Документация в порядке / Хабр

Пост о том, зачем и как аккуратно вести проектную документацию, даже если у вас Agile. Делюсь перечнем и структурой полезных документов и рекомендациями по работе с ними.

Речь пойдет в основном о внутренних документах, которые обычно никто не просит писать, но которые на самом деле нужны команде.

Небольшое лирическое отступление про то, что меня вдохновило на написание этого текста:

Теория разбитых окон

В криминологии есть так называемая теория разбитых окон: «Если в здании разбито одно стекло и никто его не заменяет, то через некоторое время в этом здании не останется ни одного целого окна». То есть, согласно теории, если порядок не поддерживается — люди охотнее его нарушают и не следуют правилам.

Теорию подтверждают эксперименты социологов из Нидерландов. В одном из них ученые приклеивали к рулям припаркованных велосипедов рекламные буклеты и убирали из окрестности все урны. При этом на стене рядом с велосипедами висело заметное объявление о запрете граффити. Для экспериментальной группы исследователи обеспечили сплошь разрисованную граффити стену, а для контрольной — чистую. В результате, у чистой стены выбросили на улицу или перевесили флаеры на чужой велосипед 25% группы из 77 человек, а у раскрашенной — 69%.

Считаю, что принцип теории можно распространить практически на все сферы жизни человека: чистота и порядок провоцируют на созидание и продуктивность, убирают элементы хаоса и отвлекающие факторы. Однако, конечно, лучше оставлять пространство для творчества и не сковывать себя абсолютной “идеальностью”. 

При разработке ИТ-систем мне кажется очень важным поддерживать порядок в документации. Это и есть та самая “стена”, на фоне которой разворачивается проектная жизнь — на нее смотрят и делают выводы, что это за проект и как там все работает.

Зачем писать

Бывают проекты и без документации — но скорее всего так получилось не от хорошей жизни, либо никто из участников не знает, что “так можно было”.

Обоснованность наличия документации — отдельная тема, об этом писали, например, здесь.

Если коротко — то “без бумажки ты букашка”. Наша память обманчива и недолговечна. Завтрашний ты обманешь себя сегодняшнего или наоборот. Придет новый человек или уйдет старый — каждый такой финт будет стоить вам дорого. Без общей картины вы будете заниматься микроменеджментом и разработкой того, что уже кем-то сделано, но он забыл вам об этом сказать. Будете делать петли и вставлять друг другу палки в колеса. А через полгода мучительно вспоминать, зачем нужен этот огромный кусок кода, который все тормозит. И это даже не касаясь кейса, когда вы заказали разработку на стороне.

Что писать

Сложно представить проект, на котором документация не нужна совсем. Другой вопрос, что она может быть разного формата и в разных объемах, покрывать разные аспекты системы.

Например, на старте проекта с гибкой методологией велика вероятность, что все еще раз 5 поменяется до момента внедрения. Поэтому подробное техническое описание может быть лишней тратой времени. А вот позитивный сценарий — на какие кнопки в каком порядке пользователь нажимает, какие данные вводит — нужен всем членам команды. И при частых его изменениях особенно важно, чтобы у всех было единое понимание текущей версии процесса.

Легче кому-то одному потратить пару часов на документирование, чем всей команде постоянно проверять свою память.

То есть даже когда обстоятельства не в пользу полноценного описания системы и вы работаете в “Agile”-режиме — важно понимать, что какая-то документация существенно облегчит процесс разработки и принесет много пользы.

Как выбрать то, что нужно документировать — дело каждого проекта. Приведу структуру и состав документации, которые считаю полезными.

Необходимый минимум

На мой взгляд документы, которые важны практически на любом проекте, это:

1. Документ-маршрутизатор

   Место, откуда можно добраться до всех артефактов проекта. Это может быть страница в Confluence, пространство Notion или просто Google-документ. Важно создать единую точку входа — пусть там будут только ссылки на разные инструменты и источники, но вам не придется запоминать пути поиска нужного файла.  

2. Артефакты проектных процессов

   Флоу процесса разработки, статусная модель задач, доски с беклогом, план-график проекта, список нужных контактов и пр. Наличие такой документации налаживает процесс работы и делает его более комфортным. А также сильно разгружает аналитика/менеджера/тимлида и всех, кого волнует выполнение задач и сроки.

3. Глоссарий

   Приводит всех участников работ к одному понятийному полю. Особенно полезен там, где много специальных терминов или разночтений. На некоторых проектах достаточно всего нескольких определений, но полезно все же их зафиксировать.

4. Артефакты бизнес-потребности и бизнес-процесса

   Agile-манифест гласит: “Работающий продукт важнее исчерпывающей документации”. Но нельзя разработать работающий “как надо” продукт без четкого понимания, что же мы все-таки делаем и зачем. Бизнес-требования, схема процесса или просто письмо с постановкой от заказчика — что-то должно быть.

5. Концептуальная модель системы

   Описание основных сущностей, верхнеуровневая функциональность и взаимодействие с другими системами.

   Используйте IDEF0, «дорожки» BPMN, просто схему или текстовый перечень — главное обозначить принцип работы вашей системы.

   Пример верхнеуровнего описания процесса

6. Классы пользователей и уровни доступа

   Такая памятка очень поможет при разработке требований — ведь всегда надо понимать, для кого и что делается. А путаница и в итоге неверный доступ — потенциально большие проблемы.

7. Cценарии использования

   Даже если вы не используете этот инструмент для разработки требований — какой-то сценарий работы системы у вас есть. Это может быть инструкция для пользователей или тех. поддержки. Или последовательность вызовов с параметрами, если речь идет о взаимодействии систем.

8. Логика работы системы

   По коду или БД не всегда получается понять смысл функционала. Например, формула расчета стоимости скорее всего задается бизнес-правилами, о которых коду ничего не известно.

   Эти данные так или иначе передаются разработчикам при постановке задачи. Удобно сразу их записывать в виде читаемого документа, а в задачах вставлять только ссылки на место в этом документе. А если в тот же документ прикреплять тест-кейсы — будет совсем красиво.

9. Описание АПИ

   Да пребудет с нами swagger и стандартный формат ответа методов. Если с вами интегрируются внешние компании — не обойтись и без подробного описания параметров.

10. Тестовые данные

    Среды, учетные записи и все, что нужно, чтобы не сводить с ума тестировщика однообразными вопросами.

11. Ограничения/нефункциональные требования

    Вы договорились, что рассчитываете максимум на 100 пользователей? Делаете импорт справочников раз в сутки в час ночи? Внешняя система не умеет принимать какие-то значения? Сделайте приятно себе в будущем — запишите все эти детали.

Другие типы документов

Потребность в некоторых документах возникает вариативно, в зависимости от особенностей проекта:

1. Архитектура системы

   Иногда необходимо детальное описание сервисов и их взаимодействия. Например, если сервисов несколько и они взаимосвязаны, или если архитектура микросервисная.

2. Требования к данным

   Логическая модель, требования к составу и формату данных, особенности работы с ними и пр. Всё это не всегда покрывается характеристиками БД — в таком случае полезно зафиксировать их в отдельном документе.

   Сюда же можно добавить соглашения о формате БД — принципы наименования таблиц и атрибутов, используемые типы данных и пр.

