Как составить план проекта за восемь простых шагов

Четверг. Вечер. Вы знаете, как идут дела у вашей команды, дальнейший план работ намечен. Вы готовы к следующей неделе и впереди у вас прекрасные выходные.

И вдруг начальник приносит вам неожиданную новость. Вам предстоит возглавить новый крупный проект, работать над которым будут несколько команд. Запуск должен состояться уже на следующей неделе. Новость отличная, но над вашими выходными нависла угроза. Вам нужно организовать все как можно скорее. Но когда в проекте принимают участие столько различных сторон, с чего лучше начать?

Процесс составления плана проекта может быть непростым, особенно если речь идет о сложных проектах. По данным Forbes, 25% технологических проектов оканчиваются провалом. Но есть и хорошая новость — вам вовсе не обязательно быть крутым специалистом в управлении проектами или жертвовать своими выходными, чтобы спланировать успешный запуск проекта за минимальное время. Чтобы составить план проекта, достаточно восьми простых шагов.

Как составить план проекта за восемь простых шагов…

Шаг 1. Объясните суть проекта ключевым участникам. Определите цели и заручитесь поддержкой

Первый этап любого проекта сводится к ответам на вопросы «что?» и «зачем?». У ключевых заинтересованных лиц достаточно влияния и полномочий, чтобы чтобы от них зависела успешность проекта, и поэтому их цели обязательно нужно достичь. Даже если выполнить проект вам поручил генеральный директор, вам все равно понадобится его хорошее отношение.

В ходе первоначальных переговоров постарайтесь найти общий язык, сформулировать цели и определить ценность проекта. На первом этапе планирования вам нужно обсудить потребности и ожидания и заложить основу для определения объема работ по проекту, составления сметы и календарного плана. Все эти данные станут надежной платформой для рабочего плана проекта.

Вопросы, которые нужно согласовать с ключевыми участниками:

• Как согласуется проект с целями компании?
• Чего ожидают участники? Что ожидается от них?
• Каким образом будет измеряться успех?
• Какими ресурсами вы располагаете?
• Какие материалы или конечные продукты должны быть созданы при выполнении проекта?

Шаг 2.

Составьте список целей, согласуйте OKR и наметьте план

По мнению руководителей высшего звена, отсутствие четко поставленных целей становится причиной срыва 37% проектов. Если у вас нет четкой цели, не будет и связи между требованиями, задачами и сроками, указанными в плане проекта. Но на данный момент у вас уже есть список потребностей основных участников, вы заручились их поддержкой, и пора назначать им цели и ключевые результаты (OKR). OKR — это методика планирования и постановки целей, которая стала известной благодаря таким компаниям, как Intel и Google. Ваш проект должен быть согласован с корпоративными OKR и с OKR вашей команды.

Попытайтесь записать цели проекта на доске планирования проекта и свяжите их с требованиями ключевых участников, которые обязательно нужно удовлетворить. От этой исходной точки начинайте выстраивать структуру, вехи и задачи, необходимые для достижения целей. Вехи могут выполнять роль контрольных точек на протяжении всего проекта и помогать участникам следить за ходом выполнения работ, оценивать прогресс и помнить об ожиданиях.  

Шаг 3. Создайте документ с описанием объема работ по проекту

Вы составили предварительный план, согласовали задачи и цели и заручились поддержкой команды. Теперь пришла пора составить описание объема работ по проекту и подробно задокументировать все элементы проекта, перечисленные в пункте 2.

Взгляните на каждый из отчетных материалов и определите серию задач, которая должна быть выполнена для создания данного материала. Для каждой задачи укажите продолжительность ее выполнения, необходимые ресурсы и ответственного исполнителя. Доработайте и запишите все сведения о проекте, чтобы ваши сотрудники смогли пользоваться единым источником достоверной информации. Обеспечьте свободный доступ к этому документу, например, разместив его в системе управления проектами, чтобы предотвратить возможные недоразумения, которые ведут к лишним затратам.

Хотя подготовка документации об объеме работ по проекту должна быть стандартной процедурой, каждый четвертый менеджер проекта, принявший участие в опросе об управления проектами Wellingstone State, признался, что «никогда» не занимался подготовкой таких документов или составлял их «изредка». Создание такой документации даст вам преимущество и поможет всем участникам проекта быть в курсе событий.

Шаг 4. Составьте подробный календарный план проекта

Когда цели, задачи и вехи уже намечены, пора приступить к составлению календарного плана. Диаграмма Ганта — удобный инструмент, позволяющий представить временную шкалу проекта в наглядном виде. Эта интерактивная временная шкала дает полное представление о ходе выполнения проекта, объеме работ и зависимостях.

Зависимости указывают, какие задачи необходимо выполнить до начала других задач. При планировании сроков используйте подзадачи, чтобы разбивать задачи на более удобные элементы. Это упрощает последующее составление отчетов и управление загруженностью команды. Давайте дадим определения:

• Задачи — это отдельные операции, которые необходимо выполнить для достижения целей.
• Подзадачи с длительностью не более пары дней позволяют разбить задачу на более мелкие составные этапы.
• Вехи — крупные этапы или события в ходе проекта, помогающие в разбиении проекта. Вехи можно использовать в качестве контрольных точках на протяжении работы над проектом.

Совет от профессионала. Хотите узнать секрет? Настраивая сроки задач, добавляйте к ключевым задачам буферное время, чтобы у вас была возможность для маневра. Например, если клиенту потребуется дополнительное время для утверждения или участник команды неожиданно заболеет. В идеальном мире некоторые задачи можно сделать за день. Возможно, стоит запланировать для них два дня. Впрочем вовсе необязательно добавлять буферное время к каждой из ваших задач. Взвесьте риски и добавьте его только в том случае, если это имеет смысл. В будущем вы скажете себе спасибо.

Шаг 5. Определите роли, обязанности и ресурсы

Под ресурсами обычно подразумевается персонал, оборудование или деньги, необходимые для выполнения проекта. Выбрав инструменты и получив финансирование, не забудьте и про нужных специалистов. Даже люди, умеющие составлять рабочий план проекта и делавшие это сотню раз, могут недооценить свои потребности в рабочей силе.

Схема распределения ответственности поможет вам определить, кто будет выполнять ту или иную работу по проекту. Это таблица с перечислением всех задач по проекту и указанием ответственных исполнителей (назначенных для выполнения работы), подотчетных (с правом голоса и правом наложить вето), консультантов (участвующих в согласовании или обсуждении работ) и сотрудников, которые ставятся в известность (должны знать о выполненном действии или принятом решении). Шаблон схемы распределения ответственности для скачивания вы найдете по ссылке.

Когда начнете назначать задачи, обязательно учитывайте возможности сотрудников. Четко определите круг обязанностей и ожидания, которые возлагаете на каждого из них. Не забывайте, что 95% сотрудников работают с более чем одной командой или над несколькими проектами. Если эти проекты не согласованы, рабочая загрузка становится для них чрезмерной. Стресс — именно та причина, по которой 50% сотрудников начинают искать другую работу, а 25% увольняются, как показал наш недавний отчет «Эпидемия стресса».

В ходе планирования проекта подумайте, как вы будете фильтровать входящие запросы, влияющие на сроки и смету проекта. Такие инструменты, как Wrike Resource, помогают менеджерам проектов представить в наглядном виде задачи по проекту с точки зрения рабочих процессов команды, позволяя наглядно и гибко сбалансировать рабочую загрузку.

Шаг 6. Определите процессы взаимодействия и проверки

По данным исследования McKinsey, за неделю сотрудники тратят около 20% рабочего времени на сбор и поиск нужной информации. К тому же неэффективное общение и сотрудничество — это две главные причины стресса на рабочем месте. Когда участникам приходится рыться в куче электронных сообщений или постоянно задавать вопросы, чтобы узнать последние новости, от их мотивации не остается и следа.

Вы можете снизить уровень стресса, если будете хранить всю информацию по проекту — материалы, обсуждения, задачи, сроки, новости, отчеты — централизованно, например, в решении для совместной работы. Так вам будет проще следить за ходом работ, обмениваться новостями и вносить исправления. Установите правила для общения в ходе работы над проектом и храните все данные в одном программном инструменте, чтобы у всех участников имелся доступ к информации.

Шаг 7. Составьте план на случай, если что-то пойдет не по плану

Даже если вы крутой специалист и умеете составлять планы проектов, правда в том, что каждый из проектов может преподнести вам неожиданный сюрприз, и именно это делает их интересными. Допустим, вы предусмотрели буферное время при составлении календарного плана, вы убедились, что все участники знают свою роль, и внедрили правила обмена информацией.

Но перед запуском вам все же стоит поискать возможные источники проблем, такие как отпуск кого-нибудь из сотрудников, праздники или привлечение сторонних специалистов. Установите четкую цепочку команд и составьте список ключевых контактных лиц. Заранее обсудите с командой возможные риски, чтобы ваши сотрудники были к ним готовы.

Шаг 8. А вот теперь можно праздновать запуск проекта!

В ходе каждого успешного проекта обязательно проводится установочное совещание. Организуйте встречу с ключевыми участниками и разработайте четкую повестку дня. Ваша цель — донести до всех информацию о целях, ролях, процессах и сроках. В повестку дня должна быть включена вся информация, о которой мы говорили выше:

• Определите цели проекта и пользу, которую он принесет.
• Составьте список материалов, которые будут созданы в ходе проекта.
• Составьте схему связей между требованиями участников и задачами проекта.
• Продемонстрируйте временную шкалу проекта (диаграмму Ганта), чтобы все могли видеть зависимые задачи и ожидаемые даты.
• Опишите роли и обязанности всех участников.
• Объясните, как будет осуществляться взаимодействие в ходе проекта, где искать нужную информацию, например документ об объеме работ, и к кому обращаться с вопросами.
• Обсудите риски и убедитесь, что команда к ним готова.
• И на этом все!

Дополнительный совет. Вам не нужно каждый раз начинать планирование с нуля! Набирая опыт, вы сможете создавать различные шаблоны для планирования проектов определенного типа. Для начала предлагаем воспользоваться этими бесплатными шаблонами плана проекта.

Прямиком к счастливому финалу

Похоже, мы избавили вас от необходимости работать на выходных! Всегда пожалуйста. Теперь у вас есть готовый процесс планирования проекта, а заодно и простой шаблон плана, который поможет привести к успеху ваш следующий проект и все остальные проекты. Возможно, когда все это сложное планирование упростится, работа будет доставлять вам больше удовольствия. Как вы считаете?

Ну а теперь, когда вы освоили составление плана проекта, предлагаем лучшие советы от руководителей, которые помогут вашей команде работать более эффективно.

Как Составить План Проекта: Подробное Руководство

В основе каждого проекта лежит фаза планирования. На этом этапе закладывается фундамент, от прочности которого зависит, насколько успешно и своевременно команда завершит работу.

По данным Международной ассоциации управления проектами (IPMA, 2019), только 19% организаций успешно завершают проекты на регулярной основе, 30% укладываются в установленные сроки и 36% не превышают бюджет.

Планирование — одна из важнейших фаз жизненного цикла проекта. Во время работы над ней менеджер собирает подробную информацию о готовящемся к запуску проекте и размещает ее в плане-графике проекта.

Что значит план проекта? В нашей статье вы получите ответ на этот вопрос, а также узнаете, как грамотно составить календарный план реализации проекта, и в чем его преимущества.

Итак, приступим.

Что такое план проекта

План проекта — это документ, содержащий подробную информацию о проекте: его объемах и целях, исполнителях и задачах, сроках и бюджетах.

Документ является конечным результатом этапа планирования, утверждается до начала любых работ и становится самым главным и достоверным источником информации о грядущем проекте.  

Одним из инструментов, который менеджеры используют при создании графика проекта, является диаграмма Ганта. Она упрощает обмен информацией с заинтересованными сторонами и помогает участникам иметь перед глазами общую рабочую картину. 

Однако существуют и другие способы создания и визуализации календарного плана проекта: 

В пятом издании «Руководства по управлению проектами» говорится, что процесс составления графика проекта состоит из создания вспомогательных планов:

• Управления человеческими ресурсами в команде проекта, учитывая их доступность и профессиональные навыки. 
• Управления расходами, включая всевозможные закупки и обязательства перед подрядчиками. 
• Процессов коммуникации с указанием того, как, когда и в каком формате будет происходить общение с командой и заинтересованными лицами.
• Работы с возможными рисками.
• Оценки качества, в котором указаны основные показатели качества для проекта.

Немного пугающий объем документации, правда? На самом деле, менеджеры редко оформляют такие отдельные документы. В этом нет особого смысла. 

Чтобы составить удачный график, достаточно в одном документе рассказать обо всех перечисленных выше элементах.

Документ обычно включает информацию о:

Цель плана проекта

В основном график проекта используется для документирования договоренностей, облегчения взаимодействия между заинтересованными сторонами, а также фиксирования объемов работ и финансовых вложений.

Документ должен содержать ответы на 4 вопроса:

Пример плана проекта

Опытные менеджеры для создания графиков проекта используют системы управления проектами. Такие решения автоматизируют многие процессы, тем самым экономя рабочее время и облегчая контроль за ходом работы.

Использование программного обеспечения для управления командой проекта и рабочими процессами — дело довольно привычное для многих менеджеров, особенно в крупных компаниях.

И не зря: согласно исследованиям PWC (PricewaterhouseCoopers, международная консалтинговая и аудиторская компания) 77% высокоэффективных проектов используют ПО для управления рабочими процессами.

Перед вами пример плана в онлайн диаграмме Ганта GanttPRO.

С помощью инструмента вы сможете:

Онлайн диаграмма Ганта GanttPRO

Планируйте, создавайте и работайте с проектами любой сложности и профессиональной области.

Попробуйте бесплатно

Шаблон плана проекта

Готовые шаблоны помогут вам не начинать этап планирования с нуля каждый раз. В GanttPRO вы найдете бесплатные шаблоны диаграммы Ганта, которые подойдут многим профессиональным индустриям:

Кроме того, в нашем планировщике онлайн вы найдете шаблоны планов проекта для различных сфер в Excel и Google Таблицах.

Каждый шаблон вы всегда можете скачать в популярных форматах PDF и PNG. Также вы можете сохранить любой ранее созданный документ и использовать его в будущем.

Как составить план проекта

Опытный менеджер знает все о команде и ее участниках. Кроме того, он готов ответить на все возможные вопросы, которые могут возникнуть во время рабочего процесса.

Итак, давайте приступим к созданию календарного плана-графика проекта, чтобы быть уверенными в максимальной проработке и подготовке каждого его этапа.

1. Познакомьтесь с участниками проекта

Общение — главный помощник в достижении успеха. Познакомьтесь с теми, с кем будете работать, представьте участников друг другу и обсудите организационные моменты. Оцените потребности и ожидания коллег, а также обсудите, как в ходе работы реализовывать обратную связь между командой и клиентами.

В будущем это поможет минимизировать недопонимания и поддерживать приятную рабочую атмосферу.

2. Определите основные цели проекта

Менеджер должен иметь четкое представление, для чего нужен этот проект, какие цели он преследует и почему стоит вложенных денег. Ответы на эти вопросы помогут команде, руководству, инвесторам и другим заинтересованным лицам убедиться, что идея достойна внимания, а ее реализация принесет не только удовлетворение, но и выгоду.

3. Определите объемы работ

Определение объема — ключевой элемент разработки документа. На этом этапе менеджер:

4. Создайте детальный план проекта

Вы определили цели, сроки и фазы проекта, а также обозначили его ключевые моменты. Самое время создать подробный график, в котором будет прописана каждая задача и время на ее выполнение. 

Не будьте слишком оптимистичными, моделируя наилучшую возможную ситуацию. Реально оценивайте силы коллег, не забудьте об отпусках, праздниках и возможных задержках по другим причинам.

5. Определите роли и обязанности, назначьте ресурсы

Ресурсы — это сотрудники либо привлеченные специалисты, а также средства, необходимые для достижения бизнес-целей компании. Выделите и назначьте сотрудников на задачи, четко сформулируйте область ответственности и ожидания, которые на них возлагаете. 

Учитывайте опыт каждого специалиста, их профессиональные качества и так называемые «soft skills». Все это способствует грамотному распределению и управлению ресурсами, а также повышает эффективность команды.

6. Оцените риски

Опытный менеджер всегда заранее предусматривает возможные внештатные ситуации и обдумывает пути их решения. Это могут быть:

Заранее обсудите возможные риски с командой, чтобы сотрудники были к этому готовы. 

Итак, детальный план реализации проекта готов. Проведите презентацию, ознакомьте с ним абсолютно каждого участника и коллегу. Теперь это основной документ, содержащий самую точную и свежую информацию о проекте.

Поделитесь документом с сотрудниками и заинтересованными сторонами. В этом вам поможет инструмент управления рабочими процессами онлайн. С ним каждый получит круглосуточный доступ к документу, а также сможет вносить корректировки и следить за изменениями в режиме реального времени.

Заключение

Планирование — неотъемлемая часть работы каждого менеджера. Без заранее составленного детального графика сложно представить работу команды слаженной, завершенной успешно и в заданные сроки.

Участие членов команды в нескольких проектах, а также работа с международными организациями и удаленка требуют еще более тщательных процессов планирования и управления.

Подробный план проекта станет отличным решением. С ним менеджер может быть уверен, что сотрудники и заинтересованные стороны имеют общие бизнес-цели и видение рабочих процессов, а также будут в курсе всех изменений.

4.4 7 голоса

Рейтинг статьи

Бесплатный шаблон плана проекта в Excel

План проекта является ключевой частью набора инструментов любого менеджера проектов. Конечно, хочется начать работать над задачами как можно скорее, но если вы найдёте время и наметите стратегию реализации проекта, вы сможете сэкономить деньги и ресурсы. Составные части вашего проекта будут постоянно сдвигаться, и вам понадобится шаблон плана проекта для отслеживания этих изменений.

Как же выбрать подходящий шаблон из огромного количества существующих? Мы просмотрели их все и отобрали самые лучшие шаблоны проектных планов в Excel. В этой статье мы расскажем про различные виды шаблонов, а также объясним, когда лучше использовать каждый из них. Вы также сможете бесплатно загрузить шаблон плана проекта в Excel. Мы расскажем, что такое план проекта и как его создать в Excel, а также как его создать в Smartsheet, инструменте, упрощающим процесс управления и предлагающим дополнительные возможности для совместной работы.

Каким образом вы хотите создать ваш план проекта? 

Воспользуйтесь встроенным шаблоном плана проекта в Smartsheet

Затраченное время: 3 минуты

— или —

Загрузите и создайте план проекта в Excel

Затраченное время: 30 минут

Smartsheet

 

Как выбрать правильный шаблон плана проекта

В зависимости от ваших целей шаблон плана проекта может быть очень простым или очень сложным. В шаблон можно добавить статическую временную шкалу или изменяющуюся диаграмму Ганта, сфокусироваться на действиях или на бизнес-целях.

Ниже располагаются различные шаблоны проектных планов, и указаны варианты их использования: 

Шаблон плана работы

 

 Загрузить шаблон плана работы

Шаблон плана работы помогает разбить крупные цели проекта на более мелкие, лёгкие в выполнении шаги. Этот тип шаблона показывает, какие задачи необходимо выполнить, кто ответственен за их выполнение, а также содержит срок выполнения задач. В шаблон включена временная шкала, которая помогает определить ожидания и улучшить прозрачность выполнения задач, давая возможность всем участникам проекта быть в курсе конечных результатов и крайних сроков. Шаблон плана работ лучше всего подходит для больших команд, работающих над крупными проектами с большим количеством задач и сроков выполнения.

Шаблон плана работы с диаграммой Ганта 

 

 Загрузить шаблон плана проекта

План проекта чаще всего используется в сфере управления проектами, где для планирования и создания отчётов о прогрессе проекта необходимы диаграммы Ганта. Представление Ганта – это динамичная горизонтальная диаграмма, используемая для визуализации графика проекта и представляющая собой важный инструмент для организации доступа заинтересованных лиц к изменениям статуса проекта. Этот шаблон подойдёт менеджерам проектов, которые работают с крупными проектами с большим количеством участников.

Шаблон плана действий 

 

 Загрузить шаблон плана действий

План действий перечисляет все шаги, необходимые для достижения определённой цели. В него включаются все сведения о действиях, которые необходимо предпринять, ответственных за их выполнение лицах, сроках выполнения, приоритетах и статусе. План действий похож на план работы, но план действий фокусируется на целях, в то время как шаблон плана работы отображает этапы выполнения задач, которые обычно отображены в хронологическом порядке. Шаблон плана действий подходит для индивидуального использования или для небольших команд.

Шаблон бизнес-плана 

 

 Загрузить шаблон бизнес-плана

Шаблон бизнес-плана отображает бизнес-цели и действия, необходимые для их достижения. Бизнес-план фокусируется на будущем развитии вашего бизнеса и показывает, каким образом вы можете достигнуть ваших целей. Бизнес-планы – более стратегические, чем планы работ или действий, и часто включают в себя определение концепции, бизнес-профиль, экономическую оценку и т.д. Бизнес-план подойдёт владельцам уже работающего бизнеса, начинающим предпринимателям или предпринимателям, которые нуждаются в сторонней помощи.

