Вы когда-нибудь начинали масштабный личный проект… и оставляли его незавершенным?

Вы начинаете с самыми лучшими намерениями. Ты пишешь 10 страниц мемуаров, или ставишь мольберт художника, или начинаешь читать «Войну и мир».

Но тогда ты перестанешь писать. Холст с незаконченными карандашными царапинами должен переместиться в гараж, чтобы освободить место для гостей семьи… и никогда не вернется обратно. Вы теряете один из своих любимых носков, но месяц спустя находите его на закладке на 22-й странице классического романа Толстого.

Невыполненные новогодние обещания, невыполненные обещания, данные самому себе… у кого нет шкафов, полных скелетов незавершенных личных проектов?

Иногда это происходит потому, что наши цели нереалистичны или не стоят того, чтобы их преследовать.

Но иногда проблема в подходе.

Мы начинаем писать роман, открывая новенький документ и набирая «Жили-были…»

Ставим чистый холст на мольберт, открываем новенькие краски и копаемся…

Взламываем откройте обложку последней классической книги, которую мне нужно прочитать, чтобы получить образование…

…а затем отвлечься на Facebook.

Или видео на YouTube о маленьких пандах.

Или другие интересные, привлекающие внимание отвлекающие факторы.

Когда это происходит, есть один способ преодолеть барьеры и повысить шансы на успех:

Не начинать с самого начала.

Впервые я начал участвовать в Национальном месяце написания романов (NaNoWriMo), когда учился в старшей школе.

NaNoWriMo — это ежегодное соревнование по написанию романов, в котором участники должны написать роман за 30 дней.

Девять незаконченных черновиков романа после того, как я начал участвовать в NaNo, я начал отчаиваться когда-либо окончание первого черновика, не говоря уже о написании романа.

А потом, на десятом курсе, я закончил свой первый набросок — всего 130 000 слов.

Какая разница?

Еще 9 раз, когда я участвовал в NaNoWriMo, я был «штанником», то есть в основном писал штанами. Я имел бы общее представление о сюжете и персонажах, а затем сел и начал печатать 1 ноября.

Но в тот год, когда я, наконец, ПОБЕДИЛ NaNoWriMo, я открыл для себя метод набросков под названием «Карты историй».

Я решил попробовать и завершил свой первый план романа за неделю до начала NaNo.

В тот день, когда я завершил набросок, я каким-то образом знал , что в этом году я закончу. Потому что впервые я не только знал, как история началась и закончилась, я знал, что произойдет в середине. Я знал, что закончу свою рукопись.

Так и сделал.

Для меня ключом было начало ДО начала.

Прежде чем я начал писать свой роман, мне нужно было составить набросок. Подробный план, в котором перечислены все сцены по порядку, от начала до конца. Это держало меня в курсе всего ноября, и хотя мне потребовалось чуть больше 30 дней, чтобы закончить первый черновик, суть в том, что я закончил его .

Как говорится:

Цель без плана — всего лишь желание.

Но иногда даже самые продуманные планы рушатся. Вот когда вы можете попробовать Совет 2:

Когда-то в старших классах я разработал еще один важный личный проект: прочитал всю Библию от корки до корки.

(мальчик, у старшеклассников наверняка много больших мечтаний, не так ли?)

Раньше я пытался прочитать Библию несколько раз. К тому времени, когда я пошел в старшую школу, Бытие было для меня самой знакомой книгой в Библии, потому что я всегда начинал читать Бытие в январе, вооружившись моим новейшим планом чтения Библии…

Но к тому времени, когда наступили февраль и книга Левит, я упадут, а затем снова начнутся в Genesis в январе следующего года.

Наконец, одним летом я начал читать Библию… начиная с Исхода.

У меня не было плана чтения, и я не говорил себе, что прочитаю все. Я просто начал читать Исход, когда у меня было свободное время или когда мне было скучно.

Еще до конца года я достиг своей цели и прочитал всю Библию от корки до корки. И многие истории там внезапно стали обретать смысл.

Исключения к совету 2

Конечно, для некоторых вещей это не работает. Если вы хотите построить дом, попытка установить водопровод до того, как вы очистите фундамент, не поможет.

Но когда дело доходит до творческих, личных проектов (романы, художественные проекты, чтение и т. д.), может помочь начало где-то , кроме . Особенно, когда это проект, который вы начинали несколько раз в прошлом, но так и не завершили.

Новые проекты часто начинаются с едва сдерживаемого волнения, а затем хнычут до преждевременного конца.

У нас грандиозные планы: я напишу роман за 30 дней! Я закончу свой лоскутный проект через четыре месяца! И энтузиазм поддерживает нас в течение первых нескольких дней, прежде чем выдыхаться.

Или мы уложились в срок, который сами себе поставили, но так и не завершили наш фактический проект, и поэтому в отчаянии уходим.

Хуже того, мы можем обнаружить, что качество наших результатов намного ниже наших ожиданий, что заставит нас в отчаянии опустить руки.

Вот что всегда происходило со мной с романами НаНоВриМо. К 30 ноября я достигал цели в 50 тысяч слов, чувствовал себя плохо из-за того бреда, что написал, затем откладывал незаконченную рукопись, чтобы никогда больше к ней не возвращаться.

Но в год, когда я закончил свою первую рукопись романа, я этого не сделал.

В первую очередь я подошел к написанию с таким настроем, что не буду слишком эмоционально привязываться к своему проекту. Я отбросил в сторону как волнение, так и уныние, и вместо того, чтобы писать столько, сколько мне хотелось писать, я заставил себя писать минимум 1667 (рекомендуемое ежедневное количество слов) в день.

