Дизайн в ивенте как искусство управления эмоциями

Дизайн — это не просто про картинку и визуальное оформление мероприятия. Это про то, как эта визуальная часть находит отклик у ваших посетителей и клиентов. Дизайнерскими решениями можно как поднять мероприятие на новый уровень, так и полностью «убить» его. Event LIVE поговорил с участниками рынка о том, что нужно учитывать при дизайне мероприятия в первую очередь и на что стоит обратить внимание.

Сюжетная линия

Екатерина Шахова,
исполнительный директор R&I SPB

Чётких советов формата «надо делать так и так» здесь не бывает. Отнеситесь к дизайну ивента как к сценарию книги, продумайте сюжетную линию, а не набор вау-эффектов. Хорошая история имеет завязку, развитие, кульминацию и развязку. Переходя от одного к другому, эмоция гостя должна меняться. С момента, как вы впервые вступите в контакт с гостем, ваша история для него началась. Поэтому, продумывая дизайн-концепцию ивента, анализируйте всю сюжетную линию целиком, а не только тот час, что он проведёт на самом мероприятии.

В скором времени на Event LIVE Екатерина расскажет о методах, которыми пользуется сама, и которые обычно помогают нащупать правильный подход при оформлении мероприятия. Следите за нашими обновлениями! Event LIVE в Facebook и Вконтакте

Не забыть про инстаграмность

Яна Балачевцева,
генеральный директор Marketing Division Agency

Мозг человека устроен так, что любое свежее, яркое впечатление усиливает запоминание сложной информации. Еще одна особенность мозга – это привыкание. Каждый раз для удивления ему необходимо новое впечатление. Именно поэтому ивент отрасль такая динамичная- каждый раз нужны новые находки, инструменты или фишки ивент индустрии.

Есть интересный критерий оценки таких инструментов – так называемая инстаграмность. Участник мероприятия вспоминает про свой смартфон только для того, чтобы сфотографировать и разместить в интернете то, что вокруг него сейчас происходит. Особенно важно это для аудиторий, где преобладают поколения Y и Z.

Один из трендов сейчас – это VR. Например, хорошо работают VR360 – презентации и видео, позволяющие погрузить аудиторию в самый центр событий, где бы они ни происходили. Чем больше органов восприятия человека при этом задействовано, тем глубже погружение и сильнее эффект.

Аспекты современного дизайна

Алексей Загумённов,
управляющий группой компаний «Авира»

Имея дело с оформлением игровых пространств и тематических мероприятий по всей России, могу выделить несколько наиболее важных аспектов современного дизайна.

Игра на контрасте

Так как мы работаем от пожелания каждого отдельного заказчика, это не всегда может быть беспроигрышным решением, но в основном детские игровые пространства ассоциируются с сочными, яркими, жизнерадостными картинками – а это выбор контрастных цветов.

Увеличение пространства с помощью цвета

Да, цветом можно создать ощущение, что элементов оборудования больше или они более наполненные, чем кажется. Пример – маленькие игровые лабиринты, в которых используются разноцветные рукава, раскрашенные в хаотичном порядке. Из-за этого лабиринт не выглядит пустым. То же самое касается внутренних элементов. В случае маленьких проектов подобная раскраска делает каждый элемент более уникальным, притягивает взгляд и запоминается надолго.

Грамотное зонирование

Сегментировать пространство можно с помощью разделения тематик и декорирования, видов оборудования или тех же цветовых решений. На этапе проектирования для наглядности мы размещаем модели людей: это помогает показать реальный масштаб оборудования, а клиенту проще ориентироваться на количество посетителей, которых может вместить помещение.

Создание атмосферы с помощью освещения

Продумывать наилучшие варианты подсветки тоже нужно ещё на этапе проекта или организации мероприятия. Ей можно подчеркнуть какой-то важный элемент пространства. Неоновые светильники, к примеру, помогают придать проекту ощущение загадки и сказки, что в нашем деле очень важно.

Фирменный стиль

Алёна Печникова,
арт-директор REMAR Group (ООО «РЕМАР»)

Удачный дизайн мероприятия минимизирует восприятие негативных моментов вокруг. Иначе говоря, при удачном визуальном оформлении гость может быть настолько впечатлен, что мелких промашек в организации ивента он просто не заметит.

Комплексная организация события и есть по сути дизайн-мышление, так как это одновременно и аналитический, и творческий процесс.

Самое главное в оформлении мероприятия — это его фирменный стиль: он должен соответствовать визуальному имиджу компании и тематике мероприятия. Самый главный совет для дизайнеров — никогда не делайте фирменный стиль мероприятия, включая туда логотип клиента, если таковое невозможно по брендбуку. Заказчика это очень нервирует, и так можно испортить с ним отношения еще на начальном этапе сотрудничества. А также откажитесь от стоковых образов и клише — строительной каски на день строителя и тюльпанов с мимозой на Международный женский день.

