Как Составить План Проекта: Подробное Руководство

В основе каждого проекта лежит фаза планирования. На этом этапе закладывается фундамент, от прочности которого зависит, насколько успешно и своевременно команда завершит работу.

По данным исследования, только 29% организаций успешно завершают проекты на регулярной основе и не превышают бюджет.

Планирование — одна из важнейших фаз жизненного цикла проекта. Во время работы над ней менеджер собирает подробную информацию о готовящемся к запуску проекте и размещает ее в плане-графике проекта.

Что значит план проекта? В нашей статье вы получите ответ на этот вопрос, а также узнаете, как грамотно составить календарный план реализации проекта, и в чем его преимущества.

Итак, приступим.

Что такое план проекта

План проекта — это документ, содержащий подробную информацию о проекте: его объемах и целях, исполнителях и задачах, сроках и бюджетах.

Документ является конечным результатом этапа планирования, утверждается до начала любых работ и становится самым главным и достоверным источником информации о грядущем проекте.

 

Одним из инструментов, который менеджеры используют при создании графика проекта, является диаграмма Ганта. Она упрощает обмен информацией с заинтересованными сторонами и помогает участникам иметь перед глазами общую рабочую картину. 

Однако существуют и другие способы создания и визуализации календарного плана проекта: 

В пятом издании «Руководства по управлению проектами» говорится, что процесс составления графика проекта состоит из создания вспомогательных планов:

• Управления человеческими ресурсами в команде проекта, учитывая их доступность и профессиональные навыки. 
• Управления расходами, включая всевозможные закупки и обязательства перед подрядчиками. 
• Процессов коммуникации с указанием того, как, когда и в каком формате будет происходить общение с командой и заинтересованными лицами.
• Работы с возможными рисками.
• Оценки качества, в котором указаны основные показатели качества для проекта.

Немного пугающий объем документации, правда? На самом деле, менеджеры редко оформляют такие отдельные документы. В этом нет особого смысла. 

Чтобы составить удачный график, достаточно в одном документе рассказать обо всех перечисленных выше элементах.

Документ обычно включает информацию о:

Цель плана проекта

В основном график проекта используется для документирования договоренностей, облегчения взаимодействия между заинтересованными сторонами, а также фиксирования объемов работ и финансовых вложений.

Документ должен содержать ответы на 4 вопроса:

Пример плана проекта

Часто для планирования применяют простые таблицы (например, Microsoft Excel), аналог Excel или другие инструменты. Однако опытные менеджеры для создания графиков проекта используют системы управления проектами. Такие решения автоматизируют многие процессы, тем самым экономя рабочее время и облегчая контроль за ходом работы. 

Использование программного обеспечения для управления командой проекта и рабочими процессами — дело довольно привычное для многих менеджеров, особенно в крупных компаниях.

Перед вами пример плана в онлайн диаграмме Ганта GanttPRO.

С помощью инструмента вы сможете:

Онлайн диаграмма Ганта GanttPRO

Планируйте, создавайте и работайте с проектами любой сложности и профессиональной области.

Попробуйте бесплатно

Шаблон плана проекта

Готовые шаблоны помогут вам не начинать этап планирования с нуля каждый раз. В GanttPRO вы найдете бесплатные шаблоны диаграммы Ганта, которые подойдут многим профессиональным индустриям:

Кроме того, в нашем планировщике онлайн вы найдете шаблоны планов проекта для различных сфер в Excel и Google Таблицах.

Каждый шаблон вы всегда можете скачать в популярных форматах PDF и PNG. Также вы можете сохранить любой ранее созданный документ и использовать его в будущем.

Как составить план проекта

Опытный менеджер знает все о команде и ее участниках. Кроме того, он готов ответить на все возможные вопросы, которые могут возникнуть во время рабочего процесса.

Итак, давайте приступим к созданию календарного плана-графика проекта, чтобы быть уверенными в максимальной проработке и подготовке каждого его этапа.

1. Познакомьтесь с участниками проекта

Общение — главный помощник в достижении успеха. Познакомьтесь с теми, с кем будете работать, представьте участников друг другу и обсудите организационные моменты. Оцените потребности и ожидания коллег, а также обсудите, как в ходе работы реализовывать обратную связь между командой и клиентами.

В будущем это поможет минимизировать недопонимания и поддерживать приятную рабочую атмосферу.

2. Определите основные цели проекта

Менеджер должен иметь четкое представление, для чего нужен этот проект, какие цели он преследует и почему стоит вложенных денег. Ответы на эти вопросы помогут команде, руководству, инвесторам и другим заинтересованным лицам убедиться, что идея достойна внимания, а ее реализация принесет не только удовлетворение, но и выгоду.

3. Определите объемы работ

Определение объема — ключевой элемент разработки документа. На этом этапе менеджер:

4. Создайте детальный план проекта

Вы определили цели, сроки и фазы проекта, а также обозначили его ключевые моменты. Самое время создать подробный график, в котором будет прописана каждая задача и время на ее выполнение. 

Не будьте слишком оптимистичными, моделируя наилучшую возможную ситуацию. Реально оценивайте силы коллег, не забудьте об отпусках, праздниках и возможных задержках по другим причинам.

5. Определите роли и обязанности, назначьте ресурсы

Ресурсы — это сотрудники либо привлеченные специалисты, а также средства, необходимые для достижения бизнес-целей компании. Выделите и назначьте сотрудников на задачи, четко сформулируйте область ответственности и ожидания, которые на них возлагаете. 

Учитывайте опыт каждого специалиста, их профессиональные качества и так называемые «soft skills». Все это способствует грамотному распределению и управлению ресурсами, а также повышает эффективность команды.

6. Оцените риски

Опытный менеджер всегда заранее предусматривает возможные внештатные ситуации и обдумывает пути их решения. Это могут быть:

Заранее обсудите возможные риски с командой, чтобы сотрудники были к этому готовы. 

Итак, детальный план реализации проекта готов. Проведите презентацию, ознакомьте с ним абсолютно каждого участника и коллегу. Теперь это основной документ, содержащий самую точную и свежую информацию о проекте.

