Основные документы для управления проектами

Если вы поговорите с опытным руководителем проекта, то он наверняка даст вам немало советов о том, что вам стоит, а чего не стоит делать для успешного управления любым проектом. В основном все они будут о том, как управлять людьми и их работой (а также и вашей работой), как предоставлять результаты вовремя и согласно бюджету, при этом держать уровень риска на минимуме. Это не так сложно, но по какой-то причине многие люди считают, что управление проектом — это слишком накладно. Вы зачастую можете услышать фразу: «Не тратьте время на планирование — просто делайте проект!» или «Зачем тратить время на запись наблюдений, ведь мы все знаем, что делать!» Поэтому первым советом на пути к успешному управлению проектом является: «Осознайте необходимость некоторых документов, которые вам надо будет создать и регулярно пересматривайте их во время вашего проекта. « 1. Устав проекта К примеру, в начале вашего проекта вам понадобится создать одностраничный документ — устав проекта. Данный  документ должен обеспечить то, что вы и ваш клиент понимают основные цели проекта. Если  вы не знаете, куда идете, как же вы поймете, что вы у цели? Для получения данной информации вам стоит устроить встречу с вашим клиентом и задать следующие 3 важных вопроса: Каковы цели вашего проекта? Что вы хотите производить или предоставлять? Каково бизнес-обоснование для выполнения данного проекта? После встречи запишите все ответы на данные вопросы в вашем уставе проекта и вышлите его клиенту для получения подтверждения. Теперь вы выполнили наиболее важную часть вашего проекта, то есть осознали и согласовали  с вашим клиентом предназначение вашего проекта. Если вы изучите время, потраченное на выполнение данного шага в вашем проекте, то у вас получится примерно две встречи и 30 минут для записи всей информации, то есть примерно два часа на маленький проект. Не так уж много. 2. План проекта Теперь вы можете создать второй документ — план проекта. Он должен включать в себя список всей работы, которая должна быть выполнена (другими словами, масштаб проекта), кто ее будет выполнять, затраты и время на выполнение данной работы и наконец простой обзор того, что может пойти не так, или же исследование рисков. 3. Отчет о прогрессе Обычно раз в неделю или в  месяц вам необходимо предоставлять отчет об успехе вашим клиентам. Они хотят знать, что было выполнено, как и сколько времени и средств было потрачено. Они также хотят знать о том, необходима ли вам их помощь в решении проблем. В ваши обязанности входит сбор данной информации, чтобы вы могли создать данный документ. Напоследок Я описал минимум информации, которую вы должны собрать и использовать для проекта. Ключом к успеху является понимание необходимости некоторых важных документов, которые вы должны создать, используя данную информацию — устав проекта, план и отчет о прогрессе. Я надеюсь, вас это приведет к успеху. Sam Elbeik < Предыдущая   Следующая > Newer news items: 12/12/2010 20:12 — Управление документацией проекта 12/12/2010 20:10 — Знакомство с уставом проекта 12/12/2010 20:08 — Выгоды документирования 12/12/2010 20:06 — Написание проектного предложения 07/03/2010 22:57 — Написание отчёта о работе Older news items: 07/08/2009 20:47 — Как снизить уровень документации по управлению проектом 22/07/2009 07:45 — Устав проекта (Project charter) 08/07/2009 18:58 — Предложение о финансировании

Категории статей Управление IT-проектами Управление программами Гибкие методологии (Agile) Планирование проектов Управление рисками Управление требованиями Управление портфелем проектов PMBOK и PMP Роль руководителя проекта Документация проекта Отдел управления проектами Лучший опыт Управление изменениями Управление связями Управление затратами Структура декомпозиции работ (WBS) Инструменты Microsoft Project (MSP) Аутсорсинг Жизненный цикл и методология Кризисное управление Формирование команды Обучение Управление масштабом проекта Методология Шести Cигм (Six Sigma) Техника постановки целей SMART Goals Управление ожиданиями участников проекта Другие темы Предложения Популярные статьи Создание диаграммы Ганта (Gantt Chart) при помощи Microsoft Excel Характеристика идеального руководителя проекта Устав проекта (Project charter) Десятка лучших качеств идеального руководителя

Проект документа в электронном документообороте

С помощью механизма подготовки и согласования проектов документов Системы вы сможете создавать из проекта документы различных типов.