Оформление деловых мероприятий решает как рекламно-информационные, так и эстетические задачи. О тенденция в оформлении таких ивентов мы писали в своем материале Оформление деловых мероприятий: тенденции и опыт

Плоский и объемный

Елена Конвисар,
директор по маркетингу ГК «НЕОЛАНТ», основатель EXPOшколы

Безусловно, сегодня все организаторы мероприятий работают над его «плоским» дизайном – сайты и приложения, заставки на экраны и презентации, полиграфия, бейджи, пакеты, пресс-волы, банеры на сцене. Но очень часто я вижу, как люди недорабатывают дизайн в объеме – не рассматривают в качестве носителя стиля или антистиля объемные детали, находящиеся в помещении. К чему это приводит? В помещении создается ощущение визуального хаоса, где участнику сложно сосредоточиться на сути мероприятия.

Недотянутый стиль также считывается как «не хватило денег» – а вряд ли к этому стремится заказчик. Фотографии и видео получаются визуально невнятные и не продают заказчика мероприятия как достойного бизнес-партнера.

Как же избежать ситуации, где вы за свои же деньги портите впечатление о себе? Просто не пускать на самотек ни один из аспектов дизайна объемов. А на что обратить внимание, чтобы избежать других ошибок, Елена Конвисар расскажет в одном из наших следующих материалов. Следите за нашими обновлениями! Event LIVE в Facebook и Вконтакте

Кстати про скрайбинг

Елена Медведева,

Руководитель отдела имиджевых коммуникаций Faros media

Особое внимание стоит уделить свежему методу подачи информации – скрайбингу. Скрайбинг – это, простыми словами, эскизы и зарисовки вашей лекции, презентации и т.д. Этот метод единовременно воздействует на слух и зрение зрителя и равной мере и с максимальным результатом. Любая информация имеет больше шансов на усвоение, если она продемонстрирована графически и сопровождена звуковым описанием.

Скрайбинг может быть заранее подготовленным видеороликом (демонстрация заранее подготовленного видеоматериала о создании скрайбинга) и может создаваться непосредственно на мероприятии.

Если вы не уверены в себе, подойдет первый вариант. Но, будьте уверены, для того, чтобы схематично обозначить героя событий и его действия, особых навыков не требуется. Навыка «палка, палка, огуречик…» будет достаточно. Все, что для этого потребуется – флипчарт, маркеры, доска для рисования или планшет со стилусом и проектор.

Для деловых и образовательных мероприятий практически 100 % успеха – комфортная подача информации. Как это сделать с помощью дизайна, как включить дизайн-мышление, на кого ориентироваться, чтобы сделать мероприятие еще эффективнее, Елена Медведева рассказала EventLIVE в материале Дизайн-мышление в событиях – от эмпатии к тесту

Денис Легуша,

Гильдия Скрайберов

На своих ивентах включаю все способы воздействия на детей внутри взрослых. Они там, просто прячутся за галстуками и вечерними платьями. Визуализация – один из таких способов, когда дизайн визуальный порождаем эмоциональную связь с участниками. Особенно эффективно для нетворкинга – активности с визуализацией

• Графическая стена визиток
  Просто расклеенными кусками картона уже никого не удивить. А вот если к ним добавить шаржи участников ивента или сюжеты, иллюстрирующие их деятельность – от желающих увековечить себя не будет отбоя)
• Геймификация
  Карты сокровищ, игра «найди напарника», фанты, поощряющие не только знакомство с новыми людьми, но и фиксацию выполненных заданий в соцсетях. Играйте с посетителями – ломает лед на раз!
• Стена помощи
  Из простейших вариантов. На стене участники пишут запросы о помощи. Кому-то нужен новый сотрудник, кто-то ищет партнеров для проектов или же работодателей.

Другие участники могут написать под запросом свои координаты или порекомендовать знакомых им людей. Результаты фотографируются, при желании их можно опубликовать в социальных сетях.

Все самые интересные новости, лайфхаки, чек-листы, полезные советы, календарь интересных событий из мира ивента — читайте в нашей еженедельной рассылке ньюслеттера.

Мы не рассылаем спам, не продаем базу, не делаем рекламных рассылок. Мы уважаем наших читателей. Это наши правила.

Присоединяйтесь к нам! И кстати, после подписки вас ждет еще один секретный чек-лист!

Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. При перепечатке или цитировании активная, открытая для индексации гиперссылка на страницу с публикацией обязательна. Фото в материале: PhHere.com, Facebook

24.08.2018

Предыдущая страница

Следующая страница

наши темы

AI в ивенте CongressTime Event TALENTS Event-SREDA PR client relationship management digital for event Ивент в законе Ивент-Кухня Организаторы мероприятий УПРАВЛЯЯ ВПЕЧАТЛЕНИЯМИ архив событий бартерное сотрудничество безопасность билетные технологии бюджетирование волонтеры выставки выставочная деятельность выставочный менеджмент городские события гранты декор делегат-менеджмент деловой туризм дизайн ивент в онлайне ивент и комьюнити ивент как бизнес интерактив искусство зрелища кейтеринг коммуникации конгресс-бюро конгресс-менеджмент конгрессная деятельность конкурс контент-менеджмент конференц-центр концепции концепция креативная команда креативная экономика молодые специалисты научная конференция нетворкинг обучение отраслевые события переводчики персонал площадки премии продажи продвижение промопродукция профессиональные ассоциации профиль клиента психология в ивенте работа со СМИ режиссура событие для кругозора событие про ивент событийный туризм спикеры и модераторы спонсорские мероприятия спонсорство мероприятий спортивные события среда события стандарты территориальный маркетинг технологии тренды устойчивое развитие экосистема события эффективность мероприятий

развернуть

ОБЩАЙТЕСЬ С НАМИ

ПАРТНЕРЫ

Оформление на свадьбу: дизайн-проект, эскизы, план рассадки

КОНЦЕПЦИЯ И ПРОЕКТ

Разработка концепции и дизайн-проект

 Дизайн-проект — это документ, в котором отражён целостный визуальный образ мероприятия: цветовые решения, мудборды, эскизы, используемые материалы, технические чертежи и другая необходимая информация.  Для декоратора крайне важно делать качественный дизайн-проект под каждое мероприятие, потому что это подробная визуализация оформления планируемого мероприятия.

    Мы получаем техническое задание от свадебного агентства или от жениха и невесты и приступаем к разработке концепции оформления. Если основная идея уже есть, мы предлагаем варианты, как можно обыграть вашу «историю» именно в оформлении. Если же Вы пока не определились с основной идеей, мы поможем Вам сориентироваться и сформулировать Вашу мысль. Очень часто достаточно даже просто фразы из любимого стихотворения или фотографии из недавнего путешествия, и название концепции придёт само!

      Мы подберем картинки, которые помогут определиться Вам со стилистикой оформления.

Moodboard и эскизы

 После того, как определена концепция и идея, мы приступаем к разработке мудбордов,  цветовой палитры и эскизов.

​- Мудборд отражает атмосферу предстоящего мероприятия, рождает ощущение, которое клиент хочет получить от своей свадьбы. Он нужен для того, чтобы с помощью картинок, деталей и элементов передать атмосферу и настроение Вашего праздника. 

— Цветовая палитра служит основным определяющим моментом в оформлении. От её состава зависит не только цвет в интерьере, состав флористических композиций, цвета драпировок и пр, но и настроение праздника.

— Для того, чтобы клиенту было проще понять наши идеи, мы предлагаем скетчи (наброски) основных наших идей или объемные модели из бумаги. После того, как клиент определится с вариантом декорирования, мы отрисовываем эскизы: акварелью, на компьютере, делаем 3D-модели, составляем чертежи и прочую документацию. 

Подборка элементов декора

   В готовый дизайн-проект будут включены изображения всех декоративных элементов, которые мы будем использовать для оформления Вашего мероприятия: используемые принты и изображения, декоративные стойки, подставки, варианты ваз, детали сервировки — тарелки, бокалы, приборы, текстиль. Мы также продемонстрируем, как будет выглядеть Ваш план рассадки или зона Welcome, проиллюстрировав их фотоподборкой и макетами.

 

Таким образом, Вы сможете увидеть, как будет выглядеть Ваш праздник, еще до того, как мы приступим к реализации Вашего проекта!

Дизайн-проект для реализации

  Мы занимаемся подготовкой дизайн-проектов для самостоятельной реализации силами Ваших подрядчиков. Мы подбираем концепцию, стилистику, готовим мудборды, отрисовываем эскизы, предоставляем технические выкладки, рассчитываем бюджет и составляем сметы, расписываем состав цветочных композиций, составляем список на закупку цветов и аренду/закупку декора, прилагаем к проекту полную информацию по монтажу. Вы можете незамедлительно приступить к реализации проекта!        Мы также предлагаем услуги шеф-флориста и проводим шеф-монтаж на разработанных нами проектах. 

Этапы планирования мероприятий, советы и контрольный список

Управление мероприятиями, маркетинг, планирование

Руководитель проекта

Дженнифер Бриджес | 28 апреля 2023 г.

Нужно знать, как спланировать мероприятие? Если вы планируете большое мероприятие, такое как конференция, мы можем помочь вам успешно создать, структурировать и составить план мероприятия. В этом блоге будет рассказано обо всем, что вам нужно учитывать при планировании мероприятия, включая шаги по планированию мероприятия, советы и простой в использовании контрольный список мероприятий.