Что такое план проекта?

План проекта предназначен для отображения области обхвата проекта, облегчения общения между заинтересованными лицами и отслеживания запланированных мероприятий и решений. Это постоянно изменяющийся документ, который включается в себя список заинтересованных лиц, заявление об области охвата проекта, график проекта, базовые затраты, базовый план управления и план распространения информации. Все эти компоненты могут меняться по мере продвижения проекта. Важно отметить, что план проекта – это не просто временная шкала проекта, хотя такая шкала является важной частью плана.

План проекта должен всегда создаваться перед началом нового проекта. Начните с того, что вы хотите добиться от этого проекта, а затем выделите более мелкие задачи, которые необходимо выполнить для достижения ваших целей. Затем, как только у вас появилось общее представление о всех задачах, вы можете начать думать о составлении графика, определении бюджета, ресурсов и т.д.

Как минимум план проекта должен отвечать на следующие вопросы:

• Почему? – Почему мы начинаем работу над этим проектом? Какую проблему должен этот проект решить?
• Что? – Над чем мы работаем? Что представляют собой наши основные конечные результаты и цели?
• Кто? – Кто будет принимать участие в этом проекте и каков объём их обязанностей?
• Когда? – Когда проект должен начаться и завершиться? Каковы основные вехи?

Какова цель плана проекта?

Проектный план – один из самых важных элементов успешного проекта. План используется для документирования и распространения информации об ожиданиях, для отслеживания графика и реализации проекта, а также для определения и управления рисками. Таким образом, план проекта представляет собой дорожную карту для всех участников проекта.

Наличие проектного плана влечёт за собой три больших преимущества:

 

• Улучшение общения: очертив свой план для всех участников проекта, вы обеспечиваете получение отзывов заинтересованных лиц о продвижении проекта в верном направлении на самых ранних этапах. План проекта также помогает облегчить управление ожиданиями, позволяя обновлять прогресс в достижении вех и сроков выполнения по мере продвижения проекта.
• Увеличение прозрачности: имея проектный план, заинтересованные лица и члены команды всегда точно знают, где искать необходимые данные для любого этапа проекта. Ожидания и временная шкала проекта чётко прописаны в плане, так что всем известно о приоритетах и целях проекта.
• Усиление структурированности: многие проекты содержат десятки задач, зависимостей и вех, отслеживать прогресс которых может быть очень трудно. Проектный план заставляет продумать время выполнения для каждой задачи, а также, как это время повлияет на весь проект. Вы всегда будете знать, сколько ещё времени необходимо провести над каждой задачей и сколько других задач вы можете выполнить одновременно.

Как создать план проекта в Excel

Ниже мы предлагаем вам пошаговые инструкции для создания проектного плана в Excel. Вначале необходимо создать таблицу с вашими проектными данными, а затем мы расскажем, как создать временную шкалу проекта.

1.

Добавление заголовков в таблицу 

В первую очередь, вам необходимо добавить несколько заголовков в вашу таблицу.

1. Оставьте первую строку вашей электронной таблицы пустой. Во второй строке введите заголовки. Для нашего примера мы будем использовать «Задача», «Ответственное лицо», «Дата начала», «Срок выполнения», «Дни» и «Статус». Вы также можете добавить дополнительные заголовки для составления более подробного плана, например, «Бюджет», «Затраты» и т.д.
2. Выделите текст и на панели «Выравнивание» нажмите на иконку «По центру», чтобы центрировать текст в заголовках. 
    
3. Для форматирования ширины заголовков выделите весь текст, который вы только что напечатали, и на вкладке «Главная» в группе «Ячейки» нажмите «Формат». Выберите «Ширина столбца» и установите ширину на 15-20 знаков, так что у вас будет достаточно места для ввода ваших данных проекта.

 

 

2.

Добавление проектных данных

1. Начните со столбца «Задача» и введите данные для вашего плана проекта. Вы можете указать любое количество задач. Чтобы сделать ваш план проекта более визуальным, мы рекомендуем для каждой группы задач добавить название или даже целую фразу. В нашем пример, мы используем такие названия как «Необходимые условия», «Начальный этап», «Разработка», «Операции» и «Запуск».
    
2. Затем укажите ответственное за выполнение каждой задачи лицо, а также дату начала и срок выполнения. 
    
3. Чтобы автоматически высчитать число в столбце «Дни», кликните по ячейке в столбце «Дни» и введите символ =, а затем кликните по ячейке «Срок выполнения», введите символ минуса (-), а затем кликните по ячейке «Дата начала». Кликните «Ввод». Перетащите нижний правый край этой ячейки в нижнюю часть столбца, после чего все остальные данные будут автоматически высчитаны с помощью этой формулы.
    
4. Укажите статус для каждой задачи. Мы будем использовать значения «Выполнено», «Выполняется», «Просрочено» и «Не начато».
    
5. Теперь все данные должны быть занесены в вашу таблицу, но вы заметите неодинаковый интервал между ячейками, который зависит от длины текста в ячейках. Изменить интервал можно следующим образом: выделите ваши данные и в группе «Ячейки», нажмите «Формат». Выберите «Автоподбор ширины столбца», чтобы автоматически изменить ширину столбца в зависимости от данных.
    
6. Чтобы разместить контент в центре ячейки, выделите текст и в группе «Выравнивание» выберите иконку «По центру».

 

 

3.

Добавление цвета для визуального отображения статуса проекта

Выполнить настройку вашего плана проекта с помощью цвета и визуальной иерархии очень просто. Изменяя стиль и размер шрифта, вы можете выделить ключевую информацию и визуально отобразить статус проекта.

1. Чтобы изменить цвет шрифта, кликните по ячейке с текстом, который вы хотите изменить. На вкладке «Главная» выберите нужный цвет из раскрывающегося списка цветов.
    

2. Чтобы изменить цвет фона одной или нескольких ячеек, выберите ячейку или ячейки, которые вы хотите изменить. Кликните по иконке в виде ведёрка с краской и выберите цвет заливки.
    
3. Чтобы отформатировать шрифт, выберите одну или несколько ячеек. На вкладке «Главная» выберите нужный тип шрифт, а также выделение жирным, использование курсива или подчеркивания.  

Мы рекомендуем добавить цвет фона для главного заголовка и каждой группы задач или фразы, в которой они присутствуют, а также для вашей даты выполнения задачи или даты выпуска продукта. Вы также можете изменить цвет фона для статуса задачи в столбце «Статус», чтобы отобразить текущий прогресс (в нашем примере красный цвет означает «Просрочено», зелёный – «Выполнено» и т.д.). 

 

 

4.

Создание временной шкалы проектного плана

Вы уже добавили все ваши данные в таблицу, так что теперь пришло время создать соответствующую временную шкалу. Добавление шкалы в план проекта поможет обозначить ваши ожидания и увеличить прозрачность, так что все участники проекта будут в курсе приоритетов и сроков выполнения.

Добавление и форматирование дат

1. В строке заголовков таблицы в следующем пустом столбце укажите две даты вашей временной шкалы. Затем, удерживая кнопку Shift, выберите две даты и перетащите нижний правый угол до тех пор, пока вы не достигните даты выполнения.
    
2. Если вы хотите изменить формат ячеек, выберите все даты и кликните правой кнопкой мыши. Выберите «Формат ячеек».
    
3. В всплывающем окошке, в разделе «Числовые форматы» выберите «Дата» и укажите тип даты.
    
4. Вы заметите, что все ячейки очень широкие. Чтобы сделать временную шкалу более компактной, выберите все даты и выберите более мелкий размер шрифта. В нашем примере мы выбрали размер 9.
    
5. Затем снова выберите все даты и в группе «Ячейки», кликните «Формат». Выберите «Автоподбор ширины столбца» для автоматического изменения ширины столбцов в зависимости от даты. 

 

 

Добавление цвета 

1. Перенесите выбранные для вашей таблицы цвета фона и форматирование шрифта на временную шкалу.

 

 

1.     Вы создали тип матрицы. У вас есть строки, которые соответствуют каждой задаче, а с правой стороны, на временной шкале, вы можете просто заполнить ячейки датами начала и выполнения каждой задачи. Для этого выберите ячейку (или несколько ячеек) и кликните по иконке в виде ведёрка с краской. Выберите подходящий вам цвет.

 

 

5.

Последние штрихи

1. Чтобы добавить линии сетки в ваш план проекта, выделите весь план (таблицу и временную шкалу), и в группе «Шрифт» кликните по иконке разметки. Выберите «Все границы». 
    
2. Если вы хотите добавить больше данных в проектный план, выберите первый столбец, кликните правой кнопкой мыши и выберите «Вставить» > «Строку». Вставьте таким образом 8 новых строк.

3. Затем в первом столбце, введите следующие данные: название проекта, менеджер проекта, Конечный результат, Дата начала, Срок выполнения и Общий прогресс. Затем введите нужные данные. 

 

Smartsheet

Как создать план проекта за минуты в Smartsheet

Встроенный шаблон проекта Smartsheet с диаграммой Ганта позволяет упростить процесс структурирования задач и организации совместной работы, а также улучшить прозрачность во время выполнения проекта. В этом шаблоне длительность автоматически высчитывается для вас, а интерактивная диаграмма Ганта позволяет перетаскивать полоски задач для отображения изменения в датах. Многофункциональные компоненты Smartsheet для совместной работы позволяют добавлять обсуждения и вложения, настраивать напоминания и уведомления прямо в плане проекта.

Мы расскажем, как создать шаблон проектного плана в Smartsheet: 

1.

Выберите шаблон проекта 

Попробуйте бесплатную версию Smartsheet

1. Перейдите на сайт ru.smartsheet.com и войдите в вашу учётную запись (или попробуйте бесплатную 30-дневную версию).
    
2. На вкладке «Домашняя» кликните «Создать» и выберите опцию «Просмотр шаблонов».
    
3. Введите слова «диаграмма Ганта» в поле «Поиск шаблонов» и кликните по иконке в виде лупы.
    
4. Вы увидите существующие шаблоны, но для нашего примера мы выберем шаблон «Простой проект с диаграммой Ганта». Кликните по синей кнопке «Использовать шаблон» в правом верхнем углу экрана поиска.
    
5. Дайте название вашему шаблону, выберите, куда вы хотите его сохранить, а затем нажмите кнопку OK.

 

 

2.

Укажите все ваши проектные данные

Откроется встроенный шаблон, содержащий образцы контента для справки, а также уже отформатированные разделы, подзадачи и под-подзадачи. В Smartsheet вы можете без труда добавлять и удалять столбцы, в зависимости от объёма вашего проекта.

Просто кликните правой кнопкой мыши по столбцу и выберите «Вставить столбец справа» или «Вставить столбец слева», чтобы добавить столбец, или «Удалить столбец», чтобы удалить столбец. Чтобы удалить выделенную жёлтым цветом надпись в верхней части таблицы, кликните правой кнопкой по ней и выберите «Удалить строку».

 

1. Добавьте ваши задачи в столбец «Название задачи». Вы заметите, что иерархия уже была отформатирована для вас. Введите ваши данные в поля Раздела 1, Раздела 2 и Раздела 3 (так называемые «родительские строки». Дополнительные сведения о том, что такое иерархии, см. здесь).
    

2. Введите ваши задачи и подзадачи строки, расположенные под родительскими.
    

1. Слева от каждой строки вы можете добавить вложения непосредственно к задаче (идеально подходит для вложения списков заинтересованных лиц, бюджетов и т.д.) или начать обсуждение какой-либо проблемы.

 

 

3.

Добавление даты начала и срока выполнения

1. Добавьте даты начала и сроки выполнения для каждой задачи. Если вы нажмёте и перетащите любой конец полоски задачи на диаграмме Ганта, Smartsheet автоматически изменит даты в вашей таблице.
    
2. Кликните по ячейке в любом из столбцов дат. 
    
3. Нажмите на иконку календаря и выберите дату. Вы также можете ввести дату в ячейку вручную. 

 

 

 

4.

Введите данные о % выполнения и исполнителях 

Столбцы «Выполнено (%)” и «Ответственное лицо» содержат дополнительную информацию о вашем проекте и улучшают его прозрачность, позволяя членам команды видеть, кто ответственен за задачи и на какой стадии находится процесс выполнения.

На диаграмме Ганта тонкие полоски внутри полосок задач означают процент выполнения работы для каждой задачи.

1. В столбце «Выполнено (%)» укажите процент выполненной работы для каждой задачи. Введите целое число, и Smartsheet автоматически добавит знак процента. 
    
2. В столбце «Ответственное лицо» выберите имя исполнителя из вашего раскрывающегося списка контактов или введите имя вручную.

 

 

 

Индивидуализируйте настройки вашего проектного плана в Smartsheet

Всего несколько кликов мыши, и вы сможете настроить внешний вид вашей временной шкалы проекта.

1.

Настройте шрифт и цвет в вашем проектном плане

1. Чтобы изменить тип или размер шрифта, использовать выделение жирным, курсив или подчеркивание, кликните по ячейке с текстом, который вы хотите изменить. Слева на панели инструментов вы найдёте все параметры форматирования текста.
    
2. Чтобы изменить цвет фона строки, кликните по самой крайней левой ячейке, чтобы выделить всю строку. Затем кликните по ячейке в виде ведёрка с краской и выберите цвет, который вы хотите использовать.

 

 

2.

Изменение цвета в вашей диаграмме Ганта

1. Кликните правой кнопкой мыши по полосе задачи и выберите «Параметры цвета».
    
2. Выберите подходящий вам цвет из цветовой палитры.
    
3. Если вы хотите применить один и тот же цвет для нескольких задач, кликните по полоскам этих задач, удерживая клавишу Shift. Затем отпустите Shift, кликните правой кнопкой мыши по любой из выбранных полос и нажмите «Параметры цвета».

 

Поиск лучшего шаблона плана проекта

План проекта – это ваша дорожная карта. В плане чётко отображены все задачи, цели, роли и обязанности, сроки выполнения и многие другие для всех лиц, участвующих в проекте. Найдите подходящий шаблон плана проекта – и вы сможете без труда планировать проект, а также предоставлять доступ заинтересованным лицам к ключевым вехам и обновлениям. Кроме того, заранее отформатированный шаблон поможет повторно использовать одни и те же процессы для каждого нового проекта.

Узнайте, как без труда создать шаблон плана проекта. Попробуйте 30-дневную бесплатную версию Smartsheet.

 

Попробуйте бесплатную версию Smartsheet

 

Discover a Better Way to Manage Your Project Plans with Smartsheet

Предоставьте своим сотрудникам возможность работать максимально эффективно с помощью гибкой платформы, разработанной с учётом потребностей вашей команды и умеющей адаптироваться по мере их изменения. Платформа Smartsheet упрощает планирование, сбор, управление и составление отчётов о работе, помогая вашей команде работать более эффективно и добиваться большего, где бы вы ни находились. Создавайте отчёты по ключевым показателям и получайте информацию о работе в режиме реального времени с помощью сводных отчётов, панелей мониторинга и автоматизированных рабочих процессов, специально разработанных для поддержания совместной работы и информированности вашей команды. Когда у команд есть ясность в отношении выполняемой работы, невозможно предсказать, насколько больше они смогут сделать за одно и то же время. Попробуйте Smartsheet бесплатно уже сегодня.

Как создавать простые и эффективные планы проектов

Хорошие проектные планы — это больше чем список того, что и когда нужно сделать

Просмотр тем

Что такое план проекта? Это результат процесса планирования проекта, в ходе которого менеджер проекта принимает решения, расставляет приоритеты и распределяет задания и ресурсы, необходимые для реализации проекта. В планах проекта указываются имена участников исполнительной команды, перечень необходимых инструментов и материалов, а также порядок действий, которые требуется выполнить для достижения успеха.

Услышав «план проекта», большинство представляет себе некий список, в котором по пунктам перечислено, что и когда нужно сделать. Однако это лишь малая часть плана проекта.

Хороший менеджер проекта составляет план, который охватывает все аспекты — от проблемы, которую требуется решить, до объема работ, конечных результатов, рисков и зависимостей. После этого он намечает порядок действий для успешного завершения проекта.

Без плана проекта у участников проекта нет детального представления о том, как и когда все будет выполнено. Они запутываются в ворохе задач и потребностей и часто просто не знают, с чего начать. Или же, что еще хуже, они рвутся вперед, при этом абсолютно не представляя, как (или когда) их работа впишется в рамки проекта.

Пошаговое составление плана проекта

Есть в этом некая рекурсия — выполнить пошаговый процесс, чтобы создать план, который по сути является пошаговым процессом. Однако это ключевой момент создания надежного и успешного плана.

Прежде чем приступить к составлению плана, проанализируйте все, что вам известно о команде, организации, ресурсах и о том, что вы пытаетесь сделать. Как только начнется планирование, важно достичь общего понимания с командой.

Шаг 1. Представьте свой план в виде карты проекта.

Составляя карту, полезно задать себе следующие вопросы:

• Какой путь назначения? Как вы поймете, что проект завершен?
• Кто пойдет по этой карте?
• Какие контрольные точки предстоит пройти по пути и какое между ними примерное расстояние?
• С какими препятствиями можно столкнуться? Есть ли альтернативные маршруты?

Шаг 2.

Познакомьтесь с заинтересованными сторонами.

Ознакомьтесь с неприятными фактами организационной политики, трудными личностями и возможными дискуссионными вопросами, которые могут влиять на процесс управления проектом. Ларри В. Смит, PMP и менеджер проектов в Software Technology Support Center, подчеркивает важность проведения анализа заинтересованных сторон. По словам Смита, все участники хотят, чтобы проект увенчался успехом, но забыв о потребностях хотя бы одного влиятельного участника, можно все испортить.

Смит рекомендует уделить время следующему:

• Уточнить, кто заинтересованные стороны проекта.
• Понять их ожидания и уровень влияния.
• Решить, как реализовывать обратную связь от коллег и заинтересованных сторон по мере продвижения проекта.
• Соотнести все потребности и ожидания с мероприятиями по планированию рисков и реагированию на риски.
• Добросовестно спланировать все стратегии коммуникации в рамках проекта.

Коммуникационную составляющую трудно переоценить. Берни Фергюсон, эксперт в области управления проектами компании Atlassian, начинает общение с заинтересованными сторонами на самых ранних этапах проекта. Он рассказывает: «Мы используем метод карты проекта для достижения общего понимания между участниками и заинтересованными сторонами. Чем мы занимаемся? В чем ценность для клиентов и бизнеса? Почему мы считаем это решение правильным? Мы получаем обратную связь по ответам на все эти вопросы до того, как что-либо попадет в дорожную карту команды».

Шаг 3. Без лишних иллюзий составьте календарный график работ.

Одной из распространенных ошибок менеджеров проектов при планировании является их чрезмерный оптимизм. Не предполагайте наилучшую возможную ситуацию, а внимательно изучите проблемы, которые могут возникнуть, и их потенциальное влияние на график управления проектом. Обязательно выполняйте основную комплексную проверку. Проведите семинар по инсценировке краха или серию встреч один на один с основными участниками и заинтересованными сторонами.

Вы можете составить график, спросив у других менеджеров проектов, сколько времени потребовалось на планирование аналогичных проектов. Можно встретиться с командами, с которыми будете работать, чтобы понять, сколько потребуется времени для выполнения конкретных заданий. Если у вас есть инструмент управления проектами, проверьте в архиве графики старых проектов.

Затем общайтесь и еще раз общайтесь. Сообщите подробности всем заинтересованным сторонам. Зачем? А разве вам бы хотелось оставаться в неведении? Упрощенные диаграммы Ганта — это распространенный и эффективный способ визуализации графика, его легко поймет каждый.

Шаг 4. Привлеките помощников.

Вы, как менеджер проекта, обязаны составить план проекта (и в итоге выполнить проект). Но это не значит, что вы должны скрыться в своем кабинете и там его составлять. При разработке плана проекта крайне важно привлекать к этому все заинтересованные стороны. Взаимодействуйте с ними как можно чаще. Вы увидите, что они отличные специалисты.

Выслушивая свою команду и вместе прорабатывая идеи, вы сможете своевременно прийти к разумным выводам. Такая совместная работа способствует созданию более эффективного плана и мобилизации сил для поддержки всего проекта.

Сотрудники Atlassian используют шаблоны, чтобы сократить накладные расходы, связанные с процессом планирования, и инициировать обсуждения, необходимые для оптимального планирования проекта. Шаблоны для составления плана проекта — это отличный способ заставить сотрудников обратить внимание на те аспекты управления проектами, которые раньше они, возможно, не рассматривали.