• Механизм работы с проектами документов
• Создание проекта документа
• Согласование проекта документа
• Создание новой версии проекта документа
• Подпись проекта документа
• Регистрация проекта документа
• Создание нового проекта на базе документа

Механизм работы с проектами документов

Система предоставляет эффективный механизм создания документа на основе его проекта. При этом предполагается, что проект может пройти несколько этапов согласования с фиксацией результата каждого этапа в новой версии проекта документа.

На рисунке ниже изображена схема работы с проектом документа:

Примерная схема согласования проекта документа и создание нового документа на основе проекта

Автор проекта будущего документа создает проект и отправляет его на согласование одному или нескольким сотрудникам. После получения результатов согласования от данных сотрудников автор может учесть высказанные замечания и создать новую версию проекта на базе данной версии. Процесс согласования и создания новых версий может продолжаться до тех пор, пока все заинтересованные лица не согласятся с предложенной версией проекта документа. При необходимости автор может снять проект с согласования у того или другого сотрудника или вообще отменить выбранные маршруты подготовки проекта. Согласованный проект отправляется на подпись руководителю(-ям), то есть пользователям, обладающих правом подписи проектов документов. Далее проект передается на регистрацию. После регистрации проект становится полноценным документом, который может подлежать исполнению.

Создание проекта документа

Для создания проекта нового документа выполните следующие действия:

• выберите папку «Проекты документов»;
• нажмите Создать на панели инструментов, в результате появится диалог:
Диалог для выбора типа документа для создания его проекта
• Выберите в данном диалоге тип документа, проект которого будет создан. Нажмите ОК.
• в результате появится карточка выбранного типа документа, который до его регистрации будет считаться проектом документа:
Пример карточки проекта документа «Исходящее письмо»
• Заполните обязательные для заполнения поля для данного типа документа, вставьте вложенный файл и нажмите Сохранить изменения.

Согласование проекта документа

После заполнения всех необходимых полей в проекте документа его можно отправить на согласование, выбрав соответствующий вид поручения «На согласование». Выполните действия с Мастером отправки поручений, как описано выше. В закладке «Маршруты» можно проконтролировать правильность создания поручений на согласование.

Пример маршрута согласования проекта

Пользователь, получивший проект документа на согласование, видит в папке «Входящие документы» поручение «На согласование».

Папка «Входящие документы» пользователя, которому пришел проект на согласование

Открыв документ, его можно просмотреть, а на закладке «Маршруты» высказать свое мнение о проекте документа:

Проект документа, пришедший на согласование

Нажмите Согласен, если у Вас нет замечаний к проекту документы или они некритичны. Если у Вас есть замечания, Вы можете перейти на закладку «Отчет» и записать свое мнение:

Проект документа. Закладка «Отчет»

Нажмите Не согласен, если считаете, что проект документа в данной редакции неприемлем. Необходимо учитывать, что пользователи, которым пришел проект на согласование, не могут править вложенные автором проекта файлы. Для того, что бы представить свои варианты содержимого данных файлов, необходимо скопировать эти файлы (средствами Windows —Copy-Past) на закладку «Вложенные файлы» своего поручения и там с ними можно работать:

Проект документа. Закладка «Вложенные файлы»

Создание новой версии проекта документа

Состояние проекта документа можно отслеживать в папке «Проекты документов». Оно может принимать следующее значение:

• новый — вновь созданный проект;
• на согласовании — проект, по которому процесс согласования еще не завершен;
• не согласованный — проект, по которому хотя бы один из пользователей, участвующих в согласовании, высказал мнение «Не согласен»;
• согласованный — проект, по которому все участники согласования высказались «Согласен»;
• подписан — проект, который подписан;
• не подписано — проект, подпись которого отклонена.