Что такое планирование мероприятий?

Планирование мероприятий — это процесс организации и управления различными мероприятиями, от небольших, таких как собрание, до крупных, таких как съезд, и всего, что между ними. При планировании мероприятия вы будете учитывать все аспекты этого мероприятия, будь то вечеринка по случаю дня рождения или деловое мероприятие.

Это означает, что вы будете оценивать бюджеты, создавать сроки для планирования мероприятия, резервировать место и любые панели или выступающие, получать необходимые разрешения, еду, транспорт и многое другое. Если у мероприятия есть тема, вы ее тоже разработаете. Кроме того, вы будете отвечать за обеспечение необходимых ресурсов для успеха мероприятия.

Организация всех этих разрозненных частей, особенно для крупных мероприятий, требует мощного программного обеспечения для управления проектами. ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение для управления проектами, которое позволяет планировать, управлять и отслеживать ваше мероприятие, чтобы обеспечить его успех. Наши мощные диаграммы Ганта помогут вам перечислить все ваши задачи, связанные с ними ресурсы и затраты, назначить их вашей команде и установить этапы для отслеживания вашего прогресса. Весь план виден на временной шкале проекта, и его можно сохранить, установив базовый план. Теперь вы можете отслеживать запланированный прогресс по сравнению с вашим фактическим прогрессом, чтобы убедиться, что вы идете по графику. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.

Планируйте свое мероприятие, распределяйте ресурсы и отслеживайте бюджет с помощью ProjectManager. Узнать больше

Что такое план мероприятий?

План события определяет, как будет выполняться событие. В нем рассматриваются все компоненты мероприятия, такие как даты начала и окончания, бюджет, место проведения, маркетинг, участники и многое другое. Масштабы и сложность плана мероприятия варьируются в зависимости от масштаба мероприятия, но основные проблемы остаются прежними.

Пример плана мероприятий

У большинства из нас есть некоторый опыт планирования мероприятий, будь то дома, на работе или в нашем сообществе. В этой статье давайте сосредоточимся на крупных событиях.

Конференция — это распространенный тип крупных мероприятий, поэтому для целей управления мероприятиями давайте поговорим о конференции TEDx, в которой мы участвовали, чтобы проиллюстрировать, как планировать мероприятие. Этот пример является хорошим сценарием для объяснения структуры и проблем планирования большого мероприятия, а также преимуществ планирования мероприятия с помощью программного обеспечения для управления проектами.

Давайте разберем другие компоненты настройки события. Они приведены ниже:

• Хронология событий: Во-первых, установите временную шкалу для вашего мероприятия. Эта временная шкала должна включать планирование до события, выполнение события и действия после события.
• Бюджет: Оцените расходы на мероприятие и создайте бюджет. Ваш доступный бюджет повлияет на многие решения по управлению мероприятием, такие как место проведения, методы маркетинга и рекламы и т. д.
• Место проведения: Мероприятие должно где-то проходить, и это включает в себя управление логистикой, еду и напитки, а также декор.
• Маркетинг: После того, как вы выбрали место, вам нужно начать привлекать к нему людей с помощью маркетинговой программы, которая может включать веб-сайт, социальную кампанию, электронную почту и печатную продукцию.
• Реклама: Рука об руку с маркетингом идет реклама. Это может быть реклама на радио, телевидении, в газетах и ​​журналах.
• Волонтеры: Большое мероприятие нуждается в большой команде людей, чтобы начать его и провести гладко. Это означает волонтеров, что означает составление контрактов, определение их ролей, организацию встреч и составление графиков.
• Спикеры: У вас должен быть основной докладчик или группа докладчиков, чтобы привлечь аудиторию. Это включает в себя контракты, кураторов для отбора талантов, программу, биографии и репетиции.
• Спонсоры: Все это стоит денег, а бюджет большого мероприятия обеспечивают его спонсоры. Это снова включает в себя контракты, маркетинг и логистику.
• Производство: Производство включает в себя заключение договоров по мере того, как вы работаете над созданием аудиовизуальной записи заседания, а также звуковой и видеотрансляции во время мероприятия.
• Сцена: Мероприятие проходит в определенном месте, и на этом месте находится сцена, на которой будет представлено само событие. Обычно это проектор, экран, микрофоны, подключение к Интернету, батареи, кабели и многое другое.
• Участники: Не забывайте о людях, пришедших на мероприятие! Вам потребуются сообщения, чтобы информировать их об информации о мероприятии, процессах оплаты для сбора сборов, электронных письмах, чтобы оставаться на связи, направлениях, бейджах и точках доступа.