3. UX/UI макеты и прототипы

   Их лучше сразу собирать в одном известном всем месте и держать в актуальном состоянии.

   С чехардой в макетах разбираться потом очень сложно. Просто представьте, что у вас хотя бы 3 экрана и у каждого хотя бы по 5 состояний. И аналитик, дизайнер и разработчики смотрят каждый в свой проект в фигме.

4. Описание интеграций

   Протоколы интеграций, спецификации АПИ, процессы и потоки данных и всё, что необходимо для избежания недоразумений при взаимодействии с другими системами.

5. Безопасность

   В целом параметры безопасности могут быть описаны вместе с доступами или нефункциональными требованиями, либо же наследоваться от общего контура ИТ компании. Но бывают системы с приоритетом или особым подходом к этой характеристике.

6. Внешняя документация

   Документы для пользователей, партнеров, надзорных органов и прочие артефакты, которыми система общается с внешним миром.

Не трудно заметить, что бОльшая часть перечисленной информации скорее всего на проекте уже есть. Но она может быть разбросана по сохраненным сообщениям, личным папкам, письмам и прочему открытому космосу. Собрать это в единую структуру и оформить — не так долго, но эта работа может заметно сократить издержки на лишние вопросы, забытые задачи, кривой функционал и прочие неприятные факторы.

Как писать

Несколько инсайтов о работе с документацией:

• Не забывайте про актуальность

  Стоит писать только ту документацию, которую вы сможете поддерживать в актуальном состоянии.

  При отсутствии описания люди начнут общаться друг с другом и у них есть шанс добраться до истины. При неактуальной документации — все будут на нее смотреть и делать неправильно.

• Неоформленные артефакты — тоже документация

  Удобно складывать в одно место те артефакты, которые нет возможности обработать и хорошо оформить.

  Например, письма с договоренностями, примеры данных, ссылки и пр. Иначе вы скорее всего просто забудете, что такое когда-то было. Ну и в случае, если вдруг потребуется подтвердить какое-то согласование — не придется тратить час на поиск нужного письма в почтовом клиенте.

• Растите культуру документирования в команде

  Не обязательно всё должен документировать один человек, особенно если в команде нет специальной роли для этого. Даже не технические писатели умеют складывать ссылки в нужное место, писать чек-листы, комментировать макеты и прочее.

  Важно договориться, как такая документация будет поддерживаться.

• Комментарии в коде не всегда спасают

  Структура кода не обязана повторять структуру процесса/функционала и, тем более, бизнес- и пользовательских требований. Поэтому из кода можно понять «как» работает система, но на вопросы «зачем?», «почему?» и «как должна?» отвечает именно проектная документация.

• Планируйте и декомпозируйте работу с документацией

  Документирование — это задача, которую легко разбить на небольшие отрезки времени и “размазать” по спринту.

  Когда-то я бронировала в календаре последние 2 часа пятницы на составление/актуализацию документации. Принимать решения в это время опасно, к тому же эта деятельность помогает подвести итоги рабочей недели и запланировать следующую.

• Закрывайте техдолг

  При введении функционала в эксплуатацию важно выделить время на дооформление хвостов. Иначе не видать спокойной поддержки и доработки системы.

  Понять, чего не хватает, просто: представьте, что вы приходите на этот проект сейчас, и никто из предыдущей команды с вами поговорить не может.

• Больше схем и диаграмм

  Визуальная информация воспринимается легче и быстрее, лучше запоминается. Чем больше данных вы представите графически — тем доступнее и короче будет документация.

  Поможет изучение графических нотаций и UML, практика их применения, а также замечательная книга «Говори на языке диаграмм».

• Учитесь писать нехудожественные тексты

  Навык написания текстов сильно ускоряет процесс документирования и повышает его качество. Рекомендую использовать https://glvrd.ru. Плюс по возможности почитать «Пиши, сокращай» и «Бизнес-копирайтинг». Так и работа быстрее пойдет, и тексты станут понятнее и приятнее.

  Вот еще хороший доклад на тему «Как писать полезные технические тексты».

Как итог

Не обязательно подробно документировать всё, или хотя бы выполнять «необходимый минимум» из этой статьи. Всегда полезно сверять часы с реальностью и понимать — что действительно нужно и поможет достичь цели.

Но важно знать, какие есть инструменты и практики и как это делают в идеальном мире. Тогда вы поймете, на чем основывать свою работу, чтобы не изобретать велосипед и не напарываться на издревле известные грабли.

Даже если у вас нет ТЗ с тезаурусом и перечнем иллюстраций — структурированное и понятное хранение имеющейся документации облегчит жизнь всей команды. А также сподвигнет вас и коллег более собранно и ответственно относиться к проекту.

Проектная документация на строительство

Строительство или реконструкция объекта — это сложный и многоэтапный процесс, который проходит долгий и тернистый путь от замысла до его воплощения. Каждый застройщик хочет, чтобы его новое сооружение соответствовало всем ожиданиям и требованиям. Именно для этого разрабатывается проект. Перед его передачей на реализацию он обязательно проходит согласование и государственную экспертизу.

Проектная документация на строительство объекта представляет собой перечень обязательных документов. Их функция заключается в полном раскрытии цели проекта и его сущности. На основе предоставленных данных можно судить о том, получится ли воплотить проект в жизнь.

Грамотный проект раскрывает такие особенности сооружения:

• архитектурные;
• функциональные;
• инженерно-технические;
• конструкторские.

Без проектной документация на строительство невозможно проводить возведение объекта, не нарушая закон. Поэтому она является обязательным условием начала строительных работ. Каждый застройщик может составить ее самостоятельно или же обратится в специальные компании.

Содержание

1. Зачем нужна проектная документация
2. Что входит в состав проектной документация на строительство
3. Стадии разработки проекта
4. Проведение экспертизы
5. Профессиональная разработка проектной документации
6. Куда обратится?

Зачем нужна

проектная документация

Многие подрядчики не осознают всю важность проектных бумаг и заказывают их разработку исключительно из-за того, что того требует закон. Однако строительство или реконструкция объекта по проекту имеет множество преимуществ, так как он:

• демонстрирует итог работ;
• снижает денежные расходы и предотвращает непредвиденные траты;
• существенно сокращает время строительства объекта;
• делает строительный объект привлекательным в глазах инвесторов;
• устанавливает точные сроки окончания стройки;
• помогает избежать фундаментальных ошибок во время работ, так как составляется в соответствии с требованиями законодательства, особенностями площадки и пожеланиями заказчика;
• позволяет определить итоговую стоимость строительных работ при помощи расчетов необходимых материалов, техники, инструментов, рабочей силы и другого.

Что входит в состав

проектной документация на строительство

Цельный грамотный строительный проект представляет заказчику всю картину будущих работ и их результат, поэтому он включает в себя достаточно большой объем документов. Вся проектная документация на строительство объекта включает в себя три группы документов:

• проектные
• рабочие;
• сметные.