Поделитесь документом с сотрудниками и заинтересованными сторонами. В этом вам поможет инструмент управления рабочими процессами онлайн. С ним каждый получит круглосуточный доступ к документу, а также сможет вносить корректировки и следить за изменениями в режиме реального времени.

Заключение

Планирование — неотъемлемая часть работы каждого менеджера. Без заранее составленного детального графика сложно представить работу команды слаженной, завершенной успешно и в заданные сроки.

Участие членов команды в нескольких проектах, а также работа с международными организациями и удаленка требуют еще более тщательных процессов планирования и управления.

Подробный план проекта станет отличным решением. С ним менеджер может быть уверен, что сотрудники и заинтересованные стороны имеют общие бизнес-цели и видение рабочих процессов, а также будут в курсе всех изменений.

4.5 11 голоса

Рейтинг статьи

Как составить план проекта за восемь простых шагов

Четверг. Вечер. Вы знаете, как идут дела у вашей команды, дальнейший план работ намечен. Вы готовы к следующей неделе и впереди у вас прекрасные выходные.

И вдруг начальник приносит вам неожиданную новость. Вам предстоит возглавить новый крупный проект, работать над которым будут несколько команд. Запуск должен состояться уже на следующей неделе. Новость отличная, но над вашими выходными нависла угроза. Вам нужно организовать все как можно скорее. Но когда в проекте принимают участие столько различных сторон, с чего лучше начать?

Процесс составления плана проекта может быть непростым, особенно если речь идет о сложных проектах. По данным Forbes, 25% технологических проектов оканчиваются провалом. Но есть и хорошая новость — вам вовсе не обязательно быть крутым специалистом в управлении проектами или жертвовать своими выходными, чтобы спланировать успешный запуск проекта за минимальное время. Чтобы составить план проекта, достаточно восьми простых шагов.

Как составить план проекта за восемь простых шагов…

Шаг 1. Объясните суть проекта ключевым участникам. Определите цели и заручитесь поддержкой

Первый этап любого проекта сводится к ответам на вопросы «что?» и «зачем?». У ключевых заинтересованных лиц достаточно влияния и полномочий, чтобы чтобы от них зависела успешность проекта, и поэтому их цели обязательно нужно достичь. Даже если выполнить проект вам поручил генеральный директор, вам все равно понадобится его хорошее отношение.

В ходе первоначальных переговоров постарайтесь найти общий язык, сформулировать цели и определить ценность проекта. На первом этапе планирования вам нужно обсудить потребности и ожидания и заложить основу для определения объема работ по проекту, составления сметы и календарного плана.

Все эти данные станут надежной платформой для рабочего плана проекта.

Вопросы, которые нужно согласовать с ключевыми участниками:

• Как согласуется проект с целями компании?
• Чего ожидают участники? Что ожидается от них?
• Каким образом будет измеряться успех?
• Какими ресурсами вы располагаете?
• Какие материалы или конечные продукты должны быть созданы при выполнении проекта?

Шаг 2. Составьте список целей, согласуйте OKR и наметьте план

По мнению руководителей высшего звена, отсутствие четко поставленных целей становится причиной срыва 37% проектов. Если у вас нет четкой цели, не будет и связи между требованиями, задачами и сроками, указанными в плане проекта. Но на данный момент у вас уже есть список потребностей основных участников, вы заручились их поддержкой, и пора назначать им цели и ключевые результаты (OKR). OKR — это методика планирования и постановки целей, которая стала известной благодаря таким компаниям, как Intel и Google. Ваш проект должен быть согласован с корпоративными OKR и с OKR вашей команды.

Попытайтесь записать цели проекта на доске планирования проекта и свяжите их с требованиями ключевых участников, которые обязательно нужно удовлетворить. От этой исходной точки начинайте выстраивать структуру, вехи и задачи, необходимые для достижения целей. Вехи могут выполнять роль контрольных точек на протяжении всего проекта и помогать участникам следить за ходом выполнения работ, оценивать прогресс и помнить об ожиданиях.  

Шаг 3. Создайте документ с описанием объема работ по проекту

Вы составили предварительный план, согласовали задачи и цели и заручились поддержкой команды. Теперь пришла пора составить описание объема работ по проекту и подробно задокументировать все элементы проекта, перечисленные в пункте 2.

Взгляните на каждый из отчетных материалов и определите серию задач, которая должна быть выполнена для создания данного материала. Для каждой задачи укажите продолжительность ее выполнения, необходимые ресурсы и ответственного исполнителя. Доработайте и запишите все сведения о проекте, чтобы ваши сотрудники смогли пользоваться единым источником достоверной информации. Обеспечьте свободный доступ к этому документу, например, разместив его в системе управления проектами, чтобы предотвратить возможные недоразумения, которые ведут к лишним затратам.

Хотя подготовка документации об объеме работ по проекту должна быть стандартной процедурой, каждый четвертый менеджер проекта, принявший участие в опросе об управления проектами Wellingstone State, признался, что «никогда» не занимался подготовкой таких документов или составлял их «изредка». Создание такой документации даст вам преимущество и поможет всем участникам проекта быть в курсе событий.

Шаг 4. Составьте подробный календарный план проекта

Когда цели, задачи и вехи уже намечены, пора приступить к составлению календарного плана. Диаграмма Ганта — удобный инструмент, позволяющий представить временную шкалу проекта в наглядном виде. Эта интерактивная временная шкала дает полное представление о ходе выполнения проекта, объеме работ и зависимостях.

Зависимости указывают, какие задачи необходимо выполнить до начала других задач. При планировании сроков используйте подзадачи, чтобы разбивать задачи на более удобные элементы. Это упрощает последующее составление отчетов и управление загруженностью команды. Давайте дадим определения:

• Задачи — это отдельные операции, которые необходимо выполнить для достижения целей.
• Подзадачи с длительностью не более пары дней позволяют разбить задачу на более мелкие составные этапы.
• Вехи — крупные этапы или события в ходе проекта, помогающие в разбиении проекта. Вехи можно использовать в качестве контрольных точках на протяжении работы над проектом.