Папка «Проекты документов». Состояние проекта

Вы можете открыть документ и ознакомиться с мнением каждого из участников согласования:

Проект документа. Состояние согласования

При необходимости можно создать новую версию проекта документа, в которой будут учтены высказанные замечания, и отправить его на повторное согласование. Для создания новой версии проекта документа нажмите Создать новую версию на панели инструментов проекта документа, закладка «Карточка».

Система предложит создать следующую версию проекта документа с возможностью выбора файлов, которые будут скопированы в новую версию проекта:

Проект документа. Создание новой версии проекта

После создания новой версии и внесения нужных правок Вы можете вновь отправить проект вновь на согласование, но уже в новой версии. При этом у Вас есть возможность просмотреть историю версий, замечания каждого участника согласования по каждой из версий и т.д. на закладке «Журнал версий»:

Проект документа. Журнал версий

Подпись проекта документа

После окончания этапа согласования документ может быть отправлен на подпись. Для этого нужно отправить проект на подпись, выбрать соответствующий вид поручения. Появится диалог выбора исполнителей. Выберите подписывающее лицо и пройдите оставшиеся диалоги Мастера отправки поручений. Сотруднику, которому придет проект на подпись, следует открыть его и просмотреть сам проект и результаты его согласования, а также, при желании, предыдущие версии проекта.

Подписывающее лицо может подписать проект документа, нажав Подписать или отклонить, нажав Не согласен:

Проект документа. Подпись проекта

Проект документа. Просмотр результатов согласования

У автора проекта в папке «Проекты документов» будет отображено состояние проекта («Подписан» или «Не подписано»):

Состояние проекта «Подписан»

Если проект будет в состоянии «Не подписано», то с ним вновь можно работать, создавая новые версии проекта. Если проект подписан, то его можно отправить на регистрацию.

Регистрация проекта документа

Подписанный проект можно отправить на регистрацию (Отправить по маршруту – На регистрацию):

Проект документа. Отправка на регистрацию

Проект документа попадает к регистратору в папку «На регистрацию». Регистратору следует открыть проект и перейти на закладку «Регистрационные записи»:

Проект документа. Закладка «Регистрационные записи»

Регистратор регистрирует документ, нажав Зарегистрировать документ. Появится диалог:

Диалог регистрации документа

Сохраните введенные данные.

Запись о факте регистрации вносится на закладку «Регистрационные записи»:

Проект документа. Новая запись о регистрации

Сам документ перемещается в папку для хранения соответствующих типов документов:

Папка «Исходящие» с новым зарегистрированным документом

Создание нового проекта на базе документа

Вы можете на базе существующего документа создать проект нового документа. При этом часть информации из полей существующего документа перейдут в проект. Для создания проекта из документа выберите нужный документ и выполните пункт Создать документ на базе данного документа из меню Действия (Дополнительно) или нажмите соотв. кнопку на панели инструментов.

В результате появится диалог выбора типа документа. Выберите в этом диалоге нужный тип документа и нажмите ОК.

Далее с проектом можно выполнять действия, как описано выше.

Проектная документация: примеры и шаблоны

Проектная документация является важной частью управления проектом. Это также наименее любимая задача каждого менеджера проекта.

«Сейчас у нас нет на это времени.»

«Мы занимаемся Agile».

«Никто это не читает.»

Это может показаться утомительным, но всеобъемлющая документация может определить успех или неудачу вашего проекта. Давайте углубимся в то, что на самом деле представляет собой проектная документация и почему она стоит вашего времени.

• Что такое проектная документация?
• Примеры проектной документации
• Стоимость проектной документации
• Выбор подходящего программного обеспечения для документации
• Как документировать проект
• Шаблон проектной документации

Что такое проектная документация?

Проектная документация — это процесс регистрации ключевых деталей проекта и подготовки документов, необходимых для его успешной реализации. Проще говоря, это общий термин, который включает в себя все документы, созданные в ходе проекта.