Одно дело подготовить для проекта хорошую «речь в лифте», но создание надежного плана — это совсем другое. Шаблоны заставляют тщательно продумывать свои действия и убедиться, что ничего не упущено. Следует честно признать, что размышлять о зависимостях и рисках не так уж интересно. При отсутствии некоего инструмента принуждения легко упустить из виду эти составляющие плана.

Совет.

Шаблон плана проекта доступен бесплатно. Не требуется даже указывать адрес электронной почты.Получить PDF-файл.

Шаг 5. Определите цели и объем работ.

Сформулируйте суть проблемы, конкретно указав, что именно вы пытаетесь решить. Затем разработайте гипотезу о том, что, по вашему мнению, должно произойти в результате проекта. Далее набросайте объяснение предпосылок проекта и обосновывающие их данные или аналитические выводы. Определите показатели для оценки достигнутого успеха — они, возможно, станут основой для нескольких областей плана.

Спросите себя и участников команды, что вам требуется, что желательно иметь, а что попросту не нужно. Согласовав область проекта на раннем этапе, а также определив, что в нее не входит, вы тем самым уменьшите вероятность возникновения недопонимания между заинтересованными сторонами. Вы знаете, сколько времени надо попросить уделить проекту у других людей, которые в нем участвуют. И сможете легко распознать изменения в области проекта.

Неконтролируемое расширение области проекта — это реальное явление. Главное — сбалансировать область проекта, график и ресурсы таким образом, чтобы ничего не вышло из-под контроля.

Шаг 6. Спрогнозируйте (и предотвратите) неожиданные ситуации.

Во всех планах проектов указаны фактические данные о бюджете, графике и области проекта. Однако хороший план также отвечает на важные вопросы о проекте, в том числе:

• Ресурсы: какие требуются навыки и кто занят на проекте? Каков бюджет?
• Решения: кто предоставляет рекомендации и кто в итоге принимает решение?
• Коммуникация: кто получает сообщения о проекте, когда и в каком формате?
• Риски: на что участники команды должны обращать внимание, и что собой представляет процесс регистрации и отслеживания рисков?
• Проверки: каким образом вы собираетесь получить отзывы, прежде чем выпустить проект?
• Утверждения: кто еще должен подписать данный план? Кто выносит окончательное решение?
• Сроки: соответствует ли ваш график работы графику проекта? Каким образом вы определили срок выполнения проекта?

В плане не нужно вдаваться в подробности по каждому из этих вопросов, но в нем должно быть достаточно информации, чтобы вы могли беспрепятственно реализовать проект без особых сюрпризов.

Совет. Воспользуйтесь методом DACI для своевременного принятия обоснованных решений по проекту.

Шаг 7. Выберите предпочтительный подход к управлению проектом.

Вы, как менеджер проекта, можете выбрать каскадную модель или agile-подход для управления проектом. Agile-подход позволяет быстро получать результаты посредством выполнения небольших итерационных заданий и постоянной оценки требований, планов и результатов. Этот метод предусматривает, что ресурсы и сроки фиксированы. Если от чего-то нужно отказаться, область проекта сокращается до обязательных компонентов, по крайней мере для текущей итерации. Дальнейшие итерации можно добавить позже, дополнив желательными компонентами.

Каскадная модель — это более традиционный, последовательный (словно водопад) линейный процесс поэтапного выполнения проекта одной командой за другой. В данном методе фиксированной является область проекта, а сроки и ресурсы — гибкими.

Шаг 8. Напишите и проверьте план.

После того как вы ответили на все вопросы, провели все обсуждения и создали ворох стикеров, пришло время написать план проекта. При его написании и оформлении придерживайтесь принципа «чем проще — тем лучше».

Ниже приведены некоторые полезные подробности, которые должны быть в составе любого плана, независимо от его формата.

• Название проекта
• Срок сдачи
• бюджет;
• Цели плана
• Обозначенные контрольные точки и ожидаемое измеримое воздействие
• Запланированные сроки начала и завершения каждого задания
• Выноски с указанием исполнителей отдельных заданий
• Подробности заданий и уточняющие замечания
• Выноски, в которых указаны зависящие друг от друга риски и задания (или команды) с целью предотвращения задержек

Когда план проекта завершен, наступает момент триумфа и можно порадоваться своим успехам вместе с окружающими. Однако прежде чем праздновать, погодите немного. Попросите кого-нибудь, кто не участвовал в составлении плана, проверить его.

Совет. При оценке объема каждого задания постарайтесь не слишком вдаваться в детали. Не забывайте: это только предположения, а не клятвы на крови.

Шаг 9. Поделитесь своим планом… и держитесь 😉

Ваш план проекта составлен и проверен. Настало время показать его сотрудникам, которые вместе с вами будет работать над проектом, а также заинтересованным сторонам, которые должны быть в курсе. Затем готовьтесь к самому интересному — начинается проект, а вместе с этим — по-настоящему серьезные дела. Помните, будут изменения и трудности, вы просто должны быть готовы справиться с ними.

Чтобы ни случилось, всегда придерживайтесь плана. Сосредоточившись на намеченной области проекта и согласованных поэтапных действиях, вы сможете выполнить проект.

Вам также может понравиться

Шаблон карты проекта

Одностраничник совместного пользования для согласования действий вашей проектной команды с заинтересованными лицами.

Воспользуйтесь инструментами

Confluence — это пространство для эффективной командной работы, где можно обсуждать любые концепции, планы и цели, документировать и хранить результаты.

Узнайте, как Confluence может преобразовать

работу вашей команды.

Получить бесплатно

Рабочий план реализации проекта

План проекта — это единый, последовательный и согласованный документ, включающий результаты планирования всех функций управления проектом и являющийся основой для выполнения и контроля проекта. Разработка реального календарного графика работ основано на планировании развития и использования ресурсов, выстраивании организационной структуры проекта и академическими правилами  управления    процессами.  Такой подход нами выбран не случайно.  При использовании технологии управления проектами определяются и достигаются четкие цели при балансировании между объемом работ, ресурсами, временем, качеством и рисками. Ключевым фактором успеха проектного управления является наличие четкого заранее определенного плана, минимизации рисков и отклонений от него, эффективного управления изменениями.                                                                                                                            Организационная структура проекта    Взаимосвязь процессов управления проектами:   Для разработки рабочего плана реализации проекта используются правила сетевого планирования, которое предоставляет менеджерам проекта гибкий инструмент составления календарного плана и анализа его выполнения. Сетевой график реализации проекта   Основные события сроки 1. Разработка нормативной базы проекта — положение о деятельности площадки; — дополнительная профессиональная образовательная программа; — соглашения о сотрудничестве с партнерами площадки — приказы и распоряжения по кадрам   Июнь-август 2011 г. Сентябрь 2011 г.   Сентябрь 2011 г. По мере необходимости 2. Формирование команды специалистов, участвующих в реализации проекта Август – сентябрь 2011 г. 3. Распределение функциональных обязанностей между специалистами площадки Сентябрь-октябрь 2011 г. 4. Подготовка помещений для работы стажировочной площадки Август-декабрь  2011 г. 5. Подготовка оборудования, технологических ресурсов Август- декабрь 2011 г. Январь 2012 г. 6. Подготовка и ведение информационного обеспечения проекта с октября 2011 года  и в течение всего проекта 7. Маркетинговые исследования, диагностика образовательных потребностей потенциальных участников стажировки Январь 2012 и по мере начала стажировок 8. Реализация образовательной программы стажировки Ежемесячные циклы по 6 дней в соответствии с графиком КПК 9. Рефлексия результатов реализации образовательных программ 1 неделя после стажировки 10. Мониторинг реализации проекта и оценка его эффективности 2 недели после стажировки 11. Коррекция процессов реализации проекта: отслеживание выполнения сетевого графика и актуализация составленных ранее планов До начала следующего цикла 12. Включение нового цикла реализации программ стажировки            * Графическое представление рабочего плана реализации проекта в приложении 5.   Технология сетевого планирования включает и работу с рисками. Обычно она предусматривает два этапа: первый – определение рисковых событий и оценка их последствий, второй – планирование превентивных мероприятий и разработка сценариев дальнейших действий. Часть рисков можно нейтрализовать, если заранее предусмотреть. № п\п Возможные риски проекта Пути минимизации или снятия рисков 1. Несоответствие уровня содержания стажировки ожиданиям слушателей Предварительная диагностика запросов 2. Отсутствие спроса  на заявленную тему

План проекта — как составить, этапы и примеры

Планирование проекта – это непрерывный, уточняемый на протяжении всего жизненного цикла процесс, в ходе которого определяется лучший способ достижения поставленных целей и задач с учётом текущей и меняющейся ситуации. Грамотный план проекта, учитывающий специфику продукта, особенности и тенденции рынка, предпочтения потребителей, риски и другие факторы, позволяет избежать неэффективных трат ещё на стадии замысла и разработки. Такое планирование не всегда обеспечивает положительные результаты, но даже отрицательные выводы приносят большую пользу.

Содержание статьи

• Составление плана проекта
• Планирование предметной области
• Планирование проектного времени
• Структурная декомпозиция работ (СДР)
  • Продолжительность работ
  • Трудовые ресурсы проекта
• Стоимость проекта
• Планирование рисков
• Как отслеживать выполнение
• Как обеспечить точность планирования
• Планирование рыночных данных

Первая задача написания плана реализации проекта – дать непосредственный толчок к запуску проектного процесса. План проекта должен убедить принимающих решения лиц в том, что замысел рентабелен, что его реализация будет соответствовать ожиданиям, срокам, бюджету и т. д. Если разработка будет неубедительна ещё на уровне плана, проект может не выйти за пределы начального этапа. И наоборот – успешный план сразу формирует репутацию руководителя проекта и даёт прочные основания для запуска реализации процесса.

Составление плана проекта

Составление плана проекта происходит по стандартной общей схеме, но содержание документа всегда уникально, поскольку уникально сочетание характеристик продукта и условий его внедрения. План исполнения проекта включает руководство к действию для всей проектной группы и даёт указание:

• по объёму работ,
• по приоритету,
• по выбору методик управления,
• по нормам качества,
• по форме поддержания связи с заинтересованными лицами,
• по критериям измерения производительности и др.

Чек-лист по основным категориям позволяет, как составить план, в котором составляющие согласованы между собой, так и не пропустить значимых параметров проектного управления. Грамотный план будет состоять из следующих разделов.

1. Предыстория проекта.
2. Задачи и цели.
3. Масштаб.
4. Границы (ограничения).
5. Предположения (допущения).
6. Влияния и зависимости.
7. Риски и проблемы.
8. Стратегии и методики.
9. Средства и способы контроля времени, ресурсов, качества, масштаба.
10. Коммуникации.
11. График поставок.
12. Производительность и её измерение.
13. Реализация выгод.

Стандартизированная схема упрощает движение по документу, который при реализации крупных замыслов может занимать сотни листов. Упростить процесс работы с планом позволяет и логический, согласованный, структурированный порядок расположения этапов планирования проекта. Если, например, не задокументировать элементы, которые входят в масштаб, может обнаружиться, что среди участников проекта нет единого понимания, кто и что выпускает. А если не оговорить уровень качества, может оказаться, что достаточное для производителя качество может быть недостаточным для клиента.

Отсутствие должной детализации приводит к ошибкам, но и избыток деталей с многочисленными повторениями мешает пониманию содержания проекта. Поэтому план защиты проекта обычно тестируется на слушателях, не имеющих предварительных знаний о проекте, с привлечением представителей широкой аудитории. Добавленная в план проекта предыстория поможет вписать программу реализации в общий контекст, а глоссарий, расшифровка аббревиатур и технических сокращений позволит легко разобраться в сути проекта любому человеку без привлечения сторонних информационных источников.

Планирование предметной области

Предметной областью здесь называется совокупность продукции и услуг, которые должны производиться в результате завершения проекта. Планирование проекта в части предметной области включает следующие процедуры:

• Анализ состояния на текущий момент.
• Уточнение базовых характеристик проекта.
• Подтверждение критериев успеха и проблем проекта.
• Анализ допущений и ограничений, которые были приняты на первоначальной стадии проекта.
• Определение критериев результатов проекта на промежуточном и финальном этапах.
• Выстраивание структурной декомпозиции данной области.

В процессе проектной жизни элементы, из которых составляется данная область, могут претерпевать изменения. Цели работы и характеристики могут уточняться как при достижении промежуточных результатов, так ещё и на стадии разработки проекта.

Планирование проектного времени

Основные понятия этого параметра: сроки выполнения, продолжительность работ, ключевые даты и др. Согласованная работа участников организовывается на основе календарных планов – проектно-технических документов, которые определяют перечень работ проекта, взаимосвязь между ними, последовательность, сроки, исполнителей и ресурсы. Во время работы над проектом на весь жизненный цикл составляется расписание работ для этапов и уровней управления.

Структурная декомпозиция работ (СДР)

СДР – графическое отображение иерархии проектных работ – первый этап календарного планирования проекта. По сути, СДР – это разделение проекта на такие части, которые нужны и достаточны для планирования и эффективного контроля.

Составление иерархической структуры предполагает соблюдения следующих правил:

1. Исполнение работ верхнего уровня достигается путём исполнения работ нижнего уровня.
2. Родительский процесс может иметь несколько дочерних работ, выполнение которых автоматически завершает родительский процесс. Но для дочерней работы существует только одна родительская.
3. Декомпозиция родительского процесса на дочерние работы производится по единому критерию: либо по привлекаемым ресурсам, либо по видам деятельности, либо по этапам жизненного цикла и др.
4. На каждом уровне должны быть собраны равнозначные дочерние работы. Критериями для выявления их однородности могут, например, выступать объём и время выполненных работ.
5. При построении структуры в целом нужно применять разные критерии декомпозиции на разных иерархических уровнях.
6. Последовательность для критериев декомпозиции выбирается так, чтобы максимально большая часть взаимодействий и зависимостей между работами оказалась на нижних уровнях иерархической структуры. Работы высших уровней – автономны.
7. Декомпозиция работ считается завершённой, если работы нижнего уровня понятны менеджеру и участникам проекта, ясны способы достижения конечного результата и его показатели, однозначно распределена ответственность за выполнение работ.

На основе СДР создаётся список работ проекта. А далее определяется последовательность их выполнения, взаимосвязи с помощью организационно-технологических моделей и продолжительность работ.

Продолжительность работ

Продолжительность работ определяется на основе нормативов, на основе личного опыта (когда существует пример аналогичных работ), на основе расчётных методов планирования проектов. К таким методам относится, например, метод событийного анализа PERT, применяемый при неопределённости в оценке продолжительности операций. Существуют, однако, различные способы управления проектным временем.

PERT

Метод рассматривается как средневзвешенная трёх видов прогнозов: оптимистичного, ожидаемого и пессимистичного. После установления продолжительности по каждому прогнозу (с применением формулы и/или с привлечением экспертов) рассчитывается вероятность каждого из прогнозов. А затем значения каждого из прогнозов и их вероятности перемножаются, а величины складываются.

Сетевая диаграмма

Сетевой диаграммой называется отображение работ и зависимостей между ними в графическом виде. Чаще она представлена в виде графика, вершинами которого становятся проектные работы, а их последовательность и взаимосвязь демонстрируется соединительными стрелками.

Диаграммы Ганта

Это горизонтальная диаграмма с отображением проектных работ в виде отрезков, ориентированных по календарю. Длина отрезка соответствует продолжительности работы, а стрелки между отрезками – взаимосвязь и последовательность работ.

Помимо этого, в каждом проекте обеспечивается оптимизация работ по критерию времени, утверждаются календарные планы. Общая цель методов при планировании проектного времени – сокращение продолжительности проекта без потери качества его составляющих.

Трудовые ресурсы проекта

В этой части планирования сначала определяется объём доступных ресурсов. Это делается путём составления перечня исполнителей, доступности и возможности их участия в проекте.

Затем на каждую работу проекта назначаются исполнители с определением зоны их ответственности. Нередко в календарном плане на уровне распределения трудовых ресурсов возникают противоречия. Тогда производится анализ противоречий и их устранение.

Все эти взаимоотношения рекомендуется отражать в сводном документе, поскольку проговорённая, но незадокументированная информация часто исполнителями не воспринимается как однозначная.

Стоимость проекта

В планировании стоимости проекта можно выделить несколько этапов:

1. На первом этапе определяется стоимость использования ресурсов, каждой проектной работы и проекта в целом. Стоимостью проекта здесь становится совокупность стоимостей ресурсов и выполнения работ. В число учитываемых факторов входят стоимости оборудования (в том числе, – взятого в аренду), труд штатных сотрудников и нанятых по контракту, материалы, перевозки, семинары, конференции, стоимость обучения и др.
2. Второй этап предполагает составление, согласование и утверждение сметы проекта. Смета проекта здесь – это документ, в котором содержится обоснование и расчёт общей стоимости проекта. Производится он, как правило, на основе величины необходимых ресурсов, объёмов работ и др.
3. Третий этап включает составление бюджета проекта, его согласование и утверждение. Бюджет вводит ограничения на ресурсы и составляется в виде:
   • столбчатых диаграмм затрат и кумулятивных затрат,
   • линейных диаграмм кумулятивных затрат, распределённых во времени,
   • круговых диаграмм расходов,
   • календарных графиков и планов,
   • матриц распределения расходов.

При этом управление бюджетными рисками рассматривается в отдельном разделе проектного планирования.

Планирование рисков

В этом разделе описываются процессы, которые связаны с определением, анализом, оценкой рисков и разработкой мер реагирования на них. Риски характеризуются 3-мя параметрами:

• рисковым событием,
• вероятностью наступления рискового события,
• размером потерь, в случае реализации фактора риска.

Простой метод планирования рисков реализовывается с соблюдением следующей последовательности действий:

1. Идентификация рисков. Для этого привлекаются не только эксперты, но и все, кто поможет обнаружить потенциальные уязвимости проекта.
2. Определение вероятности реализации риска. Измерение производится в процентах, долях, баллах и других единицах.
3. Классификация рисков на предмет значимости каждого конкретного риска для проекта и его места в иерархии. Приоритетными считаются те, которые имеют высокую вероятность и значение для проекта в целом.
4. Планирование мер по снижению вероятности наступления каждого отдельного риска с указанием ответственных за это сотрудников.
5. Планирование мер по ликвидации отрицательных последствий в случае реализации риска с назначением ответственных лиц.

План при создании проекта необходимо писать независимо от того, в каком области работает предприятие: от производственных проектов и сферы IT-технологий и до озеленения и работ по благоустройству города. Однако само проектное планирование не «подвешено в воздухе», поскольку его предваряет проектная инициация, а завершает –переход к непосредственному исполнению проекта.

Как отслеживать выполнение

Для отслеживания хода исполнения плана нужно собрать фактическую информацию о выполненных задачах. Этот процесс — первый шаг по контролированию состояния работ. Для этого налаживают обратные связи между исполнителями заданий и руководством. Процесс отслеживания происходит снизу вверх.

Менеджер определяет последовательность сбора данных и периодичность их составления. Главное при этом следить, чтобы фактические данные соответствовали действительности. В зависимости от цели проекта, руководитель назначает определенные показатели для составления отчетов.

Основная информация по итоговым результатам приводится в таблице.

№ п/п	Фактические данные по выполненным задачам	Отслеживаемый показатель
1	Время выполнения задания	Срок реализации намеченных целей
2	Материальные ресурсы	Объем необходимого сырья, материалов для осуществления проекта
3	Финансы	Стоимость работ = денежные затраты на материалы + зарплата + непредвиденные расходы
4	Объем выполненных работ	Процентное выполнение задач по каждой фазе проекта или по трудозатратам
5	Качество	Соответствия работы к требованиям потребителя, заказчика

Наибольшая точность достигается путем детализации выполненных заданий. Отслеживается выполнение каждой конкретной задачи, а затем всего проекта в целом.

Как обеспечить точность планирования

При планировании лучше использовать технологию WBS: Work Breakdown Structur. Суть сводится к разделению общего объема работ на мелкие задачи. Это помогает учесть все нюансы и вовремя скорректировать действия.

Эффективные тактические действия при планировании:

1. Определение исчерпывающего перечня работ и задач (SMART).
2. Распределение ресурсов на каждое задание. К этой категории относятся людские, материальные и финансовые ресурсы.
3. Построение «дерева взаимосвязи» между этапами производственного цикла. Учитывается возможность параллельного и последовательного совершения работ.
4. Прогнозирование рисков и форс-мажорных обстоятельств: непредвиденные материальные и финансовые затраты.
5. Составление сметного расчета стоимости с учетом всех факторов.

Точность планирования достигается четкостью поставленных целей перед персоналом; учетом всех событий и ситуаций, влияющих на производство; использованием современных разработок и методов прогнозирования. В современных условиях, в эпоху IT-технологий, используется метод математического программирования.

На повышение точности планирования влияет сотрудничество с заказчиком. Привлечение их к содействию при формировании планов компании.

Планирование рыночных данных

Стартовая точка для точного прогноза market data — начало проведения анализа рыночной ситуации. Изучение ситуации на рынке услуг и работ, позволяет найти оптимальный баланс между рыночными данными.