Когда наступило 30 ноября, я набрал чуть более 50 000 слов, но всего лишь около 50 % своего сюжета. (Я знал, где я был, из-за плана, который я написал ранее).

Вместо того, чтобы уйти, как только закончился ноябрь, я продолжал писать.

И во вторую неделю января я наконец-то, наконец-то написал «Конец».

Не слишком эмоционально привязывайтесь к своему проекту

Завершение личных проектов может оказаться сложным, если вы СЛИШКОМ эмоционально вовлечены. Вы не хотите, чтобы ваш перфекционизм сработал и парализовал вас.

Вместо этого сосредоточьтесь на том, чтобы делать вещи шаг за шагом, устанавливая осязаемые, достижимые цели, а затем выполняйте работу — независимо от того, получается ли у проекта хорошо.

Цель — закончить.

Когда дело дошло до моего первого романа, если бы я прислушивалась к своим колеблющимся эмоциям, я бы никогда не продержалась шесть недель после крайнего срока 30 ноября.

Если бы я не поставил себе ежедневную цель по количеству слов вместо обычного 30-дневного срока, я бы не закончил черновик.

Так что не сдавайся.

Не возлагайте на себя нереалистично завышенных ожиданий в отношении первой итерации любого творческого проекта. Продолжать идти. Не обращайте внимания на вызывающую раздражение дилетантственность вашего первого черновика. Просто продолжать идти.

Продолжайте, пока не будет сделано.

Завершение творческих, личных проектов важно на многих уровнях:

• Это помогает вам практиковать свои навыки завершения, которые могут распространяться на другие сферы жизни — вы можете улучшить выполнение обещаний в целом, чтобы другим и себе.
• Дает законное чувство уверенности в себе. Если бы вы постоянно обещали себе, что сделаете что-то, но так и не сделали этого, как бы вы себя чувствовали? Как лжец, фальшивка, мошенник? Вы не хотите так относиться к себе.
• Самое главное, личные, творческие проекты часто являются наиболее значимыми вещами, которыми мы можем поделиться или оставить для семьи, друзей и незнакомых людей. Они содержат немного вас . Не упускайте возможность оставить такое драгоценное наследие, такой глубокий способ навсегда изменить мир.

Над какими личными проектами вы работаете? Какие проекты вы закончили? Что помогло вам закончить их?

Я составил контрольный список для гениального писателя, чтобы помочь вам разъяснить свое сообщение, привлечь больше читателей и изменить мир своими словами.

Дайте сюда манифест!

ProWritingAid — мощный набор из более чем 20 различных инструментов для письма и редактирования. Скопируйте свой черновик в их онлайн-редактор и проверьте грамматику, порядок предложений, часто используемые слова и многое другое. Попробуйте бесплатно!

18. Завершение проекта – Управление проектом – 2-е издание

Основная часть

Каждый проект должен заканчиваться, и именно в этом заключается завершение проекта на последней фазе жизненного цикла проекта. Весь смысл проекта в том, чтобы выполнить то, что вы обещали. Предоставляя все, что вы обещали, вы гарантируете, что все заинтересованные стороны удовлетворены и все критерии приемки соблюдены. Как только это произойдет, ваш проект может быть завершен.

Завершение проекта часто является фазой жизненного цикла проекта, которой чаще всего пренебрегают. Как только проект завершен, легко собрать вещи, бросить несколько файлов в ящик и сразу перейти к этапу инициации следующего проекта. Подожди. Вы еще не закончили.

Ключевыми действиями в завершении проекта являются сбор записей проекта; распространение информации для официального принятия продукта, услуги или проекта; и выполнение закрытия проекта. Как руководитель проекта, вам необходимо проверять проектные документы, чтобы убедиться, что они актуальны. Например, возможно, были реализованы некоторые запросы на изменение объема, которые изменили некоторые характеристики конечного продукта. Информация о проекте, которую вы собираете на этом этапе, должна отражать характеристики и спецификации конечного продукта. Не забудьте также обновить назначения ресурсов. Некоторые члены команды приходили и уходили в ходе проекта. Вам нужно перепроверить, что все ресурсы и их роли и обязанности отмечены.

После того, как результаты проекта будут задокументированы, вы запросите официальное одобрение от заинтересованных сторон или заказчика. Они заинтересованы в том, чтобы узнать, соответствует ли продукт или услуга проекта целям, которые проект поставил перед собой. Если ваша документация актуальна, у вас будут результаты проекта, которыми вы сможете поделиться с ними.

Контракты заканчиваются так же, как и проекты. Закрытие контракта связано с завершением и урегулированием условий контрактов, заключенных по проекту. Он поддерживает процесс завершения проекта, поскольку процесс закрытия контракта определяет, была ли работа, описанная в контракте, выполнена точно и удовлетворительно. Имейте в виду, что не все проекты выполняются по контракту, поэтому не для всех проектов требуется процесс закрытия контракта. Очевидно, что этот процесс применяется только к тем фазам, результатам или частям проекта, которые были выполнены по контракту.

Закрытие контракта обновляет записи проекта, детализируя окончательные результаты работы над проектом. Контракты могут иметь конкретные условия выполнения. Вы должны знать об этих условиях, чтобы завершение проекта не задерживалось из-за того, что вы упустили важную деталь. Если вы сами управляете контрактом, обязательно узнайте в своем отделе закупок, есть ли какие-либо особые условия, о которых вам следует знать, чтобы ваша проектная группа случайно не задержала закрытие контрактного проекта.