Совет от профессионала. Хотите узнать секрет? Настраивая сроки задач, добавляйте к ключевым задачам буферное время, чтобы у вас была возможность для маневра. Например, если клиенту потребуется дополнительное время для утверждения или участник команды неожиданно заболеет. В идеальном мире некоторые задачи можно сделать за день. Возможно, стоит запланировать для них два дня. Впрочем вовсе необязательно добавлять буферное время к каждой из ваших задач. Взвесьте риски и добавьте его только в том случае, если это имеет смысл. В будущем вы скажете себе спасибо.

Шаг 5. Определите роли, обязанности и ресурсы

Под ресурсами обычно подразумевается персонал, оборудование или деньги, необходимые для выполнения проекта. Выбрав инструменты и получив финансирование, не забудьте и про нужных специалистов. Даже люди, умеющие составлять рабочий план проекта и делавшие это сотню раз, могут недооценить свои потребности в рабочей силе.

Схема распределения ответственности поможет вам определить, кто будет выполнять ту или иную работу по проекту. Это таблица с перечислением всех задач по проекту и указанием ответственных исполнителей (назначенных для выполнения работы), подотчетных (с правом голоса и правом наложить вето), консультантов (участвующих в согласовании или обсуждении работ) и сотрудников, которые ставятся в известность (должны знать о выполненном действии или принятом решении). Шаблон схемы распределения ответственности для скачивания вы найдете по ссылке.

Когда начнете назначать задачи, обязательно учитывайте возможности сотрудников. Четко определите круг обязанностей и ожидания, которые возлагаете на каждого из них. Не забывайте, что 95% сотрудников работают с более чем одной командой или над несколькими проектами. Если эти проекты не согласованы, рабочая загрузка становится для них чрезмерной. Стресс — именно та причина, по которой 50% сотрудников начинают искать другую работу, а 25% увольняются, как показал наш недавний отчет «Эпидемия стресса».

В ходе планирования проекта подумайте, как вы будете фильтровать входящие запросы, влияющие на сроки и смету проекта. Такие инструменты, как Wrike Resource, помогают менеджерам проектов представить в наглядном виде задачи по проекту с точки зрения рабочих процессов команды, позволяя наглядно и гибко сбалансировать рабочую загрузку.

Шаг 6. Определите процессы взаимодействия и проверки

По данным исследования McKinsey, за неделю сотрудники тратят около 20% рабочего времени на сбор и поиск нужной информации. К тому же неэффективное общение и сотрудничество — это две главные причины стресса на рабочем месте. Когда участникам приходится рыться в куче электронных сообщений или постоянно задавать вопросы, чтобы узнать последние новости, от их мотивации не остается и следа.

Вы можете снизить уровень стресса, если будете хранить всю информацию по проекту — материалы, обсуждения, задачи, сроки, новости, отчеты — централизованно, например, в решении для совместной работы. Так вам будет проще следить за ходом работ, обмениваться новостями и вносить исправления. Установите правила для общения в ходе работы над проектом и храните все данные в одном программном инструменте, чтобы у всех участников имелся доступ к информации.

Шаг 7. Составьте план на случай, если что-то пойдет не по плану

Даже если вы крутой специалист и умеете составлять планы проектов, правда в том, что каждый из проектов может преподнести вам неожиданный сюрприз, и именно это делает их интересными. Допустим, вы предусмотрели буферное время при составлении календарного плана, вы убедились, что все участники знают свою роль, и внедрили правила обмена информацией.

Но перед запуском вам все же стоит поискать возможные источники проблем, такие как отпуск кого-нибудь из сотрудников, праздники или привлечение сторонних специалистов. Установите четкую цепочку команд и составьте список ключевых контактных лиц. Заранее обсудите с командой возможные риски, чтобы ваши сотрудники были к ним готовы.

Шаг 8. А вот теперь можно праздновать запуск проекта!

В ходе каждого успешного проекта обязательно проводится установочное совещание. Организуйте встречу с ключевыми участниками и разработайте четкую повестку дня. Ваша цель — донести до всех информацию о целях, ролях, процессах и сроках. В повестку дня должна быть включена вся информация, о которой мы говорили выше:

• Определите цели проекта и пользу, которую он принесет.
• Составьте список материалов, которые будут созданы в ходе проекта.
• Составьте схему связей между требованиями участников и задачами проекта.
• Продемонстрируйте временную шкалу проекта (диаграмму Ганта), чтобы все могли видеть зависимые задачи и ожидаемые даты.
• Опишите роли и обязанности всех участников.
• Объясните, как будет осуществляться взаимодействие в ходе проекта, где искать нужную информацию, например документ об объеме работ, и к кому обращаться с вопросами.
• Обсудите риски и убедитесь, что команда к ним готова.
• И на этом все!

Дополнительный совет. Вам не нужно каждый раз начинать планирование с нуля! Набирая опыт, вы сможете создавать различные шаблоны для планирования проектов определенного типа. Для начала предлагаем воспользоваться этими бесплатными шаблонами плана проекта.

Прямиком к счастливому финалу

Похоже, мы избавили вас от необходимости работать на выходных! Всегда пожалуйста. Теперь у вас есть готовый процесс планирования проекта, а заодно и простой шаблон плана, который поможет привести к успеху ваш следующий проект и все остальные проекты. Возможно, когда все это сложное планирование упростится, работа будет доставлять вам больше удовольствия. Как вы считаете?

Ну а теперь, когда вы освоили составление плана проекта, предлагаем лучшие советы от руководителей, которые помогут вашей команде работать более эффективно.

Шаблон плана проекта для Word (бесплатная загрузка)

Загрузите этот бесплатный шаблон плана проекта для Word, чтобы определить границы своей работы и разбить ее на управляемые компоненты; затем запланируйте и назначьте задачи, необходимые для завершения вашего проекта.