Ключевым пунктом в согласовании между спросом, предложением и ценой, выступает изучение спроса на той или иной товар, услугу. При прогнозировании спроса учитывают статистические данные прошлых периодов. Процесс планирования начинают со сбора и анализа информации по истории продукта.

Факторы, которые необходимо учитывать при планировании спроса:

1. Сезонность, жизненный цикл товара.
2. Деятельность конкурентов.
3. Тренды рынка.

При планированье предложения надо учитывать как спрос, так и производственные возможности компании, инфляционные процессы.

Цена имеет обратную зависимость от спроса. Этот факт учитывается при ее прогнозировании.

В табличной форме зависимость выглядит так:

Цена	325	226	121	119	109	103	88	0
Спрос	0	74	88	119	132	187	211	325

Закон спроса также используется в математических моделях прогнозирования рыночных данных.

Бесплатный шаблон плана проекта + 6 наиболее эффективных примеров

Единственный шаблон плана проекта, который вам когда-либо понадобится (включая 6 примеров) 

Итак, ваш следующий большой проект только что получил зеленый свет – хорошие новости для вас, верно? Теперь пришло время приступить к следующему шагу: планированию проекта. Крайне важно, чтобы вы тщательно планировали свой проект, а не погружались прямо в него. 

Процесс планирования абсолютно необходим для успеха любого продукта или услуги, будь то простая задача, например, выбор праздничных открыток, которые вы отправляете клиентам, или сложная задача. как внедрение нового программного обеспечения для автоматизации маркетинга.

Планирование проекта применимо к любой ситуации, независимо от настроек. Процесс может быть формальным, неформальным, детальным или высокоуровневым, как вы хотите. Планируете кампанию для нового клиента? Прежде чем приступить к управлению ожиданиями, начните планирование проекта.

Обновляете все свои маркетинговые материалы? Создайте план проекта, чтобы успешно провести свою команду в этом начинании.

Содержание

Что такое планирование проекта?

Планирование проекта — это концептуальный компонент любого проекта, который начинается после принятия проектного предложения и должен быть завершен до того, как вы фактически начнете работать над новым проектом.

Планирование проекта — это ключевой этап, требующий от менеджеров подробного описания всего объема проекта. Таким образом, менеджеры определяют основные цели проектов и определяют, что необходимо сделать для их достижения.

Факторы, которые руководитель проекта должен учитывать при планировании проекта, включают: 

• Описание каждой задачи и этапа
• Установка даты поставки
• Определение общего графика проекта
• Определение SMART-целей проекта 
• Список необходимого количества людей и их ролей
• Подробное описание необходимых финансовых вложений
• Определение затрат для каждого этапа
• Определение необходимых ресурсов
• Вовлечение людей в процесс рассмотрения и утверждения
• Выявление любых потенциальных рисков  
• 4
• 4 стандарты качества 

Количество времени, необходимое для планирования проекта, во многом зависит от размера и масштаба проекта. Например, для новой многоплатформенной маркетинговой кампании потребуется более подробный план проекта, чем для создания новых страниц на веб-сайте.

Процесс планирования обеспечивает сфокусированность проектов и эффективное управление ими, а также ограничивает вероятность того, что команда столкнется с какими-либо рисками.

Что такое план проекта?

План проекта — это централизованный справочный документ, в котором описывается запланированный вами подход к проекту.

План проекта также содержит ряд фиксированных этапов с требованиями, временными рамками и результатами каждого этапа. Важно, чтобы все цели поддавались количественной оценке, чтобы сразу было ясно, что необходимо достичь, прежде чем проект сможет перейти к следующему этапу.

С таким планом члены команды могут быть в курсе того, что, кем и когда будет сделано.

Хороший план проекта ответит на все основные вопросы:

• Что мы создаем?
• Почему мы его создаем?
• Как мы собираемся его создать?
• Когда мы выполняем каждый шаг?
• Сколько времени займет каждый шаг?

Помните, что каждый план проекта по своей природе абсолютно уникален.

Таким образом, документ плана проекта должен детализировать каждый обозримый элемент проекта. Чтобы отобразить такой объем информации в логической форме, важно выбрать правильный формат плана проекта. Популярные варианты планов проекта включают диаграмму Ганта или письменную часть в виде документа PDF.

Некоторые менеджеры предпочитают создавать план вручную; однако гораздо быстрее и проще создать стандартизированный документ с использованием шаблона плана проекта.

Поскольку планы проектов значительно различаются в зависимости от сложности, ваш план проекта может принимать различные формы. Если проект очень короткий, вы можете просто набросать сокращенную версию. Но если ваш проект более сложный, план проекта будет длиннее и будет содержать ряд конкретных, подробных разделов.

Подпишитесь на еженедельные новости и новости о маркетинге

Зачем нужен план проекта?

Планирование проекта занимает много времени, верно? Итак, большой вопрос, который, вероятно, у вас на уме: стоит ли это усилий?

Планирование проекта является важным компонентом управления проектами, который избавит вас от бесконечных головных болей в долгосрочной перспективе. Кроме того, планирование способствует автономии и организации команды, потому что каждый понимает, что от него требуется и что он может сделать, чтобы все шло гладко.

Повышение скорости доставки на

• Предоставление вам четкого графика проекта с фиксированными сроками выполнения.
• Позволяет более эффективно расставлять приоритеты в работе.
• Значительно повышает вероятность того, что ваша команда выполнит проекты вовремя.  
• Облегчение нагрузки на руководителей проектов путем поощрения независимого и автономного подхода к работе.
• Помощь руководителям проектов в определении задержки или узкие места быстро.

Поддержка вашей команды с помощью

• Достижение большей прозрачности и обеспечение полной информированности всех.
• Назначение четких зависимостей задач и фиксированных ролей для всех участников.
• Помочь вам управлять ожиданиями клиентов .

Обеспечение соблюдения стандартов качества с помощью

• Создание согласованного централизованного процесса .
• Обеспечение того, чтобы конечный результат был фирменным , безошибочным и высоким качеством.  
• Обеспечение того, чтобы не было пропущено ни одного шага , что особенно важно для сложных крупномасштабных проектов.
• Контроль ключевых рисков и ограничение их воздействия.

Кроме того, если ваш проект длинный, сложный или включает в себя несколько различных этапов, шаблон плана проекта является отличным инструментом. Эти шаблоны позволяют составить план проекта, который: 

• Полностью настроен.
• Позволяет добавлять новые типы данных.
• Доступен для всех участников проекта, как внутренних, так и внешних.

Как написать простой план проекта?

Планирование может показаться трудоемким, но если у вас есть надежный шаблон плана проекта, процесс на самом деле не так уж и сложен.

Чтобы помочь вам создать простой план проекта, который охватывает все ключевые моменты, не требуя времени для составления, мы перечислили все шаги, которые вам необходимо предпринять.

Вот наше пошаговое руководство по написанию простого плана проекта.

С чего начать – определение объема вашего проекта

Прежде чем вы начнете составлять план проекта, вам и вашим заинтересованным сторонам необходимо уточнить конкретные цели и объем вашего проекта. Как только вы четко определили эти элементы, вы можете начать сбор информации. Затем вам следует предпринять следующие шаги:

Встретиться с клиентом.

Одним из важнейших компонентов этапа сбора данных является собеседование с клиентом. Чтобы создать эффективный план, вам необходимо четкое понимание ожиданий вашего клиента. Итак, встретьтесь со своим клиентом и сделайте подробные заметки. Вы также получите оценку их уровня знаний о продукте.

Обсудите даты доставки и запланированные отсутствия, которые могут помешать этим датам. Во время этой встречи вы также должны установить лучший способ общения между клиентом и вашей командой, а также то, как часто предполагается общение.

Определите свою команду.

Получив подробное представление о потребностях и ожиданиях вашего клиента, вы сможете определить и собрать всех людей, необходимых для успешного выполнения проекта. Определите группы или отделы, ответственные за каждую фазу проекта; затем определите конкретных людей в этих группах для выполнения конкретных задач и подзадач.

Запрос команды.

Обратитесь к своей команде за информацией, которую вы уже собрали, например о результатах, ожиданиях клиентов и предварительных оценках бюджета. На основе вклада вашей команды вы будете вносить изменения в план проекта. На самом деле, вы будете вносить изменения на протяжении всей формулировки и выполнения плана.

Поскольку планы проекта являются динамичной, живой документацией вашего путешествия, они могут меняться по мере развития жизненного цикла проекта. После того, как вы определили все заинтересованные стороны и связались с ними, вы можете приступить к составлению своего плана.

Создание черновика – проведение исследований и задавание ключевых вопросов 

Ваш черновик может пройти несколько итераций, прежде чем все аспекты плана будут должным образом рассмотрены. Окончательная версия плана не должна оставлять без ответа ни одного обозримого вопроса.

Ваш первый черновой план проекта будет очень простым; его можно написать на листе бумаги, нарисовать на доске или ввести в текстовый документ. Включите необходимые компоненты, такие как цель, отчет о проекте, объем, процесс, результаты, ресурсы, ограничения, зависимости, сроки и заинтересованные стороны.

• Цель: Какова цель проекта?
• Объем: Какие параметры вы используете для достижения цели?
• Процесс: Определите процесс реализации плана: что, кто, как, когда и где.
• Результаты: Определите, что будет поставлено в соответствии с ожиданиями клиента.
• Ресурсы: Определите все необходимые ресурсы, которые необходимо использовать для создания и выпуска конечного продукта, включая человеческие ресурсы.
• Ограничения и зависимости: Какие факторы будут препятствовать вашей способности завершить проект, и как вы смягчите эти факторы?
• Сроки: Запишите все сроки и определите, жесткие они или мягкие.
• Заинтересованные стороны: Запишите, сколько времени может потребоваться клиенту для рассмотрения и утверждения любого компонента проекта.

После того, как вы закончите свой черновик, вам нужно будет показать его своей команде и получить отзывы, прежде чем перейти к заключительному этапу.

Окончательная доработка вашего плана – запрос обратной связи и соответствующая доработка

После того, как у вас есть черновой вариант, вы можете перенести свой план в программное обеспечение для управления проектами. Или, если хотите, вы можете использовать онлайн-шаблоны для отслеживания вашего проекта. Какой бы метод вы ни выбрали, убедитесь, что он достаточно надежен и включает в себя все необходимые детали плана вашего проекта.

Вместе со своей командой начните преобразовывать набросок в всеобъемлющий план и убедитесь, что вы включили детали каждого этапа и задачи. Большинство команд управления проектами используют соответствующее программное обеспечение, чтобы помочь им заполнить точки данных плана. Управление проектом с помощью программного обеспечения для динамического планирования проектов позволяет команде постоянно переоценивать выполнение проекта в режиме реального времени, включая выявление пробелов и слабых мест.

Подводя итог: полностью формализованный план учитывает все необходимые аспекты проекта, такие как участие заинтересованных сторон, интеграция проекта, распределение человеческих ресурсов, коммуникация, оценка рисков и затрат, планирование и контроль качества.

Вклад заинтересованных сторон: 

Определите обязанности, приоритеты и конфликты каждой заинтересованной стороны.

Интеграция и объем проекта:  

Рассмотрите весь проект с целостной точки зрения и объедините все его части.

Распределение человеческих ресурсов:  

Определите навыки, необходимые для завершения проекта, а также план их приобретения.

План коммуникации: 

Определите способ общения со всеми заинтересованными сторонами и ожидаемую частоту общения.

Оценка риска, ограничений и зависимостей:  

Определите, как снизить потенциальные риски, ограничения и зависимости.

Оценка стоимости: 

Определите общий бюджет и средства контроля затрат для каждого ресурса и фазы проекта.

Планирование:  

Все этапы, задачи и подзадачи должны планироваться с использованием дат начала и завершения.

Контроль качества: 

Определите метод, обеспечивающий поддержание высочайшего уровня качества на протяжении всего процесса.

В зависимости от проекта к этим компонентам можно обращаться путем создания подпланов в формальном плане или с помощью записей в шаблоне плана проекта.

Как минимум план вашего проекта должен включать:

• Расписание, определяющее этапы, задачи и подзадачи.
• Стороны, ответственные за эти задачи, а также даты начала и окончания.
• Инструменты для управления планом проекта, которые позволяют добавлять подробные примечания о каждой задаче по мере необходимости.

Загрузите окончательный шаблон плана проекта.

Окончательный план проекта не оставляет вопросов без ответа. В нем вы найдете рекомендации и указатели, чтобы убедиться, что все аспекты вашего проекта учтены.

Наш шаблон плана проекта Filestage представляет собой базовый, пригодный для печати одностраничный и бесплатный план проекта. Этот простой шаблон плана проекта поможет вам быстро и эффективно разработать стратегию планирования проекта.

Эти основные советы помогут вам получить наилучшие результаты от шаблона плана проекта Filestage: 

1. Используйте его в качестве отправной точки для всех ваших проектов. Это поможет установить согласованность.
2. Наполните план тщательным и тщательным исследованием. Узнайте стоимость, объем и детали проекта.
3. Включите в план полезные ресурсы и документы. Например, вы можете включить руководство по брендингу.
4. Обсудите этапы и макет с вашей командой. Прежде чем опубликовать свой план проекта, попросите вашу команду оставить отзыв. Это работает для них?
5. Создайте план проекта с четкими временными рамками, включая фиксированные даты начала и окончания для всех задач. Таким образом, ваш план будет способствовать созданию атмосферы ответственности и организации.
6. Сделайте это основной частью вашего процесса. Сообщите всем о плане проекта и убедитесь, что ваша команда действительно использует его!

Загрузите наш бесплатный шаблон плана проекта, чтобы начать работу сегодня:

БЕСПЛАТНЫЙ ШАБЛОН

Получите бесплатный шаблон плана проекта

Каковы преимущества использования шаблона плана проекта?

Как видите, в плане проекта нужно охватить множество различных моментов. Даже при создании простого плана проекта можно легко увязнуть в деталях.

Если вас ошеломляет идея начать план с нуля, выбор простого шаблона плана проекта сэкономит ваше время, энергию и нервы.

Существует множество различных преимуществ использования шаблонов планов проектов, в том числе возможность: 

• Экономить время при создании новых планов проектов.
• Добейтесь большей согласованности, используя один и тот же шаблон в разных проектах.
• Дайте указания и убедитесь, что вы не пропустите ни одного важного аспекта проекта.
• Легко использовать и делиться.
• Сотрудничайте с членами команды.

Представьте свой план проекта внутренним и внешним заинтересованным сторонам с помощью Filestage

После создания плана проекта вы должны поделиться им со всеми внутренними заинтересованными сторонами, чтобы получить отзывы и предложения по улучшению. Это важно, чтобы убедиться, что ничего не пропущено или не пропущено. Заинтересованные стороны также могут проверить, имеют ли смысл время и частота обмена информацией, и могут выявить потенциальные узкие места в отношении ресурсов.

Чтобы сделать процесс обратной связи максимально простым и эффективным для всех участников, мы рекомендуем использовать онлайн-платформу отзывов. Онлайн-инструменты позволяют рецензентам оставлять точные отзывы и обсуждать комментарии с другими заинтересованными сторонами, тем самым уменьшая недопонимание.

Вот как можно ускорить процесс проверки и утверждения плана проекта И всех последующих результатов проекта.

1. Начните бесплатную пробную версию Filestage здесь.

Кроме того, не стесняйтесь проверить наш демонстрационный файл и узнать больше о том, как Filestage может помочь вам просматривать файлы проекта.

2. Настройте этапы просмотра в Filestage.

Прежде чем вы сможете начать работу над новым проектом, вы должны воспроизвести существующий процесс проверки и утверждения в Filestage. Настройте этапы проверки для каждого экземпляра проверки, через который должен пройти ваш план проекта (или результаты проекта).

На каждом этапе проверки может участвовать другая группа рецензентов. Например, ваш первый этап проверки может быть использован для проверки вашего плана проекта с вашей командой, а ваш второй этап проверки предполагает участие вашего клиента или руководителей для получения их окончательного утверждения.

3. Загрузите план проекта (или результаты) в Filestage.

Теперь загрузите файл в Filestage, просто нажав кнопку ЗАГРУЗИТЬ ФАЙЛ.

В нашем примере вы должны загрузить план проекта на первом этапе проверки, чтобы получить отзывы от своих коллег. Как только план будет одобрен ими, вы можете переместить план на второй этап проверки, где клиент или руководство могут его просмотреть.

Затем вы можете использовать тот же процесс проверки результатов вашего проекта.

4. Пригласите всех соответствующих рецензентов.

Для каждого этапа проверки вы можете пригласить нужных заинтересованных лиц, добавив их адреса электронной почты в программу или напрямую отправив им ссылку для проверки по электронной почте.

5. Попросите своих рецензентов оставить отзыв.

После того, как рецензенты были приглашены для просмотра файла, им все еще может быть любопытно, как работает это новое программное обеспечение.

Таким образом, вы должны оставить начальный комментарий к вашему файлу, который дает вашим рецензентам некоторый контекст. Таким образом, рецензенты могут оценить преимущества инструмента до того, как оставят свой отзыв. Кроме того, гораздо менее пугающе оставлять заметный отзыв, когда кто-то уже сделал первую отметку.

6. Утвердить план проекта.

Когда ваши рецензенты закончат проверку и оставят отзыв, они могут либо запросить изменения, либо одобрить файл.

Теперь вам следует просмотреть комментарии и при необходимости изменить план проекта. Когда будут внесены более крупные изменения, вы можете снова поделиться новой версией плана на том же этапе проверки, чтобы получить окончательное одобрение от своих коллег.

Сбор отзывов и получение одобрения еще никогда не были такими простыми.

Что входит в план проекта?

Теперь мы переходим к самой сути процесса планирования проекта.

План проекта обычно состоит из семи частей: цель проекта, объем проекта, расписание, детали, риски, план коммуникаций и процесс утверждения.

Чтобы помочь вам сформировать новый план управления, ознакомьтесь с нашим объяснением этих семи шагов ниже.

Схема нашего стандартного плана проекта:

1. Цель проекта: 

Какой продукт или результат даст этот проект? Каковы ваши конкретные цели?

2. Объем проекта: 

Каковы параметры для достижения этого результата?

3. Планирование: Основные фазы проекта

Фаза 1

Задача 1

Подзадача 1

Подзадача 2

Фаза 2

Задача 1

Подзадача 1 

Задача 2

4. Подробно опишите все необходимые ресурсы проекта.

• Ресурсы: Определите количество всех ресурсов, необходимых для выполнения каждой фазы, задачи и подзадачи.
• Оценка стоимости: Укажите общую стоимость проекта, включая стоимость каждой фазы, задачи и подзадачи. Разбейте затраты на категории, такие как материалы, труд и накладные расходы.

5. Определите риски и спланируйте, как вы будете их снижать.

Запишите все риски проекта, предположения, зависимости и ограничения, чтобы все заинтересованные стороны имели одинаковое представление об этих факторах при работе над проектом.

Затем управляйте этими рисками. Например, создайте план контроля качества со стандартами качества, чтобы снизить риск создания некачественного контента.

6. Создайте план коммуникаций.

Задайте себе следующие вопросы:

• Как будет происходить общение (внутреннее и внешнее)?
• Какой способ связи будет использоваться?
• Каковы дополнительные способы связи?
• Как часто будет происходить обычное общение?

7. Получите одобрение.

Запросить комментарии по выполненному плану у всех заинтересованных сторон (внутренних и внешних).

6 примеров плана проекта 

Технический план проекта от Atlassian

Технический план проекта Atlassian — это современный пример очень подробного документа по проектной логистике. Этот сложный шаблон включает в себя раздел содержания проекта, график временной шкалы проекта (совместимый с Trello или Jira), таблицы для ключевых полей данных и раздел для других справочных материалов.

Шаблон плана проекта Atlassian предназначен для предоставления пользователям четкого описания объема, целей и требований проекта. Это упрощает сотрудничество между командами и более эффективно управляет обратной связью с ключевыми заинтересованными сторонами.

План ИТ-проекта от Project Management Docs 

Project Management Docs создал план ИТ-проекта, который полностью охватывает все основы ИТ-проекта. Этот бесплатный шаблон включает в себя табличный список этапов, базовый график и структуру разбивки работ в дополнение к плану управления изменениями, в котором вы можете подробно описать процесс управления изменениями.

Документы по управлению проектами также предоставили подробное руководство пользователя к своему шаблону, которое проведет вас через каждый шаг плана и четко подскажет, что требуется на каждом этапе планирования.

План дизайн-проекта от Simple Square

Этот шаблон плана дизайн-проекта, созданный Simple Square, может иметь простой общий вид, но на самом деле он очень подробный. Вехи проекта представлены небольшими маркерами. Уровень вовлеченности представлен размером каждого цветного круга, а уровень важности представлен размером шрифта задачи.

Временная шкала проекта Simple Square проходит через перекрывающиеся круги, которые делят общее время проекта на недели. Каждый этап проекта имеет свой цвет. Вы можете просмотреть перспективу дизайнера над временной шкалой и перспективу клиента под временной шкалой проекта.