Одной из целей процесса закрытия контракта является официальное уведомление продавца, обычно в письменной форме, о том, что результаты являются приемлемыми и удовлетворительными или были отклонены. Если продукт или услуга не соответствуют ожиданиям, поставщик должен будет исправить проблемы, прежде чем вы выпустите официальное уведомление о приемке. Перед закрытием контракта любые незначительные элементы, которые необходимо отремонтировать или завершить, помещаются в список , который представляет собой список всех элементов, найденных клиентом, командой или менеджером, которые еще предстоит выполнить. Будем надеяться, что в ходе проекта были проведены проверки качества, и поставщику была предоставлена ​​возможность внести исправления раньше, чем на этапе закрытия. Не стоит ждать до самого конца проекта, а потом сразу сваливать все проблемы и проблемы на вендора. Гораздо эффективнее обсуждать проблемы с вашим поставщиком по ходу выполнения проекта, потому что это дает возможность исправления при возникновении проблем.

Затем проектная группа будет работать над всеми пунктами списка недостатков, составив небольшой график для завершения оставшейся работы. Если количество пунктов в списке недостатков слишком велико или объем работы значителен, проектная группа продолжает работу над проектом. Как только список недостатков становится меньше, менеджер проекта начинает закрывать проект, сохраняя только достаточное количество персонала и оборудования для поддержки команды, работающей над списком недостатков.

Если продукт или услуга действительно соответствуют ожиданиям проекта и являются приемлемыми, требуется официальное письменное уведомление продавца с указанием того, что контракт завершен. Это формальное принятие и закрытие контракта. Вы, как руководитель проекта, обязаны задокументировать официальное принятие контракта. Во многих случаях положения об оформлении принятия и закрытия контракта прописаны в самом контракте.

Если у вас есть отдел закупок, занимающийся администрированием контрактов, они ожидают, что вы проинформируете их, когда контракт будет завершен, и, в свою очередь, будут следовать формальным процедурам, чтобы сообщить продавцу о завершении контракта. Тем не менее, вы по-прежнему будете отмечать завершение контракта в своей копии записей проекта.

Освобождение проектной группы

Освобождение членов команды проекта не является официальным процессом. Однако следует отметить, что по завершении проекта вы освобождаете членов своей проектной группы, и они возвращаются к своим функциональным руководителям или назначаются на новый проект. Вы захотите информировать их руководителей или других руководителей проектов по мере приближения к завершению проекта, чтобы у них было время надлежащим образом спланировать возвращение своих сотрудников. Сообщите им за несколько месяцев до начала, как выглядит расписание и как скоро они смогут планировать использование своих сотрудников в новых проектах. Это дает другим менеджерам возможность начать планирование операций и назначать даты операций.

Окончательные платежи

Окончательный платеж обычно представляет собой более чем простой процент от работы, которую еще предстоит выполнить. Завершение проекта может включать решение самых сложных проблем, решение которых является непропорционально дорогим, поэтому окончательный платеж должен быть достаточно большим, чтобы мотивировать поставщика придать проекту высокий приоритет, чтобы проект мог быть завершен вовремя.

Если поставщик выполнил все договорные обязательства, включая устранение неполадок и ремонт, как указано в перечне недостатков, проектная группа подписывает договор и передает его в бухгалтерию для окончательной оплаты. Поставщик уведомляется о том, что последний платеж является окончательным, и завершает договорное соглашение с проектом.

Послепроектные оценки

Перед тем, как команда будет распущена и начнет фокусироваться на следующем проекте, проводится обзор, чтобы зафиксировать уроки, которые можно извлечь из этого проекта, часто называемый совещанием по извлеченным урокам или документом. Команда исследует, что пошло хорошо, и фиксирует процессы, чтобы понять, почему они пошли хорошо. Команда спрашивает, можно ли перенести процесс на другие проекты. Команда также исследует, что пошло не так, и что люди узнали из этого опыта. Процесс заключается не в том, чтобы найти виноватых, а в том, чтобы научиться.

Управление качеством — это процесс постоянного улучшения, который включает изучение прошлых проектов и внесение изменений для улучшения следующего проекта. Этот процесс документируется как доказательство того, что методы управления качеством используются. В некоторых организациях есть формальные процессы для изменения рабочих процессов и интеграции уроков, извлеченных из проекта, чтобы другие проекты могли извлечь выгоду. Некоторые организации менее формальны в своем подходе и ожидают, что люди будут учиться на своем опыте и использовать его в своем следующем проекте, а также делиться тем, что они узнали, с другими в неформальной обстановке. Какой бы подход ни использовался, необходимо оценить следующие элементы, а результаты обобщить в отчетах для внешнего и внутреннего использования.

Эффективность доверия и согласования

Руководство проекта анализирует влияние доверия — или его отсутствия — на проект и эффективность встреч по согласованию в построении доверия. Команда определяет, какие проблемы можно было предвидеть и смягчить, а какие нельзя было разумно предсказать. Какие сигналы, которые были пропущены командой, указывали на возникновение проблемы? Что могла бы сделать команда, чтобы лучше прогнозировать и предотвращать проблемы с доверием?

Управление расписанием и бюджетом

Исходное расписание действий и сетевая диаграмма сравниваются с фактическим расписанием событий. События, вызвавшие изменения в расписании, анализируются, чтобы увидеть, как использование резервов на случай непредвиденных обстоятельств и временного резерва смягчило сбои, вызванные этими событиями. Первоначальные оценки времени непредвиденных обстоятельств пересматриваются, чтобы определить, были ли они адекватными и были ли точными оценки продолжительности и резерва. Эти действия необходимы проектной группе для приобретения опыта в оценке элементов расписания в будущих проектах — они не используются для возложения вины.

Обзор бюджетных смет стоимости запланированных работ сравнивается с фактическими затратами. Если оценки часто отличаются от фактических затрат, пересматривается выбор метода оценки.

