различных отделов и персонала являются конечными продуктами услуг, а инициатива по изменению бизнеса, направленная на информирование сотрудников и клиентов о полезности и преимуществах новой системы, является конечным результатом.

В управлении проектами важно понимать разницу между выводами и результатами. На приведенном выше примере установку и успешную настройку системы ERP/CRM можно считать выходом. Это результат, который не создает никакой ценности самостоятельно. Например, команда по установке может прекрасно сконфигурировать и установить новую систему ERP/CRM в срок, в рамках бюджета и в соответствии с требуемыми спецификациями, но этот результат не имеет никакой ценности, если только сотрудники или клиенты не используют систему по назначению для достижения поставленных целей. желаемой стратегической цели. Такой результат считается исходом. Результат достигается, когда сотрудники активно и продуктивно используют систему, а сотрудники и клиенты осознают преимущества системы. Успешное внедрение — это рабочий продукт, который был доставлен, а активное использование системы — это трансформационное изменение или результат, которые удовлетворяют стратегической цели инициативы системы ERP/CRM.

Что касается уникальности, проекты могут включать элементы, которые являются общими и повторяющимися и, следовательно, не уникальны. Опытный и успешный строитель индивидуальных домов, который работает в бизнесе уже 20 лет, может использовать одних и тех же поставщиков, строительные ресурсы, системы и процессы для каждого дома, но каждый дом уникален по своему местоположению, дизайну, окружающей среде, предпочтениям клиентов, зонированию, соседские ассоциации и муниципальные строительные нормы и правила. Поэтому каждый построенный дом – это уникальный проект.

Стимулировать изменения

Проекты стимулируют организационные изменения. Проекты инициируются для перемещения организаций из одного состояния в другое для достижения конкретной цели. Во время этого изменения проект может производить различные результаты, направленные на достижение стратегического результата.

Включение создания ценности для бизнеса

Ценность для бизнеса, согласно определению PMI, представляет собой чистую измеримую выгоду, полученную в результате предпринимательской деятельности. Выгода может быть материальной или нематериальной. Ценность бизнеса часто рассматривается как возврат времени, денег, товаров или нематериальных активов в обмен на что-то обменянное. Цель проекта — создать ценность для бизнеса. Примеры материальной ценности могут включать следующее:

• Денежная валюта

• Акционерный капитал

• Утилита

• Светильники

• Инструменты

• Доля рынка

Примеры нематериальных ценностей могут включать следующее:

• Товарные знаки

• Деловая репутация

• Репутация

• Узнаваемость бренда

• Общественные блага

• Стратегическое выравнивание

Другие характеристики проекта

Тема 1. 1 Стенограмма

До сих пор мы знали, что проекты — это временные усилия, которые создают уникальный продукт, услугу или результат. Мы также знаем, что проекты могут быть большими или маленькими и могут выполняться отдельным лицом, внешним специалистом по управлению проектами или командой внутри организации. Существуют и другие характеристики проекта, и эти характеристики являются частью того, почему управление проектами является растущей областью, а его методология и процессы высоко ценятся многими людьми и организациями.

В этом разделе мы рассмотрим некоторые из этих дополнительных характеристик проекта:

1. Многопрофильный

2. Комплекс

3. Конфликт

4. Часть программы

5. Неопределенность и риск

Многопрофильные и сложные

Многопрофильные проекты по своей сути сложны и чаще всего определяются высокими затратами и требованиями к ресурсам. Планирование вечеринки по случаю дня рождения для четырехлетнего ребенка — это забавный проект, который включает в себя некоторую координацию приглашений, торта, праздничных головных уборов и аксессуаров, игр и, возможно, надувного домика, но вечеринка по случаю дня рождения лишена сложности и существует в рамках одной дисциплины. . Теперь рассмотрим шестилетний проект реконструкции шоссе стоимостью 150 миллионов долларов, инициированный министерством транспорта. Этот проект затронет миллионы пассажиров, водителей грузовиков и туристов, а также местные предприятия и соседние жилые дома. Такой большой, междисциплинарный и сложный проект потребует много ресурсов, в том числе экспертов в данной области, консультантов, инженеров различных специальностей, строительных компаний, консультантов по связям с общественностью и руководящих комитетов. Также потребуется, чтобы администрация веб-сайта информировала общественность и получала одобрение от политиков штата, округа и города, а также федеральное финансирование и одобрение. Этот тип сложного междисциплинарного проекта определенно требует полного набора формальных стандартов управления проектами, знаний и консультаций.