Гибкий план проекта от Smartsheet

В шаблоне гибкого планирования проекта Smartsheet вы продвигаетесь вперед поэтапно, а не одновременно. Весь проект разделен на части, называемые итерациями. По завершении одной итерации она проверяется и утверждается, прежде чем команда переходит к следующему этапу.

Результат первой итерации определяет характер и масштаб второй итерации. Выше вы можете найти пример шаблонов планов гибких проектов.

План проекта мероприятия

Вот пример шаблона плана проекта мероприятия, созданного в электронной таблице Excel.

Различные вкладки представляют различные компоненты плана, такие как параметры проекта и детали. Любая программа для работы с электронными таблицами может быть полезным инструментом для создания плана проекта, поскольку вы можете заполнить столько вкладок, сколько необходимо.

В то время как планирование задач может отображаться на одной вкладке, смета расходов может быть найдена на другой. План коммуникаций и оценки рисков также можно найти на отдельных вкладках.

План проекта Scrum

Особым стилем гибкого управления проектами является план проекта Scrum. Планы Scrum работают в виде серии итераций, называемых спринтами, которые указывают на завершение одного сегмента проекта. С помощью scrum-менеджмента сложные проекты с несколькими компонентами и заинтересованными сторонами могут быть четко разбиты и организованы. Планы проектов Scrum лучше всего подходят для проектов, конечным результатом которых является осязаемый продукт.

В мире технологий скрам-доски славятся своей универсальностью и простотой конструкции. Члены команды используют стикеры для определения задач, которые затем помещаются в разные разделы доски для представления спринтов.

Заключение 

Планирование проекта — это гораздо больше, чем просто бумажная работа. Речь идет об использовании информации, организации и предвидения для формирования успеха проекта.

Прелесть плана проекта в том, что он дает всем членам команды полное представление о каждом элементе проекта. Затем они могут использовать эту информацию для независимого управления своим временем и вкладом, без необходимости постоянно обращаться к менеджеру проекта.

Руководители проектов могут использовать этот подробный план управления для более прозрачного и упреждающего наблюдения за состоянием проекта.

Сочетание этих замечательных преимуществ позволит значительно повысить эффективность процесса планирования проектов.

Мюриэль Скуса Контент-менеджер на Filestage. Большой поклонник четкой и быстрой обратной связи. Увлекается чтением и путешествиями.

Бесплатные шаблоны планов проектов для Word

В этой статье вы найдете наиболее полный список шаблонов планов проектов для Microsoft Word. Используйте их, чтобы направлять, управлять и направлять ваш проект по мере его продвижения. Дополнительные шаблоны плана проекта в дополнительных форматах, таких как Microsoft Excel, см. в этой главной статье плана проекта Excel.

На этой странице вы найдете множество шаблонов, в том числе базовый шаблон плана проекта, план проекта для печати, план проекта на одной странице и подробные сведения о ключевых компонентах планов проекта.

Простой шаблон плана проекта

Загрузить простой шаблон плана проекта — Word

Отслеживайте детали проекта, управляйте графиками и визуализируйте, как продвигается ваш проект, с помощью этого простого шаблона плана проекта. Задокументируйте все ключевые детали, такие как даты начала и окончания задачи, необходимые ресурсы и сведения о бюджете, с помощью этого универсального и простого в использовании шаблона.

Шаблон плана действий по проекту

Загрузить шаблон плана действий по проекту — Word

Установите основные цели вашего проекта, определите действия, необходимые для достижения этих целей, и назначьте ответственного за каждую задачу с помощью этого полного плана действий по проекту шаблон. Назначайте приоритет задачам, просматривайте статус и записывайте даты начала и окончания, чтобы ваш проект продвигался вперед.

Шаблон плана ИТ-проекта

Скачать шаблон плана ИТ-проекта — Word

Используйте этот план проекта для всех ваших ИТ-проектов. В шаблоне есть место для документирования задач, ответственных лиц, дат начала и окончания, а также дней, необходимых для выполнения каждой задачи. Отмечайте задачи по мере их выполнения, чтобы все срочные ИТ-проекты не сбились с пути.

Шаблон плана проекта программного обеспечения

Загрузить шаблон плана проекта программного обеспечения

Word | Smartsheet

Отслеживайте спринты, назначайте задачи конкретным членам команды и планируйте каждую итерацию своего программного проекта с помощью этого всеобъемлющего шаблона. Имея место для включения названия задачи или спринта, владельца, даты начала и окончания, а также процента выполнения, ваш программный проект гарантированно будет оставаться в курсе на протяжении всего срока его действия.

Шаблон плана реализации проекта

 

Загрузить шаблон плана реализации проекта — Word

Убедитесь, что вы не пропускаете и не упускаете из виду какие-либо ключевые этапы, а также что все ваши базовые данные охвачены по мере продвижения по проекту. Используйте этот профессионально разработанный шаблон, чтобы держать ключевых внутренних и внешних заинтересованных лиц, клиентов и высшее руководство в курсе всех этапов проекта.

Шаблон плана выполнения проекта

Скачать шаблон плана выполнения проекта — Word

Используйте этот всеобъемлющий шаблон для разработки подробного плана выполнения. Шаблон проведет вас через ваш проект от начала до конца. Задокументируйте все ключевые детали, такие как название проекта, название компании, масштаб, цели, качество и технические характеристики и многое другое. Распечатайте план и поделитесь им с ключевыми заинтересованными сторонами, чтобы у всех было четкое представление о проекте и его целях.

Шаблон одностраничного плана проекта

Загрузить шаблон одностраничного плана проекта — Word

Используйте этот шаблон плана проекта для документирования всех ключевых сведений о проекте на одной странице, чтобы вы могли легко поделиться с ключевыми заинтересованными сторонами в сжатой, удобной форме. формат для дайджеста.

Шаблон плана проекта для печати

Загрузить шаблон плана проекта для печати — Word

Этот шаблон плана проекта позволяет легко распечатывать и обмениваться физическими копиями ваших целей и задач, чтобы вы могли держать всех на одной странице — будь то или у них нет доступа к электронной версии.

Шаблон плана проекта Agile

Загрузить шаблон плана проекта Agile — Word

Документируйте спринты, детализируйте типы функций, перечисляйте даты начала и окончания и отслеживайте ход выполнения каждого спринта с помощью этого шаблона плана проекта Agile. Убедитесь, что каждый спринт соответствует расписанию, и улучшите подотчетность, указав владельца каждого спринта.

Шаблон плана строительного проекта

Загрузить шаблон плана строительного проекта — Word

Используйте этот шаблон плана проекта для подробного описания всех задач и этапов вашего строительного проекта. Перечислите задачи на временной шкале, чтобы визуализировать, какие задачи предшествуют другим и какие задачи вам необходимо выполнить, прежде чем ваш строительный проект сможет двигаться вперед. Этот шаблон помогает выполнять все задачи вовремя, поэтому вы успеваете выполнить их вовремя.

Шаблон плана управления программой

Загрузить шаблон плана управления программой

Word | Smartsheet

Определите, перечислите и объясните все ключевые детали вашего проекта или программы с помощью этого шаблона плана управления программой. С полными страницами для документирования всего, от обязанностей по проекту и анализа заинтересованных сторон до журналов рисков и отчетов о ходе выполнения, вы можете полностью зафиксировать все важные детали в этом комплексном шаблоне.

Шаблон диаграммы вех

 

Скачать шаблон диаграммы вех — Word

Убедитесь, что вы документируете и достигаете всех этапов, чтобы ваш проект работал без сучка и задоринки. Определите критические вехи вашего проекта, перечислите владельцев каждой вехи и укажите время в днях, неделях или месяцах, которое, как вы ожидаете, займет каждая веха. Таким образом, вы полностью наметите свой проект, прежде чем начнете и отклонитесь от намеченного пути.

Шаблон контрольного списка проекта

 

Загрузить шаблон контрольного списка проекта — Word

Используйте этот базовый шаблон контрольного списка, чтобы перечислить все ключевые задачи и цели вашего проекта, чтобы убедиться, что вы выполнили каждый шаг и не упустили ни одной важной детали. В этом шаблоне есть место для списка задач, их соответствующих сроков выполнения и статуса каждой — это будет держать вас в курсе того, как продвигается каждая задача.

Шаблон списка задач проекта

Загрузить шаблон списка задач проекта — Word

Составьте список задач (и расставьте их приоритеты в зависимости от важности), отслеживайте статус и отмечайте сроки с помощью этого комплексного шаблона списка задач проекта. Детализируйте каждую задачу, отметьте исполнителя и напишите краткое описание каждой, чтобы убедиться, что вы фиксируете и перечисляете все ключевые задачи, включенные в ваш проект. Вы также можете задокументировать конкретные результаты, а также расчетные и фиксированные затраты по каждому из них.

Шаблон отслеживания проекта

Загрузить шаблон отслеживания проекта — Word

Отслеживайте и управляйте своим проектом от начала до конца с помощью этого шаблона отслеживания проекта. Шаблон позволяет вам перечислять задачи проекта и их соответствующих исполнителей, сроки, результаты, описания и многое другое. Храните все сведения о проекте в одном месте, чтобы следить за каждой задачей по мере ее выполнения и гарантировать, что вы выполните все в заранее установленные сроки.

Шаблон отчета о состоянии проекта

Загрузить шаблон отчета о статусе проекта — Word

Документируйте этапы проекта, определяйте любые потенциальные препятствия на пути к плану и отслеживайте текущее положение и сроки вашего проекта с помощью этого шаблона отчета о статусе проекта. Имея место для расширения каждой вехи и предоставления подробных сведений, вы можете держать всех в курсе (и сообщать им о значительных достижениях) по мере продвижения вашего проекта.

Что такое план проекта?

План проекта — это официальный документ, в котором перечислены все ключевые детали проекта, такие как вехи, сроки, задачи и владельцы. Команды создают план проекта, чтобы наметить и помочь управлять проектом на протяжении всего его жизненного цикла.

План проекта помогает направить усилия и бюджет, но обычно претерпевает некоторые (если не многочисленные) изменения по мере продвижения проекта. В идеале план проекта должен быть достаточно гибким, чтобы его можно было изменять вместе с фактическим проектом, не вызывая задержек, и действует скорее как руководство по проекту, чем как строгий план.

Вы должны обновлять детали плана проекта по мере изменения проекта, чтобы план оставался актуальной точкой отсчета для всех членов команды, а также внутренних и внешних заинтересованных сторон. Теперь все участники могут быть в курсе деталей проекта и получать представление о том, как продвигается проект.

Что включать в план проекта

Планы проектов различаются, но все они содержат одинаковую информацию. В план проекта включите краткое изложение, цели проекта, основные этапы, результаты, примерный график, потенциальные риски и сведения о бюджете. Ниже приведены некоторые общие темы, охватываемые планом проекта:

• Резюме: Резюме должно обобщать информацию, содержащуюся в плане проекта, на одной странице для удобства чтения.
• Цели проекта: Наметьте конечные цели вашего проекта и то, как вы будете измерять его успех.
• Целевая аудитория: определите целевую аудиторию вашего проекта или кого он затронет и кто будет использовать результаты.
• Основные обязанности: Опишите роли и обязанности каждого члена команды.
• Ключевые задачи и результаты: Выделите наиболее важные задачи и результаты по всему проекту с предполагаемыми сроками.
• Доступные или необходимые ресурсы: Перечислите ресурсы, которые вам понадобятся для завершения проекта.
• Анализ рисков и план их снижения: Определите возможные риски и разработайте план по управлению ими до того, как они превратятся в проблемы.
• Ключевые вехи: Определите ключевые вехи, которые вы будете использовать для измерения прогресса.
• Предлагаемый график проекта: Создайте примерный график для задач, вех и результатов.
• Детали затрат и бюджета: Создайте предлагаемый бюджет для своего проекта. Убедитесь, что он достаточно гибкий, чтобы учесть чрезвычайные ситуации или непредвиденные расходы.
• Планы на случай непредвиденных обстоятельств: Включите любые планы на случай непредвиденных обстоятельств для элементов проекта, которые не работают, как планировалось.
• Коммуникационные стратегии: Создайте план коммуникации для использования в течение всего жизненного цикла проекта.
• Стратегия оценки: Определите, как вы будете оценивать успехи и неудачи вашего проекта.

Чтобы узнать, как создать собственный план проекта, ознакомьтесь с нашим подробным руководством по планированию проекта.

Процесс планирования проекта

Процесс планирования проекта включает тщательное планирование проекта от начала до конца. В это время определите свои цели, оцените график основных результатов, создайте прогноз бюджета и оцените свои риски перед запуском проекта.

1. Концепция и инициация: Начните с определения общей концепции вашего проекта и того, как вы планируете его реализовать.
2. Создание дорожной карты: На этом этапе определите примерный график задач, необходимых для завершения вашего проекта.
3. Список результатов: Каждый проект должен иметь конкретные результаты, которые вы должны определить на начальном этапе этапа планирования, чтобы каждый член команды знал, что от них ожидается.
4. Идентификация вех проекта: Выясните конкретные моменты в проекте, которые вы считаете ключевыми вехами. Эти вехи могут состоять из определенных задач, которые вы выполняете, цели бюджета, которую вы достигаете, или команды, которую вы собираете.
5. Создание бюджета: Создание заранее определенного бюджета является одной из наиболее важных частей плана проекта. Вы должны придерживаться этого бюджета по мере продвижения вашего проекта. Таким образом, вы можете выделять определенные ресурсы и бюджеты для определенных задач, не превышая запланированных расходов.
6. Идентификационный номер члена команды: Как и в случае с любым другим проектом, вам необходимо собрать команду людей для реализации проекта. Работайте с другими, чтобы выбрать конкретных людей, которые будут наиболее полезны в реализации проекта.
7. Оценка рисков: Вы должны определить все потенциальные риски или угрозы для вашего проекта, включая те, которые могут вызвать проблемы с бюджетом, задержки проекта и многое другое. Перечислите все эти потенциальные риски и подробно опишите, как вы планируете смягчить проблемы, если они возникнут.
8. Сообщение о проекте: После того, как вы наметили ключевые компоненты своего проекта, вам необходимо сообщить об этих планах и целях всей команде, включая основных заинтересованных лиц и любых внешних сторон. Разработайте способ надлежащего и эффективного информирования всех участников о планах проекта.
9. Запуск проекта: На этом этапе ваш проект должен быть готов к запуску. Прежде чем начать, убедитесь, что вы рассмотрели все свои основы и обрисовали в общих чертах все детали. Затем вы готовы начать.

Улучшите управление проектами с помощью бесплатных шаблонов планов проектов от Smartsheet

Расширьте возможности своих сотрудников с помощью гибкой платформы, разработанной в соответствии с потребностями вашей команды, и адаптируйтесь по мере изменения этих потребностей.

Платформа Smartsheet позволяет легко планировать, регистрировать, управлять и составлять отчеты о работе из любого места, помогая вашей команде работать более эффективно и делать больше. Составляйте отчеты по ключевым показателям и получайте представление о работе в режиме реального времени с помощью сводных отчетов, информационных панелей и автоматизированных рабочих процессов, созданных для того, чтобы ваша команда была на связи и информировалась.

Когда у команд есть четкое представление о выполняемой работе, невозможно сказать, сколько еще они могут сделать за то же время. Попробуйте Smartsheet бесплатно уже сегодня.

 

 

 

Более 30 шаблонов и примеров плана проекта для координации вашей команды

Перед тем, как приступить к любому проекту, рекомендуется начать с плана. В частности, план проекта. Это еще более важно, если вы пытаетесь лучше общаться с менеджерами, клиентами, сотрудниками и т. д.

Почему бы просто не составить дорожную карту в Excel или Word и не закругляться? Ну, вы могли бы, но конечный результат будет довольно тусклым.

Не знаете, с чего начать? В этом руководстве вы найдете советы по разработке привлекательного плана проекта и множество шаблонов креативного плана проекта, которые помогут вам в этом.

Шаблоны плана проекта (перейти):

• Шаблоны графика проекта
• Простые шаблоны планов проекта
• Шаблоны расписания проекта
• Шаблоны контрольных списков проектов
• Шаблоны отчетов о состоянии проекта
• Шаблоны планов работ
• Часто задаваемые вопросы о плане проекта

1. Используйте шаблон временной шкалы проекта

, чтобы визуализировать свои сроки. Наглядная временная шкала помогает заинтересованным сторонам лучше понять, что нужно сделать, и к 90 625, когда 90 626 .

Шаблон временной шкалы проекта — это универсальный способ визуализации вех, процессов и целей. На самом деле, четкий график является основой надежного плана проекта. Путаница в отношении сроков и того, что требуется для этих сроков, является распространенной проблемой, с которой сталкиваются многие команды при работе над проектом.

Связанные : Как написать комплексный план управления проектом (+ примеры)

Прежде всего, вам нужно определить цели вашего проекта. Используйте простую интеллект-карту, подобную приведенной ниже, чтобы классифицировать задачи в соответствии с вашими целями.

Теперь вы готовы приступить к планированию своего проекта.

Инфографический шаблон временной шкалы плана проекта

Этот шаблон временной шкалы проекта использует разные цвета для классификации задач на каждую неделю. Это компактный и творческий способ представить план проекта. На самом деле, горизонтальные макеты временной шкалы популярны, потому что их легко вставить в презентацию.

Связанный : более 120 лучших идей для презентаций, советы по дизайну и примеры Если вы планируете это сделать, используйте не более семи пунктов и делайте краткое описание каждого пункта. Шаблон временной шкалы проекта процесса планирования Они очень компактны. Используйте их только тогда, когда вы хотите сосредоточиться на визуальных эффектах, например, когда вы представляете общий обзор боссу или клиенту.

Ежемесячная хронология основных этапов проекта

Когда дело доходит до разработки отчетов и диаграмм по проекту, цвет особенно эффективен для категоризации информации.

Вы можете использовать цвет для классификации задач по типу, неделе, задействованной команде и т. д. В этом шаблоне временной шкалы проекта используются чередующиеся цвета для строк (черный и оранжевый), чтобы привлечь внимание читателя.

Также важно разбивать проекты на более мелкие задачи со сдвинутыми сроками. Приведенный выше шаблон временной шкалы проекта включает конкретные даты выполнения задач в течение каждого месяца.

Шаблон графика проекта по сбору средств для некоммерческих организаций 

Этот шаблон временной шкалы проекта также будет хорошо работать на слайде презентации благодаря его размеру и тому факту, что это обзор высокого уровня.

Его уникальный дизайн и яркие цвета идеально подходят для привлечения потенциальных инвесторов, будь то новая бизнес-идея или сбор средств для вашей некоммерческой организации.

Связанный : Как создать бизнес-план, чтобы привлечь инвесторов (+Шаблоны)

Шаблон временной шкалы процесса творческого дизайна

Шаблоны временной шкалы проекта могут помочь вам сделать шаг назад и создать общую картину, особенно на начальных этапах планирования проекта.

Приведенный выше шаблон временной шкалы проекта предоставляет обзор всех шагов, связанных с конкретным проектом. Он также использует значки, чтобы добавить визуальный интерес и легко идентифицировать различные этапы.

Вы можете вставить эту временную шкалу проекта в презентацию клиента, бизнес-план или предложение.

Связанная информация : Как создать инфографику с временной шкалой: Полное руководство

2. Используйте простой шаблон плана проекта   , чтобы иметь представление о перспективах

Когда ваша команда работает над большим проектом, иногда трудно держите все в перспективе. Возможно, вы так долго работали над определенной частью, что забыли, что было до нее. Или какие задачи следуют после этого, о чем вам нужно знать.

Без всей этой информации будут допущены ошибки и гарантированы задержки. Вот почему рекомендуется использовать простой шаблон плана проекта, который включает важную информацию, такую ​​как объем и сроки.

Простой шаблон плана проекта

В этом простом шаблоне плана проекта используются значки, помогающие сообщать о том, что является частью объема работ, и в качестве маркеров. Простой в редактировании (а также чистый и современный на вид), он также охватывает все основы.

Ключевым моментом является установление временных рамок с реальными краткосрочными и долгосрочными целями, а также определение того, как вы планируете оценивать и отслеживать свой прогресс.

Связанный : 4 этапа жизненного цикла проекта (с шаблонами)

Ваш план проекта должен быть источником достоверной информации по мере его продвижения, поэтому важно, чтобы объем, сроки, бюджет и процессы оценки были изложены в начало.

Шаблон базового плана проекта

Используйте базовый шаблон плана проекта, когда все, что вам нужно сделать, это наметить основные этапы и задачи. Вы можете использовать его как простую дорожную карту для вашей команды, чтобы она помогала им быть организованными и идти по правильному пути.

Этот базовый шаблон также хорошо подойдет в качестве слайда презентации, если вы представляете ее заинтересованным сторонам.