Снижение риска

После завершения проекта оценки риска можно просмотреть и сравнить с событиями, которые действительно имели место. Произошли ли непредвиденные события? Какие существовали подсказки, которые могли позволить команде предсказать эти события? Достаточно ли непредвиденных обстоятельств проекта для покрытия непредвиденных рисков? Даже если в этом проекте ничего не пошло не так, это не доказывает, что снижение риска было пустой тратой денег, но полезно сравнить стоимость предотвращения риска и стоимость непредвиденных событий, чтобы понять, во сколько обошлось предотвращение риска.

Контракты на закупку

Проверяется производительность поставщиков и продавцов, чтобы определить, следует ли их по-прежнему включать в список квалифицированных поставщиков или продавцов. Выбор контракта для каждого пересматривается, чтобы определить, было ли решение разделить риск оправданным и сработал ли выбор стимулов.

Удовлетворенность клиентов

Пересматриваются отношения с клиентом и обсуждаются решения о включении клиента в решения по проекту и совещания по согласованию. Клиенту предоставляется возможность выразить удовлетворение и определить области, в которых коммуникация проекта и другие факторы могут быть улучшены. Часто старший менеджер организации беседует с клиентом, чтобы получить обратную связь о работе проектной группы.

Общий отчет, содержащий обзор проекта, создается для предоставления заинтересованным сторонам сводной информации о проекте. Отчет включает первоначальные цели и задачи, а также заявления, которые показывают, как проект достиг этих целей и задач. Подводятся итоги выполнения графика и бюджета, а также дается оценка удовлетворенности клиентов. Версия этого отчета может быть предоставлена ​​клиенту в качестве заинтересованной стороны и в качестве еще одного средства получения обратной связи.

Высшее руководство

Отчет высшему руководству содержит всю информацию, предоставленную заинтересованным сторонам, в виде краткого резюме. В отчете указаны методы и процессы, которые можно было бы улучшить, или извлеченные уроки, которые могут быть полезны в будущих проектах.

Архивирование документа

Документы, связанные с проектом, должны храниться в безопасном месте, где их можно будет найти для дальнейшего использования. Подписанные контракты или другие документы, которые могут быть использованы в налоговых проверках или судебных процессах, должны храниться. Организации должны иметь законные правила хранения и извлечения документов, которые применяются к проектным документам и должны соблюдаться. Некоторые проектные документы могут храниться в электронном виде.

Следует позаботиться о хранении документов в форме, которую можно легко восстановить. Если документы хранятся в электронном виде, следует использовать стандартные соглашения об именах, чтобы документы можно было сортировать и группировать по имени. Если документы хранятся в бумажной форме, следует определить срок годности документов, чтобы их можно было уничтожить в какой-то момент в будущем. Ниже приведены документы, которые обычно архивируются:

• Уставные документы
• Область применения
• Исходный бюджет
• Смена документов
• Рейтинги DPCI
• Резюме менеджера — извлеченные уроки
• Окончательный рейтинг DPCI

Атрибуты текста

Эта глава Управление проектами является производным от следующих текстов:

• Управление проектами Мерри Бэррон и Эндрю Бэррон. © CC BY (Атрибуция)
• Управление проектами для разработчиков учебных пособий Wiley, et al. © CC BY-NC-SA (Attribution-NonCommercial-ShareAlike)

10 важных советов, как завершить начатое

Полный текст оригинальной неотредактированной статьи можно найти в блоге Селестины «Личное совершенство».

У вас есть привычка начинать проекты, но не заканчивать их?

Если да, то вы не одиноки. Многие люди имеют привычку начинать проекты, но не заканчивать их, что является очень плохой практикой.

Успешное завершение проекта требует правильного планирования и осознанных действий. Если вы когда-либо приступали к проекту, вы должны знать, что каждая цель/проект имеет свой собственный набор проблем, которые не видны при первом запуске.

Лично я берусь за многие проекты в ходе ведения своего бизнеса и достижения личных целей, и у меня есть большой опыт в том, как успешно вести проекты от начала до конца. Вот мои 10 лучших советов о том, как завершить начатые проекты:

1. Будьте избирательны в том, за что вы беретесь

Когда вы начинаете проект (особенно крупномасштабный), убедитесь, что вы увлечены им о, и вы хотите видеть до конца.

Я занялся тем, чем раньше не интересовался, например, изучением тенниса или изучением японского языка. В конце концов я остановил их на полпути. Это привело к пустой трате времени и ресурсов, которые можно было бы лучше использовать в другом месте. Из-за этого я лучше осознаю, как я использую свое время и энергию сегодня.

Если вы установите высокий порог того, что вы хотите сделать, скорость завершения также будет выше. Если вы не уверены, что действительно хотите этим заниматься, сначала окунитесь в бассейн — попробуйте в небольшом масштабе и посмотрите, интересно ли вам это.

⌄ Прокрутите вниз, чтобы продолжить чтение статьи ⌄

⌄ Прокрутите вниз, чтобы продолжить чтение статьи ⌄

2. Оцените ресурсы, которые вам нужны

В компаниях они занимаются планированием ресурсов, когда оценивают, сколько ресурсов необходимо для проекта. После чего они планируют рабочую силу и инвестиции соответственно. Для нас это означает быстрый план того, сколько времени и усилий потребует эта идея, чтобы мы могли взглянуть на нее с высоты птичьего полета.

Не обязательно исчерпывающий. Просто краткий план поможет. Суть в том, чтобы иметь что-то, что направляет вас.