Проектные документы бывают разных форм — от проектных предложений и бизнес-кейсов до проектных планов и отчетов о состоянии проекта.

Примеры документов проекта

Трудно четко определить, что должно документироваться в ходе проекта, поскольку это сильно зависит от типа проекта, которым вы управляете. Крупный проект на большом предприятии обычно требует гораздо больше документов, чем мелкомасштабная инициатива на ранней стадии стартапа.

Но в большинстве случаев необходимы некоторые основные документы. Вот пять примеров проектных документов, которые, вероятно, потребуются вашему проекту.

Проектное предложение

Проектное предложение пишется для начала проекта – это первый шаг в процессе управления проектом. Цель этого документа — убедить лиц, принимающих решения, и заинтересованных лиц в том, что идея, лежащая в основе проекта, заслуживает реализации. В проектном предложении должно быть изложено основное ценностное предложение проекта, что часто делается в форме бизнес-кейса.

Устав проекта

Устав проекта — еще один ключевой пример проектной документации. Этот документ закладывает основу для проекта, охватывая планирование проекта высокого уровня. В нем необходимо указать, как будут достигнуты бизнес-цели проекта, объяснив ключевые требования, бюджет, задачи, роли и обязанности проекта. Это первый документ, который вы пишете после того, как ваше проектное предложение официально утверждено.

План проекта

После завершения высокоуровневого планирования руководитель проекта создает более подробный план проекта. Он служит дорожной картой для проекта, определяя ключевые вехи проекта и размещая их на временной шкале. Этот документ развивается вместе с проектом, фиксируя все изменения и решения и облегчая общение между заинтересованными сторонами проекта.

Отчет о статусе проекта

В зависимости от масштаба вашего проекта и размера нашей команды может быть сложно держать всех в курсе событий. Отчеты о состоянии проекта составляются таким образом, чтобы все заинтересованные стороны проекта — как внутренние, так и внешние — были в курсе. Эти документы обычно содержат обзор достигнутого вами прогресса и следующие шаги, которые вы планируете предпринять.

Ретроспектива проекта

Каждый проект — это возможность обучения. Что прошло хорошо? Что можно улучшить в следующий раз? После завершения проекта сядьте вместе со своей командой и проведите ретроспективу проекта. Запишите извлеченные уроки в отдельный документ и используйте его в качестве справочного материала для вашего следующего проекта.

Примеры других проектных документов

Это ни в коем случае не исчерпывающий список. Некоторые крупномасштабные проекты требуют сотен отдельных документов и форм, в то время как небольшие проекты, как правило, упрощают и объединяют их.

В зависимости от типа проекта, который вы планируете реализовать, вам может потребоваться дополнительно создать некоторые из следующих проектных документов:

• Описание содержания проекта

• Документ бизнес-требований

• План управления рисками

  3

3

3

3

План управления затратами

План коммуникаций

Финансовый план

План обеспечения качества

Ценность проектной документации

Первая и, возможно, самая важная причина, по которой вы должны документировать свой проект, проста: записывание вещей заставляет вас обдумать свою идею и проверить, действительно ли она имеет смысл. Это также значительно упрощает управление вашим проектом, помогая вашей команде:

• Уточнить ожидания и цели проекта

• Разбить работу на управляемые блоки

• Планирование и распределение ресурсов

• Обеспечение информирования всех заинтересованных сторон о ходе работы

Но это также может создать долгосрочные преимущества для вашей организации даже после завершения проекта: . Хорошая проектная документация дает новым членам команды доступ ко всем знаниям, которые были собраны в ходе ваших проектов, как прошлых, так и текущих. Новые члены команды могут сразу понимать решения, принятые в прошлом, и находить нужную информацию, не спрашивая других членов команды в течение многих недель.

Лучшее взаимодействие между командами . Подробная документация вносит ясность и прозрачность в то, над чем все работают. В результате решения и обсуждения не разбрасываются по чату и электронной почте, на собраниях тратится меньше времени, а работа с меньшей вероятностью дублируется.