Первый вид документов отражают главные инженерные и технические моменты предстоящих работ на объекте. В состав проектной документация на строительство входят следующие данные:

• общая информация о проекте;
• схема планирования площадки;
• архитектурные решения;
• решения качающиеся объема и плана работ;
• основные данные об инженерном оборудовании;
• сведения о пожарной безопасности;
• данные про электрические, водные, вентиляционную, отопительную и другие системы;
• план демонтажных работ и сноса;
• предложения по повышению энергоэффективности сооружения;
• сведения о создании особенных условий для людей с ограниченными возможностями на объекте.

Рабочие документы содержат важную информацию, которая направлена на реализацию в жизнь всех идей и работ по строительству. Как правило, это чертежи и спецификация необходимых материалов и оборудования.

Сметные документы помогают застройщику оценить масштаб необходимых финансовых расходов при строительстве объекта. Как правило, они составляются на основе рабочих документов, которые предоставляют информацию о необходимом объеме работ. Обязательно составляются такие виды смет:

• локальные — это первичные документы, которые составляются для каждого вида строительных работ;
• сводные — объединяют в себе данные из нескольких локальных и предоставляют общую стоимость;
• на конкретные операции — они определяют лимит денежных средств на один из видов необходимых работ.

Помимо этого, к сметам могут составляться планы на отдельные или специальные расходы, сводки затрат и другие документы.

Стадии разработки проекта

Процесс работы над проектом требует немалого профессионализма. Только грамотный специалист знает все технологические особенности и обязательные стадии разработки.

Проектная документация на строительство объекта формируется за три последовательных этапа:

1. проектирование эскиза. Это самый творческий и интересный этап проектирования. На нем архитектор разрабатывает внешний вид здания, его внутреннюю планировку и даже дизайн интерьера, давая волю творческой фантазии и учитывая пожелания заказчика. Готовый эскиз позволяет увидеть, каким будет будущее здание, его архитектурный стиль, внутреннюю планировку, оформление и т.д. Современные технологии позволяют переводить двухмерные изображения в трехмерные, что позволяет сделать эскиз более реалистичным и «живым». Обычно архитектор создает несколько разноплановых эскизов, из которых клиент выбирает тот, который понравился ему больше всего;
2. техническое проектирование. На данном этапе происходят инженерные изыскания. Специалисты изучают природные условия площадки строительства, а именно почву, погодные условия, близлежащие водоемы и подземные воды, экологию и другие. На основе полученных данных принимается решение о возможности возведения здания на конкретном участке. Если же техническое проектирование проводится при реконструкции, то его главной задачей является определение целесообразности этих работ.
3. Разработка рабочих документов. Этот этап базируется на информации, которая была получена на двух предыдущих, а именно на ее основе создаются подробные чертежи. Помимо этого, специалист составляет подробный перечень материалов и оборудования, к которому прилагает подробную характеристику каждого наименования и актуальную рыночную стоимость. Рабочие документы обязательно согласовываются с клиентом, а после передаются рабочим на стройку.

Проведение экспертизы

Готовый проект должен быть одобрен не только заказчикам, но и государством. Именно поэтому проектная документация на строительство объекта подлежит специальной экспертизе.

Чтобы пройти государственную экспертизу необходимо заключить договор с местным органом, а также оплатить госпошлину. После этого проект берется на анализ, во время которого профессиональные эксперты определяют его соответствие установленным техническим, санитарным, экологическим и нормам. В среднем, результаты приходят в течение трех месяцев и могут быть как положительными, так и отрицательными.

Стоит отметить, что при строительстве объекта прохождение экспертизы, которая введена государством, является обязательной процедурой для всех строителей. Однако также можно пройти независимую экспертизу. Для этого необходимо обратиться в частные компании.

Профессиональная разработка проектной документации

Для того чтобы самостоятельно составить необходимый перечень документов, необходимо разбираться в тонкостях строительства и обладать специальными знаниями. Не каждый застройщик или подрядчик сможет справиться с этим на должном уровне, поэтому разумнее всего прибегнуть к помощи профессионалов, которые разработают качественный и надежный проект.

Приняв такое решение, застройщик получает множество преимуществ, а именно:

• экономит время и силы;
• минимизирует риск непредвиденных трат, тем самым экономя денежные средства;
• исключает возможные ошибки в документах;
• получает готовый проект, который соответствует нормам законодательства.

Профессионалы в области составления проектных документов подготовят проект, который отразит полную информацию о строительстве нового объекта. Качественная работа должна соответствовать таким требованиям:

• проект должен отражать все архитектурные и конструкторские особенности сооружения;
• не смотря на то, что форма подачи информации может варьироваться, хороший проект обязательно содержит в себе графические элементы и чертежи;
• проект включает в себя все необходимые разделы, которые установлены законодательством;
• проектирование включает в себя все три этапа;
• смета разрабатывается на основе актуальных рыночных цен.

Многие компании, которые предоставляют услуги по проектированию, не имеют фиксированной цены на свои услуги, а ведут расчет стоимости отдельно для каждого клиента, который базируется на таких факторах исходных данных:

• вид. Чтобы цена на услуги была меньше заказчику стоит предоставить максимально полную информацию о будущем сооружении, а также систематизировать ее. Данные могут быть предоставлены в разных формах, начиная неформальными, такими как фото или пожелания, и заканчивая формальными, которые могут быть представлены в виде проекта или ведомости;
• качество. Вся исходная информация должна составляться человеком, который разбирается в строительстве. Качественные данные позволят существенно снизить сложность работ по проектированию, что в итоге отразится и на цене;
• объем. Размеры сооружения напрямую влияют на длительность и объем работ по проектированию, а значит, и на их стоимость;
• индивидуальные требования. Зачастую каждый заказчик имеет ряд существенных требований к проекту. Они могут касаться ограниченного бюджета, включение определенных материалов и т.д. Однако при их наличии стоимость услуги возрастает, поэтому если есть возможность, то проектная документация должна составляться без ограничений.

Куда обратится?

Строительство объекта базируется на проектной документации. От того, насколько грамотно и профессионально она будет составлена, зависит многое, в том числе и безопасность будущего здания. Именно поэтому проект не стоит составлять самостоятельно при отсутствии необходимых для этого знаний. Лучше всего обратится в специализированную компанию.

Однако чтобы быть удовлетворенным результатом работы, стоит тщательно и ответственно подойти к поиску компании. Отдавать предпочтение стоит тем, кто уже успел заработать себе имя и обладает хорошей репутацией. Например, в нашу компанию «Проект-Монтаж», которая известна высоким качеством своих услуг.

Наша компании ООО «Проект-Монтаж» облегчит строительство объекта, правильно заложив его основы на первоначальном этапе, создав хороший проект. Проектная документация на строительство объекта от наших специалистов имеет ряд преимуществ, а именно:

• подготавливается в сжатые сроки, установленные клиентом;
• учитывает все пожелания заказчика;
• детально отражает всю информацию о будущем сооружении;
• соответствует нормам законодательства;
• минимизирует риски;
• исключает ошибки.

Стоит отметить, что компания ООО «Проект-Монтаж» имеет большой опыт в сфере проектирования строительных объектов и является лидером в данном сегменте услуг на российском рынке. В перечень наших услуг входят составление проектов различное направленности, а также такелажные работы и работы по поиску необходимого строительного оборудования. По нашим проектам в работу были запущены десятки государственных и частных объектов, среди которых стадионы, заводы, фабрики и т.д.