3. Планируйте свое время и энергию соответствующим образом

После того, как вы составите свой план, у вас должно быть реальное представление о том, сколько времени и усилий потребуется для его завершения. Планируйте свое время и ресурсы соответствующим образом и интегрируйте их в свое расписание/список дел. Выделите время в своем календаре для проекта. Также дайте себе немного буфера на случай непредвиденных обстоятельств.

Серьезной причиной потери энтузиазма или энергии является недооценка людьми объема работы, необходимого для воплощения цели в жизнь. Хорошее планирование ресурсов поможет вам распланировать свою энергию и ожидания. Вы знаете, что вам нужно потратить X часов и X работы, чтобы получить окончательный результат, поэтому вы будете правильно управлять собой, чтобы достичь желаемого результата. Это приведет к более высокому уровню успеха проекта.

4. Перестаньте быть перфекционистом

Сколько из нас откладывает работу, потому что хочет ее получить в самый раз ? Я полностью за перфекционизм и получение наилучшего результата, но если ваше стремление к перфекционизму мешает вам добиться цели, я думаю, что хорошо бросить ему вызов.

Попробуйте эти два совета: во-первых, разбейте задачу на множество маленьких шагов, а затем сосредоточьтесь на одной части за раз. Если вы все еще откладываете это после того, как разбили его, то разбейте его еще больше на мини-кусочки. Вскоре у вас останется такая простая задача, что вы будете задаваться вопросом, что мешало вам сделать это раньше!

Второй совет: разрешите себе сделать черновую версию. Это означает, что нет необходимости делать это правильно с первого раза. Создать черновик, даже если он дерьмовый, лучше, чем если бы вы вообще ничего не делали. Начните, и все пойдет дальше.

Прочтите: Почему быть перфекционистом может быть не так уж идеально

⌄ Прокрутите вниз, чтобы продолжить чтение статьи ⌄

⌄ Прокрутите вниз, чтобы продолжить чтение статьи ⌄

5. Примите это

Как только вы начнете, подтвердите это. Все, что вы запланировали, сделайте их. Дайте себе возможность выйти из проекта, если он действительно не соответствует вашему видению (см. № 9), но в остальном держите свое слово.

Некоторое время назад я был за границей в Гонконге на конференции. Пока я был там, мои друзья спросили меня, не хочу ли я осмотреть достопримечательности по вечерам в будние дни и в выходные дни. Я отклонил предложение, потому что я работал над программой электронного курса на своем сайте, и проект отставал от моего личного графика. Завершение книги означало мое обязательство перед собой, а также перед моими читателями, которым она действительно была бы полезна. Осмотр достопримечательностей был чем-то, что я всегда мог сделать в отдельное время – это не имело большого значения.

Так же и для вас, спросите себя, что для вас важнее — пойти на вечеринку на выходных или поработать над бизнесом, который вы собирались организовать? Первое может принести вам какое-то временное удовлетворение, но последнее — это то, что действительно дает вам удовлетворение. Награды, которые вы получаете от последнего, — это награды, которые вы будете продолжать пожинать еще долго после этого.

Прочтите: 13 стратегий повышения производительности

6. Присоединитесь к своему конечному видению

Возможно, вы сталкивались с этим. Всякий раз, когда вы начинаете новый проект, вы полны энергии и энтузиазма. Затем, когда вы попадаете в самую гущу событий, эта энергия постепенно угасает. Вы по-прежнему в восторге от проекта в целом, но уже не в восторге от рутинных задач, которые являются частью работы.

Но вся эта кропотливая кропотливая работа ЯВЛЯЕТСЯ частью того, что в конце концов приведет вас к прекрасному видению. Каждая мелочь, которую вы делаете сейчас, имеет значение для реализации этого конечного видения. Просто упустить это из виду, потому что вы заняты своей повседневной жизнью.

Проблема в том, что ваше конечное видение ускользнуло от вас, так что просто верните его в поле зрения. Окружите себя всем, что напоминает вам о вашей конечной цели, например, вашей доской визуализации, фотографиями других людей, достигших той же цели, и предметами, которые представляют цель.

7. Следуйте по пути наивысшего наслаждения

Я обнаружил, что один из самых простых и не требующих усилий способов завершения моих проектов — это гибкий подход к управлению проектами. Например, большинство людей будут выполнять задачи в своем списке дел в последовательном порядке. Сначала идет задача 1, за ней следует задача 2, затем задача 3 и т. д. Звучит прямолинейно и легко, не так ли?

⌄ Прокрутите вниз, чтобы продолжить чтение статьи ⌄

⌄ Прокрутите вниз, чтобы продолжить чтение статьи ⌄

Я долго этим занимался, пока не понял, что это не самый эффективный метод. Например, несколько дней я откладывал выполнение проекта, потому что мне хотелось выполнить Задание 3, а не Задание 1. Однако по правилу управления проектами мне нужно было сначала выполнить Задание 1, прежде чем я мог бы выполнить Задание 3.

С другой стороны , когда я даю себе свободу действий (при этом оставаясь в рамках проекта), работа над проектом становится большим приключением. Такой подход заставляет меня чувствовать себя так, как будто я нахожусь в кондитерской и могу выбирать любые конфеты, какие захочу.

Я называю это путем наивысшего наслаждения – делать то, что доставляет вам наибольшее удовольствие в данный момент. Когда вы делаете это, вы автоматически становитесь продуктивным в своей работе.

8. Отслеживайте свой прогресс

Отслеживание вашего прогресса помогает вам понять, как у вас дела, и дает вам цель, которую нужно достичь. Это позволяет легче идти в ногу с вашим импульсом.