Совет профессионала : узнайте, как использовать шаблоны Venngage с PowerPoint, из нашего руководства «Как улучшить инфографику для PowerPoint».

Шаблон простого плана коммуникации по проекту

Ничто не является более важным для успеха проекта, чем эффективная коммуникация, согласно исследованию для Института управления проектами. Фактически, негативное влияние плохой коммуникации на стоимость и сроки увеличивается по мере продвижения проекта.

Вот почему с самого начала проекта у вас должен быть план коммуникации проекта, подобный приведенному выше. План должен включать, какие форматы подходят для передачи типов контента (например, обновлений по электронной почте или официального отчета), кому и когда.

Шаблон плана проекта простой дорожной карты

A Далее, сейчас, позже План также может очень помочь вашей команде. Приведенный выше простой шаблон дорожной карты проекта делает каждый из шагов чрезвычайно простым и легким для выполнения.

Кроме того, в нем четко указано, над чем именно работает эта команда в каждом из своих релизов.

Кроме того, поскольку большинство планов проектов не высечены на камне — это гибкие документы, которые, вероятно, придется корректировать в процессе работы, — иногда лучше всего использовать гораздо более простой шаблон плана проекта. Его легче редактировать и, следовательно, он более гибкий.

 Простой многостраничный шаблон плана проекта

Если вам нужен многостраничный план проекта, вы все равно можете сделать его простым и понятным, организовав информацию в увлекательной форме с помощью иллюстраций, больших заголовков и большого количества пустого пространства, как в шаблоне выше.

3. Используйте шаблон расписания проекта, чтобы наметить дорожную карту для завершения

Иногда вам придется представить план проекта людям за пределами компании. В наши дни это может быть инвестор, новый клиент или потенциальный сотрудник.

В таких случаях вам, вероятно, следует создать простое расписание проекта (или дорожную карту). И обязательно держите его наготове всякий раз, когда вы идете на встречу.

Этот тип плана проекта помогает свести сложные внутренние процессы к чему-то доступному.

Простой шаблон расписания проекта

Этот шаблон расписания проекта быстро сообщает, какие команды отвечают за какие задачи в определенные периоды времени. Очень легко понять.

Вы также можете классифицировать свои задачи по приоритету. Просто выберите соответствующий цвет для каждого уровня приоритета, как в шаблоне ежемесячного расписания проекта ниже.

Совет для профессионалов: Используйте простой инструмент Venngage Roadmap Maker для создания дорожных карт за считанные минуты. Никаких дизайнерских ноу-хау не требуется.

Шаблон современного графика проекта

Вертикальная инфографика — это творческий способ представить задачи и сроки, необходимые для выполнения проекта. Большие значки помогают читателю лучше понять каждый шаг. Кроме того, вехи разбиты на части и их легко просмотреть.

Шаблон расписания проекта Timeline

Не ищете дорожную карту? Вы также можете использовать инфографику временной шкалы, чтобы спланировать свое расписание. Вы можете добавлять не только задачи, но и любые риски, зависимости и ограничения на каждом этапе, которые могут отклонить ожидаемую дату завершения.

Совет: После того как вы настроите шаблон плана проекта, вы можете загрузить его в онлайн-редакторе Venngage в формате PDF, интерактивном PDF или PNG.

4. Шаблон контрольного списка проекта предлагает высокоуровневый обзор основных результатов

Хотя контрольный список проекта может быть невероятно подробным, он также может предоставить более общий взгляд на длительный процесс с высоты птичьего полета.

Шаблон контрольного списка проекта адаптации

Адаптация новых сотрудников — это проект, который практически требует контрольного списка. Это простой и удобный способ документирования процесса адаптации. Вы будете мотивировать и поддерживать мотивацию как тренера, так и стажера.

В приведенном выше шаблоне контрольного списка проекта руководитель может легко просмотреть обширный процесс адаптации в своей компании и отслеживать свои обязанности в отношении новых сотрудников в первый день, неделю, месяц и даже год.

Простой шаблон контрольного списка проекта

Хотите быстро добавлять и удалять элементы в своем контрольном списке? Приведенный выше контрольный список плана проекта представляет собой умный шаблон, то есть вам просто нужно нажать «Добавить» или «Удалить», чтобы добавить или удалить строки.

Шаблон контрольного списка проекта HR

Этот шаблон контрольного списка проекта предназначен для адаптации, но вы можете настроить его для любого проекта и разделить задачи по этапам.

Отправьте контрольный список своей команде, чтобы они точно знали, что от них требуется.

Совет профессионала : Не дизайнер? Без проблем. Воспользуйтесь средством создания контрольных списков Venngage, чтобы создать бесплатные контрольные списки в Интернете уже сегодня.

5. Используйте шаблон отчета о состоянии проекта, чтобы визуально отслеживать свой прогресс

Как только ваша команда погрузится в работу над проектом, в план проекта почти наверняка нужно будет внести изменения. Возникают непредвиденные препятствия, выполнение некоторых задач занимает больше времени, чем ожидалось, и случаются другие препятствия.

Вот почему важно не только ставить цели, но и сообщать о своем прогрессе на протяжении всего процесса. Создание отчета о состоянии проекта поможет вам отслеживать ваш прогресс, а также эффективно передавать его другим сторонам.

Шаблон ежемесячного отчета о состоянии проекта

Ваш отчет не должен быть сложным. Этот шаблон отчета о состоянии проекта представляет собой простой одностраничный снимок, который заинтересованные стороны могут понять с первого взгляда. Статус каждого элемента и любые проблемы легко просмотреть.

Простой шаблон отчета о состоянии проекта

Этот шаблон отчета о статусе проекта имеет классную панель «завершение проекта», чтобы каждый мог сразу узнать текущий статус. Этот шаблон выходит за рамки вопросов, чтобы выделить любые риски, переменные или предположения, которые могут помешать достижению следующей вехи или закрытию проекта.

Шаблоны отчетов о состоянии управления проектом

Однако, если вы отправляете обновление статуса своим заинтересованным сторонам, вы можете включить больше контекста. Вот где может понадобиться многостраничный шаблон отчета о состоянии проекта.

При создании многостраничного плана проекта обязательно включите сводку. Это поможет сделать ваш план проекта более удобным для чтения и просмотра.

Совет профессионала . В планах проектов, требующих тесного сотрудничества, важно сделать их легкодоступными для всех членов команды. Совместная работа в режиме реального времени позволяет командам совместно разрабатывать планы, предоставлять отзывы и вносить изменения в режиме реального времени. Узнайте о совместной работе в реальном времени здесь.

 

6. Шаблон рабочего плана

Хотите более простое решение для создания рабочего графика? Попробуйте шаблон рабочего плана. Просто добавьте свой текст, чтобы заполнить план на каждый день. Или используйте наш инструмент для создания календарей, чтобы бесплатно просматривать шаблоны расписаний и настраивать их.

Шаблон плана действий по продажам

Этот шаблон рабочего плана продаж выходит за рамки планирования. Это также помогает менеджерам оценить качество работы и то, смогли ли соответствующие сотрудники уложиться в установленные сроки. Что является большим преимуществом, когда время проверки производительности.

Шаблон простого рабочего плана

Выполнение проекта зависит от правильного планирования всех задач и действий. Затем, как только вы приступите к работе, вы сможете отслеживать прогресс на основе своей дорожной карты. Постоянный мониторинг является ключевым моментом, и будьте готовы пересматривать свои цели и дорожную карту по мере продвижения проекта.

В этом простом шаблоне рабочего плана четко указано, какая команда за что и когда отвечает, чтобы вы могли поддерживать согласованность действий всех сотрудников в ходе выполнения работы.

7. Используйте шаблон карты процесса для общения между командами

Общение между командами иногда может быть кошмаром, особенно если ваша компания продолжает расти. Разные люди часто называют одну вещь разными именами, и это может вызвать ненужную путаницу. Вроде того, как люди называют безалкогольный напиток: «газировка», «кола» или «попс», но это означает ровно одно и то же.

Таким образом, присвоение общих названий каждому этапу процесса в плане проекта может немного облегчить общение.

В приведенном ниже шаблоне карты процесса они использовали восемь простых ключевых слов для каждого этапа своего проекта.

Распространенные слова и фразы в этом простом шаблоне планировщика проектов значительно упростят общение. Теперь команда разработчиков будет точно знать, что вы имеете в виду, когда говорите, что работаете над этапом «Эскиз».

В этом шаблоне процесса проекта используется просто пометка «Шаг 1» и т. д., чтобы все было понятно.

Дополнительная литература : Наше руководство по созданию инфографики процессов с помощью шаблонов.

8. Шаблон плана маркетингового проекта

Успех маркетингового плана зависит от постановки четких целей, включая конкретные показатели и описание шагов, которые ваша команда предпримет для их достижения.

Шаблон плана проекта контент-маркетинга

Этот шаблон плана маркетингового проекта невероятно подробен, с разделами для целей, анализа конкурентов, рабочего процесса и многого другого. Нажмите на изображение шаблона для полного предварительного просмотра.

Шаблон маркетингового плана управления проектом

Тем не менее, иногда вам нужен простой маркетинговый план проекта, чтобы помочь представить ваше агентство и предоставить общий обзор, как это делает этот шаблон.

Дополнительная литература : Наше руководство по маркетинговым планам, включая советы по форматированию, способы творческой (и простой) визуализации данных и шаблоны для начала работы.

9. Шаблоны стратегических планов для некоммерческих организаций

Стратегия и планирование для некоммерческих организаций — две разные вещи: планирование — это реализация стратегии, говорится в сообщении sgENGAGE. Для начала вам необходимо провести SWOT-анализ, чтобы полностью понять уникальные сильные стороны вашей некоммерческой организации.

Вы также можете разработать полный стратегический план, чтобы определить приоритеты, цели, ключевые заинтересованные стороны и многое другое. В этой инфографике представлены лучшие практики для этого процесса; нажмите на изображение, чтобы увидеть его полностью.

Здесь мы рассмотрим конкретные аспекты процесса планирования в некоммерческих организациях.

Шаблон плана сбора средств для некоммерческих организаций

График сбора средств может иметь решающее значение для вашей кампании — от начала до конца. Включите его в свой план сбора средств, чтобы проиллюстрировать цели.

Затем добавьте его во внутренние отчеты по ходу кампании, чтобы показать сумму, собранную на сегодняшний день. Вы также можете передать его своим спонсорам, чтобы мотивировать их вносить свой вклад по мере того, как вы приближаетесь к своей цели.

Вы также можете включить график сбора средств в свой окончательный отчет для спонсоров вашей некоммерческой организации, чтобы показать, чего они достигли. Это идеальный способ сказать спасибо, а также отличный способ привлечь доноров и поощрять повторные пожертвования.

Шаблон плана коммуникации для некоммерческой организации

План коммуникации должен подготовить вашу организацию к ключевым событиям или датам, но быть достаточно гибким, чтобы адаптироваться к меняющимся временам, советует Совет некоммерческих организаций.

Важно четко определить свои цели, кто является вашей аудиторией (персонами) и какие каналы и истории будут наиболее эффективны для этой аудитории. Этот шаблон охватывает все эти области.

Также подумайте о том, чтобы включить график ключевых событий и особых дней, таких как Всемирный день психического здоровья.

Дополнительная литература : Наше полное руководство по некоммерческому маркетингу или некоммерческим коммуникациям.

10. Картирование процессов в здравоохранении

Использование карт процессов проекта в здравоохранении помогает заинтересованным сторонам понять весь процесс, не прибегая к запутанной документации. Визуальные эффекты помогают с пониманием, особенно в отношении последовательности , которой будет следовать проект.

Эти визуальные элементы могут принимать форму временных шкал, блок-схем, пошаговой инфографики и многого другого. Эта временная шкала процесса планирования представляет собой общий обзор строительства новой больницы, от предложений услуг до архитектурных планов.

Картирование процессов в здравоохранении также помогает составить схему существующей системы и затем проанализировать, как эту систему можно улучшить.

Подробнее: Venngage for Healthcare Organizations 

На этой карте процессов показано, как организации здравоохранения внедряют новые медицинские административные процессы.

Дополнительная литература : Наш пост о рекомендациях по брендингу, включая шаблон, специально предназначенный для отрасли здравоохранения.

11. Маркетинговая стратегия для финансовых услуг

Финансовые услуги обычно полагались на рекомендации новых клиентов. Тем не менее, миллениалы и поколение X предпочитают проводить собственные исследования в Интернете, что делает необходимыми новые маркетинговые стратегии, такие как поисковая оптимизация, контент и маркетинг по электронной почте.

В нашем руководстве по маркетинговым планам есть подробные шаблоны, которые помогут вам спланировать, какие стратегии вам подойдут. Здесь мы сосредоточимся на инфографике и диаграммах для высокоуровневого планирования маркетинговой стратегии для финансовых услуг.

Этот слой инфографики можно редактировать, чтобы визуализировать ключевые части маркетингового плана, такие как локальное SEO или видеомаркетинг.

Вы также можете использовать интеллект-карту для планирования всей маркетинговой стратегии, от охвата до контента и входящей рекламы, как в этом шаблоне.

Дополнительная литература : Наш пост с примерами тематических исследований с шаблонами, которые работают в разных отраслях.

Рекомендации по разработке плана проекта

1. Иллюстрируйте этапы процесса с помощью значков

Многочисленные исследования показали, что люди лучше запоминают изображения, чем слова. Имея это в виду, ищите способы включить подсказки визуальной памяти в план проекта.

Иконки — это один из видов визуальных элементов, которые можно использовать для того, чтобы сделать информацию более запоминающейся. Соедините значок с важным фрагментом текста, чтобы помочь ему выделиться и запомниться читателю.

Например, в этом шаблоне временной шкалы проекта используется значок, иллюстрирующий каждый шаг процесса. Это помогает закрепить информацию и дает читателям наглядное представление, к которому можно вернуться: включите детали вашего проекта, предложив визуальное резюме, которое поможет вашей команде не сбиться с пути.

Используйте шаблон временной шкалы проекта , который предлагает обзор этапов вашего проекта, а также ожидаемые даты начала и завершения. Ваша команда сможет быстро вернуться к временной шкале, не читая кучу текста.

Например, этот шаблон временной шкалы проекта описывает задачи и этапы для каждого месяца в году:

3. Включите тему вашего проекта в свой дизайн

Хотя вашим приоритетом при разработке плана проекта должна быть функция, поиск способов сделать ваш дизайн привлекательным по-прежнему важен.

В конце концов, план вашего проекта поможет вселить уверенность в вашу команду и людей, которые будут финансировать ваш проект. Особенно, если вы можете внедрить в дизайн часть своего бренда.

Добавление неожиданных элементов дизайна поможет привлечь и заинтересовать читателей. Простой способ сделать это — включить значки и изображения, отражающие тему вашего проекта.

Например, этот шаблон планирования проекта для хлебопекарной компании включает в себя пончик:

4. Используйте диаграмму для отслеживания процесса вашего проекта

Некоторые этапы вашего проекта могут занять больше или меньше времени, чем предполагалось. Вот почему важно отслеживать свой прогресс, чтобы вы могли корректировать свои цели. Отслеживание вашего прогресса также поможет вам принимать обоснованные решения при планировании будущих проектов.

Вы можете отслеживать свой проект, используя гибкую диаграмму, которую легко обновлять, например шаблоны диаграмм, предлагаемые Venngage. Здесь также могут пригодиться наши шаблоны инфографики процессов, если вы хотите визуализировать этапы проекта.

Например, в этом шаблоне планирования проекта используется простая гистограмма для отслеживания продолжительности каждой фазы. Обновления отслеживаются в правом верхнем углу:

С помощью Venngage вы можете создавать несколько копий дизайна. Если вы обновляете диаграмму или временную шкалу, рекомендуется сохранить копию прошлых итераций.

5. Используйте шаблон расписания проекта для отслеживания задач или событий

Существуют ли конкретные даты, в которые необходимо выполнить определенные задачи? Вы можете создать календарь, в котором будет указано, что нужно делать в какой день.

Например, если ваша команда работает над мероприятием, например конференцией, то календарь необходим для организации событий на определенные даты.

В этом шаблоне расписания проекта  , например, события имеют цветовую кодировку по типу, что упрощает сканирование:

6. Оцените свой процесс с помощью диаграммы со значками

На диаграмме со значками используются (как вы уже догадались) значки для представления единиц измерения. Придумывая способы украсить дизайн плана проекта, ищите возможности визуализировать информацию, которую вы хотите подчеркнуть. Иконочная диаграмма — творческий и эффективный способ сделать это.

Например, в этом шаблоне отчета о состоянии проекта используются значки галочек для оценки успеха трех различных аспектов проекта:

7. Проиллюстрируйте, как каждый проект связан с блок-схемой инфографики

В Venngage нам очень нравится использовать блок-схему инфографики во всех аспектах нашего планирования. Эти графики — надежный способ показать, как должен развиваться проект и как каждая часть связана друг с другом.

А когда ваша команда работает над сложным процессом, визуальное представление поможет вам все организовать.

В приведенном выше примере плана проекта они использовали инфографику блок-схемы для работы над своим планом производительности.

Такой подход позволил разработчикам показать, как каждый шаг связан и как он влияет на другие шаги. Если бы они просто перечислили всю эту информацию, взаимосвязь между ней была бы потеряна.

Мы рекомендуем использовать блок-схему, чтобы объяснить, как работает отдельная часть, а не весь план проекта.

С помощью Venngage вы можете создавать блок-схемы, которые будут функциональными и красивыми.

Примеры планов проектов из мира бизнеса 

Если вам нужно немного больше вдохновения для ваших планов проектов, обязательно ознакомьтесь с некоторыми из примеров, которые мы нашли ниже.

Контрольный список управления проектом

Когда приходит время запуска вашего проекта или продукта, очень важно точно отслеживать, что необходимо сделать.

Небольшой компании легко отслеживать, над чем все работают. Но по мере роста вашего бренда это становится почти невыполнимой задачей. Тем более, что сотрудники начинают разбиваться на более мелкие команды, чтобы заняться проектом.

Теперь простой контрольный список управления проектом, как в приведенном ниже примере, может помочь вам убедиться, что все сделано вовремя:

Источник

В этом примере плана проекта они используют широкий спектр цветов для разделения задач по командам. Такой подход поможет менеджерам быстро понять, что нужно делать дальше.

Кроме того, отметив такие задачи, вы поможете каждой команде почувствовать, что они работают для достижения общей цели. Вы даже можете распечатать этот пример и повесить его в своем офисе, чтобы все точно знали, что происходит.

Пример плана проекта с использованием нескольких визуальных элементов

Как вы видели в этой статье, нет ни одного примера плана проекта, который бы идеально подходил для каждой компании. Некоторым простым проектам может понадобиться только блок-схема, но другим могут потребоваться разнообразные визуальные эффекты в многостраничном маркетинговом плане.

Вот почему ваш план проекта должен использовать сочетание различных визуальных элементов для эффективного объяснения процесса. Или, в некоторых случаях, много процессов, как на красивом плане проекта ниже:

Источник

Этот пример плана проекта является почти произведением искусства, но он все же очень эффективно передает их точку зрения.

Блок-схема, иллюстрирующая процесс создания идей:

График проекта, чтобы разбить график выпуска:

И даже эта уникальная пузырьковая диаграмма:

В целом, это один из самых уникальных проектов планы, которые мы когда-либо видели.

Пример плана проекта, ориентированного на результаты

В Venngage мы стараемся убедиться, что в конце каждого этапа нашего проекта у нас есть результат, который мы можем продемонстрировать. В противном случае мы просто крутимся и работаем над вещами, которые на данном этапе не имеют большого значения.

Если вы не знали, результат — это что-то осязаемое, что вы можете показать остальной команде. Как и в этом простом шаблоне планировщика проектов, они включают результаты, такие как отчет или презентация:

В большинстве случаев простые планы проектов терпят неудачу, потому что в них не указаны результаты или они слишком расплывчаты.

Например, хороший результат должен быть очень информативным и иметь срок выполнения. Плохой открыт и никогда не имеет в виду дату окончания.

Просто помните о реалистичности при планировании проекта, и все будет готово.

Пример плана проекта с разбивкой по инструментам и процессам

Иногда предлагать вашей команде просто пойти и сделать что-то — не лучший способ действий. Особенно, когда приближается срок, который необходимо выполнить. Можно с уверенностью сказать, что много времени будет потрачено впустую, пока они пытаются понять, с чего начать.

Однако хороший планировщик даст этим членам команды инструменты, необходимые им для достижения успеха. Точно так же, как они сделали в этом образце плана проекта для стартап-выходных:

Источник

В нижней части этого смелого плана проекта есть несколько инструментов и процессов, которым следует следовать на каждом этапе.

Теперь эти люди могут браться за дело и выполнять свои задачи вовремя. Вместо того, чтобы тратить половину времени на поиск решения.

Пример плана проекта с инфографикой

Хорошая дизайнерская работа последовательна, это так просто. Вы хотите, чтобы каждая ваша графика ощущалась и выглядела одинаково. В противном случае люди сосредоточатся на случайных элементах дизайна, а не на вашем важном контенте.