Более эффективное управление знаниями . Идеи и уроки, извлеченные из одного проекта, могут быть перенесены в новые проекты. Сбор этих знаний и обмен ими могут помочь вам в разработке новых передовых методов, предотвращении повторных ошибок и постоянном повышении общей производительности вашей команды.

Но для достижения этих целей ваша внутренняя документация должна быть хорошо написана, точна и актуальна. В этом руководстве мы рассмотрим инструменты и лучшие практики, которые вы можете использовать для повышения качества проектной документации.

Выбор подходящего программного обеспечения для документирования

Существует множество различных инструментов, которые можно использовать для документирования проекта — Google Docs, Confluence (и различные альтернативы Confluence), различные типы внутренних вики-сайтов и баз знаний и многое другое.

В зависимости от размера вашей команды и вашего подхода к управлению проектами ваши требования могут различаться. Некоторым командам нужны сложные решения с расширенными функциями, такими как встроенные рабочие процессы утверждения и автоматизированные задачи, в то время как другие предпочитают более простые и удобные инструменты, не требующие обучения. Какой бы инструмент вы ни выбрали, убедитесь, что все участники проекта знают, как им пользоваться.

В любом случае идеальный инструмент проектной документации должен:

• Быть легко редактируемым даже нетехническими пользователями, в идеале в реальном времени .

• Обеспечивают мгновенный и надежный поиск .

• Иметь интуитивно понятную навигацию .

• Упростите организацию контента .

• Интеграция с другими инструментами для синхронизации всех активов вашего проекта.

Одним из таких инструментов является Nuclino. Он работает как коллективный мозг, позволяя вам собрать все знания, документы и проекты вашей команды в одном месте — создайте учетную запись и попробуйте:

Как документировать проект

Часть того, что делает проектную документацию такой разочаровывающей и даже бесполезной, заключается в том, что готовые документы часто никто не читает. Документация создается только потому, что это то, что от вас ожидают, а затем тут же забывается и отбрасывается.

Есть несколько способов гарантировать, что время, потраченное на документирование проекта, не будет потрачено впустую:

Организуйте всю проектную документацию в одном месте

Общение, связанное с проектом, имеет тенденцию распределяться между собраниями, чатами, электронной почтой и общими дисками , оставив вашу команду без единого источника правды. Вместо этого соберите все документы, связанные с проектом, в одном месте и не тратьте время на поиск устаревших страниц Confluence или устаревших электронных писем.

Упростите доступ и поиск

Чем проще вы упростите людям поиск нужной им информации, тем больше вероятность того, что они будут читать документацию. Убедитесь, что ваш инструмент документирования оснащен надежной и быстрой функцией поиска.

Небольшой объем

Несмотря на то, что документация по проекту должна быть тщательной, она также должна быть краткой. Никто не будет утруждать себя чтением страниц и страниц текста — записывайте то, что вам нужно и только то, что вам нужно, имея в виду четкую цель и аудиторию. Следуйте правилам Agile-документации.

Совместная поддержка

Не спешите ламинировать проектную документацию. По мере того, как ваш проект развивается и развивается, многие ключевые детали могут меняться, и ваша документация должна идти в ногу со временем. Создавайте актуальную документацию и предоставляйте заинтересованным сторонам доступ для обмена отзывами, вопросов и обновления по мере необходимости.

Образец проектной документации

Каждый проект уникален, и не существует универсального шаблона проектной документации. Но этот простой одностраничный шаблон проектной документации может стать хорошей отправной точкой.

По мере того, как ваш проект будет развиваться и ваша документация станет более подробной, вы можете разделить ее на отдельные документы, чтобы все было более организованно.

16 Документы проекта с редактируемыми шаблонами

Надлежащая документация проекта является неотъемлемой частью управления проектом. Документирование основных процессов проекта и информации помогает создать проект эффективным и простым для понимания образом и, в конечном счете, обеспечить его успех.

В этом посте мы рассмотрим, почему проектная документация важна, и рассмотрим основные и другие полезные проектные документы, которые создаются на протяжении всего жизненного цикла проекта. Все предоставленные шаблоны можно настраивать; нажмите на них, чтобы начать редактирование. Используйте меню ниже для удобной навигации.