Создайте лист проекта, в котором будут записаны ваши цели и ваш текущий статус. Укажите KPI, которых вы хотите достичь. Если ваша цель — похудеть, вашими ключевыми показателями эффективности будут ваш вес, процентное содержание жира и, возможно, ваша производительность во время тренировок.

Затем каждую неделю анализируйте свой прогресс. Какой % от конечной цели вы достигли? Находится ли он на пути к вашей цели? Какова ваша цель на следующую неделю? Отслеживание делает вас ответственным за вашу цель и помогает вам не сбиться с пути.

9. Отпразднуйте то, что вы уже сделали

Иногда нас разочаровывает то, что нужно сделать. Кажется, что сколько бы времени мы ни потратили, закончить его невозможно. Объем работы переполняет нас, и мы отказываемся от нее на полпути.

Вот в чем дело: все, что вы сделали до сих пор, ЯВЛЯЕТСЯ достижением! Похлопайте себя по спине и крепко обнимите. Празднуйте процесс, отдых, делание, завершение, все. Воспользуйтесь возможностью перезарядиться и перегруппироваться. Когда вы будете готовы, продолжайте делать то, что вы делаете.

⌄ Прокрутите вниз, чтобы продолжить чтение статьи ⌄

⌄ Прокрутите вниз, чтобы продолжить чтение статьи ⌄

10. Не форсируйте, если действительно не получается

Иногда просто так случается, что ты теряешь интерес к цели. Бывает, и это нормально. Мы меняемся, наши интересы меняются, и мы все время получаем новые идеи и вдохновение.

Бросать все, что было сделано, может показаться большой тратой времени, но в этом нет ничего страшного. Вы способны достичь гораздо большего, чем вы думаете. Попытка удержаться за то, что вы сделали, просто препятствует тому, чтобы на вашем пути появилось больше добра.

В своей работе я часто применяю метод «брось-и-иди». На более чем 400 статей в моем блоге Personal Excellence на самом деле приходится около 100 наполовину написанных статей, которые (пока) не увидели свет. Некоторые из них выполнены на 10%, некоторые на 30%, а некоторые наполовину. Я не зацикливаюсь на том, чтобы закончить эти статьи; Я просто пишу, когда мое вдохновение ведет меня.

Вы можете спросить: не пропадет ли вся работа, затраченная на написание постов (наполовину), впустую? Нисколько. Все они добавляют к моему 10 000 часов опыта. Я учусь, пишу их, и это обучение пригодится для моих будущих постов.

Дайте себе разрешение бросить то, что вы делаете, если оно не работает, и вы можете просто обнаружить много новых вещей сразу после этого.

Бесплатный манифест

Если вам понравилась эта статья, получите бесплатную версию манифеста здесь, где вы сможете ознакомиться с советами, где бы вы ни находились, когда захотите: [Манифест] Как завершить начатое

Как выработать привычку доводить начатое до конца

Что вы делаете, когда начинаете личный проект, но начинаете терять к нему интерес? Должны ли вы бросить или продолжать, даже если это уже не весело?

Что делать, если проект направлен на улучшение вашего здоровья или карьеры? Что, если ваши цели изменятся, и проект больше не будет казаться вам актуальным? Должны ли вы бросить или продолжить, просто ради того, чтобы закончить?

Прошлой ночью у меня была возможность поговорить с кем-то, кто работал над учебным проектом. Он начал проект как побочное предприятие, чтобы улучшить свои навыки программирования на работе. Но его обязанности на работе изменились, и он больше не чувствует, что проект так актуален, как тогда, когда он его создавал. Что он должен сделать?

Привычка финишера

У меня есть довольно тонкий ответ на этот вопрос, но сначала я расскажу, что я посоветовал этому человеку. Я сказал ему, чтобы закончить проект.

Проект продлится еще месяц или два работы неполный рабочий день. Хотя отказ от проекта может сэкономить немного времени в краткосрочной перспективе, он также истощает привычку доводить начатое до конца.

Многим людям трудно закончить. Особенно, если нет внешних наказаний. Я видел множество людей, которые начинали учить языки, но бросали их после месяца усилий. Были люди, которые с энтузиазмом говорили мне, что собираются пройти MIT Challenge для себя, но даже не закончили первый курс.

Я думаю, что многие люди считают завершение дела даром. Просто есть люди, которые могут посвятить себя проектам, и есть люди, которые прыгают от интереса к интересу, так ничего и не добившись. Если вы относитесь ко второму типу людей, вы ничего не можете с этим поделать.

Я не верю в это, потому что я был одним из тех людей, которые изо всех сил пытались завершить начатое, и благодаря сознательным усилиям я превратил себя в финишера.

Стать финишером

Когда я был моложе, я метался между интересами и редко заканчивал начатое. Начав в детстве с наполовину построенных фортов на деревьях, позже это превратилось в наполовину готовые бизнес-идеи и наполовину готовые продукты. Я был хорош в том, чтобы начинать дела, но никогда не заканчивал их.

Я так расстроился из-за того, что не довел дело до конца, что решил выработать новую привычку: доделывать все, что начал. Это означало заканчивать книги, которые казались мне скучными. Это означало завершение тридцатидневных испытаний, когда я уже решил, что не собираюсь продолжать эту привычку. Это означало завершение проектов, которые уже устарели.

И это сработало. Я, вероятно, завершаю 80-90% проектов, с которыми я начал, включая те, которые являются длительными и сложными. Не потому, что я постоянно мотивирован их выполнять (было много моментов, когда я хотел бросить во время MIT Challenge или Year Without English), а потому, что у меня есть привычка доводить начатое до конца.