В штате ООО «Проект-Монтаж» числятся инженеры и архитекторы, которые не только имеют специальное высшие образование, но и обладают талантом, творческим виденьем и немалым опытом работ. Они на высоком профессиональном уровне занимаются разработкой и курированием проекта, что в итоге приводит к отличному результату!

Обращаясь в нашу компанию, вы получаете качественный проект по самой выгодной стоимости. Ведь мы всегда идем навстречу нашим клиентам и проводим лояльную ценовую политику, которая позволяет экономить денежные средства. Цена на проект рассчитывается отдельно для каждого клиента, поэтому нет риска переплаты.

Полное руководство (с примерами)

Что такое расписание проекта?

Расписание проекта — это расписание, в котором задачи, ресурсы и сроки выполнения расположены в идеальной последовательности, чтобы проект мог быть завершен вовремя . График проекта создается на этапе планирования и включает в себя следующее:

• График проекта с датами начала, окончания и этапами
• Работа, необходимая для получения результатов проекта
• Затраты, ресурсы и зависимости, связанные с каждой задачей
• Члены команды, ответственные за каждую задачу

Графики проектов создаются и отслеживаются с помощью программного обеспечения для планирования проектов, которое имеет ключевые функции, позволяющие руководителям проектов отслеживать ход выполнения задач, ресурсов и затрат в режиме реального времени. Они также могут назначать работу, связывать зависимые задачи, просматривать информационные панели, распределять ресурсы и многое другое.

ProjectManager, например, имеет онлайн-диаграммы Ганта для планирования задач и ресурсов, а также функции управления командой и инструменты отчетности для комплексной платформы управления проектами.

Что включено в расписание проекта?

Графики проекта создаются на этапе планирования проекта и имеют решающее значение для создания плана проекта, где определяются план графика, базовый план графика, результаты и требования. График проекта предназначен для руководства проектной группой на протяжении всего этапа выполнения проекта.

Затем, на этапе выполнения, базовый план расписания сравнивается с фактическим ходом выполнения проекта. При создании графика проекта включаются:

1. Результаты
2. Задачи
3. Даты начала и окончания задачи
4. Зависимости задач
5. Календарь проекта
6. Рабочие пакеты
7. Продолжительность задачи и график проекта
8. Бюджеты
9. Доступность ресурсов
10. График анализа рисков

Шаги расписания проекта

При создании расписания вы можете использовать шаблон расписания проекта, который бесплатно предлагает примеры расписания проекта и электронную таблицу расписания проекта. Но шаблон может только привести вас до сих пор. График проекта — это не просто стандартный график, который работает для каждого проекта.

Существуют различные методы планирования проектов и инструменты планирования проектов, задействованные в процессе планирования.

Кроме того, у каждого проекта есть разные ресурсы, графики, соображения по объему и другие уникальные переменные, которые необходимо учитывать в плане управления расписанием.

Программное обеспечение для управления проектами позволяет интегрировать расписание в другие инструменты управления проектами, такие как диаграммы Ганта, информационные панели и отчеты для отслеживания хода выполнения, а также доски канбан для управления рабочими процессами. Какой бы путь вы ни выбрали, это

шаги по созданию расписания проекта :

1. Создайте расписание для вашего проекта
2. Определить, кто имеет право управлять расписанием
3. Определите даты начала и окончания работ и задач проекта
4. Выяснить зависимости задач
5. Последовательность действий и задач в хронологическом порядке для создания календаря проекта
6. Оценка необходимых ресурсов и доступности ресурсов
7. Определение продолжительности действий и задач
8. Расписание проекта сборки
9. Мониторинг и контроль расписания на протяжении всего жизненного цикла проекта

Попрактикуйтесь в составлении расписания проекта с помощью этого бесплатного шаблона

Нужна помощь, чтобы начать работу с расписанием проекта? Попробуйте бесплатный шаблон расписания ProjectManager и попрактикуйтесь в добавлении задач, этапов, зависимостей, ресурсов и многого другого в интерактивной среде Ганта.

С левой стороны показаны различные этапы проекта. Они могут иметь цветовую кодировку, чтобы было легче отличить одну фазу от другой. Под каждой фазой находятся связанные с ней задачи, включая исполнителей, сроки выполнения и другие ресурсы, необходимые для выполнения запланированных задач.

На временной шкале справа все становится интереснее. Вы можете увидеть весь проект в одном месте, зависимые задачи можно связать, а вехи добавить для обозначения важных дат. Загрузите бесплатный шаблон, чтобы попрактиковаться в составлении собственного расписания.

Что такое методы планирования проекта?

Максимально точная оценка продолжительности задач проекта является ключом к созданию реалистичного расписания. Для этого необходимо использовать различные методы планирования проекта.

Руководители проектов могут опросить свою команду и других заинтересованных лиц, чтобы узнать, сколько времени могут занять определенные задачи, и могут ссылаться на исторические данные из аналогичных прошлых проектов.

Кроме того, руководители проектов могут использовать методы планирования проектов, чтобы повысить точность оценки времени и минимизировать риски, связанные с расписанием. Метод критического пути (CPM) — это уравнение, которое показывает максимально возможный срок для проекта. Метод оценки и проверки программы (PERT) также визуализирует поток задач для более точной оценки, но также показывает зависимости задач.

Руководители проектов также будут использовать методы сжатия расписания, такие как сбой проекта и ускоренное отслеживание, которые могут сократить продолжительность расписания, не влияя на объем проекта. Моделирование, эвристика выравнивания ресурсов, создание списка задач, использование календаря проекта и диаграммы Ганта — все это другие инструменты, которые могут помочь в оценке, сборе и отслеживании задач проекта.

Структура декомпозиции работ (WBS) показывает, сколько задач и результатов необходимо для получения конечного результата. Это сетевая диаграмма, на которой цель вашего проекта находится вверху, а «ветви» внизу показывают все шаги, необходимые для ее достижения. Этот инструмент гарантирует, что вы ничего не упустите при разработке своего расписания. График обратного хода — это еще один метод, который позволяет вам разбить масштаб проекта и определить все задачи, действия, результаты и этапы.

Независимо от того, какие методы планирования вы предпочитаете, вам нужен инструмент, разработанный для их одинакового использования. Диаграммы Ганта ProjectManager позволяют создавать временные шкалы, применять структуру разбивки работ и автоматически рассчитывать критический путь. Нужно уменьшить белый шум и просмотреть конкретную информацию? Фильтруйте именно то, что вы хотите видеть, будь то незавершенные задачи, просроченные задачи, задачи, назначенные определенным членам команды, или что-то еще, что вам нравится.

Как составить расписание проекта: подробное описание

Планирование проекта происходит на этапе планирования жизненного цикла проекта. Приступая к составлению расписания для вашего проекта, вы должны задать себе четыре вопроса:

1. Что нужно сделать?
2. Когда это будет сделано?
3. Кто это сделает?
4. Где это будет сделано?

Ответы на эти четыре вопроса в значительной степени дадут информацию о вашем графике проекта в будущем, поскольку вы будете использовать эту информацию для планирования дат начала и окончания, связывания действий, установки продолжительности, создания контрольных точек и управления ресурсами.