Инициация проекта

• План проекта
• Проект Хартия
• Документ о требованиях бизнеса
• Заявление о работе

Планирование проекта

• Планы проекта
• .
• График проекта
• Структура работ
• Реестр рисков
• Описание содержания проекта
• Регистр заинтересованных сторон
• Организационная диаграмма проекта

Выполнение проекта и закрытие

• Отчет о состоянии проекта
• Закрытие проекта
• Учетные уроки.

  Проектная документация включает в себя создание и ведение документов по управлению проектом на различных этапах жизненного цикла проекта. Эти проектные документы позволяют менеджеру проекта надлежащим образом управлять, контролировать и реализовывать проект.

  Важность проектной документации

  Таким образом, документирование важных деталей проекта поможет вам и вашей команде убедиться, что реализуемые идеи действительно имеют смысл. Документация проекта упрощает прояснение ожиданий и целей проекта, разбивку результатов на управляемые задачи, управление ресурсами и постоянное информирование всех заинтересованных сторон.

  Кроме того, это также помогает:  

  • Сохранение знаний, полученных в ходе прошлых проектов, что позволяет упростить адаптацию новых сотрудников или новых членов проектной группы.
  • Повышение ясности и прозрачности командных рабочих процессов, позволяющее улучшить кросс-функциональное взаимодействие команды.

  10 важнейших документов проекта 

  Ниже перечислены основные документы по управлению проектом, которые необходимо создавать на каждом этапе жизненного цикла проекта.

  План проекта 

  План управления проектом — или план проекта — это исчерпывающий документ, в котором описывается, как проект выполняется, контролируется и контролируется. Он может включать исходные планы, вспомогательные планы управления и другие документы планирования. Он выделяет важную информацию о проекте, такую ​​как сроки, задания и ключевые этапы, и обычно представляется в виде диаграммы Ганта.

  Шаблон плана проекта (Нажмите на шаблон, чтобы отредактировать его онлайн)

  Устав проекта 

  Устав проекта – это краткий документ, объясняющий, что влечет за собой проект. В нем описываются цели проекта, кто участвует и их обязанности, а также заинтересованные стороны, а также определяются полномочия менеджера проекта. Он создается в соответствии с экономическим обоснованием проекта, описанным спонсором проекта.

  Устав ИТ-проекта (Нажмите на шаблон, чтобы отредактировать его онлайн)

  Документ бизнес-требований

  В документе бизнес-требований объясняется бизнес-решение для проекта, основанное на потребностях и требованиях бизнеса или клиентов. В нем описывается цель проекта, бизнес-решение, которое он предоставляет, характеристики и функциональные возможности, а также сроки реализации проекта. Он объединяет информацию от заинтересованных сторон и анализ текущей деловой ситуации, чтобы обеспечить технологически нейтральное описание того, что должен делать продукт.

  Документ бизнес-требований (щелкните шаблон, чтобы отредактировать его онлайн)

  Бюджет проекта

  Бюджет проекта – это общая сметная стоимость проекта. Он включает в себя подробную оценку всех затрат, таких как затраты на рабочую силу, затраты на закупку материалов и эксплуатационные расходы, которые могут быть понесены при выполнении проектных задач на каждом этапе проекта. Это помогает определить ожидаемые расходы и получить одобрение проекта от заинтересованных сторон, обеспечить готовность средств в нужное время и измерить эффективность.

  Структура разбивки затрат (Нажмите на шаблон, чтобы отредактировать его онлайн)

  Расписание проекта

  Расписание проекта — это временная шкала вашего проекта, состоящая из всех последовательных задач, действий и этапов, которые необходимо выполнить в определенные сроки. Создание графика проекта — это способ сообщить обо всех задачах, которые необходимо выполнить, при этом уточняя, какие ресурсы необходимы и в какие сроки.