Что стоит закончить

Проблема в том, что попытка закончить все — это путь к упрямству, а не к успеху. Применительно слишком буквально, финишер никогда не уволится с работы и не продаст свой бизнес. Финишировщик пролистывал скучные, скучные книги, оставляя нетронутыми бесчисленное количество лучших томов.

Хотя может показаться, что этих проблем можно избежать, рассуждая от случая к случаю, это подрывает саму идею привычки доводить начатое до конца. Если бы вы могли рассуждать от случая к случаю, у вас был бы предлог отказаться от проекта, который вы начали, только потому, что у вас больше нет мотивации им заниматься.

Вместо этого я считаю, что решение состоит в том, чтобы рассматривать все ваши действия как два разных типа: эксперименты и обязательства . Прежде чем приступить к какой-либо деятельности, которая продлится более одного дня, решите, следует ли мысленно отнести ее к категории эксперимента или обязательства, прежде чем двигаться дальше.

Эксперименты можно прекратить. Цель эксперимента — не бояться что-то попробовать, поэтому вы хотите снизить барьеры для начала. Если позже вам не захочется это делать, вы можете остановиться, никакого чувства вины или стресса.

Обязательства нужно выполнять до самого конца. Цель обязательства — не нарушать привычку финишера. Если выполнение вашего обязательства становится невозможным, вы продолжаете выполнять его.

Если вы выстроите эти две ментальные категории, то теперь у вас есть простой способ заставить себя придерживаться проекта до конца: заранее решить, будет ли это экспериментом или обязательством, и если вы решите, что это обязательство, начните формирование привычки заканчивать их без исключения.

Я рекомендую начинать только с мысленных обозначений краткосрочных обязательств. Приверженность годовым или многолетним процессам имеет существенные недостатки, потому что объем новой информации, которая у вас будет, скорее всего, сделает процесс принятия решений, который создал обязательство, устаревшим. Вместо этого хорошая продолжительность обязательства составляет пару недель или месяц, когда вам не разрешено отступать.

Иногда проект может быть экспериментом в одних временных масштабах и обязательством в других. Когда я хотел выучить китайский, я не стремился к беглости — всего три месяца. Это было частью более крупного эксперимента, чтобы понять, хочу ли я потратить годы работы, чтобы выйти на продвинутый уровень. Точно так же вы можете рассматривать проекты как состоящие из краткосрочных обязательств, которые необходимо выполнить, за которыми следуют точки, в которых вы можете отступить и оценить, стоит ли продолжать проект.

Создание этого разделения делает две вещи:

1. Это дает вам возможность закончить дела, которые важны для вас, независимо от того, всегда ли вы мотивированы работать над ними.
2. Это заставляет вас гораздо осторожнее брать на себя обязательства. Поскольку вы относитесь к ним серьезно, вы не начинаете большие проекты без должной осмотрительности. Это означает, что вы часто заранее проводите небольшие эксперименты, чтобы оценить обязательства, прежде чем брать их на себя. Это делает ваши возможные обязательства более успешными в долгосрочной перспективе.

Переклассификация ваших проектов

Поскольку у меня есть две четко определенные категории, созданные за годы выполнения почти всех обязательств, которые я беру на себя, я также могу поэкспериментировать с переносом разных проектов в разные категории, чтобы увидеть результаты.

Недавно я писал об этом при чтении книг. Раньше чтение книги для меня было обязательством, которое мне нужно было выполнить, прежде чем двигаться дальше. Изменение категории книг в качестве эксперимента означает, что я реже дочитываю сложные книги, но в итоге читаю больше.

С другой стороны, я всегда экспериментировал, пытаясь улучшить свои навыки письма. Но совсем недавно я взял на себя обязательство инвестировать в улучшение своих исследовательских навыков. Было сложно и сложно развивать свои способности, но через несколько недель я ушел с лучшими исследовательскими навыками, чем годы, когда я пилил себя, чтобы сделать это.

Это сработает только в том случае, если вы сделаете ментальное расщепление привычкой. Если вы отказываетесь от своих обязательств с такой же частотой, как и от своих экспериментов, слова не имеют веса. Важно не то, что вы называете что-то экспериментом или обязательством, а то, что ваши действия показывают, что различие имеет для вас значение. Это различие требует времени, возможно, даже лет, чтобы полностью установить его. Но это стоящая инвестиция, поскольку она лежит в основе всего остального, чего вы хотите достичь.

7 шагов к совершенствованию процесса закрытия проекта

Когда дело доходит до управления проектом, закрытие проекта — это не просто выполнение поставленных задач. Хотя этот процесс может показаться утомительным или чрезмерно административным, формальная фаза закрытия гарантирует, что все незавершенные дела улажены, документация подписана и утверждена, подрядчикам оплачены и все находятся на одной странице.

Заключительный этап также дает вам возможность просмотреть и оценить успех (или неудачу) проекта, что имеет решающее значение для планирования и реализации успешных проектов в будущем.

Вот как пройти процесс закрытия управления проектом.

Что такое закрытие проекта?

Жизненный цикл проекта состоит из пяти групп:  

• Группа инициирующих процессов
• Группа процессов планирования
• Выполнение группы процессов
• Группа процессов мониторинга и управления
• Закрытие группы процессов

Заключительный этап управления проектом — это заключительный этап жизненного цикла проекта. На этом этапе все результаты дорабатываются и официально передаются, а вся документация подписывается, утверждается и архивируется.

Процесс закрытия проекта гарантирует, что: 

• Все работы выполнены в соответствии с планом и объемом проекта.
• Все процессы управления проектом выполнены.
• Вы получили окончательное одобрение и утверждение от всех сторон.

Процесс закрытия управления проектом также дает команде возможность просмотреть и оценить эффективность проекта, чтобы обеспечить успех будущих проектов.