Выполните следующие действия, чтобы создать собственное расписание проекта!

1. Создание содержания проекта

Описание содержания проекта создается во время начального планирования. Это документ, который содержит конкретные цели, результаты, функции, бюджет и т. д. вашего проекта. Здесь перечислены все задачи, необходимые для успешного завершения проекта (что требует понимания требований заинтересованной стороны).

Будьте внимательны при составлении списка задач, вы не хотите ничего упустить. Используя структурную разбивку работ (WBS), вы можете организовать эти действия и расположить их в порядке выполнения. Понимание зависимостей задач и их последовательности очень важно для управления расписанием.

2. Установите последовательность задач

Задачи — это небольшие работы, которые ведут к конечному результату, и очень важно наметить последовательность этих задач, прежде чем погрузиться в них. Часто одна задача будет зависеть от другой, чтобы начать или закончить. Вы не хотите выполнять задачу наполовину, прежде чем поймете, что не можете выполнить ее из-за висящих целей.

3. Групповые задачи

После того, как вы соберете свои задачи и расположите их в правильном порядке, вы должны воспользоваться возможностью разделить задачи по важности. Вам нужно знать, что имеет решающее значение для графика реализации проекта и должно быть выполнено в первую очередь, а что менее важно, что можно сделать, если есть время. Вы можете использовать матрицу приоритетов, чтобы облегчить этот процесс.

Затем разбейте свои задачи на этапы, относящиеся к пяти фазам проекта — инициация, планирование, выполнение, мониторинг и закрытие. Организация задач с помощью этапов упрощает отслеживание прогресса и дает вашим командам чувство выполненного долга, которое повышает моральный дух и производительность.

4. Связывание зависимостей задач

Некоторые задачи могут выполняться одновременно, но некоторые задачи зависят от начала или завершения других, прежде чем они смогут начаться или завершиться. Эти зависимости задач должны быть отражены в вашем расписании, чтобы вы знали о них, иначе вы рискуете столкнуться с узкими местами и заблокировать свою команду.

5. Поиск критического пути

Критический путь — это метод планирования задач в проекте, позволяющий найти те из них, которые имеют решающее значение для успеха проекта. Это позволяет вам делать разумный выбор в отношении задач, которые можно игнорировать, если время и затраты становятся ограниченными. Этот метод обычно используется для анализа рисков расписания. Программное обеспечение, которое может найти для вас критический путь, может значительно облегчить этот шаг.

6. Назначение ресурсов

Управление ресурсами и планирование проекта тесно связаны. Каждая задача в вашем расписании должна иметь соответствующие ресурсы и затраты, связанные с ее выполнением. Задачи не выполняются сами по себе, и без сопоставления доступности ресурсов с каждой задачей вы рискуете сильно превысить бюджет. С ресурсами, привязанными к задачам, вы можете более точно планировать время своей команды и поддерживать баланс их рабочей нагрузки.

Как управлять расписанием проекта во время выполнения

После того, как вы соберете все части своего расписания вместе, последнее, что вам нужно сделать, — это вручную вставить его в статический документ, такой как листы Google или электронная таблица Microsoft Excel. Составитель расписания может автоматизировать большую часть процесса за вас.

На рынке есть инструменты планирования проектов, которые отлично подходят для простых задач планирования, но когда вы руководите проектом, большим или маленьким, вам нужен инструмент, который может адаптироваться к разнообразным задачам планирования, которые вам понадобятся. выслеживать. Посмотрите видео ниже, чтобы узнать, как программное обеспечение для планирования может помочь вам привести ваш проект к успешному завершению, или продолжайте читать наше полное пошаговое руководство.

Что такое инструменты планирования проекта?

Инструменты планирования проектов помогают менеджерам организовывать и выполнять задачи и ресурсы проекта в рамках заданного бюджета. Программное обеспечение варьируется от элементарного до сложного и предоставляет пользователям широкий спектр функций, облегчающих планирование их проекта.

Программное обеспечение, предназначенное для планирования проекта, может помочь в более важной роли планирования и оценки продолжительности каждой задачи. Помимо планирования, программное обеспечение также может включать инструменты для управления затратами, бюджетом, распределением ресурсов, совместной работой, коммуникацией и отчетностью.

Преимущества онлайн-инструментов планирования

Использование программного обеспечения онлайн-планирования означает, что менеджеры проектов могут принимать решения по управлению временем и ресурсами на основе данных. Когда они видят, что есть узкое место или какой-то блок, мешающий членам команды двигаться вперед по своим задачам, они могут быстро перераспределить ресурсы и сохранить проект в нужном русле.

Менеджеры и команды могут лучше работать вместе с правильным программным обеспечением онлайн-планирования и управлять ресурсами и бюджетами, чтобы обеспечить бесперебойную работу проекта.

Это большие преимущества, но не единственные при использовании программного обеспечения для онлайн-планирования. Вот еще:

• Создавайте подробные планы для своих проектов
• Просматривайте всю свою работу в списках задач и календарях проектов
• Получать обновления статуса заинтересованным сторонам
• Создавайте списки задач для себя и своей команды
• Управление датами начала и окончания задач
• Управление рабочей нагрузкой и перераспределение работы
• Мониторинг производительности в режиме реального времени
• Редактировать с помощью планирования с помощью перетаскивания

Необходимые функции программного обеспечения для планирования

Программное обеспечение для планирования, которое имеет следующие функции, даст вам больше возможностей для эффективного управления вашим проектом.

Диаграммы ГантаDashboardsWorkloadReportsCollaborationFile Storage

Упорядочивание задач на временной шкале

В проектах много задач, и их необходимо организовать на временной шкале, чтобы создать рабочий график. Диаграммы Ганта — это визуальный инструмент, который может собирать все ваши задачи, расставлять приоритеты, связывать те, которые зависят друг от друга, и даже разбивать более крупный проект на управляемые этапы.

Мониторинг прогресса на высоком уровне

После того, как график вашего проекта выполнен, вам необходимо внимательно следить за производительностью, чтобы не сбиться с пути. Информационные панели — это окно с информацией о ходе выполнения, которое действует как мгновенный отчет о состоянии, показывающий процент выполненных задач, отклонение от проекта, рабочую нагрузку и многое другое.

Сбалансируйте задачи вашей команды

Соблюдение графика означает разумное распределение ресурсов. Очень важно знать, сколько задач поставлено перед вашей командой. Если у некоторых слишком много задач, а у других слишком мало задач, страдает график и моральный дух. Вы хотите иметь возможность перераспределять их задания.

Быстрое создание достоверных данных

Заинтересованные стороны кровно заинтересованы в успехе проекта и должны регулярно получать информацию о его ходе. Вы делаете это, быстро создавая отчеты о задачах, затратах, отклонениях от проекта и т. д. и делясь ими на презентациях заинтересованных сторон. Фильтрация показывает информацию, которую вы хотите видеть.

Помогайте командам работать более продуктивно

Команды нуждаются в правильных инструментах для своевременного выполнения графика и в рамках вашего бюджета. Важно, чтобы они лучше работали вместе. Ищите функции, которые позволяют членам команды комментировать на уровне задачи, прикреплять файлы и обмениваться данными друг с другом.