Связанный:  10 бесплатных шаблонов планирования мероприятий для Excel и Word

Процесс планирования мероприятия: этапы планирования мероприятия

Мы много говорили о планировании мероприятий, поэтому давайте разобьем эти советы на конкретные шаги. Эти шаги по планированию мероприятий приведут вас к успеху. Давайте продолжим с нашим примером конференции.

• Шаг 1. Определите цели и задачи вашего мероприятия
• Шаг 2. Соберите свою команду
• Шаг 3. Определение бюджета мероприятия
• Шаг 4. Выберите дату и место проведения
• Шаг 5. Выберите динамики
• Шаг 6. Маркетинг и реклама мероприятий
• Шаг 7. Выполните ваше событие

Когда вы разбиваете объем своего плана мероприятий на управляемые шаги, процесс кажется намного менее сложным. Тем не менее, есть еще несколько вещей, которые следует учитывать при составлении плана мероприятия.

Онлайн-списки задач значительно упрощают планирование и организацию мероприятий. Попробуйте бесплатно

Шаблон плана мероприятия

Этот бесплатный шаблон плана мероприятий для Excel — отличный инструмент для начала сбора информации, необходимой для создания плана мероприятий. Его можно настроить, чтобы добавить информацию о вашем событии.

Роли планирования мероприятий

Как и следовало ожидать, существует множество разных ролей, которые работают вместе, чтобы воплотить событие в жизнь. Легко запутаться. Вы event-менеджер или организатор мероприятий? Есть ли разница между ними? Давайте рассмотрим некоторые из наиболее распространенных ролей в планировании мероприятий и дадим им определение.

Менеджер событий

Организатора мероприятий часто принимают за организатора мероприятий, но это две разные роли. Проще говоря, менеджер событий отвечает за действия по управлению событиями, которые включают координацию и реализацию события. Они позаботятся о подготовке мероприятия, в том числе о его дизайне, и следят за тем, чтобы видение организатора мероприятия было реализовано.

Организатор мероприятий

Организатор мероприятий организует, координирует и проводит мероприятие. Они отвечают за придумывание идеи, наблюдение за подготовкой и организацией мероприятия. Они выберут место, составят бюджет и позаботятся обо всем. Их отличает то, что они разрабатывают стратегию мероприятия до мельчайших деталей.

Организатор мероприятий

Организатор мероприятия конкретизирует стратегический план организатора мероприятия. Именно они берут идею и превращают ее в живое событие. Они возьмут на себя технические аспекты мероприятия, такие как аудио/визуальное оформление, дизайн сцены и т. д. Они работают с организатором мероприятия, чтобы запланировать мероприятие, но продюсер мероприятия использует их навыки и опыт в организации мероприятий для проведения мероприятия. это произведет впечатление и на участников и на клиента.

Советы по планированию мероприятий

К сожалению, всегда будут факторы, которые вы не можете контролировать и которые повлияют на процесс планирования мероприятия, такие как погода, задержки доставки, технические проблемы и другие возможные путаницы. Как указывалось ранее, вы не можете изменить дату вашего мероприятия, поэтому вы должны быть максимально готовы к любым рискам или проблемам, которые могут возникнуть в день вашего мероприятия.

Сделать обзор после мероприятия

Обзор после события или, как его часто называют, вскрытие, очень ценен. Оглядываясь назад на прошедшее мероприятие и видя, что сработало, а что нет, вы сможете лучше спланировать следующее мероприятие. Всегда есть уроки, которые нужно извлечь, и применение их к следующему проекту позволит избежать предыдущих ошибок и увеличить ваши шансы на лучший результат.

Использование шаблонов планирования мероприятий

Наличие шаблона планирования мероприятия — отличный способ убедиться, что вы не упустите ни одной важной части более крупного мероприятия. Это поможет вам организовать ваши задачи и ресурсы, расходы и многое другое. Используйте наш бесплатный шаблон плана мероприятий, чтобы начать с правильной ноги.

Использовать инструменты планирования мероприятий

Шаблон хорош, но ограничен. Вы должны вручную обновлять все, и это не очень удобно для совместной работы. Инструменты планирования мероприятий, такие как диаграммы Ганта, доски канбан, списки задач и календари, помогут вам спланировать и реализовать план мероприятия. Они также позволяют вам отслеживать работу, чтобы убедиться, что она следует плану, что приводит к более успешному мероприятию.

Подготовьте план Б

Каким бы важным ни был ваш план, с ним могут возникнуть проблемы. Могут быть стихийные бедствия, такие как погода, которые негативно повлияют на событие. Какой бы ни была причина, вам понадобится резервная копия. Вот почему разработка плана Б так важна для успеха мероприятия. Возможно, вам никогда не придется использовать его, но если вы это сделаете, вы готовы.