  График проекта (Нажмите на шаблон, чтобы отредактировать его онлайн)

  Реестр рисков

  Реестр рисков, также называемый журналом рисков, представляет собой документ, который содержит информацию о выявленных рисках, такую ​​как характер риска, уровень риска, кто несет за него ответственность, а также превентивные меры и корректирующие действия. Он служит основой для мозгового штурма для установления рисков и базой данных возможных и потенциальных рисков и мер по их смягчению.

  Шаблон реестра рисков (Щелкните по шаблону, чтобы отредактировать его онлайн)

  Описание содержания проекта

  Описание содержания проекта описывает работу, которую необходимо выполнить для своевременного предоставления результатов проекта в рамках бюджета. В документе описания содержания проекта описывается, что поставлено (в рамках), что не поставлено (вне содержания), допущения для уточнения результатов и требования высокого уровня.

  Описание содержания проекта (Нажмите на шаблон, чтобы изменить его онлайн)

  План коммуникаций проекта

  План коммуникаций проекта представляет собой руководство по тому, что, когда и как ключевая информация о проекте будет передаваться заинтересованным сторонам через определенные промежутки времени. Он включает в себя, какая информация будет распространяться, кому и как часто она будет обновляться.

  Отчет о статусе проекта

  Отчет о статусе проекта — это документ, в котором описывается общий прогресс проекта в соответствии с намеченным планом проекта. Это помогает информировать всех участников проекта о высокоуровневой информации, такой как вехи, выполненная работа, риски и препятствия.

  Отчет о статусе проекта (Нажмите на шаблон, чтобы изменить его онлайн)

  Закрытие проекта 

  Отчет о закрытии проекта – это документ, оформляющий закрытие проекта. Хотя это помогает определить, был ли проект успешным, оно обеспечивает подтверждение того, что критерии принятия заказчиком были соблюдены, и запрашивает одобрение у спонсора проекта для закрытия проекта.

  Шаблон закрытия проекта (нажмите на шаблон, чтобы изменить его онлайн)

  Другие полезные документы по управлению проектом 

  Хотя перечисленные выше документы необходимы для обеспечения успеха проекта, существует множество других проектных документов, которые в дальнейшем будут способствовать ускорению его успешного завершения.

  Техническое задание 

  Техническое задание — это документ, описывающий требования проекта. Он служит соглашением между клиентом и агентством или поставщиком услуг и определяет весь объем работ, связанных с поставщиком, результаты проекта, затраты и сроки.

  Шаблон рабочего задания (Нажмите на шаблон, чтобы отредактировать его онлайн)

  Предложение по проекту 

  Предложение по проекту — это документ, в котором перечислены все аспекты проекта, включая его предысторию, видение, цели, задачи, требования, владельцев, сопутствующие риски. , и т. д. Его цель — предоставить краткую информацию о деталях проекта и заручиться поддержкой идеи проекта со стороны заинтересованных сторон.

  Шаблон проектного предложения (нажмите на шаблон, чтобы отредактировать его онлайн)

  Устав команды 

  Устав команды в основном объясняет, как команда планирует выполнять свою работу. Основное внимание уделяется тому, почему команда существует, целям, для достижения которых она предназначена, и тому, как она собирается их достичь. Цель устава команды — собрать всех на одной волне и держать их в фокусе.

  Шаблон Устава команды (Щелкните шаблон, чтобы отредактировать его онлайн)

  Структура распределения работ

  Структура распределения работ — это диаграмма, которая помогает разбивать большие проекты на более мелкие и более управляемые части, которые содержат результаты проекта, которые он должен выполнить. Он делит результаты проекта на промежуточные результаты и рабочие пакеты, которые определяют работу, продолжительность и стоимость задач, которые необходимо выполнить.

  Структура распределения работ (Нажмите на шаблон, чтобы изменить его онлайн)

  Реестр заинтересованных сторон 

  Реестр заинтересованных сторон — это документ, в котором содержится подробная информация о заинтересованных сторонах проекта. Это содержит их имена, контактные данные, роль, которую они играют в проекте, их полномочия по принятию проектных решений, а также их потребности, опасения и ожидания. Он служит основой для формирования команды, распределения ролей и обязанностей, определения критериев успеха и планирования взаимодействия с заинтересованными сторонами.