Важность закрытия проекта

На первый взгляд может показаться, что завершение первых четырех фаз жизненного цикла проекта — это все, что вам нужно сделать, чтобы связать ваш проект и назвать его успешным.

Однако без официального процесса закрытия вы рискуете упустить важные детали, что может привести к путанице, бесконечному проекту, недовольным клиентам и даже проблемам с ответственностью.

Закрытие проекта помогает избежать: 

• Повторения ошибок в будущих проектах и ​​целях
• Наличие конечных продуктов или результатов без специальной поддержки и ресурсов
• Не удалось определить группу или лиц, которые будут владеть решением и поддерживать его после окончательной доставки
• Создание проблем с обязательствами в результате неполных платежей, контрактов или результатов

Четкий план закрытия проекта поможет вам правильно передать решение клиенту или конечному пользователю. Этот процесс гарантирует, что конечные заинтересованные стороны получат информацию, ресурсы и обучение для успешного управления и использования конечного продукта.

Процесс закрытия проекта также гарантирует, что проект официально завершен и больше не считается проектом, что позволяет вам передать бразды правления соответствующей команде, отвечающей за управление и поддержание результатов проекта.

Официально закрывая проект, вы минимизируете риски, повышаете удовлетворенность клиентов и гарантируете, что все стороны согласны друг с другом. Другими словами, закрытие проекта — это процесс, который вы не можете позволить себе пропустить.

7 шагов к закрытию проекта

Заключительный этап управления проектом включает несколько этапов. Проработайте следующий контрольный список, чтобы убедиться, что ваш проект успешно завершен.

1. Официальная передача всех результатов

Первым шагом к закрытию вашего проекта является завершение и передача результатов проекта клиенту. Просмотрите свой план проекта, чтобы определить все результаты и убедиться, что они полностью завершены и переданы.

2. Подтверждение завершения проекта

Затем подтвердите, что проект завершен. Недостаточно объявить проект выполненным самостоятельно. Каждый вовлеченный человек должен согласиться с завершением проекта, прежде чем вы сможете официально закрыть его и двигаться дальше.

Если вы пропустите этот шаг, вы можете продолжать получать (и платить за) запросы на изменение от клиента.

Чтобы подтвердить завершение проекта, вам необходимо получить одобрение результатов проекта (т. е. все заинтересованные стороны должны согласиться с тем, что вы выполнили все части плана проекта) с официальными подписями от заинтересованных сторон проекта.

Обязательно задокументируйте этот шаг, чтобы у вас было доказательство того, что закрытие проекта было официально подписано.

3. Просмотрите все контракты и документацию

После того, как вы завершили передачу проекта и получили одобрение от клиентов, вы можете приступить к заключению контрактов.

Просмотрите всю проектную документацию, чтобы убедиться, что все стороны получили оплату за работу и нет неоплаченных счетов.

4. Высвобождение ресурсов

Официальное высвобождение ресурсов из проекта, включая поставщиков, подрядчиков, членов команды и любых других партнеров. Сообщите им об окончании проекта, подтвердите любые окончательные платежи или обязательства и официально освободите их, чтобы они могли свободно работать над другими проектами.

5. Проведите вскрытие

Вскрытие или обзор проекта – один из наиболее ценных этапов процесса закрытия проекта. Настало время проанализировать успехи, неудачи и проблемы проекта и определить возможности для дальнейшего улучшения.

Приступая к вскрытию, проведите оценку эффективности проекта. Другими словами, рассчитайте эффективность проекта с точки зрения стоимости, графика и качества.

Ответьте на следующие вопросы: 

• Уложились ли вы в бюджет?
• Разумно ли члены команды распоряжались своим временем?
• Были ли проблемы с качеством или компромиссы?

Затем проведите опрос или совещание с командой управления проектом, чтобы получить отзывы о том, как прошел проект. Эти индивидуальные ответы помогут составить более полную картину эффективности проекта. (Если вы следуете методологии схватки, ваша команда должна провести ретроспективу спринта, чтобы собрать эту информацию.)

Предложите вашей команде рассмотреть следующие вопросы: 

• Что прошло хорошо?
• Какие были проблемы или неудачи?
• Насколько хорошо общалась команда?
• Следовала ли команда намеченным процессам и плану?
• Был ли клиент удовлетворен результатами?
• Что бы вы изменили или улучшили для будущих проектов?

Имея в виду эффективность проекта и отзывы, вы можете определить извлеченные уроки и возможности на будущее.

Совет для профессионалов: визуальные эффекты помогут вам лучше проанализировать эффективность команды, а также любые препятствия на пути, чтобы в будущем вы могли выполнять проекты лучше и быстрее.

Имейте в виду, что цель вскрытия не состоит в том, чтобы возложить вину за какие-либо ошибки. Наоборот, это возможность обучения для всех, чтобы улучшить будущие проекты. Задокументируйте обзор вашего проекта с измерением производительности, обратной связью и планом улучшения.

6. Архивная документация

После того, как вы завершили вскрытие проекта, вы можете завершить всю документацию (контракты, планы проекта, описание содержания, затраты, график и т. д.) и проиндексировать их в архивах компании для дальнейшего использования. .

Обязательно ведите четкие заметки о производительности проекта и возможностях улучшения, чтобы вы могли легко ссылаться на них и применять их в аналогичных проектах в будущем.

7. Празднуйте

Наконец, не забудьте отпраздновать! Завершение проекта является большим достижением и представляет собой кульминацию многих часов напряженной работы и самоотверженности команды участников.

Вечеринка в честь окончания проекта — отличный способ отметить тяжелую работу вашей команды и поднять боевой дух.