Используйте контрольный список планирования мероприятия

Еще один совет — составить контрольный список. Таким образом, вы можете собрать все, что вам нужно сделать, и почему вы это делаете в одном месте. Использование контрольного списка для планирования мероприятий может осуществляться в сочетании с инструментами планирования проекта. Чем больше гарантий, тем лучше. Кроме того, мало что приносит большее удовлетворение, чем вычеркивание чего-то из списка.

Контрольный список планирования мероприятий

При планировании мероприятия необходимо многое учесть, поэтому важно иметь список всего, что необходимо включить в план управления мероприятием. Ниже приведен общий контрольный список планирования мероприятий, который поможет вам начать работу. Чем больше вопросов вы зададите, тем лучше будет ваш чек-лист. Не стесняйтесь добавлять свои собственные уникальные обязанности и задачи.

Цели и задачи

• Какова причина существования вашего мероприятия?
• Каких целей должно достичь это событие?
• Каковы цели получения дохода?
• Какова ваша целевая аудитория?
• Сколько человек будет присутствовать?
• Взимается ли плата за покупку билетов и какая она?
• Где проходит мероприятие?
• Создайте расписание событий.

Бюджет события

• Подсчитайте, сколько будет стоить
• Если вы проводили подобные мероприятия, используйте и скорректируйте старый бюджет для базового уровня
• Какое программное обеспечение для продажи билетов и регистрации будет использоваться?
• Завершение спонсорских взносов
• Установить цену билета

Дата и место проведения

• Когда состоится мероприятие?
• Иметь резервную копию на случай возникновения проблем
• Есть ли лучшее место для проведения мероприятия?
• Соответствует ли место предполагаемому количеству посетителей?
• Принятие решения о необходимой инфраструктуре: Wi-Fi, вместимость, ванные комнаты, расположение рядом с магазинами и ресторанами и т. д.
• Нанять поставщика провизии
• Защитите необходимое оборудование
• Что вам нужно для обеспечения безопасности?
• Вам нужны разрешения, лицензии или страховка?
• Создание вывесок и планов коммуникации для посетителей

Динамики

• Исследовательский потенциал спикеров
• Создать список соответствующих выступающих
• Создать поле для спикеров
• Динамики высоты тона
• Завершить выбор выступающего, получить биографию и фотографии, организовать поездку и проживание

Спонсоры

• Составьте список спонсоров и то, что вы можете им предложить.
• Узнайте, есть ли спонсоры, сотрудничающие с подобными мероприятиями.
• Свяжитесь с потенциальными спонсорами.

Веб-сайт

• Подписание проекта.
• Обновите сайт или создайте уникальный.
• Убедитесь, что сайт может обрабатывать ожидаемый трафик.
• Сделать сайт удобным для мобильных устройств.

Маркетинг и реклама событий

• Какие у вас сообщения?
• Координация с цифровыми инструментами и социальными платформами
• Добавить мероприятие в онлайн-календари
• Продвигайте мероприятие с помощью сообщений в блогах и других рекламных материалов, таких как видеоролики и онлайн-реклама
• Отправить напоминания всем сторонам за месяц или два до даты события

Завершение последних шагов

• Расписание
• Кейтеринг
• Динамики и скрипты
• Место проведения
• Оборудование
• Украшения
• Контракты

Профессиональный совет: Координировать и планировать нужно много, поэтому необходимо программное обеспечение для управления проектами, обладающее необходимыми функциями для управления мероприятиями. Он предоставляет общий портал, где вы можете отслеживать расходы и задачи с помощью автоматических оповещений. Он также предлагает платформу для общения и совместной работы, которая снижает потребность в ненужных электронных письмах. Программное обеспечение собирает все ваши файлы в одном месте и упрощает групповую отчетность, повышая эффективность и снижая нагрузку.

ProjectManager предлагает надежные инструменты планирования мероприятий

ProjectManager — это онлайн-программа, которая подходит для планирования мероприятий. У нас есть инструменты управления проектами мероприятий, чтобы организовать все части ваших мероприятий, от управления поставщиками до рекламных акций. Наше программное обеспечение для планирования поможет вам отслеживать все элементы, составляющие план вашего мероприятия.

Информируйте заинтересованные стороны с помощью календарей событий

Наши многочисленные представления проектов означают, что планировщики мероприятий и менеджеры могут использовать календари проектов, диаграммы Ганта, а также списки задач и доски канбан для команд. Хотя отчеты могут информировать заинтересованные стороны, они могут захотеть получить доступ к проекту. Поделитесь представлением календаря со своими заинтересованными сторонами, что позволит им видеть даты начала и окончания для всех задач, а также вехи. Это управляет их ожиданиями.