Наличие централизованного хранилища

В проектах много бумажной работы. К этим документам можно обращаться на протяжении всего жизненного цикла проекта, и они должны быть легко доступны. Наличие инструмента планирования с неограниченным хранилищем файлов означает, что вы можете хранить все в одном месте и быстро получать к нему доступ, когда вам это нужно.

Создание расписания проекта в ProjectManager

Программное обеспечение для планирования проектов упорядочивает ваши задачи на временной шкале, учитывает ресурсы, необходимые для завершения проекта, и управляет всеми этими частями, чтобы поддерживать проект в нужном русле.

ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение для планирования, которое объединяет планы, сроки, бюджеты, коммуникации и многое другое, чтобы дать вам больший контроль над графиком вашего проекта. Подпишитесь на бесплатную 30-дневную пробную версию нашего программного обеспечения и следуйте инструкциям, чтобы составить идеальный график проекта.

Инициируйте свой проект

Настройте проект перед началом планирования. На этом начальном этапе вы устанавливаете план-график, бюджет, график ресурсов и общий график, в течение которого вы должны получить окончательный результат.

Добавьте бюджет, чтобы создать базовый план для сравнения с тем, что вы фактически тратите при выполнении проекта.

Определение задач

Планирование проекта — это управление вашими задачами. Как мы уже говорили ранее, задачи — это небольшие работы, которые приводят к конечному результату. Определение этих задач — первый шаг к правильному управлению проектами.

Импортируйте список задач из любой электронной таблицы или используйте для начала наши встроенные шаблоны. Добавьте продолжительность и сроки выполнения к этим задачам, чтобы установить их на временной шкале на диаграмме Ганта.

Календарь блоков

ProjectManager позволяет управлять календарем проекта в режиме реального времени. Обратите внимание на даты, когда ваша команда может или не может работать. Это ваши отпуска, оплачиваемый отпуск и другие подобные даты, которые должны быть установлены, прежде чем вы сможете составить свой график.

Установите выходные дни в программе, как глобальные, так и локальные, чтобы знать доступность вашей команды. Это наиболее полезно при управлении удаленными командами. Изложение ваших типичных рабочих дней — лучший первый шаг, если у вас нет другой доступной информации.

Установка зависимостей между задачами

Избегание узких мест и своевременное выполнение работы — основные причины тщательного планирования проекта. Вы захотите связать зависимые задачи, чтобы обеспечить бесперебойную работу.

Соедините зависимые задачи в вашем проекте, перетащив одну задачу на диаграмме Ганта на другую. Появится строка, и оттуда вы можете указать, какой тип зависимости имеют эти две задачи.

Назначить команду

Команды — ваш самый ценный ресурс. Они выполняют работу, которая доводит проект до финиша. Для оптимальной эффективности вам нужно, чтобы правильный член команды работал над правильным набором задач.

Назначайте задачи членам команды из любого из нескольких представлений проекта. Для дальнейшего направления вы можете прикрепить подробные описания, уровни приоритета и затраты, связанные с задачами, чтобы помочь вашей команде отслеживать и выполнять их.

Мониторинг хода выполнения

После того, как расписание установлено и проект находится в стадии выполнения, менеджеры захотят оставаться в курсе того, что происходит, не мешая своей команде. Отслеживание показателей проекта позволяет выявлять проблемы и решать их до того, как они станут проектами.

Получите общее представление о проекте с помощью нашей информационной панели в режиме реального времени. Мы собираем данные проекта о времени, стоимости, рабочей нагрузке и многом другом, автоматически рассчитываем и отображаем их в красочных, легко читаемых графиках и диаграммах.

Управление ресурсами

Знание своих ресурсов и поддержание их баланса ведет к более продуктивной и счастливой команде проекта.

Используйте нашу страницу рабочей нагрузки, чтобы узнать, сколько задач назначено вашей команде. Диаграмма с цветовой кодировкой позволяет легко увидеть, кто перегружен, и вы можете перераспределить их рабочую нагрузку, не покидая страницу.

Корректировка плана

Расписания — это живые документы. Поскольку внутренние и внешние силы влияют на проект, вам нужен быстрый и простой способ адаптации. Гибкость помогает предотвратить скольжение.

Перетащите задачи на новые даты начала или окончания на нашей онлайн-диаграмме Ганта, чтобы легко редактировать свое расписание. Все изменения мгновенно отражаются во всем программном обеспечении.

Держите заинтересованных лиц в курсе

Заинтересованные лица — это люди, заинтересованные в проекте. Они должны знать, что происходит, и информирование их о ходе вашего проекта является одной из ваших ключевых обязанностей.

Создавайте отчеты о отклонениях проекта, задачах и многом другом одним щелчком мыши. Вы можете быстро отфильтровать результаты при представлении отчета заинтересованным сторонам, чтобы помочь ответить на их вопросы.

Передовой опыт планирования проекта

Для того, чтобы ваш проект не выходил за рамки бюджета, требуется хороший график. Это означает создание расписания, которое является одновременно надежным и отвечающим требованиям вашего проекта. Чтобы ваше расписание было оптимальным, следуйте этим рекомендациям.

Тщательный сбор задач проекта

Последнее, чего вы хотите, — это пропустить важную задачу после того, как вы создали расписание проекта. Убедиться, что каждая задача учтена и поставлена ​​в нужное место для своевременного завершения проекта, достаточно сложно, не пытаясь втиснуть пропущенные задачи. Структура декомпозиции работ — отличный инструмент, позволяющий фиксировать каждый шаг на пути к результату.

Будьте реалистом

При разработке графика проекта важно установить разумную продолжительность для задач. Конечно, это должно быть измеримо; кратко, если это возможно, но с возможностью внесения изменений в случае необходимости. Для этого вам необходимо внимательно изучить свои ресурсы и способность вашей команды выполнить работу. Чем больше вы делаете это на начальном этапе проекта, тем меньше проблем у вас будет после его запуска. Помните, что вы можете использовать инструменты и методы управления проектами, такие как метод критического пути (CPM) или диаграммы PERT, чтобы точнее оценивать время.

Иметь резерв в расписании

Плавающий период — это количество времени, на которое задача может быть продлена до того, как она негативно повлияет на окончательный результат. Вы хотите, чтобы в вашем расписании было некоторое количество свободного времени, чтобы дать вам пространство для маневра, которое вам понадобится, когда произойдут изменения. Но вы не хотите слишком много плавать! Обычно это признак того, что с вашим графиком что-то не так.

Постоянно оценивайте критический путь

Критический путь — это способ увидеть, какие из ваших задач необходимы для достижения конечного результата, а какие можно отложить, если время и стоимость станут проблемой, наметив скорейшее возможное завершение проекта. Но знайте, что критический путь может измениться во время выполнения вашего проекта, поэтому вам нужно регулярно возвращаться и проверять его.

Отслеживание содержания проекта

Изменения — это проект. Это неизбежно. Однако не реагировать на эти изменения — безответственно. Мониторинг масштаба вашего проекта и корректировка задач и расписаний, чтобы ваш проект не отклонялся от графика, — вот что такое управление расписанием. Обратите внимание на то, как изменения объема влияют на график вашего проекта, и не мешают ли эти изменения достижению конечного результата.