Рисунок 1.1: Размер проекта

Некоторые дисциплины, которые могут потребоваться для сложных проектов, включают программное обеспечение, машиностроение, гражданское строительство и электротехнику. В рамках этих дисциплин также могут быть специальные навыки, знания и опыт, которые необходимы для удовлетворения конкретных проектных требований и результатов (например, ядерная инженерия для проекта электростанции, аэрокосмическая инженерия для разработки нового самолета и нефтяная инженерия для нефтегазовый проект). Некоторыми примерами профильных экспертов, необходимых для более сложных проектов, являются консультанты по окружающей среде и аудиторы для проектов инфраструктуры шоссе или реконструкции кварталов, консультанты по проектированию конструкций и пожарной безопасности для высотных жилых и офисных башен, а также консультанты по кибербезопасности для ИТ-проектов.

Хотя грань между проектом и не-проектом может быть размытой, отсутствие или наличие нескольких дисциплин и сложности часто является хорошим фактором, определяющим, является ли что-то программой, проектом или задачей. С практической точки зрения строительство скворечника и починка автомобиля считаются задачами, потому что, хотя эти временные усилия могут быть уникальными, им не хватает междисциплинарности. и характеристики сложности, которые требуют знаний в области управления проектами, стандартов и консультаций.

Инициатива по разработке и производству Alice, нового электрического мини-авиалайнера от Eviation, сложна и требует нескольких дисциплин (например, общий дизайн и инженерные дисциплины, необходимые для испытаний, материалов, правил, сертификации, капитала, инструментов, и производство). Такое начинание будет считаться программой, в рамках которой будет несколько проектов, на которых следует сосредоточиться, и некоторые уникальные результаты, которые необходимо объединить для достижения желаемого результата в виде нового коммерческого самолета с электрическим приводом. Портфолио, программы и проекты будут рассмотрены более подробно в разделе 9.0279 1,5 .

Рисунок 1.2: Мини-авиалайнер с электроприводом — проект

Eviation Alice By Matti Blume , 17 июня 2019 г., CC BY-SA 4.0 .

Конфликт

Как будет более подробно описано в Тема 2 и Тема 4 , проекты часто связаны с конфликтами, поскольку они соперничают за конкурирующие интересы, финансирование, ресурсы и графики. По своей сути проекты способствуют изменениям. Организационные изменения часто вызывают страх, сопротивление изменениям и конфликты. Больше 90% управления проектом касается людей и общения с заинтересованными сторонами проекта, такими как отдельные лица, отделы, бизнес-подразделения, исполнительное руководство, внешние консультационные ресурсы, инвесторы, поставщики и клиенты. Каждый человек не только обладает уникальной личностью и социальным стилем, но и у каждого человека есть уникальные интересы, приоритеты и расписание. Взаимодействие с заинтересованными сторонами, которые часто имеют противоположные интересы, создает конфликт и неопределенность. Конкуренция за ограниченные ресурсы, такие как время, деньги и человеческий капитал, создает конфликт.

Часть программы

Как будет показано в разделе 1.5 , проекты часто являются частью более крупной инициативы или программы. В проекте «Алиса» все создание функционирующего прототипа можно рассматривать как программу, состоящую из различных интегрированных проектов. Например, одним из проектов в рамках программы может быть разработка электродвигателя, аккумуляторов и связанных с ними деталей и систем. Другой проект может быть посвящен планеру и экстерьеру. Другой проект может быть посвящен исключительно интерьеру. Отдельный проект может быть посвящен механическим системам самолета. Результаты каждого из этих проектов объединяются в готовый прототип.

Неопределенность и риск

Даже при надлежащем управлении проектами проекты всегда будут существовать в условиях неопределенности и риска. Риск — это неопределенное событие или условие, которое в случае возникновения оказывает положительное или отрицательное влияние на одну или несколько целей проекта. Хотя управление проектами не может устранить риск и неопределенность, оно может уменьшить риск и неопределенность и подготовить вас к более эффективному реагированию на риски, когда они материализуются в проблемы.

Все проекты, будучи уникальными по своей природе, существуют в условиях неопределенности. Представьте себе, в какой неопределенности существовали проекты Tesla. До Tesla не существовало полностью электрических автомобилей. До появления Roadster и Model S ни один полностью электрический автомобиль не добился широкого успеха на рынке. Точно так же технология автономного вождения транспортных средств и различные проекты искусственного интеллекта существуют в условиях технологической неопределенности, неопределенности в отношении регулирования и принятия рынком, неопределенности в отношении безопасности и неопределенности в отношении финансовой окупаемости инвестиций.