Масштабируйте мероприятия с помощью канбан-досок

Используйте канбан-доску ProjectManager для управления ежедневными действиями, которые необходимо выполнять для планирования, планирования и отслеживания вашего плана мероприятий. Перемещайте задачи из столбца в столбец по мере совместной работы со своей командой, и вы легко сможете обнаружить узкие места и выполнить все задачи вовремя к событию.

Отслеживание затрат на оплату труда при проведении мероприятий с помощью табелей учета рабочего времени и информационных панелей в реальном времени

Кроме того, табели учета рабочего времени упрощают выставление счетов для всех ваших мероприятий. Их можно отправить и утвердить нажатием клавиши. Наше программное обеспечение также предлагает различные представления, от списка до календаря и даже доски канбан, которая помогает вам визуализировать рабочий процесс, чтобы продолжать выполнять задачу.

Подробнее о планировании мероприятия

Планирование мероприятий может быть сложным. Есть много мячей, которые нужно держать в воздухе. Если вышеперечисленное слишком сложно для того, чтобы сразу его переварить, вы можете начать с нашего шаблона плана мероприятия и понаблюдать за одним из наших экспертов по планированию. Дженнифер Бриджес, PMP, имеет многолетний опыт и использует его, чтобы научить вас основам планирования мероприятий в этом коротком видео.

Сопутствующее содержимое

• Бесплатный шаблон предложения для мероприятия
• Управление событиями: Краткое руководство
• Как спланировать виртуальное мероприятие: Контрольный список планирования виртуального мероприятия
• Программное обеспечение для управления проектами мероприятий

ProjectManager — это удостоенное наград программное обеспечение для управления проектами, которое помогает планировать и контролировать детали вашего мероприятия. От мощных инструментов планирования до отчетов в режиме реального времени и информационных панелей, которые фиксируют все детали вашего мероприятия, вы можете использовать наше программное обеспечение, чтобы не отставать от графика и придерживаться запланированного бюджета. Попробуйте наше программное обеспечение сегодня с бесплатной 30-дневной пробной версией.

Как спланировать мероприятие и управлять им

Как создать проект планирования мероприятия в Asana

Существует несколько способов создать план проекта мероприятия. Чтобы быстро приступить к работе:

1. Начните с шаблона планирования мероприятий и настройте его в соответствии с потребностями вашей команды.
2. Импортируйте существующую электронную таблицу, в которой вы в настоящее время отслеживаете планы мероприятий.

Как получить доступ ко всем шаблонам Asana

Если вы являетесь бесплатным пользователем, предпочтите создать свой собственный проект планирования мероприятий с нуля или хотите общие рекомендации для проектов Asana начните работу с этими инструкциями по созданию проектов.

Пригласите поставщиков и подрядчиков на ваше мероприятие в качестве гостей

Вы можете начать работу с поставщиками по электронной почте, но подумайте о том, чтобы пригласить основных поставщиков или подрядчиков в качестве гостей на ваше мероприятие. Удобный для всех просмотр сроков, задач и вложений помогает гарантировать своевременное выполнение задач. Это также упрощает отслеживание важных файлов, таких как контракты и счета.

Советы по управлению и проведению мероприятий

Теперь, когда вы создали проект планирования мероприятий, эти советы помогут вам управлять и отслеживать каждую деталь по ходу работы.

1. Публикуйте обновления статуса и просматривайте активность проекта в обзоре

По мере того, как ваша команда воплощает в жизнь план мероприятий, используйте вкладку Обзор , чтобы публиковать обновления и просматривать текущий список активности проекта. В обновлении статуса вы можете перетаскивать основные моменты в свои обновления, чтобы делиться диаграммами или вехами. Asana сохранит ваш шаблон обновления статуса, если вы хотите каждый раз следовать одному и тому же формату.

2. Составьте план своего мероприятия (и корректируйте его по мере необходимости) с помощью временной шкалы

Большинство планов мероприятий имеют критические сроки и зависимости, ведущие к большому дню. Временная шкала поможет вам отобразить их в своем плане до , чтобы вы начали следить за тем, чтобы все части соответствовали друг другу для безупречного мероприятия.

Как создать свой план с помощью временной шкалы:

1. Создавайте задачи для всех дел вашего мероприятия в представлении списка.
2. Щелкните временную шкалу в верхней части вашего проекта, чтобы перейти в режим временной шкалы.
3. Планируйте задачи, перетаскивая их на временную шкалу. Если вы обнаружите конфликты времени, переместите задачи, чтобы изменить их расписание.
4. Расширьте диапазоны дат задач, чтобы назначенные лица могли лучше планировать свое время для работы над ней до крайнего срока.
5. Если задачи необходимо выполнять в определенном порядке, создайте зависимости между ними, наведя указатель мыши на задачу, а затем перетащив точку на связанную задачу, чтобы соединить их.