Вы также можете использовать этот шаблон плана управления проектом для управления рабочими нагрузками и задачами по мере внесения изменений. План проекта — это основа работы, которую вы выполняете, чтобы привести проект к успешному завершению.

Когда все в документе Word отсортировано, откройте бесплатный шаблон плана проекта ProjectManager. Он позволяет создавать динамический план проекта, которым можно управлять в пяти различных представлениях проекта: диаграмма Ганта, список задач, канбан-доска, календарь и электронная таблица. Кроме того, ваша команда может совместно работать над проектом в режиме реального времени и отслеживать прогресс с помощью информационных панелей и мгновенных отчетов о состоянии. Начните бесплатно с ProjectManager и создайте лучший план проекта.

Шаблон плана проекта ProjectManager является бесплатным для использования и обновляется в режиме реального времени. Попробовать сейчас

Что такое шаблон плана проекта?

Шаблон плана проекта — это документ, в котором собраны все рекомендации и процедуры, необходимые команде управления проектом для выполнения проекта. Шаблоны плана проекта позволяют руководителям проектов экономить время на этапе планирования проекта, а также помогают им убедиться, что ничего не упущено.

Как использовать этот шаблон плана проекта

Планирование проекта начинается с подробного документа плана проекта. Следуйте этим шагам планирования, чтобы убедиться, что ваш план проекта охватывает все аспекты проекта. Это означает, что у вас будет меньше шансов столкнуться с неожиданностями.

1. Основа планирования

Объем проекта

Начните с содержания проекта. Какие действия и задачи, определенные в вашем проекте, должны быть выполнены, чтобы сделать проект успешным? Используйте устав проекта в качестве трамплина. Вы также можете использовать структуру разбивки работ, чтобы определить все действия, задачи, результаты и вехи вашего проекта.

Вехи проекта

На основе устава проекта или структуры распределения работ отметьте вехи, основные события или этапы в вашем проекте и соберите их в диаграмме с тремя столбцами для вехи, описанием и датой ее выполнения. Примерами контрольных точек являются утверждение бизнес-кейса при назначении команды проекта или создании офиса управления проектом.

Этапы управления проектом

Следующим шагом является подробное описание фаз проекта, которое определяется как набор действий, таких как инициация проекта, планирование, выполнение, мониторинг и закрытие. Их также следует отметить на диаграмме, где за фазой следует ее описание и ее последовательность.

Задачи проекта

Вы также должны отметить задачи, необходимые для завершения проекта. Существует много проектных задач, таких как разработка плана качества, формулирование контрактов с поставщиками и выполнение закрытия проекта. Запишите их в таблице, перечислив этапы, действия, описание и последовательность.

Требования к усилиям и ресурсам

Это приводит к усилиям, которые, вероятно, необходимы для выполнения вышеуказанных задач. Перечислите задачу с количеством времени, которое, по вашему мнению, необходимо для завершения задачи. Это, в свою очередь, идет рука об руку с ресурсами, поэтому вы хотите взять задачу и прикрепить к ней ресурс или члена команды. Это лицо, ответственное за выполнение задания.

2. План проекта

График проекта

Теперь вы готовы создать расписание проекта на основе приведенной выше сводки. Используйте этапы и действия, чтобы создать диаграмму Ганта, чтобы легко визуализировать график проекта, необходимую работу и ее продолжительность.

Зависимости задач

Вы хотите добавить зависимости или задачи, которые связаны с другими и потенциально могут заблокировать участников группы, если они не будут выполнены своевременно и последовательно. На самом деле существует четыре типа зависимостей задач: «окончание-начало», «окончание-окончание», «начало-начало» и «начало-окончание». Перечислите ключевые зависимости на диаграмме с указанием действия, от чего оно зависит и типа зависимости.

Предположения и ограничения проекта

Перечислите все ваши предположения о проекте. Затем обратите внимание на ограничения проекта. Наконец, в приложении вы захотите приложить подтверждающую документацию, такую ​​как график проекта, экономическое обоснование, технико-экономическое обоснование, устав проекта и т. д.

3. Бюджет, управление рисками и изменениями

Бюджет проекта

Бюджет проекта является одним из наиболее важных компонентов любого плана проекта. Это потому, что бюджет проекта определяет сумму денег, доступную для вашего проекта. Поэтому нужно быть очень внимательным при создании своего.

Сначала соберите задачи проекта, определите потребности в ресурсах для каждой из них и, наконец, оцените их стоимость. Когда у вас есть затраты на каждую задачу проекта, вы можете добавить их, чтобы получить расчетную стоимость проекта. Это значение будет вашим базовым планом затрат и основой для бюджета вашего проекта.

Журнал рисков

В каждом плане проекта должен быть раздел управления рисками. В нашем шаблоне плана проекта есть журнал рисков, чтобы вы могли перечислить потенциальные риски, которые могут повлиять на ваш план проекта. Оттуда вы можете разработать свои стратегии снижения рисков и назначить владельцев рисков.

Процесс управления изменениями

Каждый план проекта необходимо изменить на этапе выполнения по нескольким причинам. Например, могут возникнуть новые требования к проекту, которые вызовут изменения в исходном плане. Как менеджер проекта, вы должны следить за тем, как в ваш проект вносятся изменения. Наш журнал управления изменениями поможет вам отслеживать любые изменения, внесенные в план вашего проекта.

4. Приложение

Каждый план управления проектом уникален, и его компоненты могут различаться в зависимости от требований вашего проекта. Вот наиболее часто используемые документы:

• Шаблон бюджета проекта
• Шаблон запроса на изменение
• Шаблон заказа на изменение
• План управления содержанием
• План управления затратами
• План управления рисками

Зачем нужен шаблон плана проекта

Теперь, когда вы загрузили бесплатный шаблон плана проекта, вы готовы к успешному завершению своего проекта! План проекта имеет решающее значение, так как это основной документ планирования проекта, на основании которого осуществляется формальное управление вашим проектом.

План проекта состоит из целей, действий, задач и ресурсов, необходимых для завершения проекта, как указано в экономическом обосновании проекта и уставе проекта. Вы хотите иметь описание основных этапов проекта, график действий, задач и их продолжительность, зависимости, ресурсы, сроки и т. д. Затем перечислите предположения и ограничения в процессе планирования проекта.