Подумайте, как сильно вас отвлекла простая опечатка в электронном письме или презентации. Непоследовательный выбор дизайна похож на опечатку в мире дизайна.

Кроме того, эта согласованность может помочь вам быстро передать информацию читателю. Элементы дизайна, такие как цвет, формы и значки, могут добавить массу контекста в любой сложный план проекта.

Источник

В этой инфографике плана проекта цветные линии обозначают ответ на вопрос. Затем они добавили простые плоские значки, чтобы дать каждому вопросу дополнительную информацию. И единая форма для иллюстрации результатов для каждого процесса.

Возможно, это не самый традиционный пример плана проекта, но он передает суть благодаря множеству визуальных элементов.

Часто задаваемые вопросы о плане проекта

Что такое шаблон плана проекта?

План проекта – это важный документ для отслеживания проекта. В плане проекта вы определяете объем, цели, результаты и сроки вашего проекта.

Вот один пример плана проекта в формате временной шкалы:

Как вы планируете проект от начала до конца?

Начало процесса — одна из самых сложных частей планирования проекта. Это потому, что потенциал настолько велик, что вы можете не знать, с чего начать.

У вашей команды может быть так много идей, что она становится перегруженной и неорганизованной за считанные минуты.

Так что, если вы не знаете, с чего начать, используйте одну из этих диаграмм, чтобы дать волю творчеству.

С помощью этого простого шаблона карты процесса вы можете начать планирование более структурированным образом.

Каждый шаг поможет вам определить цели, планы на будущее и множество других показателей, не отвлекаясь, и проведет вас через планирование проекта от начала до конца. Эта простая диаграмма плана проекта имеет ту же цель.

Каковы ключевые элементы плана проекта?

 План проекта должен отвечать на следующие вопросы:

• Какова цель этого проекта (какую проблему он собирается решить)?
• Каковы основные результаты?
• Каковы будут сроки, включая крайние сроки?
• Кто будет в команде этого проекта и какую роль они будут играть?
• Какие ресурсы необходимы для завершения этого проекта?

Проблема в том, что люди погружаются в написание плана проекта, не понимая его цели или важности его различных разделов.

План вашего проекта должен быть организован, сфокусирован, удобочитаем и достаточно привлекателен, чтобы привлечь внимание вашей команды.

Это особенно важно, если вы включаете свой план проекта в информационный бюллетень компании, канал Slack или презентацию (будь то внутренние или внешние заинтересованные лица) — везде, где людям нужно понять проект с первого взгляда.

Как мне использовать Venngage для создания плана проекта?

В нашем онлайн-редакторе с функцией перетаскивания легко изменить шаблоны планирования проекта в этом сообщении блога.

Вот краткий обзор того, как работает наш редактор, включая панель редактирования текста, библиотеку значков и стоковых фотографий (бесплатно), функцию загрузки фотографий и многое другое.

Вот как начать:

1. Зарегистрируйте бесплатную учетную запись Venngage.
2. Просмотрите наши шаблоны планов проектов (некоторые из них бесплатны, некоторые платные).
3. Нажмите на понравившийся шаблон и начните его настройку в нашем простом онлайн-редакторе.
4. Перейдите на платный план, чтобы загрузить план проекта в формате PDF, PNG или PowerPoint.

Вкратце

С помощью этих основных советов вы будете на пути к созданию впечатляющего и эффективного плана проекта. Помните, что хорошо выполненный проект начинается с четкого плана.

Не дизайнер? Без проблем. Создайте привлекательный план проекта с помощью Venngage, простого дизайнерского инструмента для делового общения.

12 проверенных экспертами примеров бизнес-планов, которые помогут вам написать свой собственный

Спросите любого успешного спортивного тренера, как ему удается выиграть так много игр, и он скажет вам, что у него есть уникальный план для каждой отдельной игры. Та же логика применима и к бизнесу. Если вы хотите построить процветающую компанию, способную опередить конкурентов, вам нужно подготовиться к битве, прежде чем выйти на рынок.

Бизнес-планы помогут вам пройти тернистый путь развития компании. Ссылаясь на один из них, вы будете на пути к успеху. И если ваш бизнес-план достаточно убедителен, он также может убедить инвесторов предоставить вам финансирование.

Как выглядит бизнес-план? И как написать то, что будет жизнеспособным и убедительным? Давайте рассмотрим формат бизнес-плана и примеры бизнес-планов, которые вы можете использовать, чтобы вдохновить свои собственные.

Заполните форму, чтобы получить бесплатный шаблон.

Бесплатный шаблон бизнес-плана

Избранный ресурс

Формат бизнес-плана

Прежде чем приступить к составлению бизнес-плана, у вас может возникнуть вопрос: «С чего начать? Как его отформатировать?»

Как правило, бизнес-план представляет собой документ, в котором подробно описывается, как компания будет достигать своих целей.

Большинство бизнес-планов включают следующие разделы:

1. Резюме

Резюме, пожалуй, самый важный раздел всего бизнес-плана. По сути, это обзор или введение, написанное таким образом, чтобы привлечь внимание читателей и провести их через остальную часть бизнес-плана (который может занимать десятки или сотни страниц).

Большинство резюме включает:

• Программное заявление
• История компании и лидерство
• Обзор конкурентных преимуществ
• Финансовые прогнозы
• Цели компании

Однако многие из этих тем будут более подробно рассмотрены позже в бизнес-плане, поэтому резюме должно быть четким и кратким, включая только самые важные выводы.

Если вы планируете начать или расширить малый бизнес, подготовка бизнес-плана по-прежнему очень важна. План должен включать все основные факторы вашего бизнеса. Вы можете просмотреть этот PDF-файл для малого бизнеса, чтобы получить представление о том, как создать его для своего бизнеса.

Ознакомьтесь с нашими советами по написанию эффективного резюме для получения дополнительной информации.

2. Рыночная возможность

Здесь вы подробно описываете рыночную возможность. Где пробел в текущей отрасли, и как ваш продукт заполнит этот пробел?

В этот раздел можно включить:

• Размер рынка
• Текущая или потенциальная доля рынка
• Тенденции в отрасли и поведение потребителей
• Где пробел
• Что вызвало разрыв
• Как вы собираетесь его заполнить

Чтобы получить полное представление о рыночных возможностях, вам необходимо провести анализ TAM, SAM и SOM, а также провести исследование рынка в вашей отрасли. Вы также можете извлечь пользу из создания SWOT-анализа, чтобы определить некоторые идеи для этого раздела.

3. Конкурентная среда

Говоря о доле рынка, вам необходимо создать раздел, в котором будут представлены сведения о главных конкурентах. В конце концов, у ваших клиентов, вероятно, есть более чем один провайдер на выбор, и вы захотите точно понять, почему они могут выбрать одного, а не другого. Выполнение конкурентного анализа может помочь вам выявить:

• Отраслевые тенденции, которые другие поставщики могут не использовать
• Сильные стороны ваших конкурентов, которые могут стать препятствием для преодоления
• Слабые стороны ваших конкурентов, которые могут помочь вам в развитии торговых точек
• Уникальное предложение, которое вы предлагаете рынку и которое может найти отклик у клиентов

4. Целевая аудитория

В этом разделе будет подробно описано, кто входит в ваши потребительские сегменты. Какова демографическая и психографическая информация вашей аудитории?

Если ваш непосредственный ответ «все», вам нужно копнуть глубже. Спросите себя:

• Какая демографическая группа, скорее всего, будет нуждаться/покупать ваш продукт или услугу?
• Какова психографика этой аудитории? (Желания, вызывающие события и т.д.)
• Чем ценны для них ваши предложения?

Может быть полезно создать портрет покупателя, чтобы понять образ мыслей ваших идеальных клиентов и четко понять, почему вы нацелились на них.

5. Маркетинговая стратегия

Здесь вы обсудите, как вы будете привлекать новых клиентов с помощью своей маркетинговой стратегии. Вы можете включить информацию о:

• Видении позиционирования бренда и способах его развития
• Цели, которые вы стремитесь достичь
• Метрики, которые вы будете использовать для измерения успеха
• Каналы и тактика распространения, которые вы будете использовать

Может помочь уже составленный маркетинговый план, который поможет вам информировать об этом компоненте вашего бизнес-плана.

6. Основные функции и преимущества

В какой-то момент вашего бизнес-плана вы рассмотрите основные функции и преимущества ваших продуктов и/или услуг. Их изложение может дать читателям представление о том, как вы позиционируете себя на рынке и какие сообщения вы, вероятно, будете использовать. Это может даже помочь им лучше понять вашу бизнес-модель.

7. Ценообразование и доход

Здесь вы обсудите структуру затрат и различные источники дохода. Ваша ценовая стратегия должна быть достаточно надежной, чтобы приносить прибыль, сохраняя при этом конкурентоспособность в отрасли. По этой причине вы можете выделить:

• Конкретная разбивка цен по продуктам или услугам
• Почему ваши цены выше или ниже, чем у конкурентов
• (если выше) Почему клиенты готовы платить больше
• (если ниже) Как вы можете предлагать свои товары или услуги по более низкой цене
• Когда вы ожидаете безубыточности, какую маржу вы ожидаете и т. д.?

8. Финансы

Этот раздел особенно информативен для инвесторов и руководящего состава, чтобы определить стратегии финансирования, инвестиционные возможности и т. д. Согласно Forbes, вы должны включить три основных пункта:

• Отчет о прибылях и убытках — отвечает на вопрос, является ли ваш бизнес прибыльным в настоящее время.
• Отчет о движении денежных средств . В нем подробно указывается, сколько денежных средств поступает и уходит, чтобы дать представление о том, сколько денежных средств имеется в распоряжении предприятия.
• Бухгалтерский баланс . В нем представлены активы, обязательства и собственный капитал, что дает представление о стоимости бизнеса.

Хотя некоторые бизнес-планы могут включать больше или меньше информации, это ключевые детали, которые вы должны включить.

Имейте в виду, что каждый из этих разделов будет отформатирован по-разному. Некоторые могут быть в формате абзаца, а другие будут в виде диаграмм.

Примеры шаблонов бизнес-планов

Теперь, когда вы знаете, что входит в бизнес-план и как его форматировать, давайте рассмотрим некоторые шаблоны.

1. Одностраничный бизнес-план HubSpot

Загрузите бесплатный редактируемый одностраничный шаблон бизнес-плана.

Приведенный выше бизнес-план был создан здесь, в HubSpot, и идеально подходит для предприятий любого размера — независимо от того, сколько стратегий нам еще предстоит разработать.

Такие поля, как «Описание компании», «Необходимое финансирование» и «Сроки реализации», дают этому одностраничному бизнес-плану основу для построения нашего бренда и задач, которые необходимо отслеживать по мере нашего роста. Затем, по мере развития бизнеса, он может расширить свой первоначальный бизнес-план новой итерацией вышеупомянутого документа.

2. Загружаемый шаблон бизнес-плана HubSpot

Мы создали шаблон бизнес-плана для предпринимателей.

Загрузите бесплатный редактируемый одностраничный шаблон бизнес-плана.

Шаблон разработан как руководство и контрольный список для начала собственного бизнеса. Вы узнаете, что включить в каждый раздел вашего бизнес-плана и как это сделать. Также есть список, который вы должны отметить, когда закончите каждый раздел своего бизнес-плана.

Строгие планы на игры помогают тренерам побеждать в играх, а компаниям — достигать вершин в своих отраслях. Поэтому, если вы потратите время и усилия, необходимые для написания жизнеспособного и убедительного бизнес-плана, вы повысите свои шансы на успех и даже доминирование на своем рынке.

3. Шаблон финансового планирования LiveFlow со встроенной автоматизацией

Этот бесплатный шаблон от LiveFlow призван упростить для предприятий создание финансового плана и ежемесячное отслеживание его прогресса. Формат P&L Budget по сравнению с фактическим позволяет пользователям отслеживать свои доходы, себестоимость продаж, операционные расходы, маржу операционной прибыли, чистую прибыль и многое другое.

Сводная информационная панель объединяет все данные, помещаемые в лист финансового плана, и автоматически обновляется при внесении изменений. Вместо того, чтобы тратить часы на ручной импорт данных в электронную таблицу, LiveFlow также может помочь вам автоматически подключить учетные и банковские данные непосредственно к вашей электронной таблице, чтобы ваши цифры всегда были актуальными.

С помощью панели инструментов вы можете просмотреть свою взлетно-посадочную полосу, остаток денежных средств, скорость сжигания, валовую прибыль и другие показатели. Наличие простого способа отслеживать все в одном месте облегчит заполнение финансового раздела вашего бизнес-плана.

4. Образец бизнес-плана ThoughtCo

Если вы хотите сослаться на реальный бизнес-план при написании своего собственного, ThoughtCo поможет вам. Он создал вымышленную компанию под названием Acme Management Technology и написал для нее полный бизнес-план.

Использование образца бизнес-плана в качестве руководства при заполнении собственного поможет вам уловить и включить в свой бизнес-план небольшие, но важные детали, которые иначе вы могли бы не заметить.

5. Бесплатный шаблон бизнес-плана BPlan

Один из наиболее финансово ориентированных примеров бизнес-планов в этом списке. Бесплатный шаблон бизнес-плана BPlan посвящает многие страницы финансовому плану и финансовой отчетности вашего бизнеса.

После заполнения этого бизнес-плана ваша компания действительно поймет свое финансовое положение и шаги, которые необходимо предпринять для его поддержания или улучшения.

6. «Как написать успешный бизнес-план» в Harvard Business Review

Большинство примеров бизнес-планов учат вас, что включать в ваш бизнес-план, но эта статья в Harvard Business Review поднимет ваш бизнес-план на новый уровень — она учит вы почему и как за написание бизнес-плана.

Под руководством Стэнли Рича и Ричарда Гумперта, соавторов книги «Бизнес-планы, которые выигрывают: уроки форума предприятий MIT», вы научитесь составлять убедительный бизнес-план, который подчеркивает рыночный спрос на ваш продукт или оказание услуг. Вы также узнаете, какие финансовые выгоды инвесторы могут получить, вкладывая деньги в ваше предприятие, а не пытаясь продать им, насколько хорош ваш продукт или услуга.

7. Полное руководство по открытию бизнеса от HubSpot

Если вы предприниматель, то знаете, что составление бизнес-плана — один из самых сложных первых шагов на пути к открытию бизнеса. К счастью, с подробным руководством HubSpot по открытию бизнеса вы научитесь планировать все детали вашего бизнеса, понимая, что включить в свой бизнес-план и почему это важно. В руководстве также подробно описан образец бизнес-плана.

Если вам нужны дополнительные рекомендации по открытию бизнеса, руководство HubSpot может научить вас, как сделать ваш бизнес легальным, выбрать и зарегистрировать название вашей компании и финансировать свой бизнес. Он также предоставит налоговую информацию для малого бизнеса и предоставит советы по маркетингу, продажам и обслуживанию.

8. Бесплатный шаблон бизнес-плана Panda Doc

Бесплатный шаблон бизнес-плана Panda Doc является одним из наиболее подробных и детализированных образцов бизнес-планов в этом списке. В нем описывается, что вы должны включить в каждый раздел, поэтому вам не придется придумывать все с нуля.

Как только вы заполните его, вы полностью поймете мельчайшие детали вашего бизнеса и то, как все его движущиеся части должны работать вместе, чтобы способствовать его успеху.

9. Администрация малого бизнеса Бесплатный шаблон бизнес-плана

Администрация малого бизнеса (SBA) предлагает несколько бесплатных шаблонов бизнес-плана, которые можно использовать для разработки собственного плана. Прежде чем приступить к работе, вы можете решить, какой тип бизнес-плана вам нужен — традиционный или план бережливого стартапа.

Затем вы можете просмотреть формат обоих этих планов и просмотреть примеры того, как они могут выглядеть.

10. Образец бизнес-плана Culina

Источник изображения

Образец бизнес-плана Culina — отличный шаблон для использования, если вы просто хотите заполнить свою информацию. Вы также можете использовать этот шаблон в качестве руководства при сборе важных деталей. Изучив этот образец, вы лучше поймете, какие данные и исследования необходимо провести для вашего собственного бизнес-плана.

11. Пример бизнес-плана Plum

Источник изображения

Это один из моих любимых примеров бизнес-планов, потому что вы видите, как визуальные эффекты могут помочь рассказать историю вашего бренда. Изображения в этом шаблоне самые современные, что имеет смысл для такой инновационной компании, как Plum. При создании собственного бизнес-плана убедитесь, что изображения и дизайн, которые вы используете, подходят для вашего бренда.

Кроме того, включенные финансовые диаграммы невероятно полезны, если вы не уверены, какую финансовую информацию включить.

12. Образец бизнес-плана LiveShopBuy

Источник изображения

В этом бизнес-плане основное внимание уделяется инвестиционным возможностям. Это отличный шаблон для использования, если вы собираетесь использовать свой бизнес-план для получения финансирования. Раздел инвестиционных возможностей находится прямо перед ним и занимает несколько страниц. Затем более подробно рассказывается об отраслевом анализе синопсиса компании.

Основные примеры бизнес-планов

Вот несколько готовых образцов бизнес-планов, которые помогут вам понять, как адаптировать план для вашего бизнеса. Мы выбрали различные типы идей бизнес-плана, чтобы расширить ваше воображение. Некоторые из них обширны, в то время как другие довольно просты.

Посмотри.

1. LiveFlow

Одним из основных расходов бизнеса является маркетинг. То, как вы управляете своим маркетингом, отражает доход вашей компании. Мы включили этот бизнес-план, чтобы показать вам, как вы можете обеспечить соответствие вашей маркетинговой команды вашему общему бизнес-плану для получения результатов. План также показывает вам, как отслеживать даже самые маленькие показатели ваших кампаний, такие как рентабельность инвестиций и период окупаемости, вместо того, чтобы просто сосредотачиваться на больших показателях, таких как валовая прибыль и доход.

Финтех-стартап LiveFlow позволяет пользователям синхронизировать данные в режиме реального времени из своих бухгалтерских служб, платежных платформ и банков в настраиваемые отчеты. Это избавляет от необходимости собирать отчеты вручную, экономя время команд и помогая автоматизировать рабочие процессы.

Когда дело дошло до включения маркетинговой стратегии в бизнес-план, LiveFlow создал отдельный маркетинговый отчет о прибылях и убытках (P&L), чтобы отслеживать, насколько хорошо компания справляется со своими маркетинговыми инициативами. Это отличный подход, позволяющий компаниям сосредоточиться на том, где их маркетинговые вложения приносят наибольшую отдачу.

«Использование этой структуры вместо традиционного маркетингового плана поможет вам разработать прибыльную маркетинговую стратегию с учетом таких факторов, как CAC, LTV, период окупаемости и прибыль и убытки», — объясняет соучредитель LiveFlow Лассе Калкар.

Имея под рукой эту информацию, вы сможете с уверенностью составить маркетинговый раздел вашего бизнес-плана. LiveFlow поделился шаблоном здесь. Вы можете проверить это на себе.

2. Lula Body

Это хороший пример бизнес-плана для предприятий, предоставляющих услуги, таких как тренажерные залы, бокс, танцевальные классы и т. д. Для начала в плане показано, как составить бюджет для бизнес-кредита и на чем сосредоточиться при покупке. первый. Все хорошо представлено, в том числе то, что взимать с клиентов в разных сценариях, и ожидаемый доход. Это хорошая основа, на основе которой можно оценить эффективность бизнеса с течением времени.

Бруклин Владелец бизнеса и инструктор по пилатесу Тара Кашьяп увидела в своем районе потребность в студии пилатеса, тканей и бодиворк. В ответ она открыла Lula Body в Crown Heights.

На изображении выше представлен гипотетический отчет о ценах и доходах, основанный на бизнес-плане Лулы Боди. Как видите, Кашьяп разбивает стоимость занятий, начальные расходы, ежемесячные расходы и свой ежемесячный прогноз продаж. Все, от стоимости оборудования до процентов по кредиту, включено в расходы, чтобы дать наиболее точную картину операционных расходов и доходов.

Если вы ищете внешнее финансирование для своего бизнеса, убедитесь, что этот раздел вашего бизнес-плана является максимально подробным.

3. Patagonia

Иногда все, что вам нужно, — это четкая формулировка миссии и основные ценности, которые помогут вам действовать во всем. Вы делаете это, создавая бизнес-план, вращающийся вокруг того, как лучше всего выполнить ваше заявление. Например, Patagonia — экологически чистая компания, поэтому в их плане обсуждается, как сделать лучший экологически чистый продукт, не причиняя вреда.

Хорошая формулировка миссии должна не только находить отклик у потребителей, но и служить компасом основных ценностей для сотрудников.

У продавца верхней одежды в Патагонии одна из самых убедительных формулировок миссии, которые мы когда-либо видели:

«Мы работаем, чтобы спасти нашу родную планету».