График проекта и план проекта

В завершение мы закончим рассмотрением некоторых противоречий между двумя связанными понятиями; хотя это и связано, график проекта и план проекта — это две разные вещи. План проекта — это более масштабный план того, как проект будет работать. График проекта фокусируется на деталях того, как это будет сделано.

План проекта представляет собой набросок, поясняющий, как будет осуществляться управление проектом. План проекта стоит на первом месте, а график проекта часто попадает под более широкий проектный зонтик. Вы не можете создать график проекта, не нанеся предварительно крупные штрихи проекта в свой план проекта. После утверждения плана можно добавить расписание с конкретными датами, продолжительностью, заданиями, ресурсами и т. д.

Расписание проекта состоит из конкретных задач и сроков выполнения для каждой из них. Это временная шкала проекта, когда задачи будут запущены и завершены. График является скорее оценкой, основанной на исторических данных, опыте и т. д. График является гибким и меняется на протяжении всего проекта. План остается прежним. Он определяет цель проекта, объем, необходимые ресурсы, затраты и т. д. Только после того, как они будут установлены, можно начинать работу по графику.

Другое различие между планом проекта и графиком заключается в том, что план не требует использования инструментов управления проектом. Поскольку план проекта в основном представляет собой серию документов, вы можете просто использовать программу обработки текстов. Однако графики проектов обычно выполняются с помощью программных средств управления проектами с такими функциями, как диаграммы Ганта.

Планирование проекта Ключевые термины

• Планирование проекта: Планирование проекта — это процесс управления проектом, состоящий из создания и управления расписанием для организации задач, результатов и этапов проекта на временной шкале. График проекта определяет продолжительность, даты начала и окончания действий и используется менеджерами проектов для управления ресурсами, задачами и командами
• План расписания: План расписания или план управления расписанием — это компонент плана проекта, который определяет, как будет разрабатываться, отслеживаться и контролироваться расписание. Он также устанавливает методологию планирования и инструменты планирования, используемые для разработки графика проекта. Сложность плана-графика варьируется в зависимости от проекта. План расписания также называется планом управления расписанием.
• Базовый план расписания: Базовый план расписания — это утвержденная версия расписания проекта в плане расписания. Как только начнется этап выполнения проекта, фактические даты начала и окончания задач будут сравниваться с датами, установленными в базовом плане расписания, для измерения производительности и отслеживания проекта. Расписание проекта может отличаться от базового расписания, поскольку оно меняется по мере выполнения проекта.
• Индекс выполнения расписания: Индекс выполнения расписания является частью управления освоенным объемом и измерением, позволяющим узнать, соблюдаете ли вы график или отстаете от него.
• Отклонение от графика: Отклонение от графика (SV) определяет, идет ли проект по плану, путем расчета разницы между фактическим прогрессом и вашими прогнозами.
• Расписание ресурсов: Состоит из учета доступности ресурсов и соображений планирования емкости при разработке расписания. Это означает планирование задач на временной шкале на основе ресурсов и ограничений, связанных с каждой из них.
• Календарь проекта: Календарь проекта устанавливает рабочие дни и часы, доступные для запланированных задач. Это позволяет руководителям проектов принимать решения по управлению расписанием на основе времени, доступного в календаре. Календарь проекта является частью календарного плана.
• Сбой расписания: Сбой расписания — это метод планирования проекта, заключающийся в сокращении продолжительности расписания проекта за счет ускорения выполнения операций критического пути путем добавления дополнительных ресурсов, таких как члены группы или оборудование. Цель состоит в том, чтобы сократить продолжительность графика, не влияя на объем проекта.
• Матрица приоритетов: Матрица приоритетов — это инструмент управления временем, который позволяет руководителям проектов расставлять приоритеты задач путем оценки воздействия и усилий, связанных с ними. По структуре она похожа на матрицу Эйзенхауэра, но шкалы и квадранты матрицы приоритетов предназначены для управления проектами.
• Workback Schedule: Workback Schedule — это метод планирования проекта, который позволяет руководителям проектов разбивать жизненный цикл проекта путем анализа его временной шкалы в обратном порядке. Подобно обратному инжинирингу, этот процесс позволяет им по-другому взглянуть на этапы проекта, задачи, результаты и вехи.

Получите бесплатную 30-дневную пробную версию нашего программного обеспечения для планирования проектов. облачное программное обеспечение.

Благодаря интерактивным диаграммам Ганта, управлению ресурсами и рабочими нагрузками, которые можно легко интегрировать в панель управления отчетами в режиме реального времени, вы еще никогда не контролировали график проекта так жестко, как сейчас.

Узнайте, почему десятки тысяч проектных групп в таких разных организациях, как НАСА и Банк Америки, используют наш инструмент для соблюдения графика. Воспользуйтесь 30-дневной бесплатной пробной версией нашего программного обеспечения сегодня, чтобы лично опробовать эти мощные инструменты.

Начать бесплатную пробную версию

 

Шаблон сводки проекта для Word (бесплатная загрузка)

Резюме проекта является частью более крупного проектного предложения, целью которого является убеждение заинтересованных сторон или клиентов в том, что проект стоит взять на себя и что ваша организация идеально подходит для его выполнения. На самом деле, резюме проекта может быть самой важной частью проектного предложения: это презентация, которая зацепит их.

Наш бесплатный шаблон резюме проекта для Word поможет вам систематизировать информацию, необходимую для продажи проекта, кратким и эффективным способом. Загрузите бесплатный шаблон управления проектами прямо сейчас.

Что такое шаблон резюме проекта?

Шаблон резюме проекта — это отдельный документ по управлению проектом или часть предложения по проекту. Это всесторонний обзор проекта, который является кратким, не подробным, но все же включает ключевые детали, такие как цель проекта, предыстория, требования, проблемы, анализ и т. д.

Будь то резюме проекта или первый раздел проектного предложения, цель одна и та же. Он разработан, чтобы привлечь внимание предполагаемого читателя и дать понять, что проект жизнеспособный и вернет любые инвестиции, которые будут его финансировать.

Резюме проекта является частью предложения по проекту и выступает в качестве руководства по следующей информации. На самом деле, многие люди оставляют резюме проекта напоследок. После того, как они собрали данные, необходимые для проектного предложения, они сводят их к основным элементам проектного предложения.

Когда следует использовать шаблон резюме проекта?

Шаблон резюме проекта — отличный инструмент, когда вы предлагаете проект. Он собирает всю необходимую информацию и позволяет вам кратко изложить ее в одностраничном документе, который может помочь привлечь заинтересованных лиц и клиентов.

Шаблоны

полезны, так как вам не нужно изобретать велосипед каждый раз, когда вы представляете проект. Они также создают согласованность в вашей документации, что упрощает поиск исторических данных в архивах, когда вы предлагаете другой проект, похожий на тот, который вы выиграли.