  Реестр заинтересованных сторон (Нажмите на шаблон, чтобы отредактировать его онлайн)

  Организационная схема проекта 

  Организационная схема проекта — это визуальное представление членов команды и ролей, которые они играют в данном проекте. Он иллюстрирует иерархию и отношения отчетности между членами команды. Они помогают распределять ресурсы, разъяснять обязанности и устанавливать ожидания в отношении усилий, требуемых от каждого человека.

  Организационная схема проекта (Нажмите на шаблон, чтобы отредактировать его онлайн)

  Lessons Learned

  Отчет об извлеченных уроках можно использовать для документирования всех ключевых проблем, рисков, неопределенностей и препятствий, с которыми вы столкнулись в ходе проекта, а также своевременных решений, которые вы реализовали. Отчеты об извлеченных уроках предназначены для того, чтобы помочь вам в работе по достижению желаемых результатов, поэтому они помогут вам и другим, кто будет работать над аналогичным проектом в будущем, избежать трудностей и легко достичь ожидаемого результата.

  Отчет об извлеченных уроках (Нажмите на шаблон, чтобы редактировать его онлайн)

  Как Creately может помочь оптимизировать проектную документацию 

  Creately — программное обеспечение для управления работой, работающее на визуальном холсте, — может помочь вам упростить создание, организацию, управление и обмен документами по управлению проектами, которые важны для успеха вашего проекта.

  Creately — это простой инструмент с простыми, но расширенными функциями, которые может легко освоить даже нетехнический пользователь. Он имеет интуитивно понятную навигацию с функцией перетаскивания, что упрощает организацию контента. Кроме того, он интегрируется с инструментами, которые вы используете каждый день, такими как приложения Google Suite, Confluence, Jira, Slack, MS Teams и т.  д., что упрощает синхронизацию ресурсов вашего проекта.

  Простые в использовании визуальные инструменты для начала работы

  Creately предлагает несколько библиотек форм, готовые шаблоны и мощные возможности построения диаграмм для визуализации и организации данных, связанных с вашим проектом, в простых для понимания визуальных структурах, таких как временные шкалы, Доски Kanban, WBS-диаграммы, блок-схемы и т. д. 

  Благодаря возможностям базы данных, доступ к которым можно получить через панель данных формы, вы можете хранить неограниченное количество данных и информации в одной форме в структуре и легко создавать вики-сайты и базы знаний проектов. Например, вы можете расширить свою структуру распределения работ, в которой представлены конечные результаты проекта, с дополнительными полями данных для сбора информации о сроках выполнения, владельцах, стоимости и т. д. или предоставить подробный обзор каждого конечного результата с примечаниями.

  Единственный источник правды 

  Единые рабочие пространства Creately работают на бесконечном холсте, позволяя размещать несколько документов рядом в одном месте. Хотя вы можете прикреплять и встраивать ресурсы, документы, изображения и ссылки с предварительным просмотром в приложении, вы также можете импортировать внешние данные из файлов Google Sheets, Excel или CSV в Creately и организовывать их как значимые визуальные эффекты, сохраняя все ресурсы, связанные с проектом. централизованно в одном рабочем пространстве.

  Примечание. Удобный поиск и поиск любой информации в рабочих областях и папках с помощью функции универсального текстового поиска.

  Расширенные возможности совместной работы и обмена

  Creately предлагает совместную и безопасную онлайн-платформу для упрощения создания, обновления и обмена документами вашего проекта с заинтересованными сторонами. Функции совместной работы, такие как настоящая многопользовательская совместная работа с одновременным редактированием, отслеживание курсора в режиме реального времени, автономная синхронизация, контекстные комментарии и потоки обсуждений, а также аудио- и видеозвонки в приложении, помогают оптимизировать рабочие процессы межфункциональных проектных команд, независимо от того, работают ли команды совместно.

  No related posts.