Он захватывает с самого начала, а тема защиты окружающей среды продолжается до конца их заявления.

В открытом письме длиной в страницу объясняется, что они стремятся «создать лучший продукт, не причинять ненужного вреда и использовать бизнес для защиты природы».

Их миссия убедительна и подробна, в каждом разделе описывается, как они будут достигать своей цели.

4. Домашняя автоматизация Vesta

Это тот тип бизнес-плана, который вам понадобится при подаче заявления на финансирование бизнеса. Он ясно иллюстрирует ожидаемое будущее компании и то, как развивался бизнес на протяжении многих лет.

Этот краткий обзор запуска устройства для умного дома является частью бизнес-плана, разработанного студентами Университета Маунт-Ройял. Несмотря на то, что ему не хватает некоторых элегантных визуальных эффектов, как в приведенных выше шаблонах, его сводка отлично демонстрирует, насколько они вложены в бизнес.

Сразу же они упоминают, что уже вложили в компанию 200 000 долларов, что показывает инвесторам, что они умеют играть в эту игру, а не просто ищут кого-то еще, чтобы платить по счетам.

Приступайте к написанию бизнес-плана

Когда вы только начинаете составлять бизнес-план, это может быть непросто. Деловой мир движется быстро, и в нем полно амбициозных компаний, изо всех сил пытающихся получить большую часть доли рынка в своей отрасли.

Вот почему важно убедиться, что вы понимаете ценность своего бизнеса и можете сообщить об этом с помощью правильно составленного бизнес-плана.

Примечание редактора: этот пост был первоначально опубликован в ноябре 2018 года и обновлен для полноты.

 

Первоначально опубликовано 19 июля 2022 г., 7:00:00, обновлено 14 сентября 2022 г.

Не забудьте поделиться этой публикацией!

Как написать план действий

Планируете воплотить свое видение в жизнь? И как вам лучше всего избежать трудностей и проблем в этом путешествии? Твердый план действий.

Мы наметили 6 шагов, объясняющих, как написать план действий. Как только вы ознакомитесь с ними, используйте редактируемые шаблоны ниже, чтобы сразу приступить к планированию.

Что такое план действий

План действий — это контрольный список шагов или задач, которые необходимо выполнить для достижения поставленных целей.

Это неотъемлемая часть процесса стратегического планирования, помогающая улучшить планирование командной работы. Люди могут использовать планы действий не только в управлении проектами, но и для подготовки стратегии для достижения своих личных целей.

Компоненты плана действий включают

• Четкое описание цели, которую необходимо достичь
• Задачи/шаги, которые необходимо выполнить для достижения цели
• Люди, которые будут отвечать за выполнение каждой задачи
• Когда эти задачи будут выполнены (сроки и основные этапы)
• Ресурсы, необходимые для выполнения задач
• Меры для оценки прогресса

Что хорошо, когда все перечислено в одном месте, так это то, что это упрощает отслеживание прогресса и эффективно планировать дела.

План действий не является чем-то высеченным на камне. По мере роста вашей организации и изменения окружающих обстоятельств вам придется пересматривать и вносить коррективы в соответствии с последними потребностями.

Зачем нужен план действий 

Иногда предприятия не тратят много времени на разработку плана действий перед инициативой, что в большинстве случаев приводит к провалу. Если вы не слышали, «неспособность планировать — это планирование неудачи», — предположительно однажды сказал Бенджамин Франклин.

Планирование поможет вам подготовиться к предстоящим препятствиям и не сбиться с пути. А с помощью эффективного плана действий вы сможете повысить свою продуктивность и сосредоточиться.

Вот некоторые преимущества плана действий, о которых вам следует знать.

• Это дает вам четкое направление. Поскольку план действий точно указывает, какие шаги необходимо предпринять и когда они должны быть выполнены, вы будете точно знать, что вам нужно сделать.
• Если ваши цели будут записаны и спланированы пошагово, это даст вам повод сохранять мотивацию и приверженность делу на протяжении всего проекта.
• Имея план действий, вы можете отслеживать свой прогресс в достижении цели.
• Поскольку в плане действий вы перечисляете все шаги, которые необходимо выполнить, это поможет вам расставить приоритеты задач в зависимости от усилий и воздействия.

Как написать план действий | Best Practices

На первый взгляд создание плана действий кажется довольно простым. Но есть несколько важных шагов, которые вы должны соблюдать с осторожностью, чтобы получить максимальную отдачу от этого. Вот как написать план действий, объясненный в 6 простых шагах.

Шаг 1. Определите свою конечную цель 

Если вы не знаете, что хотите сделать и чего хотите достичь, вы настраиваете себя на неудачу.

Планируете новую инициативу? Начните с определения того, где вы находитесь и где вы хотите быть.

Решение проблемы? Проанализируйте ситуацию и изучите возможные решения, прежде чем расставлять приоритеты.

Тогда запишите свою цель. И прежде чем перейти к следующему шагу, проверьте свою цель по критериям SMART. Или, другими словами, убедитесь, что он 

• Конкретный – четко определенный и четкий
• Измеримый – включает измеримые показатели для отслеживания прогресса  
• Достижимый – реалистичный и достижимый в рамках ресурсов, времени, денег, опыта и т. д. есть
• Актуальная — соответствует другим целям 
• Своевременная — имеет дату окончания 

Используйте эту таблицу целей SMART, чтобы упростить этот процесс. Поделитесь им с другими, чтобы получить их мнение.

Рабочий лист SMART Goals (Нажмите на шаблон, чтобы отредактировать его онлайн)

И обратитесь к нашему простому руководству по процессу постановки целей, чтобы узнать больше о постановке и планировании ваших целей.

Шаг 2. Перечислите шаги, которые необходимо выполнить 

Цель ясна. Что именно нужно сделать, чтобы это реализовать?

Создайте примерный шаблон для перечисления всех задач, которые необходимо выполнить, сроков выполнения и ответственных лиц.

Простой шаблон плана действий (Нажмите на шаблон, чтобы отредактировать его онлайн)

Важно убедиться, что вся команда участвует в этом процессе и имеет доступ к документу. Таким образом, каждый будет знать о своих ролях и обязанностях в проекте.

Убедитесь, что каждая задача четко определена и достижима. Если вы столкнетесь с более крупными и сложными задачами, разбейте их на более мелкие, которые легче выполнять и управлять ими.

Советы: Используйте шаблон матрицы RACI для уточнения ролей и обязанностей в проекте, а также для планирования проектов

Шаг 3. Приоритизация задач и добавление сроков

Пришло время реорганизовать список, расставив задачи по приоритетам. Некоторым шагам вам, возможно, придется расставить приоритеты, поскольку они могут блокировать другие подшаги.

Добавьте сроки и убедитесь, что они реалистичны. Проконсультируйтесь с лицом, ответственным за его выполнение, чтобы понять его или ее возможности, прежде чем принимать решение о сроках.

Шаг 4. Установите вехи 

Вехи можно рассматривать как мини-цели, ведущие к основной цели в конце. Преимущество добавления вех заключается в том, что они дают членам команды возможность с нетерпением ждать чего-то и помогают им оставаться мотивированными, даже если окончательный срок выполнения еще далеко.

Начните с конечной цели и двигайтесь назад, устанавливая вехи. Помните, что между установленной вами вехой не должно быть слишком мало или слишком много времени. Лучше всего разносить вехи на две недели друг от друга.

Шаг 5. Определите необходимые ресурсы

Прежде чем приступить к проекту, очень важно убедиться, что у вас есть все необходимые ресурсы для выполнения задач. И если они в настоящее время недоступны, вам нужно сначала составить план их приобретения.

Это также должно включать ваш бюджет. Вы можете назначить столбец своего плана действий, чтобы отметить стоимость каждой задачи, если таковые имеются.

Шаг 6. Визуализируйте свой план действий

Целью этого шага является создание того, что каждый может понять с первого взгляда и чем можно поделиться со всеми.

Независимо от того, представляет ли ваш план действий блок-схему, диаграмму Ганта или таблицу, убедитесь, что в нем четко изложены элементы, которые мы уже идентифицировали: задачи, ответственные за задачи, сроки, ресурсы и т. д. 

Этот документ должен быть легко доступным для всех и должны быть редактируемыми.

Шаг 7. Мониторинг, оценка и обновление

Выделите некоторое время, чтобы оценить прогресс, достигнутый вашей командой.

Вы можете отметить выполненные задачи в этом итоговом плане действий, чтобы привлечь внимание к тому, как вы продвигаетесь к цели.

Это также выявит незавершенные или отложенные задачи, и в этом случае вам нужно выяснить, почему, и найти подходящие решения. И затем соответствующим образом обновить план действий.

Шаблоны плана действий

Бизнес-план действий  Шаблон бизнес-плана действий (щелкните шаблон, чтобы отредактировать его онлайн)

Простое руководство по составлению бизнес-плана для презентаций

План маркетинговых действий План маркетинговых действий ( Нажмите на шаблон, чтобы редактировать его онлайн) 9

Шаблон плана корректирующих действий Простое руководство по созданию бизнес-плана на случай непредвиденных обстоятельств

Шаблон плана действий Шаблон плана действий (Щелкните шаблон, чтобы редактировать его онлайн)

Есть еще советы по созданию плана действий?

План действий предназначен для того, чтобы указать вам путь к достижению ваших целей. Это превращает ваше видение в реальные цели и шаги. И это помогает вам оставаться сосредоточенным и мотивированным.

От отдельного сотрудника в организации до более крупных отделов могут использовать планы действий, чтобы направить свой путь к достижению своих целей.

Может быть, вы собираетесь создать свой первый план действий или уже умеете его составлять. В любом случае, мы хотели бы услышать ваше мнение о том, как составить план действий. Поделитесь ими с нами в разделе комментариев ниже.

шаги плана действий шаблон плана действий разработка плана действий как составить план действий как составить план действий как написать план действий что такое план действий

Как написать план проекта за 8 простых шагов

Сегодня пятница днем . Вы связались со своей командой, ваши проекты выполнены, и вы готовы к следующей неделе. Ваши выходные выглядят яркими.

Внезапно ваш начальник подходит к вашему столу с захватывающими новостями. Вы возглавите следующий крупный многокомандный проект с ключевым клиентом, начало которого намечено на следующей неделе. Это отличная новость, но теперь этот призрак маячит над вашими выходными. Вам нужно будет организовать проект как можно скорее, но с таким количеством вовлеченных заинтересованных сторон вам нужно подумать о том, как создать план управления проектом.

Процесс планирования проекта может быть сложным, особенно когда проекты становятся все более сложными. По данным Forbes, 25 % технологических проектов терпят полный провал — удручающая статистика для руководителей проектов. Хорошая новость заключается в том, что вам не нужно быть экспертом по управлению проектами или жертвовать своими выходными, чтобы спланировать успешное начало проекта за короткий промежуток времени. Вам просто нужно понять восемь простых шагов, как написать план проекта.

Как составить план проекта за 8 простых шагов

Шаг 1. Расскажите о проекте ключевым заинтересованным сторонам, определите цели и получите первоначальное согласие

Первый шаг в любом проекте — определить «что» и «почему». Ключевые заинтересованные стороны имеют влияние и полномочия, чтобы определить, является ли проект успешным, и их цели должны быть достигнуты. Даже если проект исходит от самого генерального директора, вам все равно нужна его поддержка.

Используйте этот первоначальный разговор, чтобы договориться, определить цели и определить ценность проекта. В этой части процесса планирования проекта обсудите потребности и ожидания и установите базовый план, бюджет и сроки. Это создает прочную основу для вашего рабочего плана проекта. Для начала рассмотрите возможность использования шаблона плана проекта. Venngage предлагает более 30 шаблонов планов проектов , чтобы визуализировать вашу стратегию и обеспечить успех вашего проекта.

Вот некоторые вопросы, которые вы должны обсудить с заинтересованными сторонами:

• Как составить план проекта, соответствующий целям компании?
• Чего ожидают заинтересованные стороны? Чего от них ждать?
• Как вы будете измерять успех?
• Каковы ваши ресурсы?
• Какие активы или результаты ожидаются от этого проекта?

Шаг 2.

Перечислите цели, согласуйте OKR и наметьте проект

По словам руководителей, отсутствие четких целей является причиной 37% неудач проекта. Без четких целей вы обнаружите, что требования, задачи и сроки, которые вы устанавливаете для своего рабочего плана проекта, не имеют ничего общего с ними. Теперь, когда у вас есть список потребностей ключевых заинтересованных сторон и их заинтересованность, начните назначать их для целей и OKR. OKR — это методика планирования и постановки целей, получившая известность благодаря Intel и Google. Ваш проект должен соответствовать OKR вашей команды и компании.

Попробуйте записать цели проекта на доске планов проекта и связать их с требованиями заинтересованных сторон, которые они удовлетворяют. Оттуда создайте структуру, вехи и задачи, необходимые для достижения этих целей. Например, запуск проекта или продукта сам по себе может стать важной вехой, поэтому важно знать, как вы будете это делать — возможно, вы воспользуетесь шаблоном плана запуска продукта, чтобы упростить процесс. Вехи могут определять контрольные точки на протяжении всего проекта, чтобы всем было ясно, как выглядит прогресс, каковы ожидания и когда они будут измеряться.

Шаг 3: Создайте документ о содержании проекта

Теперь, когда у вас есть план проекта, ваши задачи согласованы с целями и одобрение команды, пришло время создать документ о содержании проекта с подробным описанием элементов проекта, которые вы перечислили. на втором шаге.

Посмотрите на каждый результат и определите ряд задач, которые необходимо выполнить для выполнения каждого из них. Для каждой задачи определите количество времени, необходимое для ее выполнения, необходимые ресурсы и ответственных за ее выполнение. Завершите и запишите детали проекта, чтобы у всех был единый источник правды. Сделайте документ легко доступным, как в вашем инструменте управления проектами, чтобы уменьшить вероятность дорогостоящего недопонимания.

Несмотря на то, что подготовка документации по содержанию проекта и расчет освоенной стоимости должны быть стандартной практикой, каждый четвертый менеджер проекта, опрошенный Wellingstone’s State of Project Management Survey, сказал, что он «никогда» или «иногда» не готовит стандартную документацию по определению объема. Его создание позволит вам выделиться из толпы и поможет всем оставаться на одной волне.

Шаг 4. Составление подробного расписания проекта

После того, как ваши цели, задачи и этапы уже намечены для вас, пришло время начать включать ваш проект в расписание. Диаграмма Ганта — это удобный инструмент, который поможет вам легко визуализировать временную шкалу вашего проекта. Это интерактивная временная шкала, которая дает вам полное представление о ходе проекта, объеме работ и зависимостях.

Зависимости — это задачи, которые необходимо выполнить, прежде чем можно будет начать другие задачи. Планируя задачи, используйте подзадачи, чтобы разбивать большие задачи на более мелкие. Это может упростить отчетность (вы можете ознакомиться с нашим руководством о том, как написать отчет об управлении проектом!) и управление ресурсами. Давайте определим каждое:

• Задачи: Отдельные задачи, которые люди должны выполнять для достижения ваших целей
• Подзадачи: Не дольше нескольких дней каждая, они помогают разбить большую задачу на более мелкие шаги
• Вехи: Основные этапы или события в вашем проекте, которые помогают разделить проект и действуют как проверки на протяжении всего жизненного цикла проекта

Совет от профессионала: Хотите открыть маленький секрет? Когда вы их настраиваете, добавляйте подушки к ключевым задачам, чтобы у вас было пространство для маневра для противопожарных учений или неожиданных узких мест — например, если клиенту требуется дополнительное время для проверки или член команды звонит по болезни. В идеальном мире некоторые задачи могут занять день. Так что, может быть, вы сделаете их двумя в своем плане. Однако нет необходимости давать каждой задаче подушку — взвесьте риски и добавьте их там, где это наиболее целесообразно. Будущее вы будете благодарны вам.

Шаг 5. Определите роли, обязанности и ресурсы

Ресурсы — это люди, оборудование или деньги, необходимые для завершения проекта. После того, как вы выбрали инструменты и получили бюджет, не забывайте о своих людях. Даже люди, которые уже знают, как написать рабочий план проекта и делали это сотни раз, могут недооценивать свои потребности в рабочей силе.

Диаграмма RACI поможет вам определить, кто и что будет делать для вашего проекта. Это матрица всех задач проекта с указанием ответственных (назначенных для завершения работы), подотчетных (имеющих право да/нет/вето), с которыми консультируются (должны одобрять или вносить свой вклад) и информированных (должны знать о действии). или решение).

Когда вы начнете назначать задачи, убедитесь, что вы принимаете во внимание пропускную способность. Уточните обязанности и ожидания каждого человека. Имейте в виду, что 95 % сотрудников сообщают, что одновременно работают более чем в одной команде или над одним проектом, и если проекты не согласованы, рабочие нагрузки становятся слишком напряженными для команд. Согласно нашему отчету об эпидемии стресса, стресс заставляет около 50% работников искать другую работу, а 25% вообще бросают свою текущую работу.

При планировании проекта подумайте, как вы будете фильтровать входящие запросы, влияющие на сроки или бюджет проекта. Крайне важно знать, как рассчитать освоенную стоимость, чтобы контролировать уровень выполненной работы над проектом в соответствии с планом. Для менеджеров проектов такие инструменты, как управление ресурсами Wrike, могут помочь вам визуализировать задачи вашего проекта с точки зрения рабочего процесса команды, предоставляя вам прозрачность и гибкость для балансировки рабочих нагрузок.

Шаг 6. Определение процесса связи и регистрации

По данным McKinsey, сотрудники тратят почти 20% рабочей недели на поиск и сбор информации. Неэффективное общение и сотрудничество — две основные причины стресса на рабочем месте. Когда заинтересованным сторонам приходится просматривать страницы электронных писем или постоянно запрашивать обновления, они разочаровываются, и их мотивация падает.

Уменьшите разочарование, разместив все элементы проекта, такие как активы, беседы, задачи, сроки выполнения, обновления и отчеты, в одном месте, подобно инструменту для совместной работы. Это упрощает управление клиентами, отслеживание прогресса, обмен обновлениями и внесение изменений. Определите, как каждый должен общаться на протяжении всего проекта, и держите его в одном инструменте, чтобы каждый мог получить доступ к информации.

Шаг 7. Планируйте, если что-то пойдет не так, как планировалось

Даже если вы эксперт и уже знаете, как составить план проекта, правда в том, что все проекты имеют свои повороты и повороты — это и делает их интересными. Вы дали себе передышку в процессе планирования, убедились, что все знают свою роль, и наладили общение.

Перед запуском сядьте и определите потенциальные проблемы, такие как предстоящие отпуска для членов команды, праздники или внешние команды, которые могут быть задействованы. Создайте четкую цепочку подчинения и составьте список ключевых контактов в рамках проекта. Заранее сообщайте о рисках, чтобы вся команда была готова к их совместному устранению.

Шаг 8: Устройте вечеринку в честь запуска!

Каждому успешному проекту нужен старт. Назначьте быструю встречу с ключевыми заинтересованными сторонами и составьте четкую повестку дня. Ваша цель должна заключаться в том, чтобы все были на одной странице с целями, ролями, процессами и сроками. Ваша повестка дня должна включать в себя все, на чем вы сосредоточились в предыдущих шагах:

• Определите цели проекта и ценность, которую они приносят
• Перечислите активы, которые, как ожидается, поставит проект
• Нарисуйте связь между требованиями заинтересованных сторон и задачами проекта
• Показать временную шкалу проекта, чтобы все могли видеть зависимости и знать ожидаемые даты
• Опишите роли и обязанности каждой заинтересованной стороны
• Узнайте, как и где все будут общаться на протяжении всего проекта, куда они могут обратиться за информацией и к кому обращаться с вопросами
• Обсудите риски и убедитесь, что команда готова
• Получите последнее обязательство!

Бонусный совет: Вам не нужно каждый раз начинать с нуля! Теперь, когда вы знаете, как написать план проекта, подходящий для вашей команды, вы можете скопировать план проекта в шаблон, чтобы использовать его снова и снова. По мере роста вы можете создавать несколько шаблонов для конкретных типов рабочих планов проекта. Давайте начнем прямо сейчас с помощью этих бесплатных примеров шаблонов плана проекта.

Как добраться до «Конца»

Похоже, ваши выходные спасены! Пожалуйста. Теперь у вас есть возможность управлять процессом планирования проекта, и после этого у вас будет простой шаблон плана проекта, который поможет вам привести к успеху ваш следующий проект, а затем еще один. На самом деле все эти сложные проекты станут настолько простыми, что, возможно, вы начнете чувствовать себя так, как будто вы в отпуске. Верно?

Как использовать Wrike для планирования проектов

Удобное планирование проектов с помощью программного обеспечения для управления проектами Wrike. Начните с нашей библиотеки настраиваемых шаблонов, в которых уже есть все необходимое для продвижения вперед. Динамические представления временной шкалы, автоматические утверждения и отчеты в реальном времени помогут вам быстро начать работу.

No related posts.