При создании плана управления проектом выполните следующие действия: отметьте объем проекта, определите этапы и задачи, оцените затраты, определите количество требуемых усилий, распределите ресурсы, составьте график, перечислите зависимости и задокументируйте его для утверждения. Шаблон плана управления проектом должен включать такие компоненты, как план управления содержанием, план управления затратами и план управления расписанием, среди прочих.

Бесплатный шаблон плана проекта ProjectManager для Word.

В то время как экономическое обоснование, полученное ранее в процессе планирования проекта, может давать общее представление о проекте, план проекта становится более подробным после того, как объем и устав проекта формализованы, а команда нанята. Хотя вы пишете план проекта на этапе планирования проекта, после завершения он не остается в ящике стола. Этот шаблон плана проекта следует рассматривать как живой документ, который будет пересматриваться и использоваться на протяжении всего жизненного цикла проекта. Это связано с тем, что план управления проектом представляет собой дорожную карту, которую менеджеры проектов используют на этапе выполнения, когда им нужна информация о расписании проекта, затратах, объеме и бюджете.

После того, как ваш документ будет завершен, пришло время создать динамический план и график проекта. Программное обеспечение для планирования проектов может помочь вам перенести план проекта на диаграмму Ганта, чтобы вы могли создавать временную шкалу, планировать работу, этапы проектирования, прикреплять документы и отслеживать ход выполнения. Затем поделитесь планом со своей командой, которая может использовать несколько представлений проекта, таких как список задач, лист, календарь и канбан-доска.

Когда следует использовать шаблон плана проекта?

Жизненный цикл управления проектом состоит из пяти фаз: фаза инициации, фаза планирования, фаза выполнения, фаза мониторинга и фаза закрытия. Планирование начинается после того, как вы инициировали проект, но до его выполнения.

Например, на этапе инициации создается множество документов для составления плана проекта, таких как технико-экономическое обоснование для определения проблемы, которую вы хотите решить, масштаба проекта и желаемых результатов. Это входит в экономическое обоснование, которое сравнивает затраты и выгоды. В Техническом задании (SOW) рассматриваются цели проекта, задачи, объем и результаты.

Они не составляют план проекта, но закладывают основу, на которой вы будете строить свой план. Это когда вы берете общие штрихи из фазы инициации и разбиваете ее на более мелкие, более управляемые задачи. Каждая из этих задач должна быть решена в сроки проекта.

Кто использует шаблон плана проекта?

Важно отметить, что руководитель проекта несет ответственность за создание плана проекта, но работа не выполняется изолированно. Менеджер проекта должен работать совместно с командой, экспертами и другими лицами, которые могут предоставить информацию и рекомендации для разработки реалистичного плана управления проектом.

Команды формируются с учетом их навыков и опыта работы над такими проектами, поэтому логично, что вам нужны идеи о том, как спланировать проект. Конечно, команда будет иметь доступ к плану проекта на протяжении всего этапа выполнения проекта. Им будут поставлены задачи, и они будут нести ответственность за их выполнение вовремя и в рамках бюджета.

К числу других лиц, которые будут использовать план проекта, относятся заинтересованные стороны и руководители, а также все лица, кровно заинтересованные в успешном исходе проекта. Менеджер проекта будет представлять эти группы на протяжении всего жизненного цикла проекта, чтобы держать их в курсе прогресса и гарантировать, что фактический прогресс соответствует тому, что указано в плане проекта.

Бесплатные шаблоны управления проектами

На нашем сайте есть десятки бесплатных шаблонов управления проектами для Word и Excel. Некоторые из них полезны в процессе планирования проекта. Вот некоторые из них, которые могут помочь составить план вашего проекта.

Шаблон плана действий

План вашего проекта должен согласовываться с более крупной стратегией, изложенной в плане действий. Бесплатный шаблон плана действий предоставляет вам место для изложения необходимых шагов и конкретных задач для достижения цели вашего проекта. План действий дает вам рамку, в которой можно зафиксировать основную направленность проекта, чтобы помочь вам расставить приоритеты задач в вашем плане.

Шаблон диаграммы Ганта

Диаграмма Ганта — это рабочая лошадка планирования управления проектами. Это визуальный инструмент, который упорядочивает ваши задачи на временной шкале. Он помогает вам расставлять приоритеты и устанавливать продолжительность для каждой задачи, показывает этапы и разбивает более крупные проекты на более управляемые этапы.

Шаблон СДР

Еще одним ключевым инструментом при построении расписания проекта является структурная декомпозиция работ (WBS). Это метод работы в обратном направлении от вашего окончательного результата, чтобы наметить каждый шаг, который приведет вас к нему. Это тщательный способ убедиться, что вы не пропустите ни одной части головоломки вашего более крупного проекта. Этот шаблон управления проектом проведет вас через этот процесс.

Связанный контент

Теперь, когда вы загрузили бесплатный шаблон плана управления проектом, и он отражает ваш план проекта, вы готовы к работе. Но независимо от того, являетесь ли вы подмастерьем по управлению проектами или учеником, вы никогда не должны оставаться на самоуспокоенности. Отрасли и бизнес не стоят на месте, и вы должны делать все возможное, чтобы быть в курсе новых тенденций.

Существует множество бесплатных шаблонов управления проектами и тем для обсуждения в ProjectManager, которые можно легко отфильтровать, чтобы предоставить вам контент, наиболее соответствующий вашим интересам. Предметы включают, помимо прочего, программное обеспечение для управления проектами, планирование, управление рисками и задачами, совместную работу, отслеживание времени, диаграммы Ганта, отчетность и, конечно же, планирование.

Поскольку речь идет о планировании, мы собрали три самых последних и актуальных сообщения о планировании проектов. Наслаждаться!