Когда вы собираете эти данные, вам нужно иметь их в программном обеспечении для управления проектами. Таким образом, если вы получите работу, вы сможете легко перейти к плану проекта. ProjectManager — это онлайн-программное обеспечение для управления проектами, которое превращает сводку вашего проекта в действенный план проекта. Наши многочисленные представления проектов упрощают сбор данных в списке задач и, когда вы получаете проект, переключаются на диаграмму Ганта. Вся информация есть, теперь вы можете начать добавлять зависимости задач, фильтровать критический путь и даже устанавливать базовый план для отслеживания прогресса в режиме реального времени. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.

Диаграмма Ганта ProjectManager превращает проектное предложение в работоспособный план. Узнайте больше

Как использовать этот бесплатный шаблон резюме проекта

После того, как вы загрузите наш бесплатный шаблон резюме проекта для Word, вы получите настраиваемый документ, в котором есть место для логотипа вашей компании и который позволяет добавлять или удалять любые поля, которые не включены или не нужны в резюме вашего проекта. Поля, которые мы включили в шаблон резюме проекта, описаны ниже.

Информация о проекте

В верхней части шаблона представлена ​​общая информация. Он определяет, кто вы и для какого проекта вы подаете свое предложение. Это просто введение, чтобы отличить резюме вашего проекта от других, которые претендуют на тот же проект. Он должен включать следующее, хотя вы можете добавить контактный номер, если он еще не является частью вашего логотипа.

• Название проекта
• Руководитель проекта
• Спонсор проекта
• Дата

График проекта

Расписание проекта — это временная шкала проекта, включая дату начала и дату окончания, которая оценивает продолжительность проекта. Вы захотите набросать проект, включая вехи и результаты, чтобы дать клиенту представление о том, сколько времени потребуется для его завершения.

Бюджет проекта

Столь же важным, как и график, является бюджет проекта, который является оценкой того, сколько будет стоить выполнение проекта. Поэтому вам необходимо делать финансовые прогнозы не только о том, сколько будет стоить проект, но и о возврате инвестиций для заинтересованных сторон.

Ресурсный план

Проекты не могут быть выполнены без ресурсов. Это включает в себя все, от вашей команды до оборудования и материалов, которые они будут использовать. Все, что требуется для завершения проекта, является ресурсом. Эти ресурсы должны быть перечислены здесь, так как они должны быть запланированы и заложены в бюджет.

Обзор управления рисками

Каждый проект может быть изменен. Эти риски могут быть положительными или отрицательными, но они будут влиять на работу и должны быть идентифицированы как можно лучше. В этом разделе вы покажете, как вы будете управлять этими рисками, если они возникнут в проекте. Это включает в себя любые препятствия и проблемы, которые могут повлиять на объем, время и стоимость проекта.

Какие другие шаблоны управления проектами могут помочь вам создать сводку проекта?

Шаблон сводки проекта собирает данные, которые часто используются в предложении по проекту. Многое из того, что вы кратко освещаете в резюме проекта, будет расширено, если проект будет одобрен. Но даже в момент подведения итогов проекта вам необходимо изучить эти различные аспекты, хотя и не так глубоко, как на этапе планирования проекта.

Бесплатный шаблон резюме проекта для Word — это только один из многих шаблонов, которые вы можете скачать с нашего сайта. Мы предлагаем бесплатные шаблоны Excel и Word для каждого этапа вашего проекта, а также многие отраслевые шаблоны (например, строительство, информационные технологии, маркетинг и т. д.). Ниже приведены лишь некоторые из этих бесплатных шаблонов, которые помогут вам создать резюме проекта.

Шаблон временной шкалы проекта

При оценке расписания проекта вы можете использовать наш бесплатный шаблон временной шкалы проекта для Excel. Он позволяет перечислить задачи, связанные с проектом, включая даты начала и окончания, а также другие данные. Это затем заполняет визуальную временную шкалу справа, на которой вся продолжительность проекта может быть просмотрена в одном месте.

Шаблон бюджетного предложения 

Прогнозирование точного бюджета имеет решающее значение для сводки проекта. Если вы не попадете в цель, вы сократите либо свою прибыль, либо ваши заинтересованные стороны. Любой приемлем. Использование нашего бесплатного шаблона бюджетного предложения для Excel поможет вам оценить заработную плату, материалы, оборудование и даже поездки, связь, а также прямые и косвенные расходы.

Шаблон плана ресурсов

Другим аспектом резюме вашего проекта, с которым могут помочь наши шаблоны, является план ресурсов. Наш бесплатный шаблон плана ресурсов для Excel интегрируется с графиком и бюджетом при выполнении проекта, поэтому вы не переплачиваете. Когда вы создаете резюме проекта, это поможет вам более точно определить, сколько будут стоить ваши ресурсы.

ProjectManager — мощное программное обеспечение для управления проектами

Все бесплатные шаблоны управления проектами, которые мы предлагаем на нашем сайте, являются отличными инструментами для управления проектами, но они не могут вам помочь. Это статические документы, требующие ввода данных вручную. Программное обеспечение для управления проектами автоматически обновляет и связывает ваши команды, чтобы помочь им лучше работать вместе. ProjectManager идет еще дальше. Наше облачное программное обеспечение предназначено для предоставления данных в режиме реального времени, которые помогают вам принимать более взвешенные решения и облегчают совместную работу вашей команды. Когда вы получите одобрение проекта, вы уже будете впереди игры с нашим программным обеспечением.

Отслеживание прогресса и производительности в режиме реального времени

Чтобы придерживаться графика и бюджета, указанных в сводке проекта, вам необходимо иметь оперативные данные, которые сообщат вам, где вы находитесь по отношению к вашему плану в данный момент. Старые данные не помогут. После того, как вы установите базовый уровень на диаграмме Ганта, вы сможете отслеживать свой прогресс и производительность в режиме реального времени. Посмотрите, соответствуют ли ваши запланированные усилия вашим фактическим усилиям на нашей панели инструментов в реальном времени. Не требуется настройка, как в облегченных инструментах. Он готов, когда вы готовы. Если вам нужно больше, чем общий вид проекта, используйте наши настраиваемые отчеты. Их легко создавать и делиться ими с заинтересованными сторонами, чтобы держать их в курсе.

Управляйте ресурсами и оставайтесь продуктивными

Ресурсы привязаны к вашему графику и бюджету. Вы должны получать нужные ресурсы в нужное время, чтобы уложиться в сроки и не тратить больше, чем заложено в бюджете. В нашем программном обеспечении есть инструменты управления ресурсами, которые упрощают назначение членов команды, поскольку они доступны в системе и у вас под рукой, когда вам это нужно. Диаграмма рабочей нагрузки с цветовой кодировкой позволяет с первого взгляда увидеть, кто перегружен, а у кого слишком мало заданий. Затем вы можете быстро сбалансировать рабочую нагрузку команды прямо из графика рабочей нагрузки. Сбалансированная рабочая нагрузка приводит к тому, что работники счастливы, а счастливые работники более продуктивны.

В нашем программном обеспечении есть гораздо больше, от функций управления рисками и управления задачами до автоматизации и, конечно же, инструментов для совместной работы, которые объединяют всех, независимо от того, где и когда они работают. Как только вы утвердите резюме проекта и начнете управлять им по-настоящему, вы будете счастливы, что у вас есть ProjectManager, который поможет вам вовремя, в рамках бюджета и получить качественные результаты, которых ожидают ваши заинтересованные стороны.