Когда работа идет полным ходом, Timeline также может помочь вам быстро разрешить конфликты, прежде чем они сорвут ваш план. Например, если бронирование места проведения мероприятия занимает больше времени, чем ожидалось, вы можете переместить зависимые задачи на временной шкале. Назначенные задачи автоматически получают уведомление о том, что их крайние сроки были скорректированы. Тогда работа может начаться в нужное время — без путаницы, дополнительных встреч или безумной суеты, когда уже слишком поздно.

3. Следите за важными электронными письмами (при этом проводя меньше времени в папке «Входящие»)

Вы всегда можете пригласить поставщиков в свой проект мероприятия, но если вы общаетесь по электронной почте, попробуйте Asana для Gmail, Outlook или другие надстройки почтового клиента. Когда вы получаете электронные письма с важными документами или важной работой, вы можете добавить их в Asana прямо из папки «Входящие», чтобы назначить их в качестве задачи, добавить в свой проект мероприятия и т. д. Ключевые детали планирования и задачи больше не будут теряться в электронной почте (и вам не придется тратить так много времени на организацию папки «Входящие»).

4. Экономьте время на каждом плане мероприятия и никогда не пропускайте важные шаги с помощью шаблонов

Каждое событие отличается, но обычно у них есть общий контрольный список. Вместо того, чтобы тратить время на воссоздание его для каждого события или хранить его в виде документа, не связанного с тем, где ваши планы на самом деле воплощаются в жизнь, вы можете создавать и сохранять свои шаблоны событий в Asana.

1. Составьте контрольный список основных событий в проекте. Если один и тот же человек каждый раз выполняет одну и ту же задачу, не назначайте задачи и не добавляйте сроки выполнения.
2. Нажмите … в заголовке проекта и выберите Сохранить проект как шаблон.
3. Предотвратите редактирование или изменение шаблона, сделав его проектом только для комментариев
4. Для каждого последующего мероприятия скопируйте свой шаблон, нажав оранжевую кнопку + , Project , а затем перейдя на вкладку с сохраненными шаблонами вашей организации.
5. Продолжая совершенствовать свой контрольный список событий, вы можете обновить свой шаблон, чтобы не повторять ошибок и не использовать устаревшие тактики.

Советы по управлению работой в день мероприятия

1. Работайте на ходу и в автономном режиме с мобильными приложениями Asana

В дни, предшествующие вашему мероприятию, и в день его проведения ваша команда, скорее всего, будет готовиться на месте, что затрудняет понимание того, что осталось сделать, и доступ ключевые детали быстро. Мобильное приложение Asana поддерживает связь вашей команды с планом мероприятия (даже если вы не в сети на iOS или Android) до, во время и после мероприятия.

Например, вы можете аннотировать отзыв непосредственно к фотографии мероприятия, прежде чем поделиться ею, или подтвердить, что программа мероприятия была своевременно отправлена ​​по электронной почте всем участникам — все с мобильных устройств. Это укрепляет сотрудничество между товарищами по команде, даже если они находятся в разных местах.

2. Обеспечьте действенность диалогов в реальном времени с помощью интеграции Slack

Многие команды используют Asana и Slack для координации и обсуждения рабочих вопросов, особенно когда наступает время для мероприятия. Вместо того, чтобы выбирать тот или иной инструмент, команды могут использовать их вместе с интеграцией Asana для Slack.

Если товарищ по команде запрашивает отзыв о своей основной презентации, но вы выполняете другое поручение для мероприятия, вы можете создать задачу Asana прямо из разговора в Slack, чтобы не забыть и иметь весь исходный контекст. .

Советы по составлению отчетов о работе и ходе событий

Чтобы узнать, как создавать отчеты для анализа хода событий, начните здесь. Чтобы узнать, как публиковать и отслеживать обновления статуса событий, начните здесь.

Отслеживайте ход выполнения и управляйте персоналом для нескольких мероприятий с помощью портфелей и рабочей нагрузки

Чтобы понять ход мероприятия и оценить пропускную способность команды, планировщики мероприятий обычно собирают информацию во время совещаний, электронных писем или электронных таблиц, что может занимать много времени и быть неточным. Вместо этого создайте портфель проектов со всеми вашими планами мероприятий, чтобы в реальном времени видеть ход выполнения, даты мероприятий и приоритеты в одном месте.

Затем используйте вкладку Рабочая нагрузка , чтобы визуализировать возможности вашей команды по событиям на основе задач, которые им уже назначены в Asana. Рабочая нагрузка помогает принимать обоснованные кадровые решения, чтобы сбалансировать рабочие нагрузки и отслеживать события.

Рабочая нагрузка по умолчанию равна количеству задач, но мы знаем, что не все задачи создаются одинаково.

No related posts.