• Документация проекта: 15 основных документов проекта
• Как выбрать планировщик проектов
• Как создать план управления программой
• Шаблон Agile Sprint Plan

Попробуйте ProjectManager бесплатно в течение 30 дней

ProjectManager — отличный инструмент для планирования проектов. Он предлагает функции, необходимые для планирования, отслеживания и отчетности по вашему проекту. Существуют онлайновые и интерактивные диаграммы Ганта, которые избавляют от необходимости создавать их вручную.

Программное обеспечение также находится в сети, поэтому к нему легко получить доступ из любого места и с любого устройства. Более того, это упрощает обмен необходимыми документами и задачами, а руководитель проекта и члены команды могут получать автоматические уведомления для оптимизации процесса отчетности.

Почему бы не спланировать свой следующий проект в ProjectManager? Наше программное обеспечение для управления проектами неоднократно занимало первое место в рейтинге Gartner GetApp в категории программного обеспечения для управления проектами. ProjectManager помогает как крупным, так и малым предприятиям вести свои проекты к успеху, в том числе таким инновационным организациям, как НАСА.

Наше программное обеспечение для управления проектами достаточно велико, чтобы справляться с самыми крупными и сложными задачами планирования проектов, и в то же время является удобным и интуитивно понятным. Здесь нет кривой обучения или длительного и сложного обучения, а команда представителей службы поддержки клиентов готова ответить на любой ваш вопрос. Подпишитесь на бесплатную 30-дневную пробную версию сегодня и начните планировать свои проекты онлайн.

Единственный шаблон плана проекта, который вам когда-либо понадобится (с 6 примерами)

Итак, ваш следующий большой проект только что получил зеленый свет — хорошие новости для вас, верно? Теперь пришло время приступить к следующему шагу: планированию проекта. Крайне важно, чтобы вы тщательно спланировали свой проект, а не погружались сразу. 

Процесс планирования абсолютно необходим для успеха любого продукта или услуги — будь то простая задача, например, выбор праздничных открыток, которые вы отправляете клиентам, или такая сложная, как внедрение нового программного обеспечения для автоматизации маркетинга.

Планирование проекта применимо к любой ситуации, независимо от настроек. Процесс может быть формальным, неформальным, детальным или высокоуровневым, как вы хотите. Вот почему шаблоны плана проекта помогут вам стандартизировать процесс и выполнить правильный план проекта!

Что такое планирование проекта?

Планирование проекта — это концептуальный компонент любого проекта, который начинается после принятия проектного предложения и должен быть завершен до того, как вы действительно начнете работать над новым проектом.

Планирование проекта — это ключевой этап, требующий от менеджеров подробного описания всего объема проекта. Таким образом, менеджеры определяют основные цели проектов и определяют, что необходимо сделать для их достижения.

Вот все, что следует учитывать при планировании проекта: 

• Описание каждой задачи и вехи
• Установка даты поставки
• Изложение общей временной шкалы проекта
• Определение целей SMART для проекта 
• Список необходимого количества людей и их ролей 
• Детализация необходимых финансовых вложений
• Определение затрат для каждой фазы
• Описание необходимых ресурсов 
• Вовлечение людей в процесс проверки и утверждения 
• Выявление любых потенциальных рисков  
• Соблюдение стандартов качества

Процесс планирования обеспечивает сфокусированность проектов и эффективное управление ими, а также ограничивает вероятность того, что команда столкнется с какими-либо рисками.

Что такое план проекта?

План проекта — это централизованный справочный документ, описывающий запланированный подход к проекту.

План проекта также содержит ряд фиксированных этапов с требованиями, временными рамками и результатами каждого этапа. Важно, чтобы все цели поддавались количественной оценке, чтобы сразу было ясно, что необходимо достичь, прежде чем проект сможет перейти к следующему этапу.

С таким планом члены команды всегда в курсе того, кто, что и когда должен делать.

Хороший план проекта ответит на следующие основные вопросы:

• Что мы создаем?
• Зачем мы его создаем?
• Как мы будем его создавать?
• Когда мы выполняем каждый шаг?
• Сколько времени займет каждый шаг?

Помните, что каждый план проекта по своей природе абсолютно уникален.

Таким образом, документ плана проекта должен детализировать каждый обозримый элемент проекта. Чтобы отобразить такой объем информации в логической форме, важно выбрать правильный формат плана проекта.

Популярные варианты планов проекта включают диаграмму Ганта или письменную часть в виде документа PDF.

Загрузите бесплатный шаблон плана управления проектом 

Окончательный план проекта не оставляет вопросов без ответа. В нем вы найдете рекомендации и указатели, чтобы убедиться, что все аспекты вашего проекта учтены.

Наш шаблон плана проекта Filestage представляет собой бесплатный одностраничный план проекта, который можно распечатать. Этот простой шаблон плана проекта поможет вам быстро и эффективно разработать стратегию планирования проекта.

Следуйте этим основным советам, чтобы получить наилучшие результаты от этого подробного шаблона плана проекта: 

1. Используйте его в качестве отправной точки для всех ваших проектов. Это поможет установить согласованность.
2. Наполните план тщательным и тщательным исследованием. Узнайте стоимость, объем и детали проекта.
3. Включите в план полезные ресурсы и документы. Например, вы можете включить руководство по брендингу.
4. Обсудите этапы и макет с вашей командой. Прежде чем опубликовать свой план проекта, попросите вашу команду оставить отзыв. Это работает для них?
5. Создайте план проекта с четкими временными рамками, включая фиксированные даты начала и окончания для всех задач. Таким образом, ваш план будет способствовать созданию атмосферы ответственности и организации.
6. Сделайте это неотъемлемой частью вашего рабочего процесса. Сообщите всем о плане проекта и убедитесь, что ваша команда действительно использует его!

Загрузите наш бесплатный шаблон плана проекта, чтобы начать сегодня:

Получите бесплатный шаблон плана проекта

Зачем нужен план проекта?

Планирование проекта занимает много времени, верно? Итак, большой вопрос, который, вероятно, у вас на уме: стоит ли это усилий? Планирование проекта является важным компонентом управления проектами, который избавит вас от бесконечных головных болей в долгосрочной перспективе.

Кроме того, планирование способствует самостоятельности и организованности команды, поскольку каждый понимает, что от него требуется и что он может сделать, чтобы все шло гладко.

Вот три основных преимущества планирования проектов:

1. Помогает ускорить реализацию проекта
2. Оказывает хорошую поддержку вашей команде
3. Обеспечивает соблюдение высоких стандартов качества

1. Планирование проекта для ускорения доставки

Вот как планирование проекта помогает ускорить реализацию вашего проекта:

• Четкий график проекта с фиксированными сроками выполнения.
• Позволяет более эффективно расставлять приоритеты в работе.
• Значительно повышает вероятность того, что ваша команда будет выполнять проекты вовремя.
• Облегчение нагрузки на руководителей проектов за счет поощрения независимого и автономного подхода к работе.
• Помощь руководителям проектов в быстром выявлении задержек или узких мест.

2. Планирование проекта в поддержку вашей команды

Вот как планирование проекта помогает вашей команде получить наибольшую поддержку: 

• Достижение большей прозрачности и обеспечение полной информированности каждого.
• Назначение четких зависимостей задач и фиксированных ролей для всех участников.
• Помогаем вам управлять ожиданиями клиентов.

3. Планирование проекта с соблюдением стандартов качества

Вот все способы, с помощью которых планирование проекта обеспечивает соблюдение стандартов качества:

• Создание согласованного централизованного процесса.
• Обеспечение того, чтобы конечный результат был фирменным, безошибочным и качественным.
• Обеспечение того, чтобы не было пропущено ни одного шага, что особенно важно для сложных крупномасштабных проектов.
• Контроль ключевых рисков и ограничение их влияния.

6 примеров шаблонов плана проекта 

Вот шесть примеров плана проекта, которые помогут вам составить успешный план проекта:

1. Технический план проекта Atlassian

Технический план проекта Atlassian — современный пример очень подробного документа по проектной логистике. Этот сложный шаблон включает в себя раздел содержания проекта, график временной шкалы проекта (совместимый с Trello или Jira), таблицы для ключевых полей данных и раздел для других справочных материалов.

Шаблон планирования проекта Atlassian предназначен для предоставления пользователям четкого описания объема, целей и требований проекта. Это упрощает сотрудничество между командами и более эффективно управляет обратной связью с ключевыми заинтересованными сторонами.

2. Шаблон плана проекта Word от Project Management Docs 

Документы по управлению проектами создали шаблон плана проекта Word, который полностью охватывает все основы ИТ-проекта. Этот шаблон подробного плана проекта включает в себя табличный список этапов, базовый график и структуру распределения работ.

Он также содержит план управления изменениями, в котором вы можете подробно описать процесс управления изменениями.

Project Management Docs также предоставил подробное руководство пользователя к своему шаблону, которое проведет вас через каждый шаг плана и четко подскажет, что требуется на каждом этапе планирования.

3. Дизайн-проект от Simple Square

Этот шаблон планирования дизайн-проекта, созданный Simple Square, может иметь простой общий вид, но на самом деле он очень подробный. Вехи проекта представлены небольшими маркерами. Уровень вовлеченности представлен размером каждого цветного круга, а уровень важности представлен размером шрифта задачи.

Временная шкала подробного шаблона проекта Simple Square проходит через перекрывающиеся круги, которые делят общее время проекта на недели. Каждый этап проекта имеет свой цвет. Вы можете просмотреть перспективу дизайнера над временной шкалой и перспективу клиента под временной шкалой проекта.

4. Agile Project Plan от Smartsheet

В шаблоне гибкого планирования проекта Smartsheet вы продвигаетесь вперед поэтапно, а не одновременно. Весь проект разделен на части, называемые итерациями. По завершении одной итерации она проверяется и утверждается, прежде чем команда переходит к следующему этапу.

Результат первой итерации определяет характер и масштаб второй итерации.

5. Шаблон плана проекта Excel

Это пример всеобъемлющего шаблона плана проекта Excel, в котором разные вкладки представляют разные компоненты плана, такие как параметры и сведения о проекте.

Любая программа для работы с электронными таблицами может быть полезным инструментом для создания плана проекта, поскольку вы можете заполнить столько вкладок, сколько необходимо.

В то время как планирование задач может отображаться на одной вкладке, смета расходов может быть найдена на другой. План коммуникаций и оценки рисков также можно найти на отдельных вкладках. Вы также можете использовать его в качестве шаблона плана проекта Google Sheets, чтобы убедиться, что все данные всегда актуальны.

6. План Скрам-проекта

Особым стилем гибкого управления проектами является план проекта Scrum. Планы Scrum работают в виде серии итераций, называемых спринтами, которые указывают на завершение одного сегмента проекта.

С помощью scrum-менеджмента сложные проекты с несколькими компонентами и заинтересованными сторонами могут быть четко разбиты и организованы. Планы проектов Scrum лучше всего подходят для проектов, конечным результатом которых является осязаемый продукт.

В мире технологий скрам-доски славятся своей универсальностью и простотой конструкции. Члены команды используют стикеры для определения задач, которые затем помещаются в разные разделы доски для представления спринтов.

Как создать шаблон проекта 

Планирование может показаться большой работой, но если у вас есть надежный шаблон плана проекта, процесс на самом деле не так уж и сложен.

Чтобы помочь вам создать простой план проекта, который охватывает все ключевые моменты, не требуя времени для составления, мы перечислили все шаги, которые вам необходимо предпринять.

Вот как создать шаблон проекта за шесть простых шагов:  

1. Определите объем вашего проекта

Прежде чем вы начнете писать план проекта, вам и вашим заинтересованным сторонам необходимо уточнить конкретные цели и объем вашего проекта. Обсудите все элементы, которые должны быть охвачены проектом, задачи и задачи. Получив это, вы можете продолжить и развивать свой проект.

2. Встреча с клиентом

Одним из важнейших компонентов сбора данных является опрос вашего клиента. Чтобы создать эффективный план, вам необходимо четкое понимание ожиданий вашего клиента. Итак, встретьтесь со своим клиентом и сделайте подробные заметки. Вы также оцените их уровень знаний о проекте.

Вы можете обсудить даты доставки и запланированные отсутствия, которые могут помешать этим датам. Во время этой встречи вы также должны определить лучший способ общения между клиентом и вашей командой.

3. Определите свою команду

Когда у вас будет детальное понимание потребностей и ожиданий вашего клиента, вы сможете определить и собрать всех людей, необходимых для успешного выполнения проекта.

Вы можете начать с определения групп или отделов, ответственных за каждую фазу проекта. Затем вы должны определить конкретных людей в этих группах для выполнения конкретных задач и подзадач.

4. Поиск ввода команды

Обратитесь к своей команде за информацией, которую вы уже собрали, например о результатах, ожиданиях клиентов и предварительных оценках бюджета.

На основании предложений вашей команды вы внесете изменения в план проекта. На самом деле, вы будете вносить изменения на протяжении всей формулировки и выполнения плана.

Поскольку планы проектов динамичны и являются живой документацией вашего путешествия, они могут меняться по мере развития жизненного цикла проекта. После того, как вы определили все заинтересованные стороны и связались с ними, вы можете приступить к составлению своего плана.

5. Создайте первый черновик 

Ваш проект может пройти через несколько итераций, прежде чем все аспекты плана будут должным образом рассмотрены. И окончательный вариант плана не должен оставлять без ответа ни одного обозримого вопроса.

Ваш первый набросок плана проекта будет очень простым. Его можно написать на листе бумаги, нарисовать на доске или ввести в текстовый документ.

Вот все, что вы должны включить в черновик:

• Цель: Какова цель проекта?
• Объем: Какие параметры вы используете для достижения цели?
• Процесс: Определите процесс реализации плана: что, кто, как, когда и где.
• Результаты: Определите, что будет поставлено в соответствии с ожиданиями клиента.
• Ресурсы: Определите все необходимые ресурсы, которые необходимо использовать для создания и выпуска конечного продукта, включая человеческие ресурсы.
• Ограничения и зависимости: Какие факторы будут препятствовать вашей способности завершить проект, и как вы смягчите эти факторы?
• Крайние сроки: Запишите все крайние сроки и определите, являются ли они жесткими или мягкими.
• Заинтересованные стороны: Запишите, сколько времени может потребоваться клиенту для рассмотрения и утверждения любого компонента проекта.

6. Получение и реализация обратной связи

Когда у вас есть черновой вариант, вы можете перенести свой план в программное обеспечение для управления проектами. Управление проектом с помощью программного обеспечения для динамического планирования проектов позволяет вашей команде постоянно переоценивать выполнение проекта в режиме реального времени, включая выявление пробелов и слабых мест.

Такой инструмент, как Filestage, поможет вам собрать всех ваших рецензентов в одном месте и получать их отзывы прямо поверх вашей работы. Вы можете пригласить столько рецензентов, сколько захотите, и получать их отзывы о каждой версии вашего файла.

Представьте свой план проекта внутренним и внешним заинтересованным сторонам с помощью Filestage

После создания плана проекта вы должны поделиться им со всеми внутренними заинтересованными сторонами, чтобы получить отзывы и предложения по улучшению. Это важно, чтобы убедиться, что ничего не пропущено или не пропущено. Заинтересованные стороны также могут проверить, имеют ли смысл время и частота обмена информацией, и могут выявить потенциальные узкие места в отношении ресурсов.

Чтобы сделать процесс обратной связи максимально простым и эффективным для всех участников, мы рекомендуем использовать онлайн-платформу отзывов. Онлайн-инструменты позволяют рецензентам оставлять точные отзывы и обсуждать комментарии с другими заинтересованными сторонами, тем самым уменьшая недопонимание.

Вот как можно ускорить процесс проверки и утверждения плана проекта.

1. Настройте этапы проверки в Filestage

Прежде чем вы сможете начать работу над новым проектом, вы должны воспроизвести существующий процесс проверки и утверждения в Filestage. Настройте этапы проверки для каждого экземпляра проверки, через который должен пройти ваш план проекта (или результаты проекта).

На каждом этапе проверки может участвовать другая группа рецензентов. Например, ваш первый этап проверки может быть использован для проверки вашего плана проекта с вашей командой, а ваш второй этап проверки предполагает участие вашего клиента или руководителей для получения их окончательного утверждения.

2. Загрузить план проекта (или результаты) в Filestage

Загрузить файл любого типа в Filestage так же просто, как нажать кнопку загрузки.

В этом примере вы должны загрузить план проекта на первом этапе проверки, чтобы получить отзывы от ваших коллег. Как только план будет одобрен ими, вы можете переместить план на второй этап проверки, где ваш клиент может его просмотреть.

Затем вы можете использовать тот же процесс проверки для результатов вашего проекта.

3. Пригласить всех соответствующих рецензентов

Для каждого шага проверки вы можете пригласить нужных заинтересованных лиц, либо добавив их адреса электронной почты в программу, либо напрямую отправив им ссылку для проверки по электронной почте.

Кроме того, вы можете заранее управлять разрешениями своих рецензентов, чтобы они могли либо сотрудничать с вами над файлом, либо оставлять свои отзывы на определенном этапе рецензирования.

4. Попросите своих рецензентов оставить отзыв

После того, как рецензенты были приглашены для просмотра файла, они все еще могут интересоваться тем, как работает это новое программное обеспечение.

Таким образом, вы должны оставить начальный комментарий к вашему файлу, который дает вашим рецензентам некоторый контекст. Таким образом, рецензенты могут оценить преимущества инструмента до того, как оставят свой отзыв. Кроме того, гораздо менее пугающе оставлять заметный отзыв, когда кто-то уже сделал первую отметку.

5. Утвердить план проекта

После того, как ваши рецензенты закончат просмотр и оставят отзыв, они могут либо запросить изменения, либо одобрить файл.

Теперь вам следует просмотреть комментарии и при необходимости изменить план проекта.